Quản lý phòng trọ11 phút đọc
Cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets (và Excel): từ chốt số tới công nợ
Hướng dẫn dựng file quản lý phòng trọ: 6 bảng cần có, công thức tính tiền điện nước, tiền phòng theo ngày, công nợ và vòng 6 bước mỗi tháng.
Quản lý phòng trọ · 12 phút đọc
Cách nhắc khách thuê trả tiền phòng: lịch nhắc, tin nhắn mẫu và khi nào được chấm dứt hợp đồng
Nhắc tiền phòng hiệu quả nhất là nhắc **theo lịch cố định** — gửi hoá đơn, nhắc trước hạn, nhắc ngay sau hạn — với tin nhắn luôn có số tiền và nội dung chuyển khoản, rồi ghi đúng từng đồng khách trả. Bài này đưa lịch nhắc theo mốc, 6 tin nhắn Zalo mẫu, cách ghi khi khách trả thiếu, cấn trừ cọc, dò sao kê khi khách nói "em chuyển rồi", và mốc nợ mà luật cho phép chấm dứt hợp đồng.
Đăng HiTaVa
Vì sao khách trả tiền phòng trễ
Phần lớn khách trễ không cố tình. Lý do hay gặp nhất là quên (lương về ngày 10 mà hạn đóng ngày 5), không biết chính xác bao nhiêu (chờ chủ trọ báo số điện nước), và ngại hỏi lại khi thấy hoá đơn lạ. Số ít còn lại mới là khách gặp khó khăn thật hoặc khách chây ì.
Vì vậy hãy giải quyết ba lý do đầu trước: báo số tiền sớm và rõ từng khoản, nhắc đúng lúc, cho khách cách chuyển khoản không thể sai. Phần pháp lý ở cuối bài chỉ dành cho số ít còn lại.
- Mốc nhắc mỗi tháng
- 4–5 mốc
- Mỗi tin nhắn phải có
- Số tiền, nội dung CK, hạn
- Mốc nợ luật cho chấm dứt
- Từ 3 tháng
- Báo trước khi chấm dứt
- Ít nhất 30 ngày
Lịch nhắc tiền phòng theo mốc
Ví dụ dưới đây dùng hạn đóng ngày 05 hằng tháng, thu tiền cuối tháng (tiền phòng tháng 10 cộng điện nước tháng 10, thu đầu tháng 11). Nếu bạn thu trước đầu tháng thì dời các mốc theo cùng khoảng cách.
| Mốc | Ngày (ví dụ) | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Chốt số, gửi hoá đơn | 30–31/10 | Gửi hoá đơn đủ từng khoản, kèm mã QR hoặc nội dung chuyển khoản |
| Trước hạn 2 ngày | 03/11 | Nhắc nhẹ, nói rõ "chuyển rồi thì bỏ qua" |
| Sau hạn 1 ngày | 06/11 | Báo chưa thấy tiền, xin ảnh giao dịch nếu khách đã chuyển |
| Quá hạn 5 ngày | 10/11 | Hỏi ngày trả cụ thể, đề nghị chia lần nếu khó khăn |
| Quá hạn 15 ngày | 20/11 | Gặp trực tiếp, thống nhất lịch trả, để khách xác nhận bằng tin nhắn |
| Nợ từ 3 tháng | — | Có thể gửi thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản, báo trước ít nhất 30 ngày |
Nhắc cùng một giờ, cùng một kênh
Chọn một kênh chính (thường là Zalo) và một khung giờ cố định, ví dụ 8–9 giờ sáng. Nhắn lúc 11 giờ đêm dễ biến chuyện tiền thành chuyện bực mình.
Tin nhắn Zalo mẫu nhắc tiền phòng
Sáu mẫu dưới đây theo đúng lịch ở trên, dùng ví dụ phòng B204, khách tên Mai, hoá đơn tháng 10/2026 là 3.200.000đ (phòng 2.500.000 + điện 130 kWh × 3.500 = 455.000 + nước 5 m³ × 25.000 = 125.000 + rác 40.000 + wifi 80.000).
- Gửi hoá đơn (31/10): "Chào chị Mai, phòng B204 gửi hoá đơn tháng 10/2026: 3.200.000đ (phòng 2.500.000, điện 130 kWh 455.000, nước 5 m³ 125.000, rác + wifi 120.000). Chuyển khoản [số tài khoản, ngân hàng, tên], nội dung: B204 202610. Hạn đóng 05/11. Cảm ơn chị!"
