Kiểm tra phòng trước khi cho thuê: checklist điện, nước, khoá, thiết bị và biên bản bàn giao phòng

Ba lý do, xếp theo số tiền bạn có thể mất:

1. Tranh chấp khi trả phòng. Kính nứt, remote mất, tường ố: không có biên bản lúc nhận thì khách nói "lúc vào đã thế" và bạn không có gì để chứng minh.
2. Khách mới phàn nàn tuần đầu. Vòi rỉ, ổ cắm chết, máy lạnh không lạnh làm khách mất thiện cảm ngay từ đầu; sửa sau khi khách đã vào thì phải hẹn giờ, vào phòng người ta.
3. An toàn. Dây điện hở, CB chống giật hỏng, bình chữa cháy hết hạn là rủi ro thật, không chỉ là chuyện tiền.

Số mục kiểm

24 mục, 6 nhóm

Thời gian

30–45 phút mỗi phòng

Ảnh hiện trạng

Mỗi góc 1 ảnh + 1 video quay liền

Căn cứ trừ cọc

Biên bản bàn giao có chữ ký

Luật cũng đặt nền cho việc này. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (hiệu lực từ 01/01/2017), bên cho thuê phải bảo đảm tài sản thuê đúng tình trạng đã thoả thuận và sửa hư hỏng, trừ hư hỏng nhỏ mà theo tập quán bên thuê tự sửa (Điều 477); bên thuê phải bảo quản, nếu làm mất, hư hỏng thì bồi thường, nhưng không chịu hao mòn tự nhiên (Điều 479); khi trả, bên thuê trả lại tài sản trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên (Điều 482). "Tình trạng như khi nhận" chỉ xác định được nếu lúc nhận có ghi lại.

Làm sau khi dọn dẹp, sơn sửa xong và trước ngày khách nhận phòng ít nhất 1–2 ngày, để còn thời gian gọi thợ. Mang theo một sạc điện thoại (thử ổ cắm), một xô nước (thử thoát sàn) và điện thoại đầy pin.

Riêng phòng cháy chữa cháy có yêu cầu riêng theo quy mô nhà trọ — xem bài phòng cháy chữa cháy nhà trọ. Mục 11 hay bị bỏ qua nhất: khách cũ có thể còn giữ chìa đánh thêm, nên đổi ruột khoá mỗi lần đổi khách là cách rẻ nhất để khách mới yên tâm.

Chỉ số lúc bàn giao là số cũ của hoá đơn tháng đầu. Ghi sai một số là cả tháng tính sai, và khách có lý do nghi ngờ mọi hoá đơn sau.

• Chụp ảnh đồng hồ có cả khách đứng xem, ghi số vào biên bản và để khách ký.
• Ghi cả số công tơ / số đồng hồ (in trên mặt đồng hồ), nhất là dãy trọ có nhiều đồng hồ cạnh nhau — tránh nhầm đồng hồ của phòng bên.
• Đồng hồ điện tử có nhiều màn hình luân phiên: ghi màn hình tổng kWh, không ghi số công suất tức thời.
• Khách vào giữa tháng: chốt số ngày vào, tiền phòng tính theo ngày ở — cách tính ở bài tính tiền phòng theo ngày.

=(SoDienMoi-SoDienBanGiao)*GiaDien

Thử lại: bàn giao 2.350 kWh, cuối tháng chốt 2.468 kWh → 118 kWh. Đơn giá điện được thu và cách tính bậc thang có ở bài cách tính tiền điện nước phòng trọ.

Biên bản bàn giao phòng khác biên bản bàn giao tài sản chung ở chỗ phải có chỉ số đồng hồ, chìa khoá và tình trạng từng khu vực của phòng. Mẫu bàn giao tài sản, công việc, hồ sơ cho công ty có ở bài mẫu biên bản bàn giao. Chép mẫu dưới vào Google Tài liệu hoặc Word, thay phần trong ngoặc vuông:

BIÊN BẢN BÀN GIAO PHÒNG VÀ TÌNH TRẠNG PHÒNG
(kèm Hợp đồng thuê phòng số: [..] ngày [..])

Hôm nay, [giờ] ngày [..]/[..]/[....], tại phòng [A203], [địa chỉ nhà trọ].
Bên cho thuê (Bên A): [Họ tên] – CCCD [..] – SĐT [..]
Bên thuê (Bên B):     [Họ tên] – CCCD [..] – SĐT [..]

