Hành chính & văn phòng · 12 phút đọc
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số văn bản là số thứ tự trong năm (bắt đầu từ 01 ngày 01/01, kết thúc 31/12), ký hiệu gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành, ví dụ 15/QĐ-HTV. Bài này đi qua từng phần của số và ký hiệu, bảng chữ viết tắt, danh mục hồ sơ và thời hạn lưu — chỗ nào bắt buộc với cơ quan nhà nước, chỗ nào chỉ là cách làm tốt cho công ty tư nhân.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày ký 05/3/2020, áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (Điều 2). Tổ chức chính trị – xã hội, xã hội – nghề nghiệp căn cứ Nghị định để áp dụng cho phù hợp. Công ty tư nhân không nằm trong đối tượng bắt buộc.
Dù vậy, nhiều công ty vẫn đánh số theo kiểu của Nghị định vì đối tác quen đọc dạng "Số: 15/QĐ-HTV". Cách làm hợp lý là chép những quy tắc cần dùng vào quy chế văn thư nội bộ — khi đó nó thành quy định của chính công ty bạn.
Phụ lục I Nghị định 30 quy định cách trình bày ô "Số, ký hiệu" đặt dưới tên cơ quan ban hành:
Không thêm "CV" vào ký hiệu công văn
Nhiều công ty ghi "Số: 128/CV-HTV", nhưng bảng viết tắt của Nghị định 30 không có "CV"; dạng theo Nghị định là 128/HTV-HCNS. Công ty tư nhân ghi khác không vi phạm gì, chỉ là không nhất quán.
Phụ lục III Nghị định 30 liệt kê 27 loại văn bản hành chính có chữ viết tắt (công văn không nằm trong bảng). Các loại doanh nghiệp hay dùng:
| Loại văn bản | Viết tắt | Ví dụ số, ký hiệu |
|---|---|---|
| Quyết định (cá biệt) | QĐ | 03/QĐ-HTV |
| Quy chế | QC | 01/QC-HTV |
| Quy định | QyĐ | 02/QyĐ-HTV |
| Thông báo | TB | 12/TB-HTV |
| Hướng dẫn | HD | 04/HD-HTV |
| Kế hoạch | KH | 06/KH-HTV |
| Phương án | PA | 02/PA-HTV |
| Báo cáo | BC | 21/BC-HTV |
| Biên bản | BB | 09/BB-HTV |
| Tờ trình | TTr | 05/TTr-HTV |
| Hợp đồng | HĐ | 07/HĐ-HTV |
| Bản ghi nhớ | BGN | 01/BGN-HTV |
| Bản thoả thuận | BTT | 02/BTT-HTV |
| Giấy uỷ quyền | GUQ | 08/GUQ-HTV |
| Giấy mời | GM | 14/GM-HTV |
| Giấy giới thiệu | GGT | 30/GGT-HTV |
| Giấy nghỉ phép | GNP | 45/GNP-HTV |
| Công văn | (không có) | 128/HTV-HCNS |
Điều 15 Nghị định 30 đặt các quy tắc chính cho số văn bản đi:
Văn bản đến cũng có số riêng do văn thư cấp khi vào sổ: số đến, lấy liên tiếp theo thứ tự tiếp nhận trong năm (Điều 22). Số, ký hiệu do bên gửi đặt thì ghi ở một cột khác. Cách lập sổ văn bản đến, sổ văn bản đi và công thức tự đếm số có ở bài quản lý công văn đi đến bằng Excel.
=MAXIFS(A2:A;B2:B;">="&DATE(YEAR(TODAY());1;1);D2:D;"QĐ")+1=TEXT(A2;"00")&"/"&IF(D2="";"HTV-"&E2;D2&"-HTV")Thử: A2 = 3, D2 = QĐ ra 03/QĐ-HTV; A2 = 128, D2 trống, E2 = HCNS ra 128/HTV-HCNS. Dùng một dãy chung thì bỏ điều kiện D2:D;"QĐ".
Văn bản đã cấp số rồi bị huỷ
Cách làm an toàn là giữ nguyên dòng trong sổ, ghi "Huỷ — lý do, ngày" vào ghi chú và không dùng lại số đó. Dùng lại số cũ cho văn bản khác là cách nhanh nhất để có hai văn bản cùng số.
Gom văn bản theo hồ sơ (một việc, một dự án, một hợp đồng) mới tra lại được sau vài năm. Với cơ quan nhà nước, Điều 28 Nghị định 30 yêu cầu Danh mục hồ sơ được người đứng đầu phê duyệt, ban hành vào đầu năm để các phòng căn cứ lập hồ sơ. Người được giao việc mở hồ sơ, ghi tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập và thời gian bắt đầu.
Theo Phụ lục V, số và ký hiệu hồ sơ gồm số thứ tự cộng chữ viết tắt của đề mục lớn (đề mục theo phòng ban hoặc theo lĩnh vực). Số đánh liên tục trong toàn danh mục từ 01, hoặc liên tục trong từng đề mục từ 01. Thời hạn bảo quản ghi "Vĩnh viễn" hoặc số năm cụ thể.