- Trước hạn (03/11): "Chị Mai ơi, em nhắc nhẹ: tiền phòng B204 tháng 10 là 3.200.000đ, hạn 05/11. Chị chuyển rồi thì bỏ qua tin này giúp em nhé."
- Sau hạn 1 ngày (06/11): "Em chưa thấy khoản 3.200.000đ của phòng B204 (nội dung B204 202610). Nếu chị đã chuyển, chị gửi em ảnh giao dịch để em dò lại sao kê ạ."
- Quá hạn 5 ngày (10/11): "Tiền phòng tháng 10 của B204 đã quá hạn 5 ngày. Chị cho em biết ngày nào chị trả được nhé; nếu đang khó khăn thì mình chia làm 2 lần, em ghi lại để hai bên cùng theo dõi."
- Xác nhận trả thiếu: "Em đã nhận 2.000.000đ ngày 08/11. Phòng B204 còn 1.200.000đ của tháng 10, em cộng vào hoá đơn tháng 11 nhé."
- Nợ chồng kỳ: "Phòng B204 hiện còn nợ 1.200.000đ (tháng 10) và 3.150.000đ (tháng 11), tổng 4.350.000đ. Theo hợp đồng, chị thanh toán trước ngày 05 hằng tháng. Chị sắp xếp trả trước ngày 10/12 giúp em."
Ba nguyên tắc: luôn ghi số tiền và nội dung chuyển khoản, cho khách lối thoát ("chuyển rồi thì bỏ qua") để không ai mất mặt, và xác nhận bằng chữ mỗi lần nhận tiền — đó là bằng chứng nếu sau này có tranh chấp.
Mã QR chuyển khoản điền sẵn số tiền và nội dung giúp khách không gõ nhầm — bạn có thể tự tạo bằng hàm IMAGE, xem bài tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets.
Khách trả thiếu: ghi thế nào để nợ tự cộng dồn
Sai lầm hay gặp là sửa số tiền trên hoá đơn cho khớp số khách đưa, hoặc ghi "còn nợ 1,2tr" vào ô ghi chú. Cách đúng: hoá đơn giữ nguyên, mỗi lần nhận tiền ghi một dòng ở bảng Thu tiền, công thức tự tính phần còn thiếu.
Giả sử bảng HoaDon có các cột: A Kỳ, B Phòng, C Tiền kỳ này, D Hạn đóng, E Luỹ kế, F Còn thiếu, G Quá hạn (ngày). Bảng ThuTien có: A Ngày, B Phòng, C Số tiền. Hoá đơn của mỗi phòng được thêm theo thứ tự tháng.
=SUMIFS(C$2:C2; B$2:B2; B2)=MAX(0; MIN(C2; E2 - SUMIFS(ThuTien!C:C; ThuTien!B:B; B2)))=IF(F2=0; ""; MAX(0; TODAY() - D2))=COUNTIFS(HoaDon!B:B; A2; HoaDon!F:F; ">0")Thử lại trước ngày 06/12, khi khách mới trả 2.000.000: tháng 10 thiếu 1.200.000, tháng 11 thiếu 3.150.000, tổng 4.350.000 — đúng số trong tin nhắn "nợ chồng kỳ". Cách dựng cả file (chốt số, hoá đơn, công nợ) có ở bài cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets.
Phí trễ hạn chỉ thu khi hợp đồng có ghi
Phạt vi phạm là khoản do các bên thoả thuận (Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015). Hợp đồng không ghi mà bạn tự cộng 50.000đ vào hoá đơn thì khách có quyền không trả, và đó thường là lúc quan hệ đổ vỡ. Nếu muốn áp dụng, ghi rõ trong hợp đồng: trễ quá bao nhiêu ngày, bao nhiêu tiền, thu một lần hay theo ngày.
Có được lấy tiền cọc trừ tiền phòng không?
Tiền cọc dùng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng (Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015). Lấy cọc trừ tiền phòng khi khách còn ở nghĩa là bạn không còn gì bảo đảm cho tháng cuối và đồ đạc hư hỏng. Vì vậy nhiều hợp đồng ghi "tiền cọc không dùng thay tiền thuê hằng tháng, trừ khi hai bên đồng ý khi trả phòng".
