Mẹo Google Sheets · 12 phút đọc
Nếu nhiều người cùng nhập liệu, cần mở trên điện thoại hoặc muốn file tự gửi email, tạo mã QR: chọn Google Sheets. Nếu bạn làm một mình trên máy tính, hay phải làm việc không có mạng, hoặc dữ liệu lên tới hàng trăm nghìn dòng: Excel hợp hơn. Bài này đi qua từng tiêu chí — chi phí, làm chung, điện thoại, chế độ ngoại tuyến, giới hạn dữ liệu, Apps Script với VBA và các công thức khác nhau — để bạn chọn đúng cho việc của mình.
Google Sheets chạy trên điện thoại không? Mất mạng? Lag?
Xem trên YouTube ↗Với phần lớn việc của cửa hàng nhỏ, phòng trọ, lớp dạy thêm hay phòng nhân sự 10–50 người, công thức chạy như nhau ở cả hai bên: SUM, SUMIFS, IF, VLOOKUP, XLOOKUP, định dạng có điều kiện, biểu đồ. Chọn sai công cụ hiếm khi do công thức. Nó thường do cách làm việc: ai cần mở file, mở bằng máy gì, và có muốn file tự làm thêm việc gì không.
Google Sheets (tên tiếng Việt trong giao diện là Google Trang tính) dùng miễn phí với mọi tài khoản Google. File nằm trong Google Drive và chiếm dung lượng chung với Gmail, Google Photos.
Excel có ba dạng: Excel cho web miễn phí với tài khoản Microsoft nhưng thiếu một số tính năng; Excel trên máy tính đầy đủ nhất, đi kèm gói Microsoft 365 trả theo tháng/năm hoặc bản Office mua đứt; và app Excel trên điện thoại. Nếu công ty đã có Microsoft 365 thì Excel coi như sẵn có. Nếu chưa, Google Sheets đỡ một khoản.
Đây là chỗ Google Sheets hơn rõ nhất. Bạn bấm Chia sẻ, chọn người được xem hoặc được sửa, gửi link là xong. Năm người gõ cùng lúc vẫn thấy con trỏ của nhau, không có chuyện "file đang bị người khác mở". Mọi thay đổi được lưu tự động, và lịch sử phiên bản (biểu tượng đồng hồ Chỉnh sửa lần gần đây nhất ở góc trên bên phải) cho biết ai sửa ô nào, lúc nào, khôi phục lại được.
Excel cũng cho nhiều người sửa cùng lúc, nhưng file phải nằm trên OneDrive hoặc SharePoint. File .xlsx gửi qua Zalo hay email thì mỗi người một bản, cuối tháng phải gộp tay — đây là nguồn sai số hay gặp nhất ở các file chấm công gửi qua lại.
Làm chung thì nhớ khoá ô công thức
Càng nhiều người sửa, càng dễ có người gõ đè lên ô tổng. Google Sheets cho bảo vệ từng dải ô hoặc cả trang tính, chừa cột nhập liệu — xem cách khoá ô công thức trong Google Sheets.
Cả hai đều có app miễn phí trên Android và iPhone để xem và nhập số liệu. Gõ số điện nước, đánh dấu một việc đã xong, xem ai còn nợ: làm trên điện thoại được, chỉ hơi chật.
Phần không chạy trên app điện thoại của Google Sheets là menu, thanh bên và hộp thoại do Apps Script tạo ra. Các nút đó chỉ hiện khi mở file trên trình duyệt máy tính. Bù lại, Apps Script làm được Web App: một trang web nhỏ mở bằng đường link, chạy tốt trên trình duyệt điện thoại, người dùng không cần thấy bảng tính. Ví dụ dưới đây là cổng nhân viên của mẫu Chấm công & Tính lương PRO: nhân viên bấm Vào ca / Ra ca, xem phiếu lương của mình, còn file lương nằm yên trong Drive của chủ.
Excel không có thứ tương đương Web App đi kèm file. Muốn nhân viên tự chấm công trên điện thoại với Excel, bạn thường phải dùng thêm một ứng dụng khác (Microsoft Forms, Power Apps) rồi đổ dữ liệu về.
