Cách trình bày công văn đúng thể thức theo Nghị định 30/2020 (có mẫu chép được)

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có hiệu lực từ ngày ký 05/03/2020 và tới tháng 10/2026 vẫn đang áp dụng: chưa có nghị định thay thế hay sửa đổi phần thể thức, và Cổng thông tin Chính phủ vẫn đăng lại toàn văn Nghị định cùng các phụ lục mẫu trình bày đầu tháng 10/2026. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nằm ở Điều 8, Điều 9 và Phụ lục I; mẫu công văn là Mẫu 1.5 trong Phụ lục III.

Về đối tượng, Điều 2 của Nghị định ghi rõ: áp dụng với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tổ chức chính trị – xã hội, xã hội – nghề nghiệp căn cứ Nghị định để áp dụng cho phù hợp. Công ty tư nhân không nằm trong đối tượng bắt buộc.

Bắt buộc với

Cơ quan nhà nước, DN nhà nước

Doanh nghiệp tư nhân

Tham khảo hoặc theo quy chế riêng

Phông chữ

Times New Roman, màu đen

Cỡ chữ nội dung

13–14

Dù không bắt buộc, công văn trình bày theo Nghị định 30 dễ đọc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác lớn vì họ quen bố cục này. Cách làm gọn nhất cho công ty tư nhân: chép phần thể thức dưới đây vào quy chế văn thư nội bộ (hoặc một trang "mẫu trình bày văn bản"), làm sẵn một file mẫu và yêu cầu mọi phòng dùng chung. Khi đó các quy tắc này là quy định của chính công ty bạn.

Điều 8 Nghị định 30 liệt kê 9 thành phần chính của văn bản hành chính; công văn có đủ cả 9, chỉ khác văn bản có tên loại ở chỗ không có dòng tên loại (không ghi chữ "CÔNG VĂN" ở giữa trang) mà thay bằng dòng trích yếu "V/v" dưới số ký hiệu. Số ô là vị trí theo sơ đồ ở Mục IV Phụ lục I.

Ngoài 9 thành phần chính, công văn có thể thêm: dấu chỉ mức độ khẩn (HỎA TỐC, THƯỢNG KHẨN, KHẨN), chỉ dẫn phạm vi lưu hành ("LƯU HÀNH NỘI BỘ"), ký hiệu người soạn thảo và số bản phát hành (cỡ 11), và địa chỉ, điện thoại, thư điện tử, trang web ở chân trang thứ nhất, cỡ 11–12, dưới một đường kẻ ngang hết chiều rộng vùng chữ. Công ty tư nhân hay dùng dòng địa chỉ chân trang này thay cho tiêu đề thư có logo.

• Quốc hiệu viết đúng như trong Nghị định: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM", in hoa, đậm, cỡ 12–13. Quốc hiệu dài gần hết nửa trang nên thường chọn cỡ 12 hoặc 13 để vừa một dòng.
• Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc": chữ cái đầu mỗi cụm viết hoa, giữa các cụm là gạch nối có cách chữ hai bên, cỡ 13–14 đậm. Bên dưới có đường kẻ nét liền dài bằng dòng tiêu ngữ. Hai dòng quốc hiệu và tiêu ngữ cách nhau dòng đơn.
• Tên cơ quan ban hành là tên chính thức, đầy đủ. Với doanh nghiệp, dùng đúng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, in hoa, đậm, cỡ 12–13, bên dưới có đường kẻ dài 1/3 đến 1/2 dòng chữ, đặt cân đối giữa.
• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) đặt trên tên cơ quan ban hành, in hoa cỡ 12–13, không đậm. Ví dụ công văn của chi nhánh: dòng trên là tên công ty, dòng dưới (đậm) là tên chi nhánh. Tên dài được chia thành nhiều dòng.