Cấn trừ cọc hợp lý nhất là lúc trả phòng: chốt số điện nước ngày trả, kiểm tài sản, rồi lập biên bản quyết toán. Ví dụ phòng B204 trả phòng 31/12, tiền phòng tháng 12 khách đã chuyển:
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Tiền cọc đang giữ | 3.000.000 |
| − Nợ cũ còn lại (tháng 11) | 350.000 |
| − Điện nước tháng 12, chốt khi trả | 610.000 |
| − Đền ổ khoá hỏng | 150.000 |
| Hoàn lại khách | 1.890.000 |
Khi khách xin "trừ vào cọc" giữa chừng vì kẹt tiền, bạn có thể đồng ý — nhưng ghi bằng tin nhắn số tiền đã cấn, số cọc còn lại, và thoả thuận khách bổ sung cọc trước ngày nào. Điều khoản cọc nên viết thế nào xem bài mẫu hợp đồng thuê phòng trọ.
"Em chuyển rồi mà chị": dò sao kê ngân hàng
Tranh cãi khó chịu nhất là khi khách khẳng định đã chuyển còn bạn không thấy. Trước khi nói thêm câu nào, hãy xin ảnh giao dịch (có ngày giờ, số tiền, tài khoản nhận) rồi dò sao kê theo thứ tự:
- Tìm theo số tiền trong khoảng 3 ngày quanh ngày khách nói — đây là cách nhanh nhất.
- Tìm theo tên người chuyển — người nhà, bạn cùng phòng chuyển hộ.
- Kiểm tra tài khoản nhận — khách lưu số tài khoản cũ của bạn.
- Kiểm tra chuyển gộp — một lần cho 2 tháng, hoặc gộp với tiền cọc.
- Kiểm tra nội dung — khách ghi "tien nha", bạn đã ghi nhầm cho phòng khác.
Cả năm trường hợp đều giảm hẳn khi mọi khoản thu đi qua một tài khoản với nội dung chuyển khoản cố định dạng Phòng + Kỳ (B204 202610). Khi đó việc đối chiếu chỉ còn là tìm chuỗi đó trong sao kê. Trên Google Sheets, dán sao kê (Ngày, Số tiền, Nội dung) vào một tab rồi tách mã bằng công thức:
=IFERROR(REGEXEXTRACT(UPPER(C2); "[A-Z]\d{3} ?\d{6}"); "")
Khách nợ bao lâu thì chủ trọ được chấm dứt hợp đồng?
Theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023 (hiệu lực từ 01/8/2024), trong thời hạn thuê bên cho thuê không được đơn phương chấm dứt hợp đồng và lấy lại nhà, trừ một số trường hợp. Trường hợp liên quan tới tiền là khi bên thuê không trả đủ tiền thuê theo thoả thuận từ 03 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng. Ngoài ra còn các trường hợp như dùng nhà sai mục đích, tự ý cải tạo, cho thuê lại khi chưa được đồng ý.
Bên đơn phương chấm dứt phải thông báo cho bên kia ít nhất 30 ngày (bằng văn bản hoặc hình thức hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng), trừ khi hai bên thoả thuận khác; vi phạm mà gây thiệt hại thì phải bồi thường. Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 481) có quy định chung tương tự cho thuê tài sản trả theo kỳ: không trả tiền ba kỳ liên tiếp thì bên cho thuê được đơn phương chấm dứt, trừ khi có thoả thuận hoặc luật khác quy định khác. Nợ 1 tháng thì chưa đủ căn cứ: nhắc, thoả thuận lịch trả, áp phí trễ nếu hợp đồng có ghi.
Hợp đồng ghi "chậm trả quá 30 ngày" thì sao?
Nhiều mẫu hợp đồng — kể cả mẫu Word đi kèm Quản lý phòng trọ PRO — có câu bên cho thuê được đơn phương chấm dứt khi bên thuê chậm trả quá 30 ngày dù đã được nhắc. Đó là thoả thuận giữa hai bên, nhưng mốc luật quy định là 03 tháng; nếu khách không đồng ý và chuyện ra tới cơ quan giải quyết, điều khoản ngắn hơn luật chưa chắc được chấp nhận. Mốc an toàn là 3 tháng. Muốn dựa vào điều khoản ngắn hơn, hãy hỏi luật sư trước.
