Nhân sự & tiền lương · 11 phút đọc
Lương thực nhận = lương theo ngày công + tăng ca + phụ cấp − bảo hiểm 10,5% − thuế TNCN. Bài này đi qua 9 bước tính lương theo đúng quy định đang áp dụng cho kỳ lương 10/2026, mỗi bước một cột trong Excel kèm công thức chép được, một ví dụ số làm từ đầu tới cuối, và những bẫy làm bảng lương tự làm hay sai.
Tính lương 2026 trên Google Sheets: chấm công, tăng ca, BHXH, thuế TNCN, phiếu lương | HiTaVa
Xem trên YouTube ↗Một bảng lương đúng luôn đi theo cùng một chiều: từ công (ngày đi làm thực tế) ra tiền lương, cộng các khoản thêm, rồi mới trừ bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân. Lỗi phổ biến nhất của file tự làm là trộn thứ tự này — ví dụ tính bảo hiểm trên lương đã trừ ngày nghỉ, hoặc tính thuế trước khi trừ bảo hiểm.
Năm 2026 có bốn thay đổi làm file lương cũ tính sai: lương tối thiểu vùng mới từ 01/01/2026, giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu đồng, biểu thuế rút từ 7 bậc xuống 5 bậc, và trần đóng BHXH, BHYT tăng từ 01/07/2026. Các con số bên dưới đều có nguồn ở cuối bài.
Lương 2026 đổi 4 thứ — file lương cũ còn tính đúng? (Short)
Xem trên YouTube ↗
| Bước | Cột | Cách tính |
|---|---|---|
| 1 | Công hưởng lương | Đếm ký hiệu đi làm, phép, lễ, công tác trong bảng chấm công |
| 2 | Lương theo ngày công | Lương hợp đồng × công hưởng lương ÷ công chuẩn |
| 3 | Tiền làm thêm, làm đêm | Lương giờ × số giờ × 150% / 200% / 300% |
| 4 | Tổng thu nhập | Bước 2 + bước 3 + phụ cấp + thưởng |
| 5 | Lương đóng bảo hiểm | Lương hợp đồng + phụ cấp lương, không vượt trần |
| 6 | Bảo hiểm người lao động | BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1% |
| 7 | Thu nhập tính thuế | Bước 4 − khoản miễn thuế − bước 6 − giảm trừ gia cảnh |
| 8 | Thuế TNCN | Biểu luỹ tiến 5 bậc (cá nhân cư trú) |
| 9 | Thực nhận | Bước 4 − bước 6 − bước 8 − tạm ứng, khấu trừ khác |
Bước 1 lấy từ bảng chấm công — cách đặt ký hiệu và công thức đếm công có ở bài mẫu bảng chấm công Excel. Bước 5–6 giải thích kỹ ở cách tính BHXH 2026, bước 7–8 ở cách tính thuế TNCN 2026.
Các công thức dưới đây chạy trên Excel 2019/365 và Google Sheets. Tên ô là ví dụ: C = lương hợp đồng, D = công hưởng lương, $B$1 = ngày đầu kỳ lương, các tham số (CongChuan, TranBHXH…) là ô có đặt tên. Đổi cho khớp file của bạn.
=ROUND(C5 / CongChuan * D5; 0)=ROUND(C5 / CongChuan / 8 * (G5*150% + H5*200% + I5*300%); 0)=ROUND(MIN(K5; TranBHXH)*8%; 0) + ROUND(MIN(K5; TranBHXH)*1,5%; 0) + ROUND(MIN(K5; TranBHTN)*1%; 0)=MAX(0; F5 - M5 - L5 - 15500000 - N5*6200000)=ROUND(SUMPRODUCT((O5>{0;10;30;60;100}*10^6) * (O5-{0;10;30;60;100}*10^6) * {5;5;10;10;5}/100); 0)Dấu ; hay dấu , và 1,5% hay 1.5%
Máy cài vùng Việt Nam dùng dấu chấm phẩy giữa các đối số và dấu phẩy thập phân (1,5%). Máy để vùng Hoa Kỳ thì đổi thành dấu phẩy và 1.5%. Công thức thuế ở trên cố ý chỉ dùng số nguyên để chạy được ở cả hai vùng.
