Quy trình onboarding nhân viên mới: checklist từ trước ngày đầu tới 90 ngày

Onboarding là mọi việc công ty làm để một người mới làm được việc, hiểu luật chơi và muốn ở lại — từ lúc họ nhận lời mời tới khi hết thử việc. Ở công ty nhỏ, onboarding hay hỏng vì không ai được giao: kế toán tưởng HR lo hợp đồng, HR tưởng quản lý đã cấp tài khoản.

Cách sửa đơn giản: viết ra một danh sách việc cố định, mỗi việc ghi ai làm và hạn tính theo ngày vào làm (ví dụ −3 là 3 ngày trước ngày đầu, +29 là ngày thứ 30). Mỗi lần có người mới, chép danh sách đó ra là xong.

Số chặng

4

Thử việc tối đa (đa số vị trí)

30 hoặc 60 ngày

Hạn kê khai BHXH bắt buộc

30 ngày

Lương thử việc

≥ 85% lương công việc đó

Phần lớn ấn tượng xấu của người mới đến từ những thứ lẽ ra xong từ tuần trước. Danh sách cho khoảng 3–7 ngày trước ngày vào làm:

• Gửi thư chào mừng (−3): giờ đến, địa chỉ, gặp ai, mặc gì, mang giấy tờ gì, ăn trưa thế nào. Một tin Zalo hay email ngắn là đủ.
• Soạn hợp đồng lao động và thoả thuận thử việc (−3): điền sẵn lương, chức danh, thời gian thử việc để ngày đầu chỉ việc đọc và ký.
• Chuẩn bị máy, tài khoản (−1): email công ty, phần mềm, nhóm chat nội bộ, quyền vào thư mục chung. Ghi ra danh sách tài sản sẽ bàn giao.
• Chọn người hướng dẫn (−3) và báo cho người đó lịch kèm trong tuần đầu.
• Viết sẵn việc đầu tiên: một việc thật, nhỏ, làm xong trong ngày (nhập 20 đơn hàng mẫu, viết lại một trang mô tả sản phẩm, kiểm 1 kệ hàng).

Nếu công ty dùng quy trình tuyển dụng có thư mời nhận việc, phần thư chào mừng có thể gửi ngay sau khi ứng viên nhận lời — xem cách theo dõi từ ứng tuyển tới offer ở bài quản lý tuyển dụng bằng Google Sheets.

Mục tiêu của ngày đầu chỉ có ba: người mới thấy được chào đón, giấy tờ xong, và về nhà với cảm giác đã làm được một việc.

Bàn giao tài sản nên có biên bản ghi tình trạng máy, số serial, phụ kiện — để khi nghỉ việc còn có cái đối chiếu. Mẫu và cách ghi ở bài mẫu biên bản bàn giao.

Tuần đầu là lúc người mới quyết định trong đầu có ở lại hay không. Ba việc nên có:

1. Mỗi ngày một phần quy trình, làm luôn việc thật. Thứ Hai xem, thứ Ba làm cùng, thứ Tư tự làm có người kiểm, thứ Năm tự làm.
2. Người hướng dẫn dành 15 phút cuối ngày để hỏi vướng gì.
3. Quản lý gặp 1–1 cuối tuần (+4 hoặc +5): việc gì đã làm được, việc gì còn rối, mục tiêu 30 ngày có cần chỉnh không. Ghi lại 3 dòng vào hồ sơ.

Cũng trong tuần đầu, kế toán nên làm xong phần kê khai bảo hiểm xã hội nếu người lao động đã thuộc diện đóng — hạn và điều kiện ở phần giấy tờ bên dưới. Lương, chấm công của người mới thì vào bảng công ngay từ ngày đầu; cách làm bảng chấm công xem mẫu bảng chấm công Excel.

Kế hoạch 30-60-90 ngày chia giai đoạn đầu thành ba mốc, mỗi mốc 2–3 mục tiêu đo được. Ví dụ cho chị Lan, kế toán viên vào làm 12/10/2026, thử việc 60 ngày:

Giấy tờ là phần dễ sót nhất vì rải rác ở HR, kế toán và quản lý. Danh sách thường dùng ở công ty nhỏ:

Các mốc luật cần nhớ khi tiếp nhận người mới:

• Thời gian thử việc (Điều 25 Bộ luật Lao động 2019): tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp; 60 ngày với chức danh cần trình độ cao đẳng trở lên; 30 ngày với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ; 6 ngày làm việc với công việc khác. Chỉ thử việc một lần cho một công việc.
• Không thử việc với hợp đồng lao động dưới 1 tháng (Điều 24).
• Lương thử việc do hai bên thoả thuận, ít nhất 85% mức lương của công việc đó (Điều 26).
• Kết thúc thử việc (Điều 27): người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Trong thời gian thử việc, mỗi bên được huỷ bỏ thoả thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường.
• Kê khai BHXH bắt buộc (Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hiệu lực từ 01/07/2025): người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia. Người làm theo hợp đồng không xác định thời hạn hoặc từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện bắt buộc (Điều 2).