Trong lúc chờ đủ mốc, đừng tự ý khoá cửa, cắt điện nước hay dọn đồ của khách: hợp đồng chưa chấm dứt hợp lệ thì làm vậy dễ biến bạn thành bên vi phạm. Thứ giúp bạn nhất khi có tranh chấp là hồ sơ: hoá đơn từng kỳ, tin nhắn nhắc có ngày giờ, tin khách hẹn trả, sao kê và thông báo bằng văn bản. Quy định có thể thay đổi — kiểm tra lại văn bản trước khi làm.
Tự làm bảng nhắc nợ hay dùng mẫu có sẵn?
Vài phòng, khách quen: bảng tự làm với các công thức trên là đủ. Nhiều dãy, hay có khách trả thiếu hoặc chuyển sai nội dung thì mẫu làm sẵn đỡ nhiều giờ dò sổ. Đang cân nhắc giữa bảng tính và app quản lý nhà trọ thu phí tháng, xem Google Sheets hay app hoặc so sánh riêng với iTro.
Tính tiền phòng trọ trong 5 giây — file tự tính điện nước (Short)
Xem trên YouTube ↗
Câu hỏi thường gặp
Nên nhắc tiền phòng mấy lần một tháng?
Thường 3–4 lần: khi gửi hoá đơn, trước hạn 1–2 ngày, ngay sau hạn và khoảng 5 ngày sau hạn. Sau đó gặp trực tiếp, thay vì nhắn dồn dập mỗi ngày.
Khách trả thiếu thì có nên sửa hoá đơn không?
Không. Giữ nguyên hoá đơn, ghi đúng số khách đưa ở bảng Thu tiền; công thức tự chuyển phần thiếu sang kỳ sau và bạn luôn biết khoản nợ thuộc tháng nào.
Chủ trọ có được thu phí trễ hạn không?
Được nếu hợp đồng có thoả thuận (phạt vi phạm theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015). Ghi rõ mức phí và trễ bao nhiêu ngày thì tính. Không có trong hợp đồng thì không nên tự cộng.
Khách nợ 1 tháng có được đuổi không?
Chưa. Theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023, bên cho thuê được đơn phương chấm dứt khi bên thuê không trả đủ tiền thuê từ 03 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng, và phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ khi hai bên thoả thuận khác.
Có được lấy tiền cọc trừ tiền phòng tháng này không?
Chỉ khi hai bên đồng ý, và nên ghi lại bằng tin nhắn. Cọc dùng để bảo đảm hợp đồng; cấn trừ hợp lý nhất là khi trả phòng, sau khi chốt điện nước và kiểm tài sản.
Có phần mềm tự gửi tin Zalo nhắc tiền phòng không?
Zalo không cho phần mềm tự gửi tin tới tài khoản cá nhân; bảng tính chỉ soạn sẵn tin để bạn chép và gửi. Khách có email thì gửi email hàng loạt được.
10 câu hỏi chủ trọ hay gặp khi tính tiền phòng trên Google Sheets
Xem trên YouTube ↗
Nguồn tham khảo
Mẫu làm sẵn cho việc này
Đọc tiếp
- Quản lý phòng trọ13 phút đọc
Hợp đồng ở nhờ: cách viết giấy cho ở nhờ, có cần công chứng và khi nào đòi lại nhà được
Hợp đồng ở nhờ, giấy cho ở nhờ theo Luật Nhà ở 2023 và Bộ luật Dân sự: khi nào cần công chứng, dùng đăng ký tạm trú, thường trú, cách đòi lại nhà, mẫu để chép.
- Quản lý phòng trọ12 phút đọc
Mẫu hợp đồng thuê nhà 2026: điều khoản bắt buộc, có phải công chứng và mẫu đầy đủ để chép
Mẫu hợp đồng thuê nhà nguyên căn, căn hộ theo Luật Nhà ở 2023: 11 nội dung bắt buộc, có phải công chứng, thuế cho thuê nhà 2026, phụ lục bàn giao để chép.
- Quản lý phòng trọ14 phút đọc
Kiểm tra phòng trước khi cho thuê: checklist điện, nước, khoá, thiết bị và biên bản bàn giao phòng
Checklist kiểm tra phòng trước khi cho thuê: điện, nước, khoá, thiết bị, ảnh hiện trạng, chỉ số đồng hồ, biên bản bàn giao phòng mẫu và đối chiếu khi trả.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Quản lý phòng trọ.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)