Đừng gõ thẳng 15500000 hay 50600000 vào công thức nếu file dùng nhiều năm. Đặt một bảng Tham số luật (mã, giá trị, hiệu lực từ ngày) rồi lấy mức có hiệu lực tại kỳ lương — tính lại tháng 6/2026 sẽ tự ra trần cũ 46,8 triệu, tháng 10/2026 ra 50,6 triệu:
=SUMIFS(ThamSo!$B:$B; ThamSo!$A:$A; "TRAN_BHXH"; ThamSo!$C:$C; MAXIFS(ThamSo!$C:$C; ThamSo!$A:$A; "TRAN_BHXH"; ThamSo!$C:$C; "<="&$B$1))Nhân viên làm ở vùng I, lương hợp đồng 30.000.000đ (toàn bộ là lương đóng bảo hiểm), công chuẩn 26 ngày, tháng 10/2026 đi làm 25 ngày, nghỉ không lương 1 ngày, không làm thêm, có 1 người phụ thuộc đã đăng ký.
| Bước | Phép tính | Kết quả (đ) |
|---|---|---|
| 2. Lương theo ngày công | 30.000.000 × 25 ÷ 26 | 28.846.154 |
| 4. Tổng thu nhập | Không làm thêm, không phụ cấp | 28.846.154 |
| 5. Lương đóng BH | Lương hợp đồng, dưới trần 50,6 triệu | 30.000.000 |
| 6. Bảo hiểm NLĐ | 2.400.000 + 450.000 + 300.000 | 3.150.000 |
| 7. Thu nhập tính thuế | 28.846.154 − 3.150.000 − 15.500.000 − 6.200.000 | 3.996.154 |
| 8. Thuế TNCN | 3.996.154 × 5% (bậc 1) | 199.808 |
| 9. Thực nhận | 28.846.154 − 3.150.000 − 199.808 | 25.496.346 |
Phía doanh nghiệp còn đóng thêm 21,5% bảo hiểm (6.450.000đ) và 2% kinh phí công đoàn (600.000đ) trên 30 triệu, nên tổng chi cho người này tháng 10 là 28.846.154 + 7.050.000 = 35.896.154đ. Bảng lương nên có cột chi phí doanh nghiệp để chủ biết quỹ lương thật.
Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ. Một phiếu lương dễ đọc nên có ba khối:
Phiếu lương là thông tin riêng tư: gửi riêng cho từng người, đừng gửi chung một file bảng lương cho cả phòng. Hồ sơ nhân viên (mã số thuế, số người phụ thuộc, số tài khoản) nên nằm ở một bảng riêng — xem quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets.
Tiền làm thêm giờ có bị tính thuế không?
Luật Thuế TNCN 2025 đưa tiền lương làm thêm giờ, làm đêm vào nhóm thu nhập được miễn thuế; Nghị định 253/2026/NĐ-CP thêm điều kiện: giờ làm thêm phải đúng điều kiện và giới hạn của pháp luật lao động, doanh nghiệp lập bảng kê. Cách hiểu "miễn toàn bộ" hay "chỉ miễn phần trả cao hơn giờ bình thường" vẫn có nơi hướng dẫn khác nhau — hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi chọn.