Số công văn là số thứ tự trong năm, ghi bằng chữ số Ả Rập, số nhỏ hơn 10 thêm số 0 phía trước. Ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (hoặc lĩnh vực), nối bằng gạch nối không cách chữ: Số: 128/HTV-HCNS. Công văn không có chữ viết tắt tên loại, nên không thêm "CV". Cách cấp số, bảng chữ viết tắt và quy tắc đánh số theo năm có ở bài cách đánh số và lưu trữ văn bản — phần này chỉ nói cách trình bày.

Địa danh là tên đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở; cơ quan trung ương ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đơn vị hành chính đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi đầy đủ, vì vậy là "Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…", không viết "TP. HCM". Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính từ 01/07/2025, nhiều tỉnh, xã đổi tên hoặc sáp nhập — hãy kiểm tra lại địa danh trong file mẫu cũ của bạn.

Ngày tháng viết đầy đủ "ngày … tháng … năm …", ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 thêm số 0: ngày 06 tháng 02 năm 2026. Địa danh và ngày tháng in thường, nghiêng, cỡ 13–14, có dấu phẩy sau địa danh, đặt dưới và canh giữa so với quốc hiệu, tiêu ngữ, cùng hàng với dòng số ký hiệu.

Trích yếu là một câu ngắn hoặc cụm từ nói khái quát nội dung chính. Với công văn, trích yếu đặt ngay dưới số ký hiệu (cách 6pt), bắt đầu bằng "V/v" (về việc), in thường, cỡ 12–13, kiểu chữ đứng, canh giữa so với số ký hiệu. Người nhận thường đọc dòng này đầu tiên và văn thư bên nhận chép nó vào sổ văn bản đến, nên viết sao cho đọc riêng vẫn hiểu.

Kính gửi đặt giữa trang, trên phần nội dung, in thường cỡ 13–14, sau chữ "Kính gửi" có dấu hai chấm. Gửi một nơi thì viết trên cùng một dòng: "Kính gửi: Công ty CP Thép Bắc Hà." Gửi từ hai nơi trở lên thì xuống dòng, mỗi nơi một dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng dấu chấm phẩy, dòng cuối dấu chấm, các gạch đầu dòng thẳng hàng dưới dấu hai chấm.

• Khổ giấy A4 (210 × 297 mm), trình bày theo chiều dọc. Chỉ khi có bảng biểu không tách được thành phụ lục mới xoay ngang.
• Lề: trên và dưới 20–25 mm, trái 30–35 mm, phải 15–20 mm. Trong Word hay Google Tài liệu đặt bằng cm: trên 2–2,5; dưới 2–2,5; trái 3–3,5; phải 1,5–2.
• Phông Times New Roman, bảng mã Unicode (TCVN 6909:2001), màu đen. Không dùng phông VNI hay TCVN3 cũ: gửi qua email sang máy khác sẽ lỗi dấu.
• Nội dung in thường, kiểu đứng, cỡ 13–14, canh đều hai lề; xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm.
• Khoảng cách: giữa các đoạn tối thiểu 6pt; giữa các dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines.
• Số trang đánh từ 1 bằng chữ số Ả Rập, cỡ 13–14, canh giữa trong lề trên, không hiện số ở trang thứ nhất. Công văn một trang thì không cần số trang.

Quyền hạn của người ký ghi bằng chữ viết tắt trước chức vụ, in hoa, cỡ 13–14, đậm:

• Họ tên người ký in thường, cỡ 13–14, đậm, canh giữa dưới chức vụ. Không ghi học hàm, học vị (ThS., TS.) hay danh hiệu trước họ tên.
• Dấu màu đỏ, rõ, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái (Điều 33). Dấu giáp lai đóng ở khoảng giữa mép phải, trùm lên một phần các tờ, mỗi dấu tối đa 05 tờ. Đóng dấu treo, giáp lai do người đứng đầu quy định.
• Doanh nghiệp tư nhân: theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu và việc quản lý dấu theo điều lệ hoặc quy chế. Cách đóng dấu trùm 1/3 chữ ký là thói quen chung nên giữ.
• Nơi nhận đặt sát lề trái, ngang hàng với dòng chức vụ người ký. Chữ "Nơi nhận:" in thường cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11 đứng, mỗi nơi một dòng bắt đầu bằng gạch đầu dòng, cuối dòng dấu chấm phẩy.
• Với công văn, dòng đầu của nơi nhận là "- Như trên;" (tức các nơi đã ghi ở Kính gửi), sau đó là nơi nhận để biết, dòng cuối "- Lưu: VT, HCNS." — VT là văn thư, HCNS là viết tắt phòng soạn thảo, có thể thêm số bản lưu.

