Cách tính tiền phòng theo ngày khi khách vào hoặc trả phòng giữa tháng

Ba bước, ví dụ phòng A105 giá thuê 3.000.000đ/tháng, khách vào ngày 20/10:

1. Đếm số ngày ở trong tháng, tính cả ngày vào: từ 20/10 tới 31/10 là 31 − 20 + 1 = 12 ngày.
2. Giá một ngày = giá thuê ÷ số ngày của tháng đó: 3.000.000 ÷ 31 = 96.774đ.
3. Tiền phòng = giá một ngày × số ngày ở = 1.161.290đ, làm tròn nghìn thành 1.161.000đ.

Ngày ở

Tính cả ngày vào

Chia cho

Số ngày của tháng (28–31)

Ví dụ 3 triệu, vào 20/10

1.161.000đ

Điện nước

Vẫn theo số đồng hồ thực

Chỉ tiền phòng và các phí cố định (rác, wifi, gửi xe) mới chia theo ngày. Điện nước đã có số đồng hồ thì tính theo số thực dùng — xem cách tính tiền điện nước phòng trọ.

Nhiều chủ trọ nhẩm "giá một ngày = giá tháng ÷ 30" cho nhanh. Với tháng 30 ngày thì hai cách ra y nhau; lệch nhau ở tháng 31 ngày và tháng 2.

Chọn cách nào cũng được, miễn là ghi trong hợp đồng và áp dụng giống nhau cho mọi phòng. Nếu muốn giữ "chia 30" cho dễ nhẩm, ít nhất hãy quy định ở trọn tháng thì thu đúng giá thuê, chỉ ngày lẻ mới chia 30 — công thức ở phần dưới.

Mỗi hợp đồng một dòng: B = giá thuê, C = ngày vào, D = ngày trả phòng (để trống nếu khách còn ở). Ô F1 là ngày đầu kỳ, ví dụ 01/10/2026. Công thức chạy trên cả Google Sheets lẫn Excel.

=MAX(0; MIN(EOMONTH($F$1;0); IF(D2=""; EOMONTH($F$1;0); D2)) - MAX($F$1; C2) + 1)

=ROUND(B2 / DAY(EOMONTH($F$1;0)) * E2; -3)

Thử lại: F1 = 01/10/2026, C2 = 20/10/2026, D2 trống. MIN(31/10; 31/10) − MAX(01/10; 20/10) + 1 = 12 ngày. DAY(EOMONTH(01/10;0)) = 31. 3.000.000 ÷ 31 × 12 = 1.161.290 → 1.161.000.

=IF(E2 = DAY(EOMONTH($F$1;0)); B2; ROUND(B2 / 30 * E2; -3))

Ngày trả phòng có tính tiền không? Không có quy định chung — đây là chuyện thoả thuận. Cách phổ biến là tính cả ngày vào lẫn ngày trả (như công thức trên). Nếu bạn không tính ngày trả, bỏ "+ 1" khi khách trả phòng. Dù chọn cách nào, ghi một câu vào hợp đồng: "Tháng vào ở hoặc trả phòng không trọn tháng tính theo số ngày ở thực tế, gồm cả ngày vào và ngày trả".

Thu tiền đầu tháng (thu trước)? Khi thu trước, kỳ tháng 10 gồm tiền phòng tháng 10 + điện nước tháng 9. Khách vào 20/10 thì kỳ đầu thu 12 ngày tiền phòng, chưa có điện nước; khách trả phòng thì kỳ cuối thu điện nước tới ngày trả và hoàn phần tiền phòng đã thu thừa (hoặc cấn trừ vào cọc).

Phí rác, wifi, gửi xe? Nếu thu theo tháng thì chia theo cùng tỷ lệ ngày ở. Khách ở 12/31 ngày, phí rác 20.000đ/người, 2 người: 20.000 × 2 × 12 ÷ 31 = 15.484 → làm tròn theo cách bạn làm tròn hoá đơn.

Ngày trả phòng là lúc dễ sai nhất vì dồn nhiều khoản: tiền phòng lẻ ngày, điện nước tới chỉ số cuối, nợ cũ, đền bù, rồi trừ tất cả vào tiền cọc. Làm theo thứ tự:

1. Chốt chỉ số điện nước ngay lúc nhận lại phòng, chụp ảnh đồng hồ.
2. Tính tiền phòng từ đầu kỳ tới ngày trả theo công thức trên.
3. Cộng nợ các kỳ trước (nếu có) và khoản đền bù đã ghi trong biên bản.
4. Trừ tổng vào tiền cọc; phần còn lại hoàn cho khách, phần thiếu khách trả thêm.
5. Lập biên bản quyết toán, hai bên ký — mẫu và ví dụ số ở bài mẫu hợp đồng thuê phòng trọ.

Công thức tiền phòng chỉ là một mảnh của file quản lý trọ. Cách nối nó với chốt số, hoá đơn và công nợ ở bài cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets. Đang so sánh với phần mềm thuê bao thì xem Phòng trọ PRO và iTro.

• Cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets6 bảng và vòng 6 bước mỗi tháng
• Cách tính tiền điện nước phòng trọGiá cố định, bậc thang EVN, mức được thu
• Mẫu hợp đồng thuê phòng trọĐiều khoản cọc, điện nước, trả phòng
• Hướng dẫn cài Quản lý phòng trọ PROCó đoạn video về khách vào giữa tháng

1. 

   10 câu hỏi chủ trọ hay gặp khi tính tiền phòng trên Google Sheets

   Xem trên YouTube ↗