Được, nhưng phải bật chế độ ngoại tuyến từ lúc còn mạng. Trên máy tính cần trình duyệt Chrome hoặc Edge, tiện ích Google Tài liệu ngoại tuyến, và không dùng cửa sổ ẩn danh. Khi có mạng lại, phần bạn sửa tự đồng bộ lên.
Khi không có mạng, mọi thứ cần lấy dữ liệu từ ngoài file đều dừng: Apps Script (gửi email, tạo PDF), hàm IMAGE tạo mã QR, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE. Excel trên máy tính thì ngược lại: chạy hoàn toàn không cần mạng, kể cả macro VBA. Nếu bạn hay làm ở nơi sóng yếu mà không cần chia sẻ, đây là lý do chính đáng để chọn Excel.
| Google Sheets | Excel (máy tính) | |
|---|---|---|
| Giới hạn chính | 20 triệu ô hoặc 100 MB cho cả file | 1.048.576 dòng × 16.384 cột mỗi trang tính |
| Tính theo | Tổng ô của mọi tab, kể cả ô trống | Từng trang tính riêng |
| Khi nào bắt đầu chậm | Nhiều công thức quét cả cột (A:A), nhiều IMPORTRANGE | Nhiều công thức mảng, file nhiều liên kết ngoài |
| Dữ liệu hàng trăm nghìn dòng | Được nhưng nặng | Hợp hơn, thêm Power Query / Power Pivot |
Ô trống cũng tính vào giới hạn của Google Sheets: một tab 1.000 dòng × 26 cột đã là 26.000 ô dù chưa gõ gì. Với file quản lý vài trăm phòng hay vài chục nhân viên, bạn còn rất xa giới hạn. Thứ làm file chậm thường là công thức tham chiếu cả cột (ví dụ SUMIFS(C:C; …) trên 30 tab) — giới hạn vùng lại như C2:C2000 là nhẹ đi rõ.
Apps Script là ngôn ngữ (JavaScript) chạy trên máy chủ Google, gắn vào file Google Sheets. Nó gửi email, tạo PDF lưu vào Drive, tạo menu và hộp thoại riêng, chạy theo lịch (7 giờ sáng mỗi ngày) kể cả khi bạn tắt máy, và làm Web App như ở trên. VBA là macro của Excel, chạy ngay trên máy bạn: thao tác file, in ấn, tương tác với Word, Outlook trên cùng máy rất mạnh, nhưng không chạy trên Excel cho web hay app điện thoại.
| Apps Script (Google Sheets) | VBA (Excel) | |
|---|---|---|
| Chạy ở đâu | Máy chủ Google, cần mạng | Máy tính của bạn, không cần mạng |
| Tự chạy theo lịch khi tắt máy | Có (trigger theo giờ) | Không, máy phải bật và mở file |
| Gửi email | Có, tài khoản Gmail tối đa 100 người nhận/ngày | Qua Outlook cài trên máy |
| Trang cho người không có file | Web App mở bằng link | Không có sẵn |
| Giới hạn một lần chạy | 6 phút | Không giới hạn cứng |
| Mở file sang bên kia | Script mất khi tải về .xlsx | Macro không chạy trên Google Sheets |
Các hàm phổ biến giống nhau gần như hoàn toàn. Khác biệt nằm ở vài hàm riêng của Google và ở bản Excel cũ (2016, 2019) chưa có hàm mảng động.
| Việc cần làm | Google Sheets | Excel |
|---|---|---|
| Lấy dữ liệu từ file khác | IMPORTRANGE("link"; "Tab!A1:D") | Liên kết ngoài hoặc Power Query |
| Lọc, nhóm kiểu SQL | QUERY(A1:D; "select A, sum(D) group by A") | Không có hàm tương đương — dùng PivotTable hoặc Power Query |
| Một công thức cho cả cột | ARRAYFORMULA(...) | Mảng động tự tràn (Excel 2021 / 365) |
| Ảnh, mã QR trong ô | IMAGE("url") | IMAGE chỉ có ở Microsoft 365 |
| Giá cổ phiếu, tỷ giá | GOOGLEFINANCE | Kiểu dữ liệu Cổ phiếu (Microsoft 365) |
| XLOOKUP, FILTER, UNIQUE, SORT | Có | Có từ Excel 2021 / 365, không có ở 2016 / 2019 |
Vì thế một mẫu bảng tính muốn chạy được trên cả Excel 2016 phải tránh các hàm ở hai dòng cuối, và các hàm riêng của Google chỉ nên dùng ở phần "thêm" trên Google Sheets. Ví dụ mã QR chuyển khoản bằng hàm IMAGE chạy ngay trên Google Sheets — cách làm ở bài tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets.