1. Chỉ số đồng hồ lúc bàn giao (có ảnh chụp kèm theo)
   Điện: [2.350] kWh – công tơ số [..]
   Nước: [418] m³ – đồng hồ số [..]

2. Chìa khoá, thẻ
   Chìa cửa phòng: [2] chiếc – Chìa/thẻ cổng: [1] – Remote cổng: [0]
   Ruột khoá cửa phòng thay mới ngày: [..]

3. Tình trạng phòng theo khu vực
   Tường, trần, sơn: [sơn mới 02/2026, không thấm, không nứt]
   Sàn, gạch:        [nguyên, 1 viên mẻ góc gần cửa WC]
   Cửa, cửa sổ, kính: [đóng kín, kính nguyên, có lưới chống muỗi]
   Nhà vệ sinh:      [bồn cầu, lavabo, vòi sen hoạt động, không rỉ]
   Điện:             [6 đèn sáng, 5 ổ cắm có điện, CB chống giật thử TEST ngắt tốt]

4. Tài sản, thiết bị giao kèm
   STT | Tên            | SL | Tình trạng lúc giao
   1   | Máy lạnh [hãng] | 1  | Chạy lạnh, có remote
   2   | Bình nóng lạnh | 1  | Hoạt động, có đèn báo
   3   | Giường 1m6     | 1  | Nguyên, trầy nhẹ chân giường
   4   | Tủ quần áo     | 1  | Nguyên, đủ 2 chìa tủ
   5   | Rèm cửa sổ     | 1  | Mới

5. Ảnh, video hiện trạng
   [24] ảnh và 1 video ([3] phút) quay lúc [giờ] ngày [..],
   lưu tại: [link thư mục Drive]; mỗi bên giữ một bản.

6. Cam kết
   Khi trả phòng, Bên B trả lại phòng và tài sản trong tình trạng như trên,
   trừ hao mòn tự nhiên. Hư hỏng, mất mát do Bên B gây ra được đối chiếu
   với biên bản này và trừ theo thoả thuận trong hợp đồng.
   Biên bản lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

        BÊN A                                BÊN B
  (ký, ghi rõ họ tên)                  (ký, ghi rõ họ tên)

• Ký ngay tại phòng, sau khi hai bên đi một vòng cùng nhau. Đừng để khách mang về "đọc sau".
• Khách phát hiện thêm lỗi trong 2–3 ngày đầu (vòi rỉ ban đêm, máy lạnh chảy nước): thoả thuận trước là nhắn kèm ảnh, bạn ghi bổ sung vào biên bản hoặc sửa luôn.
• Điều khoản cọc, các khoản được trừ và hạn hoàn cọc nên viết trong hợp đồng — xem mẫu hợp đồng thuê phòng trọ.

Giấy in sẵn dùng được, nhưng bảng tính cho bạn biết ngay phòng nào còn sót mục nào, nhất là khi có người làm hộ hoặc nhiều phòng trống cùng lúc. Tab Checklist, mỗi mục một dòng: A Nhóm, B Mục kiểm, C Cách thử, D Đã kiểm (hộp kiểm), E Ghi chú, F Ngày kiểm.

1. Dán 24 mục ở trên vào A2:C25.
2. Chọn D2:D25 › Chèn › Hộp kiểm. Ô chưa đánh dấu có giá trị FALSE, đã đánh dấu là TRUE.
3. Cột F: đứng ở ô và bấm Ctrl + ; để điền ngày hôm nay (ngày cố định, không tự đổi).
4. Mỗi phòng một bản: chuột phải vào tên tab › Tạo bản sao, đổi tên thành mã phòng.

=COUNTIF(D2:D25;TRUE)/COUNTA(B2:B25)

=COUNTIFS(A2:A25;"Nước";D2:D25;TRUE)/COUNTIF(A2:A25;"Nước")

=IF(COUNTIF(D2:D25;FALSE)=0;"Sẵn sàng cho thuê";"Còn "&COUNTIF(D2:D25;FALSE)&" mục")

Thử lại với phòng A203: 24 mục, đã đánh dấu 18 → 18 ÷ 24 = 75%, trạng thái "Còn 6 mục". Nhóm Nước 5 mục, đánh dấu 4 (bồn cầu còn phải thay phao) → 4 ÷ 5 = 80%. Nhóm Đồng hồ 0 ÷ 2 = 0%: đúng, vì chỉ số chỉ chụp vào ngày khách nhận phòng.