Người hướng dẫn (còn gọi là buddy) là đồng nghiệp ngang cấp, làm cùng mảng, không phải quản lý trực tiếp — người mới dễ hỏi chuyện "ngớ ngẩn" với đồng nghiệp hơn với sếp. Giao rõ phạm vi để việc kèm không thành việc thêm không tên:

• Kèm việc thật trong 2 tuần đầu, 15 phút hỏi han cuối mỗi ngày.
• Trả lời các câu chưa có trong tài liệu: in ở đâu, xin nghỉ thế nào, ai duyệt chi.
• Ghi nhận xét ngắn vào cuối tuần 1, 2 và trước buổi đánh giá thử việc.
• Không quyết định giữ hay không — việc đó của quản lý.

Một người chỉ nên kèm tối đa 1–2 người mới cùng lúc, và nên được giảm bớt chỉ tiêu trong 2 tuần đó. Nếu công ty có thưởng, ghi việc kèm người mới vào tiêu chí đánh giá — xem cách đặt tiêu chí ở bài đánh giá nhân viên theo KPI.

Buổi đánh giá nên diễn ra khoảng 5–7 ngày trước ngày hết thử việc, để còn thời gian soạn hợp đồng chính thức hoặc thông báo kết quả. Dùng chính các mục tiêu 30-60 ngày đã đặt từ đầu, chấm theo thang 1–5:

=SUMPRODUCT(B2:B6; C2:C6)

Sau buổi đánh giá, gửi kết quả cho người lao động (Điều 27 yêu cầu thông báo kết quả). Ghi kết quả và ngày thông báo vào hồ sơ nhân viên để tab nhắc thử việc không còn báo đỏ. Không đạt thì nói rõ tiêu chí nào chưa đạt, kèm số liệu.

Hai tab là đủ: Checklist (mỗi việc của mỗi người một dòng) và Nhân viên mới (mỗi người một dòng, tự đếm % hoàn thành). Thêm một tab Mẫu việc chứa 20–25 việc cố định với cột Lệch (số ngày so với ngày vào làm); có người mới thì chép các dòng này sang tab Checklist và điền mã nhân viên.

Tab Checklist: A = mã NV, B = việc, C = chặng, D = người phụ trách, E = lệch (ngày), F = hạn, G = ô đánh dấu (checkbox), H = trạng thái. Tab Nhân viên mới: A = mã NV, B = họ tên, C = ngày vào, D = số ngày thử việc, E = hết thử việc, F = người hướng dẫn, G = xong/tổng, H = % hoàn thành, I = số việc quá hạn.

=VLOOKUP(A2; 'Nhân viên mới'!$A:$C; 3; FALSE) + E2

=IF(A2=""; ""; IF(G2=TRUE; "Xong"; IF(F2<TODAY(); "Quá hạn"; IF(F2-TODAY()<=2; "Sắp tới hạn"; "Chưa tới"))))

=IFERROR(COUNTIFS(Checklist!$A:$A; A2; Checklist!$G:$G; TRUE) / COUNTIF(Checklist!$A:$A; A2); 0)

=COUNTIFS(Checklist!$A:$A; A2; Checklist!$G:$G; FALSE; Checklist!$F:$F; "<"&TODAY())

=C2 + D2 - 1

=WORKDAY.INTL(C2 - 1; 6; "0000001")

Muốn xem theo người phụ trách (HR còn bao nhiêu việc, kế toán trễ mấy việc) thì làm thêm một bảng nhỏ với cột tên người phụ trách và công thức như trên, chỉ đổi Checklist!$A:$A thành Checklist!$D:$D. Ô đánh dấu chưa tích có giá trị FALSE nên COUNTIFS đếm được ngay.

Checklist như trên tự dựng được trong 30 phút. Tốn công hơn là giữ hồ sơ, hợp đồng và ngày hết thử việc của từng người. Mẫu Quản lý nhân sự PRO có tab Thử việc liệt kê người đang thử việc, ngày kết thúc và người quá hạn mà chưa có kết quả:

Nếu cửa hàng hoặc chuỗi quán của bạn có ca kíp và cần cả chấm công, Nhân sự 360 PRO có hồ sơ 360 cho từng người với các thẻ hợp đồng, giấy tờ và tài sản (cấp phát, thu hồi), tạo hợp đồng PDF, nhắc hết thử việc; mỗi nhân viên có link riêng và mã PIN để chấm công trên điện thoại mà không cần tài khoản Google. Phần web app chỉ chạy trên Google Sheets.

Còn giai đoạn trước đó — từ tin tuyển dụng tới thư mời nhận việc và email chào mừng — là phần của Quản lý tuyển dụng PRO, có sẵn 8 mẫu email gồm thư chào mừng và mẫu thư mời nhận việc Google Docs.

• Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google SheetsCột cần có, công thức thâm niên, nhắc hợp đồng và thử việc
• Quản lý tuyển dụng bằng Google SheetsTừ vị trí, ứng viên, phỏng vấn tới offer
• Đánh giá nhân viên theo KPIĐặt chỉ tiêu và chấm điểm có trọng số
• Cách tính BHXH 2026Tỷ lệ đóng, mức trần, ví dụ cụ thể

1. 

   Quản lý nhân sự bằng Google Sheets — cài đặt và sử dụng mẫu Quản lý nhân sự PRO

   Xem trên YouTube ↗