Tự dựng đủ 9 bước cộng bảng tham số có ngày hiệu lực, bảng ngày lễ, tăng ca tách giờ đêm và phiếu lương mất vài buổi tối — và mỗi lần luật đổi lại phải soát từng công thức. Nếu bạn chỉ có 3–5 người, lương cố định, không tăng ca, một bảng 9 cột như trên là đủ.
| Tự làm theo bài này | Chấm công & Tính lương PRO | |
|---|---|---|
| Thời gian bắt đầu | Vài buổi tối dựng cột và công thức | Tạo bản sao, nhập nhân viên |
| Tham số luật có ngày hiệu lực | Tự dựng bảng và công thức tra | Có sẵn mức 2026, kèm nguồn |
| Tăng ca, giờ đêm, cảnh báo quá 40 giờ | Tự viết | Có sẵn |
| Phiếu lương | Tự làm mẫu, gửi tay | Phiếu A4 in được; gửi PDF qua email trên Google Sheets |
| Lấy danh sách nhân viên | Gõ lại | Đồng bộ từ Quản lý nhân sự PRO (Google Sheets) |
| Chi phí | Miễn phí | Mua một lần |
Đang cân nhắc giữa bảng tính và phần mềm nhân sự thuê bao hằng tháng? Xem so sánh thẳng với MISA AMIS HRM và 1Office, hoặc bài Google Sheets hay Excel nếu bạn còn phân vân nên làm lương trên công cụ nào.
Nếu cả 15 triệu là lương đóng bảo hiểm và đi làm đủ công: trừ bảo hiểm 10,5% = 1.575.000đ. Thu nhập sau bảo hiểm 13.425.000đ thấp hơn mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu nên thuế bằng 0. Thực nhận 13.425.000đ.
Luật không bắt buộc một con số; công ty quy định trong quy chế lương. 26 ngày dễ hiểu và ổn định; theo lịch (số ngày làm việc thực của tháng) công bằng hơn khi tháng có 27 ngày hoặc nhiều ngày lễ. Chọn một cách và giữ nguyên cả năm.
Luật BHXH 2024 tính lương đóng gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung được thoả thuận trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ. Khoản nào thuộc diện này phụ thuộc cách ghi trong hợp đồng và quy chế — nên hỏi kế toán hoặc cơ quan BHXH với từng khoản.
Không, với người làm đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng. Từ 01/01/2026 mức thấp nhất là 5.310.000đ (vùng I), 4.730.000đ (vùng II), 4.140.000đ (vùng III), 3.700.000đ (vùng IV) theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Vùng tính theo nơi doanh nghiệp, chi nhánh hoạt động.
Không bắt buộc. Doanh nghiệp nhỏ làm lương bằng Excel hoặc Google Sheets được, miễn số liệu đúng và lưu lại. Tờ khai thuế, BHXH vẫn nộp qua cổng điện tử của cơ quan thuế và BHXH.
Đối chiếu với kế toán
Bài viết giải thích cách tính phổ biến theo văn bản đã dẫn, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Lương khoán, người nước ngoài, nhiều nơi trả thu nhập, phụ cấp đặc thù… nên nhờ kế toán đối chiếu kỳ lương đầu tiên và mỗi khi luật đổi.
Mẫu khác liên quan: Quản lý nhân sự PRO.
Cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets: 9 nhóm cột, công thức thâm niên, tuổi, nhắc hợp đồng hết hạn, thử việc, sinh nhật theo Bộ luật Lao động 2019.
Cách tính BHXH 2026: người lao động đóng 10,5%, doanh nghiệp 21,5%, trần 50,6 triệu từ 01/07/2026, BHTN trần riêng theo vùng. Ví dụ lương 15 và 60 triệu.
Cách tính thuế TNCN 2026 từ tiền lương: biểu luỹ tiến 5 bậc, giảm trừ 15,5 triệu bản thân và 6,2 triệu mỗi người phụ thuộc, ví dụ số và công thức Excel.
Cách làm mẫu bảng chấm công Excel và Google Sheets: ký hiệu X, P, KL, công thức COUNTIF đếm công, công chuẩn theo tháng, hệ số tăng ca 150/200/300%.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Nhân sự & tiền lương.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