Dấu ; hay dấu , và ngày tháng
Cả hai đều theo cài đặt vùng: vùng Việt Nam dùng dấu ; giữa các đối số và hiểu 03/07 là ngày 3 tháng 7. File để vùng Hoa Kỳ thì dùng dấu , và hiểu thành 7 tháng 3. Cách kiểm và sửa ở bài sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets.
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Chủ trọ gửi hoá đơn, nhận chuyển khoản, xem trên điện thoại | Google Sheets |
| Nhóm 3–20 người cùng cập nhật tiến độ việc | Google Sheets |
| Nhân viên tự chấm công, xem phiếu lương trên điện thoại | Google Sheets (Web App) |
| Kế toán làm một mình, file nằm trên máy, hay mất mạng | Excel |
| Phân tích hàng trăm nghìn dòng bán hàng | Excel (Power Query, PivotTable) |
| Công ty đã chuẩn hoá Microsoft 365, file trên SharePoint | Excel |
Bạn không bắt buộc chọn một. Các mẫu của HiTaVa được làm để phần tính toán chạy trên cả hai: trên Excel vẫn đủ tab và công thức, còn phần tự động (email, PDF, mã QR, Web App) chỉ chạy trên Google Sheets và được ghi rõ ở từng trang sản phẩm. Ví dụ Bảng theo dõi công việc PRO mở bằng Excel vẫn dùng được công thức, biểu đồ, Lịch, Tiến độ; Kanban kéo thả và nhắc hạn qua email cần Google Sheets. Còn nếu bạn đang phân vân giữa bảng tính và phần mềm thuê bao theo tháng, đọc trang mẫu Google Sheets hay phần mềm quản lý.
Có, với mọi tài khoản Google cá nhân. Giới hạn bạn hay chạm tới là dung lượng Drive dùng chung với Gmail và Photos, và hạn mức Apps Script (ví dụ gửi email tới 100 người nhận mỗi ngày với tài khoản Gmail).
Mở được phần bảng và công thức, nhưng macro VBA không chạy. Muốn tự động hoá trên Google Sheets thì phải viết lại bằng Apps Script.
Với vài nghìn đến vài chục nghìn dòng thì khó thấy khác biệt. Google Sheets chậm rõ khi có nhiều công thức quét cả cột, nhiều IMPORTRANGE hoặc file gần giới hạn 20 triệu ô. Excel trên máy tính chịu dữ liệu lớn tốt hơn.
Đủ để xem và nhập số liệu. Menu, thanh bên và hộp thoại do Apps Script tạo chỉ hiện trên trình duyệt máy tính. Mẫu nào có Web App thì phần đó dùng tốt trên điện thoại.
File chỉ người được chia sẻ mới mở được. Rủi ro hay gặp là chia sẻ nhầm "bất kỳ ai có đường liên kết" và cho quá nhiều người quyền sửa. Kiểm lại nút Chia sẻ định kỳ và khoá các ô công thức.
Mẫu khác liên quan: Bảng theo dõi công việc PRO, Chấm công & Tính lương PRO.
Cách khoá ô công thức trong Google Sheets bằng Bảo vệ trang tính và dải ô: chỉ cảnh báo hay chặn hẳn, khoá cả trang chừa ô nhập, những gì bảo vệ không làm được.
Sửa lỗi ngày tháng Google Sheets: gõ 03/07 ra 7 tháng 3, ngày dạng chữ, TODAY lệch ngày. Đổi vùng Việt Nam, múi giờ GMT+7 và công thức sửa cột cũ.
Hàm SUM ra 0 hoặc thiếu tiền dù cột đầy số? Số đang là chữ. Cách nhận ra bằng ISTEXT, LEN và 4 cách sửa lỗi SUM bằng 0 trong Google Sheets, Excel.
Tạo mã QR chuyển khoản ngân hàng ngay trong ô Google Sheets: hàm IMAGE, link img.vietqr.io, mã BIN, ENCODEURL cho nội dung, và lưu ý dữ liệu đi qua bên thứ ba.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Mẹo Google Sheets.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
