Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ: điều khoản cần có và lưu ý pháp lý cho chủ trọ

Thuê phòng trọ để ở là một dạng hợp đồng thuê tài sản theo Bộ luật Dân sự 2015 (từ Điều 472): bên cho thuê giao tài sản để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê trả tiền thuê. Vì là thuê nhà để ở, hợp đồng còn chịu Luật Nhà ở 2023 (có hiệu lực từ 01/08/2024). Ba điểm hình thức đáng nhớ:

Hình thức

Lập thành văn bản

Công chứng

Không bắt buộc

Hiệu lực

Theo thoả thuận; không ghi thì từ lúc ký

Tạm trú

Bắt buộc khi ở từ 30 ngày

• Phải lập thành văn bản và có các nội dung chính: thông tin hai bên, mô tả nhà/phòng, giá thuê, thời hạn và cách thanh toán, thời điểm giao nhận, quyền và nghĩa vụ hai bên (Điều 163 Luật Nhà ở 2023).
• Không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi hai bên muốn (Điều 164 Luật Nhà ở 2023).
• Hợp đồng là giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp mà người thuê thường dùng khi đăng ký tạm trú.

Câu chữ mẫu cho chỗ hay gây tranh cãi nhất — tháng vào ở lẻ ngày: "Giá thuê: 3.000.000đ/tháng, thanh toán trước ngày 5 hằng tháng. Tháng vào ở hoặc trả phòng không trọn tháng tính theo số ngày ở thực tế." Cách tính chi tiết ở bài cách tính tiền phòng theo ngày.

Đặt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015: hợp đồng được thực hiện thì tiền cọc được trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ trả tiền; bên đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng thì mất cọc; bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và một khoản tương đương — trừ khi hai bên thoả thuận khác. Vì luật cho phép thoả thuận khác, hợp đồng nên ghi rõ:

• Số tiền cọc bằng số và bằng chữ, ngày nhận.
• Cọc không dùng thay tiền thuê hằng tháng, chỉ cấn trừ khi trả phòng.
• Các khoản được trừ vào cọc: tiền thuê, điện nước còn nợ tới ngày trả; hư hỏng do bên thuê gây ra, đối chiếu với biên bản bàn giao.
• Khi nào mất cọc: tự ý bỏ đi, chấm dứt trước hạn mà không báo trước đủ số ngày đã thoả thuận.
• Hạn hoàn cọc sau khi trả phòng (ví dụ trong 3 ngày làm việc).

Ghi cụ thể cách tính (giá cố định bao nhiêu một kWh, hay bậc thang EVN theo định mức), chỉ số đồng hồ lúc nhận phòng, ngày chốt số hằng tháng và hạn đóng. Theo Thông tư 60/2025/TT-BCT, khi người thuê không tự ký hợp đồng mua điện, tổng tiền điện chủ nhà thu không được vượt tiền điện trên hoá đơn EVN hằng tháng; cứ 4 người thuê được tính một định mức nếu chủ nhà kê khai đủ người.

Thời hạn hợp đồng cũng liên quan: hợp đồng từ 12 tháng trở lên kèm đăng ký tạm trú mở đường cho việc ký hợp đồng mua điện theo định mức. Chi tiết và ví dụ số ở bài cách tính tiền điện nước phòng trọ.

• Ai phải đăng ký: người đến ở tại chỗ ở hợp pháp ngoài xã, phường nơi thường trú từ 30 ngày trở lên để lao động, học tập hoặc mục đích khác (Điều 27 Luật Cư trú 2020).
• Thời hạn tạm trú: tối đa 02 năm, gia hạn được nhiều lần.
• Hồ sơ: tờ khai thay đổi thông tin cư trú và giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp (Điều 28) — hợp đồng thuê là loại giấy tờ hay dùng. Có thể nộp tại công an cấp xã nơi tạm trú hoặc qua dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng VNeID.
• Chủ trọ nên làm: ghi nghĩa vụ đăng ký tạm trú vào hợp đồng, hỗ trợ giấy tờ cho khách, và theo dõi ngày hết hạn tạm trú của từng người.

Ở dưới 30 ngày thì không đăng ký tạm trú mà thông báo lưu trú. Quy định cư trú và mức xử phạt có thể được sửa theo thời gian — kiểm tra với công an phường, xã nơi có nhà trọ khi bạn bắt đầu cho thuê.

Luật Nhà ở 2023 (Điều 172) cho bên cho thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng trong một số trường hợp, trong đó có khi bên thuê không trả tiền thuê từ 03 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng, hoặc dùng nhà sai mục đích. Bên nào đơn phương chấm dứt thì phải báo trước cho bên kia ít nhất 30 ngày, trừ khi hai bên thoả thuận khác.

Nếu bạn muốn điều kiện chặt hơn (ví dụ chậm trả 1 tháng), hãy viết rõ trong hợp đồng và thống nhất với khách trước khi ký — và nhớ rằng thoả thuận trái luật có thể không được công nhận khi tranh chấp. Thủ tục trả phòng nên ghi theo thứ tự: chốt chỉ số điện nước, đối chiếu tài sản với biên bản bàn giao, lập biên bản quyết toán, hoàn cọc.

1. Xem CCCD gốc của khách, ghi đủ số, ngày cấp, nơi thường trú.
2. Điền đủ người ở cùng — ảnh hưởng tới phí theo người và định mức điện.
3. Ghi chỉ số điện nước lúc nhận phòng, chụp ảnh đồng hồ.
4. Lập biên bản bàn giao tài sản, chìa khoá, thẻ từ.
5. Ghi số tài khoản nhận tiền và nội dung chuyển khoản (ví dụ "A101 202610") — mẹo tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets.
6. Hai bên ký từng trang hoặc ký cuối và giữ mỗi bên một bản.

• Cách quản lý phòng trọ bằng Google SheetsTừ hợp đồng tới chốt số, hoá đơn, công nợ
• Cách tính tiền điện nước phòng trọBậc thang EVN, trần được thu
• Cách tính tiền phòng theo ngàyVào, trả phòng giữa tháng
• Quản lý phòng trọ: Google Sheets hay app?So sánh bảng tính với phần mềm thuê bao

1. 

   Cãi nhau với khách vì tiền phòng… hoá ra khách trả rồi (Short)

   Xem trên YouTube ↗