Nhân sự & tiền lương · 10 phút đọc
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets gọn nhất khi mỗi nhân viên là một dòng trong một bảng duy nhất, cột chia nhóm, và mọi thứ cần nhắc (hợp đồng hết hạn, thử việc kết thúc, sinh nhật) là công thức đếm ngày chứ không phải trí nhớ. Bài này đi qua các nhóm cột nên có, công thức thâm niên, tuổi, số ngày còn lại, cách lọc người sắp tới hạn theo đúng mốc của Bộ luật Lao động 2019, và vài nguyên tắc giữ dữ liệu nhân viên an toàn.
Quản lý nhân sự bằng Google Sheets: hồ sơ nhân viên, hợp đồng, nhắc hạn tự động
Xem trên YouTube ↗Hồ sơ nhân sự rối thường vì mỗi thứ một nơi: danh sách ở một file, hợp đồng ở thư mục khác, ngày hết hạn thử việc trong sổ tay. Gom về một bảng, mỗi người một dòng, chia cột theo nhóm và thu gọn được từng nhóm. Đây là 9 nhóm đủ cho công ty vài chục tới vài trăm người:
| Nhóm | Cột ví dụ | Ai điền |
|---|---|---|
| Công việc | Mã NV, họ tên, phòng ban, vị trí, cấp bậc, loại công việc, ngày vào làm, nguồn tuyển, thâm niên | Nhân sự; thâm niên là công thức |
| Cá nhân | Giới tính, ngày sinh, tuổi, CCCD, số BHXH, mã số thuế, địa chỉ thường trú, tạm trú | Nhân sự; tuổi là công thức |
| Học vấn | Trình độ, nơi đào tạo, chuyên ngành, năm tốt nghiệp | Nhân sự |
| Liên lạc | Email công việc, email cá nhân, điện thoại, tỉnh/thành, liên hệ khẩn cấp | Nhân sự |
| Lương | Lương khởi điểm, lương hiện tại, số tài khoản, ngân hàng | Người làm lương |
| Thử việc | Bắt đầu, kết thúc, kết quả, link hồ sơ | Nhân sự, quản lý trực tiếp |
| Hợp đồng | Ngày ký, loại hợp đồng, ngày hết hạn, số ngày còn lại, link hợp đồng | Nhân sự; số ngày là công thức |
| Trạng thái | Đang làm / Đã nghỉ, ngày nghỉ việc, lý do | Nhân sự |
| Khác | Ghi chú, vài cột tuỳ chỉnh để trống sẵn | Tuỳ công ty |
Ngày tháng phải là ngày thật
Ngày vào làm, ngày sinh, ngày hết hạn phải là giá trị ngày (căn phải trong ô), không phải chữ. Nếu gõ 03/07/2026 mà file hiểu thành 7 tháng 3, mọi công thức đếm ngày phía sau sai theo — xem cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets.
Ví dụ dòng 8: G = ngày vào làm, K = ngày sinh, H = ngày hết hạn hợp đồng. Các công thức chạy trên Google Sheets và Excel (dấu ; theo vùng Việt Nam).
=IF(G8=""; ""; ROUND(YEARFRAC(G8; TODAY(); 1); 1))=IF(K8=""; ""; DATEDIF(K8; TODAY(); "Y"))=IF(H8=""; ""; H8 - TODAY())=IF(K8=""; ""; DATE(YEAR(TODAY()) + (DATE(YEAR(TODAY()); MONTH(K8); DAY(K8)) < TODAY()); MONTH(K8); DAY(K8)) - TODAY())
Ba mốc này có hậu quả pháp lý nếu bị quên, nên đặt công thức nhắc thay vì nhớ:
=SORT(FILTER(A8:B1007; I8:I1007<>""; I8:I1007<=30); FILTER(I8:I1007; I8:I1007<>""; I8:I1007<=30); TRUE)=IF(J8=""; ""; J8 + 60 - 1)
Phép năm cũng tính được từ ngày vào làm: 12 ngày cho công việc điều kiện bình thường (Điều 113), cứ đủ 5 năm làm việc thêm 1 ngày (Điều 114) — `=12 + INT(YEARFRAC(G8; TODAY(); 1)/5)`. Người làm chưa đủ 12 tháng thì tính theo tỷ lệ số tháng làm việc. Phần phép đã nghỉ đếm từ bảng chấm công, xem mẫu bảng chấm công Excel.
