Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công việc khi nghỉ việc, hồ sơ tài liệu (chép được)

Không có mẫu biên bản bàn giao "chuẩn" bắt buộc cho doanh nghiệp tư nhân — công ty tự soạn theo nội quy. Nhưng thiếu một trong các mục dưới đây thì biên bản gần như vô dụng khi có tranh cãi:

Số biên bản nên đánh theo sổ văn bản của công ty. Theo cách viết tắt của văn bản hành chính, biên bản dùng ký hiệu BB, ví dụ 14/BB-HTV — cách ghép số và ký hiệu xem ở bài cách đánh số và lưu trữ văn bản.

Dùng khi cấp phát laptop, điện thoại, thẻ ra vào, chìa khoá cho nhân viên mới, khi thu hồi lúc nghỉ việc, hoặc khi chuyển tài sản giữa hai bộ phận. Mấu chốt là mã tài sản hoặc số serial và tình trạng lúc giao — "laptop Dell" không đủ để phân biệt với chiếc laptop Dell khác.

[TÊN CÔNG TY]                      CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: [..]/BB-[viết tắt]                    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

              BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN
                 [Nơi lập], ngày .. tháng .. năm ....

Căn cứ: [Quyết định cấp phát / thu hồi số .., đề nghị của ..]
Hôm nay, tại [địa điểm], chúng tôi gồm:
Bên giao: [Họ tên] – [Chức danh] – [Bộ phận]
Bên nhận: [Họ tên] – [Chức danh] – [Bộ phận]
Người chứng kiến: [Họ tên] – [Chức danh]

Cùng tiến hành bàn giao các tài sản sau:
STT | Tên tài sản | Mã TS / Serial | SL | Tình trạng | Phụ kiện kèm theo
1   | Laptop Dell Latitude | TS-LT-018 / [serial] | 1 | Hoạt động tốt, trầy nhẹ nắp | Sạc, túi
2   | Thẻ ra vào | 0231 | 1 | Còn dùng được | 

Kể từ thời điểm ký, Bên nhận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản
theo nội quy công ty.
Biên bản lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

   BÊN GIAO              BÊN NHẬN             NGƯỜI CHỨNG KIẾN
(ký, ghi rõ họ tên)   (ký, ghi rõ họ tên)   (ký, ghi rõ họ tên)

• Ghi tình trạng cụ thể: "trầy nhẹ nắp, pin còn khoảng 3 giờ" tốt hơn "bình thường". Chụp 2–3 ảnh tài sản lúc giao và lưu cùng bản scan biên bản.
• Thiết bị có dữ liệu (laptop, điện thoại): ghi thêm đã sao lưu dữ liệu công việc chưa, đã đăng xuất tài khoản cá nhân, đã xoá dữ liệu cá nhân của người giao chưa.
• Tài sản giao thiếu hoặc hư: ghi rõ ở mục tồn đọng, không gạch bỏ khỏi danh mục. Việc bồi thường (nếu có) xử lý riêng theo nội quy và luật lao động — xem phần pháp lý bên dưới.

Bàn giao công việc khó hơn bàn giao tài sản vì phần lớn thứ cần giao không cầm nắm được: việc đang dở, khách đang chăm sóc, mật khẩu, thư mục trên Drive. Danh mục nên chia theo nhóm:

Nên bắt đầu bàn giao ngay khi có quyết định nghỉ việc, không đợi ngày làm việc cuối. Người nghỉ tự liệt kê danh mục trước, quản lý trực tiếp bổ sung, rồi giao từng nhóm trong vài ngày; ngày cuối chỉ còn ký. Biên bản bàn giao công việc thường ký ba bên: người nghỉ, người nhận việc và quản lý trực tiếp.