Thêm định dạng có điều kiện cho dễ nhìn: chọn A2:F25 › Định dạng › Định dạng có điều kiện › công thức tuỳ chỉnh =$D2=FALSE › nền cam nhạt. Mục nào chưa làm sẽ nổi lên ngay.

Nhiều phòng trong một tab thay vì mỗi phòng một tab: thêm cột Phòng (ví dụ cột G), rồi tính % từng phòng bằng =COUNTIFS(G:G;"A203";D:D;TRUE)/COUNTIF(G:G;"A203"). Cách dùng COUNTIFS nhiều điều kiện ở bài hàm SUMIFS, COUNTIFS.

Dùng lại đúng checklist và biên bản lúc nhận, đi cùng khách từng khu vực. Mỗi mục so hai cột: tình trạng lúc nhận và lúc trả. Chỗ nào khác thì phân loại: như cũ, hao mòn tự nhiên (không trừ), hư hỏng hoặc mất do người thuê (trừ theo chi phí thực tế).

Trong bảng tính: cột A Hạng mục, B Lúc nhận, C Lúc trả, D Phân loại (danh sách thả xuống: Như cũ, Hao mòn tự nhiên, Hư hỏng, Mất), E Số tiền trừ.

=SUMIFS(E2:E30;D2:D30;"Hư hỏng")+SUMIFS(E2:E30;D2:D30;"Mất")

Thử lại: kính cửa sổ nứt 200.000đ + remote máy lạnh 150.000đ + làm lại 1 chìa khoá 80.000đ = 430.000đ. Hai dòng hao mòn tự nhiên (tường, rèm) có ghi số 0 và cũng không được cộng vì không khớp điều kiện. Số tiền trừ nên dựa trên báo giá hoặc hoá đơn sửa thật, chụp lại gửi khách. Các bước còn lại khi trả phòng — chốt chỉ số cuối, lập quyết toán, hoàn cọc — có ở phần chấm dứt hợp đồng của bài mẫu hợp đồng thuê phòng trọ.

• Chốt số điện nước cuối ngay lúc trả, chụp ảnh như lúc nhận.
• Thu đủ chìa, thẻ, remote đúng số lượng trong biên bản.
• Sau khi khách đi: làm lại checklist 24 mục cho khách kế tiếp — vòng lặp bắt đầu lại.
• Khách chuyển đi thì cập nhật việc tạm trú theo quy định — xem đăng ký tạm trú cho người thuê trọ.

Checklist có hộp kiểm ở trên bạn tự làm — mẫu không có tab checklist riêng. Phần mẫu Quản lý phòng trọ PRO làm sẵn là những thứ đi kèm bàn giao:

• Tab Tài sản: tài sản giao cho từng phòng, dùng để điền vào biên bản bàn giao.
• 3 mẫu Word do HiTaVa soạn: hợp đồng thuê phòng, biên bản bàn giao, quyết toán trả phòng. Trên Google Sheets, file tự điền tên, CCCD, giá thuê bằng chữ, tài sản rồi xuất PDF lưu Drive.
• Tab Chốt số: số cũ tự lấy từ kỳ trước, số mới nhỏ hơn số cũ thì báo đỏ.
• Hộp thoại cho thuê, trả phòng (cấn trừ cọc, quyết toán), tab Sổ cọc theo dõi cọc đang giữ, cần hoàn; tab Sửa chữa ghi việc sửa, chi phí, ai chịu.
• Nhắc việc: hợp đồng và tạm trú sắp hết hạn, cọc cần hoàn, phòng chưa chốt số.

Mã QR, PDF, email, tin nhắn Zalo soạn sẵn và hộp thoại cho thuê / trả phòng chỉ chạy trên Google Sheets (cần máy tính); mở bằng Excel 2016 trở lên vẫn dùng được phần tính tiền, công nợ, sổ cọc, nhắc việc. Cài đặt từng bước ở hướng dẫn Quản lý phòng trọ PRO.

• Mẫu hợp đồng thuê phòng trọĐiều khoản cần có, tiền cọc, chấm dứt hợp đồng
• Mẫu biên bản bàn giaoBàn giao tài sản, công việc, hồ sơ
• Cách tính tiền điện nước phòng trọBậc thang EVN, giá được thu
• Cách quản lý phòng trọ bằng Google SheetsTừ chốt số tới công nợ