Quản lý phòng trọ · 11 phút đọc
Quản lý phòng trọ bằng bảng tính chỉ cần 6 bảng và khoảng chục công thức. Bài này đi từ cách chia bảng, công thức tính tiền từng khoản, tới vòng 6 bước lặp lại mỗi tháng — đủ để bạn tự dựng, hoặc biết chính xác mình cần gì trước khi mua một mẫu làm sẵn.
Quản lý phòng trọ bằng Google Sheets: chốt điện nước, hoá đơn QR, thu tiền
Xem trên YouTube ↗Tháng đầu, một tờ giấy ghi số điện nước là đủ. Tới tháng thứ ba thì bắt đầu có chuyện: khách vào ở giữa tháng, một phòng trả thiếu 500 nghìn, giá điện tăng từ tháng 6, đồng hồ nước phòng A103 vừa thay. Mỗi chuyện nhỏ đó là một lần sửa tay — và sửa tay là chỗ sai.
Phần lớn file tự làm rối vì trộn chỗ gõ tay với chỗ có công thức trong cùng một bảng, và vì mỗi tháng một tab mới (Tháng 1, Tháng 2…). Khi đó muốn biết khách nợ bao nhiêu kỳ, bạn phải mở từng tab mà cộng. Cách bên dưới tránh cả hai lỗi này.
Nguyên tắc quan trọng nhất: mọi tháng nằm chung một bảng, mỗi tháng mỗi phòng là một dòng, có cột "Kỳ" (ví dụ 2026-10). Lọc theo kỳ là ra tháng đó; cộng theo phòng là ra cả lịch sử. Không bao giờ tạo tab "Tháng 11".
| Bảng | Mỗi dòng là | Cột chính | Ai điền |
|---|---|---|---|
| Phòng & Hợp đồng | Một hợp đồng thuê | Phòng, khách, ngày vào, ngày trả, giá thuê, tiền cọc, số người | Bạn, một lần |
| Bảng giá | Một mức giá có hiệu lực | Áp dụng từ kỳ, giá điện, giá nước, rác, wifi, gửi xe | Bạn, khi đổi giá |
| Chốt số | Một phòng trong một kỳ | Kỳ, phòng, điện cũ, điện mới, nước cũ, nước mới | Bạn gõ số mới; số cũ tự lấy |
| Hoá đơn | Một phòng trong một kỳ | Tiền phòng, điện, nước, phí, nợ cũ, phải trả | Công thức |
| Thu tiền | Một lần nhận tiền | Ngày, phòng, kỳ, số tiền, hình thức | Bạn, khi nhận tiền |
| Công nợ & Báo cáo | Một phòng / một tháng | Đang nợ, số kỳ nợ, doanh thu, lấp đầy | Công thức |
Vì sao Bảng giá có cột "áp dụng từ kỳ"
Nếu bạn sửa thẳng giá điện từ 3.500đ lên 3.800đ, mọi hoá đơn cũ cũng đổi theo — sổ sách tháng trước sai luôn. Thêm một DÒNG giá mới với "áp dụng từ 2026-06", công thức sẽ lấy giá mới nhất có hiệu lực tại kỳ của hoá đơn, tháng cũ giữ nguyên.
Các công thức dưới đây chạy trên cả Google Sheets lẫn Excel 2021/365. Tên cột là ví dụ — đổi cho khớp file của bạn.
=XLOOKUP(B5; B$1:B4; F$1:F4; ""; 0; -1)=IF(F5<E5; ""; (F5-E5)*GiaDien)=ROUND(GiaThue / DAY(EOMONTH(DauKy;0)) * (MIN(CuoiKy; NgayTra) - MAX(DauKy; NgayVao) + 1); -3)Công thức tiền phòng theo ngày có vài bẫy (tháng 2, khách trả phòng không ghi ngày, ở trọn tháng nhưng tháng có 31 ngày) — xem riêng ở bài cách tính tiền phòng theo ngày. Còn điện tính theo bậc thang hay theo giá cố định, và chủ trọ được thu tối đa bao nhiêu, xem cách tính tiền điện nước phòng trọ.
=SUMIFS(HoaDon!K:K; HoaDon!B:B; A5) - SUMIFS(ThuTien!D:D; ThuTien!B:B; A5)Dấu ; hay dấu ,
Google Sheets và Excel cài tiếng Việt dùng dấu chấm phẩy (;) giữa các đối số. Nếu máy bạn để vùng Hoa Kỳ thì đổi thành dấu phẩy. Cài đặt vùng sai còn làm ngày 03/07 thành 7 tháng 3 — xem cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets.