Dùng khi văn thư nhận hồ sơ từ phòng ban để lưu kho, khi chuyển hồ sơ giữa hai người phụ trách, hoặc khi giao chứng từ cho kế toán. Danh mục cần thêm vài cột so với bàn giao tài sản:

Hồ sơ đã có số đến, số đi trong sổ thì ghi đúng số đó vào biên bản — cách lập sổ ở bài quản lý công văn đi đến bằng Excel. Bản điện tử nên nằm cùng một chỗ với bản scan biên bản, theo cấu trúc thư mục ở bài lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google Drive.

• Ký đủ, ghi rõ họ tên, ký nháy từng trang nếu biên bản dài hơn một trang hoặc có phụ lục.
• Scan ngay sau khi ký, đặt tên tệp theo số biên bản (14-BB-HTV_ban-giao-cong-viec_NguyenThiLan.pdf) và để link trong file theo dõi.
• Thời gian giữ: biên bản liên quan tới người lao động nên giữ cùng hồ sơ nhân sự; biên bản giao chứng từ kế toán giữ theo thời hạn của chứng từ đó. Cách xác định thời hạn lưu ở bài cách đánh số và lưu trữ văn bản.

Bộ luật Lao động 2019 không có điều nào bắt buộc phải lập "biên bản bàn giao công việc". Nghĩa vụ bàn giao thường nằm trong hợp đồng lao động, nội quy hoặc quy chế công ty. Những điều luật liên quan trực tiếp tới cuộc bàn giao khi nghỉ việc:

Ngày nghỉ việc, lý do nghỉ và bản scan biên bản bàn giao nên được ghi vào hồ sơ nhân sự ngay trong tuần — xem quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets.

Biên bản giấy cho biết đã ký gì; file theo dõi cho biết còn gì chưa giao. Khi một người nghỉ có 8–15 hạng mục rải ra nhiều người nhận, bảng tính giúp không sót. Tab Bàn giao, mỗi hạng mục một dòng: A Số biên bản, B Loại, C Hạng mục, D Số lượng, E Tình trạng, F Bên giao, G Bên nhận, H Hạn, I Đã nhận (ô đánh dấu), J Trạng thái, K Link bản scan.

=IF(I2=TRUE; "Đã nhận"; IF(TODAY()>H2; "Quá hạn"; "Chờ nhận"))

=COUNTIFS($A$2:$A$500; "14/BB-HTV"; $I$2:$I$500; TRUE) / COUNTIF($A$2:$A$500; "14/BB-HTV")

Thử lại: biên bản 14/BB-HTV có 8 dòng, 6 dòng ô I đã đánh dấu → 6 ÷ 8 = 75%. Dòng thư mục Drive hạn 19/10, hôm nay 20/10, chưa đánh dấu → TODAY() > H2 đúng → Quá hạn. Dòng phần mềm kế toán hạn 23/10 → Chờ nhận.

=FILTER(A2:H500; J2:J500 = "Quá hạn")

• Thêm định dạng có điều kiện: J = "Quá hạn" tô đỏ, "Chờ nhận" tô vàng.
• Chỉ cho người nhận sửa cột I của dòng mình, khoá các cột công thức — cách làm ở bài khoá ô công thức Google Sheets.
• Ngày hạn phải là ngày thật, không phải chữ, nếu không TODAY()>H2 sẽ sai — xem sửa lỗi ngày tháng.

Bàn giao khi nghỉ việc đi cùng việc chốt hồ sơ nhân sự và tính các khoản cuối cùng. Nếu công ty dùng Quản lý nhân sự PRO, ngày nghỉ việc và lý do nghỉ ghi ở dòng của nhân viên trong tab Danh sách NV, cùng chỗ với hợp đồng và thâm niên.

• Cách tính trợ cấp thôi việcThời gian tính, lương bình quân, công thức
• Cách đánh số và lưu trữ văn bảnSố, ký hiệu, thời hạn lưu
• Lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google DriveThư mục, tên tệp, phân quyền
• Quản lý công văn đi đến bằng ExcelSổ văn bản đến, đi và nhắc hạn