CCCD, ngày sinh, địa chỉ, lương, số tài khoản là dữ liệu cá nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (số 91/2025/QH15) có hiệu lực từ 01/01/2026 — doanh nghiệp giữ hồ sơ nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ những dữ liệu này. Với một file bảng tính, vài việc tối thiểu:
Mẫu Quản lý nhân sự PRO không có chấm công và tính lương. Khi cần làm lương, Chấm công & Tính lương PRO dùng cùng tên cột và trên Google Sheets đồng bộ được danh sách nhân viên từ file nhân sự (chỉ thêm và cập nhật, không xoá) — cách tính lương ở bài cách tính lương nhân viên bằng Excel.
| Tự dựng theo bài này | Quản lý nhân sự PRO | Phần mềm nhân sự thuê bao | |
|---|---|---|---|
| Bắt đầu | Tự dựng cột, danh mục, công thức | Nhập nhân viên vào bảng có sẵn | Triển khai, nhập dữ liệu |
| Nhắc hạn | Công thức FILTER như trên | 3 tab nhắc + email thứ Hai (Google Sheets) | Thường có |
| Tạo hợp đồng | Trộn thư thủ công | Từ mẫu ra Docs và PDF (Google Sheets) | Tuỳ gói |
| Nhân viên tự xem hồ sơ | Không | Không | Thường có |
| Dữ liệu nằm ở | Drive của bạn | Drive hoặc máy của bạn | Máy chủ nhà cung cấp |
Công ty đông người, cần nhân viên tự cập nhật hồ sơ hoặc phân quyền theo vai trò thì phần mềm thuê bao hợp hơn — so sánh thẳng ở HiTaVa và MISA AMIS HRM và HiTaVa và 1Office.
5 câu sếp hay hỏi nhân sự — file trả lời hết (Short)
Xem trên YouTube ↗Công thức trong bài chạy trên cả hai. Google Sheets hợp khi nhiều người cần xem, cần mở trên điện thoại, hoặc muốn gửi email nhắc hạn tự động bằng Apps Script. Excel hợp nếu chỉ một người quản lý trên một máy.
Google Sheets giới hạn 10 triệu ô mỗi file; 1.000 người × 60 cột mới là 60.000 ô, còn rất xa. Thứ làm file chậm là số công thức tính lại, không phải số dòng.
Hợp đồng lao động có thể giao kết bằng văn bản giấy hoặc phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu (Điều 14 Bộ luật Lao động 2019). Trong file chỉ nên lưu đường link tới bản hợp đồng, không dán ảnh CCCD hay hợp đồng vào ô.
Điều 27 Bộ luật Lao động 2019: khi kết thúc thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Đạt yêu cầu thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc phải giao kết hợp đồng lao động nếu trước đó chỉ ký hợp đồng thử việc riêng. Vì vậy cột Kết quả thử việc và cảnh báo "quá hạn đánh giá" đáng để có.
Nên — bảng lương cần nó để trừ 6,2 triệu mỗi người khi tính thuế TNCN. Ghi kèm ngày bắt đầu được giảm trừ để kế toán đối chiếu khi quyết toán.
Mẫu hợp đồng chỉ để tham khảo
Các mốc trong bài theo Bộ luật Lao động 2019 cho trường hợp thông thường. Mẫu hợp đồng, quy chế thử việc, ngành nghề đặc thù nên được người phụ trách pháp chế hoặc kế toán rà soát trước khi dùng.
Mẫu khác liên quan: Chấm công & Tính lương PRO.
Cách tính lương nhân viên bằng Excel theo luật 2026: công, tăng ca, BHXH có trần, thuế TNCN 5 bậc, thực nhận. Công thức chép được và ví dụ số cụ thể.
Cách tính BHXH 2026: người lao động đóng 10,5%, doanh nghiệp 21,5%, trần 50,6 triệu từ 01/07/2026, BHTN trần riêng theo vùng. Ví dụ lương 15 và 60 triệu.
Cách tính thuế TNCN 2026 từ tiền lương: biểu luỹ tiến 5 bậc, giảm trừ 15,5 triệu bản thân và 6,2 triệu mỗi người phụ thuộc, ví dụ số và công thức Excel.
Cách làm mẫu bảng chấm công Excel và Google Sheets: ký hiệu X, P, KL, công thức COUNTIF đếm công, công chuẩn theo tháng, hệ số tăng ca 150/200/300%.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Nhân sự & tiền lương.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