Phần tốn thời gian nhất không phải tính tiền mà là nhắn cho từng phòng rồi dò sao kê xem ai chuyển chưa. Một mã QR VietQR có sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản (ví dụ "A101 202610") giải quyết cả hai: khách không gõ nhầm số, và bạn nhìn nội dung là biết tiền của phòng nào, kỳ nào.
Bạn có thể tự tạo mã QR ngay trong ô bằng hàm IMAGE — cách làm từng bước ở bài tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets.
Tính tiền phòng trọ trong 5 giây — file tự tính điện nước (Short)
Xem trên YouTube ↗Khi Thu tiền ghi từng lần nhận, bảng Công nợ chỉ còn là một phép trừ theo phòng. Sắp theo số tiền nợ giảm dần, thêm cột "quá hạn lâu nhất" là đủ để biết nên nhắc ai trước.
Báo cáo tháng cộng theo kỳ: doanh thu từng khoản (phòng, điện, nước, phí), thực thu, chi phí và tỷ lệ lấp đầy. Nhìn 12 tháng liền nhau mới thấy được mùa vắng khách và dãy nào kéo lợi nhuận xuống.
Chủ trọ 20 phòng lời bao nhiêu một tháng? (Short)
Xem trên YouTube ↗| Tự dựng theo bài này | Mẫu Quản lý phòng trọ PRO | |
|---|---|---|
| Thời gian bắt đầu | 1–3 buổi tối, tuỳ số trường hợp đặc biệt | Tạo bản sao, nhập phòng và hợp đồng |
| Tiền phòng theo ngày, đổi giá giữa năm | Tự viết công thức | Có sẵn |
| Mã QR, Zalo, PDF, email | Làm được phần QR bằng hàm IMAGE | Có sẵn trên Google Sheets |
| Đối soát sao kê ngân hàng | Dò tay | Dán sao kê, tự khớp nội dung |
| Hợp đồng, biên bản bàn giao | Soạn riêng | 3 mẫu Word tự điền |
| Chi phí | Miễn phí | Mua một lần |
Dưới 10 phòng, ít khi có khách đổi giữa tháng: một file tự dựng như trên là đủ dùng. Từ vài chục phòng, nhiều dãy, hoặc bạn không muốn tối nào cũng ngồi dò sao kê thì mẫu làm sẵn tiết kiệm nhiều giờ hơn số tiền bỏ ra. Nếu đang phân vân giữa bảng tính và phần mềm quản lý nhà trọ thu phí hằng tháng, xem quản lý phòng trọ bằng Google Sheets hay app, hoặc so sánh riêng với iTro và Lozido.
Phần tính tiền chạy như nhau. Google Sheets hơn ở chỗ mở được trên điện thoại, nhiều người cùng xem, và có Apps Script để tạo mã QR, gửi email, tạo PDF. Excel hợp nếu bạn quen làm trên máy tính và không cần chia sẻ. Xem thêm Google Sheets hay Excel.
Từ khoảng 5 phòng, hoặc ngay khi bạn bắt đầu có khách trả thiếu hay vào ở giữa tháng. Đó là lúc sổ tay bắt đầu sai mà khó phát hiện.
Ghi đúng số tiền khách đưa vào bảng Thu tiền. Công thức Còn nợ = tổng hoá đơn − tổng đã thu nên phần thiếu tự chuyển sang tháng sau, không cần sửa hoá đơn.
Thêm cột "số cũ thay thế": khi thay đồng hồ, ghi số của đồng hồ mới lúc lắp vào cột này, công thức ưu tiên cột đó thay cho số cũ tự lấy. Mẫu PRO có sẵn cột này và báo đỏ khi số mới nhỏ hơn số cũ.
Được — thêm cột Dãy vào bảng Phòng và Bảng giá, mỗi dãy một mức giá riêng. Báo cáo cộng theo dãy để so sánh dãy nào lời hơn.
10 câu hỏi chủ trọ hay gặp khi tính tiền phòng trên Google Sheets
Xem trên YouTube ↗Cách tính tiền điện nước phòng trọ: giá cố định hay bậc thang EVN, định mức 4 người một hộ, mức chủ trọ được thu, công thức Google Sheets có ví dụ số.
Cách tính tiền phòng theo ngày khi khách vào hoặc trả phòng giữa tháng: chia số ngày thực hay chia 30, công thức Google Sheets, bẫy tháng 2 và tháng 31 ngày.
Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ cần những điều khoản gì: giá thuê, tiền cọc, điện nước, tạm trú, trả phòng. Căn cứ Bộ luật Dân sự, Luật Nhà ở 2023, Luật Cư trú.
Google Sheets hay Excel: so chi phí, làm chung, dùng trên điện thoại, khi mất mạng, giới hạn dữ liệu, Apps Script với VBA và các công thức khác nhau.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Quản lý phòng trọ.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