Chép vào Word hoặc Google Tài liệu, thay phần trong ngoặc vuông, rồi chỉnh lại phông, cỡ chữ và lề như hai phần trên. Bản chữ thường không giữ được hai cột và đường kẻ, nên tốt nhất là dựng phần đầu bằng một bảng 2 cột không viền: cột trái tên công ty + số ký hiệu + V/v, cột phải quốc hiệu + tiêu ngữ + địa danh ngày tháng.

CÔNG TY TNHH [TÊN]                 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
   ----------                              Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
                                           ---------------------------
Số: [..]/[VIẾT TẮT CÔNG TY]-[VIẾT TẮT PHÒNG]
V/v [trích yếu ngắn gọn]          [Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [....]

                    Kính gửi: [Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận].

    [Đoạn 1 — lý do, căn cứ: Căn cứ Hợp đồng số ..., ngày ...; theo đề nghị của ...]
    [Đoạn 2 — nội dung chính: đề nghị gì, thông báo gì, số liệu, thời hạn]
    [Đoạn 3 — đầu mối liên hệ: Mọi thông tin xin liên hệ ông/bà ..., điện thoại ...]
    [Câu kết: Trân trọng./.]

Nơi nhận:                                   [QUYỀN HẠN] [CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
- Như trên;                                    (ký, đóng dấu)
- [Đơn vị liên quan];
- Lưu: VT, [VIẾT TẮT PHÒNG SOẠN].              [Họ và tên]

_____________________________________________________________________
[Địa chỉ · điện thoại · thư điện tử · trang web] (nếu cần)

1. Viết tắt địa danh: "TP. HCM, ngày…" thay cho "Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…"; dùng tên tỉnh, xã cũ sau sắp xếp.
2. Đường kẻ sai độ dài: kẻ dưới tiêu ngữ ngắn hơn dòng chữ, hoặc kẻ dưới tên công ty dài bằng cả dòng.
3. Kính gửi chung một dòng cho nhiều nơi: gửi hai nơi trở lên phải tách mỗi nơi một dòng có gạch đầu dòng.
4. Dấu đóng giữa chữ ký hoặc đè lên họ tên người ký, thay vì trùm 1/3 chữ ký phía bên trái.
5. Quên dòng "Lưu: VT, …": không biết bản lưu ở đâu, ai soạn — sau vài tháng tìm lại rất khó.
6. Mỗi phòng một kiểu: cỡ chữ 12 ở phòng này, 14 ở phòng kia, lề lệch nhau. Một file mẫu dùng chung giải quyết được lỗi này.

Trình bày đúng mới là nửa việc. Công văn đi còn phải được cấp số không trùng, ghi vào sổ văn bản đi, lưu bản có chữ ký và theo dõi bên nhận đã trả lời chưa. Cột cần có của sổ văn bản đi và công thức nhắc hạn có ở bài quản lý công văn đi đến bằng Excel; cách đặt tên tệp và lưu bản scan trên Drive ở bài lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google Drive.

• Cách đánh số và lưu trữ văn bảnSố, ký hiệu, bảng viết tắt, thời hạn lưu
• Mẫu biên bản cuộc họpThành phần, ghi ý kiến, kết luận và giao việc
• Quản lý công văn đi đến bằng ExcelSổ đến, sổ đi, số đến, nhắc hạn
• Mẫu biên bản bàn giaoTài sản, công việc khi nghỉ việc, hồ sơ