Trên bảng tính, nhiều công ty dùng mã hồ sơ dài hơn để không trùng giữa chi nhánh và giữa các năm, ví dụ HN-HC-2026-0001 (chi nhánh – nhóm hồ sơ – năm – số thứ tự). Đó là mã quản lý nội bộ, không thay cho số, ký hiệu in trên văn bản.
Đây là chỗ hay bị hiểu sai nhất, vì có hai loại quy định rất khác nhau:
| Hồ sơ, tài liệu (Thông tư 08/2025/TT-BNV) | Thời hạn |
|---|---|
| Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi — quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, báo cáo, hướng dẫn | Vĩnh viễn |
| Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi — các văn bản hành chính khác | 50 năm |
| Sổ đăng ký văn bản đến (không mật) | 20 năm |
| Tập lưu bản sao văn bản, sổ đăng ký bản sao | 20 năm |
| Sổ giao nhận văn bản nội bộ, sổ gửi đi bưu điện (không mật) | 20 năm |
| Hồ sơ lập, ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm | 10 năm |
| Tập công văn trao đổi (mảng văn thư, lưu trữ) | 10 năm |
Công ty tư nhân nên lấy các mốc trên làm gợi ý, cộng thời hạn bắt buộc của luật chuyên ngành (kế toán, thuế, lao động…), ghi thành bảng thời hạn lưu trong quy chế nội bộ và hỏi kế toán, luật sư với loại giấy tờ chưa chắc.
Đến hạn không có nghĩa là huỷ ngay
Hết thời hạn lưu là lúc xem xét lại hồ sơ. Lập danh sách hồ sơ hết hạn, xin ý kiến người có thẩm quyền theo quy chế, lập biên bản rồi mới huỷ — và giữ lại biên bản đó.
Sổ lưu trữ mỗi dòng là một hồ sơ (hoặc một lần chuyển kho, bàn giao), với các cột: mã hồ sơ, tên hồ sơ, thời hạn lưu (số năm, 0 = vĩnh viễn), ngày bắt đầu lưu, nơi lưu, mã hộp / tủ / kệ, người quản lý kho, tình trạng bản gốc, ngày bàn giao, người nhận. Hai cột tự tính là hạn lưu đến và trạng thái.
=IF(OR(D2="";C2=0);"";EDATE(D2;12*C2))=IF(K2="";"";IF(K2<=TODAY();"Hết hạn lưu — xem xét";IF(K2-TODAY()<=90;"Sắp hết hạn lưu";"")))Thử: hồ sơ bắt đầu lưu 12/12/2025, thời hạn 10 năm, EDATE cộng 120 tháng ra 12/12/2035. Ô ngày phải là ngày thật chứ không phải chữ — nếu công thức báo lỗi #VALUE!, xem cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets.
Giấy tờ nhân sự có thông tin cá nhân nên nằm ở bảng riêng, chỉ ghi mã nhân viên, giới hạn người xem — xem quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets.
Quản lý hồ sơ, văn bản đến – đi, hợp đồng trên Google Sheets + duyệt trên điện thoại
Xem trên YouTube ↗Theo Nghị định 30, ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực giải quyết, ví dụ 128/HTV-HCNS. Công văn không có chữ viết tắt tên loại.
Nghị định 30 để người đứng đầu cơ quan quy định cách cấp số văn bản hành chính, nên cả hai cách đều được. Điều bắt buộc là số và ký hiệu không trùng trong năm. Chọn một cách và ghi vào quy chế văn thư.
Không có một bảng thời hạn chung bắt buộc cho mọi giấy tờ của công ty tư nhân. Tài liệu kế toán có thời hạn bắt buộc (ít nhất 5 hoặc 10 năm, có loại vĩnh viễn) theo Luật Kế toán; các loại khác nên đặt trong quy chế nội bộ, tham khảo bảng của Thông tư 08/2025/TT-BNV và hỏi kế toán, luật sư khi chưa chắc.
Từ 01/7/2025, thời hạn lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực Nội vụ trong Thông tư 10/2022 hết hiệu lực, thay bằng Thông tư 08/2025/TT-BNV; các ngành khác có thông tư riêng. Tài liệu đã chỉnh lý theo thông tư cũ thì không phải xác định lại thời hạn. Trước khi áp dụng cho loại hồ sơ cụ thể, kiểm tra văn bản đang có hiệu lực của ngành đó.
Cách lập sổ quản lý công văn đi đến bằng Excel, Google Sheets: cột cần có, đánh số đến, giao xử lý, công thức nhắc hạn, tô đỏ quá hạn, tìm nhanh.
Cách trình bày công văn đúng thể thức theo Nghị định 30/2020: quốc hiệu, số ký hiệu, V/v, nơi nhận, chữ ký, dấu, phông Times New Roman, cỡ chữ, lề trang.
Mẫu biên bản cuộc họp chép được và cách viết: thành phần, ghi ý kiến, kết luận giao việc ai làm hạn nào, ai ký, theo dõi việc sau họp trên Google Sheets.
Mẫu biên bản bàn giao tài sản, bàn giao công việc khi nghỉ việc và hồ sơ tài liệu: mục bắt buộc, ai ký, lưu ở đâu, cách theo dõi bàn giao trên Google Sheets.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Hành chính & văn phòng.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
