Đăng ký tạm trú cho người thuê trọ 2026: hồ sơ, VNeID, gia hạn, xoá và mức phạt

Có, nếu ở đủ lâu. Theo Điều 27 Luật Cư trú 2020, công dân đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi xã, phường nơi đã đăng ký thường trú để làm việc, học tập hoặc mục đích khác từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú. Phòng trọ có hợp đồng thuê là chỗ ở hợp pháp, nên sinh viên, công nhân, nhân viên văn phòng thuê trọ đều thuộc diện này.

Phải đăng ký khi

Ở từ 30 ngày, ngoài xã nơi thường trú

Nơi tiếp nhận

Công an xã, phường, đặc khu

Thời hạn tạm trú

Tối đa 2 năm, gia hạn nhiều lần

Không đăng ký

Cảnh cáo hoặc 500.000 – 1.000.000đ

• Ở dưới 30 ngày (khách ở ngắn ngày, người nhà lên chơi): không đăng ký tạm trú mà thông báo lưu trú (Điều 30).
• Thuê trọ ngay trong xã, phường nơi mình thường trú: không thuộc diện đăng ký tạm trú theo Điều 27. Sau sắp xếp đơn vị hành chính từ 01/07/2025, xã, phường mới rộng hơn trước — kiểm tra địa chỉ thường trú trên VNeID trước khi kết luận.
• Đổi phòng sang nhà trọ khác: Thông tư 116/2026/TT-BCA nói rõ người thay đổi chỗ ở ngoài nơi đã đăng ký tạm trú phải đăng ký tạm trú mới tại chỗ ở mới.

Cơ quan đăng ký cư trú là Công an cấp xã (xã, phường, đặc khu) nơi có nhà trọ. Luật số 118/2025/QH15 sửa Luật Cư trú, có hiệu lực từ 01/07/2026, ghi nhận cách gọi này cho phù hợp mô hình chính quyền hai cấp.

Người đăng ký tạm trú là người thuê, nhưng chủ trọ có bốn việc phải làm hoặc nên làm:

1. Đồng ý cho đăng ký. Theo hướng dẫn ở mẫu tờ khai CT01 ban hành kèm Thông tư 116/2026/TT-BCA, chủ sở hữu chỗ ở đồng ý bằng một trong ba cách: ghi nội dung đồng ý, ký và ghi rõ họ tên vào tờ khai; xác nhận trên ứng dụng VNeID; hoặc lập văn bản đồng ý riêng, không phải công chứng, chứng thực. Nhà có nhiều đồng sở hữu thì cần tất cả cùng đồng ý, trừ khi đã cử người đại diện.
2. Thông báo lưu trú khi khách mới đến mà chưa có tạm trú tại đây: trước 23 giờ ngày bắt đầu ở, người đến sau 23 giờ thì trước 8 giờ sáng hôm sau (Điều 30 Luật Cư trú). Thông báo được qua điện thoại, VNeID, Cổng Dịch vụ công hoặc trực tiếp, không mất phí.
3. Báo công an khi chấm dứt cho thuê. Khoản 3 Điều 12 Thông tư 116/2026/TT-BCA (hiệu lực 01/07/2026) giao người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ trách nhiệm thông báo cho cơ quan đăng ký cư trú khi việc thuê chấm dứt, để xoá đăng ký tạm trú.
4. Không cho đăng ký "khống". Cho người không thực sự ở đăng ký cư trú vào nhà mình để vụ lợi bị phạt 4 – 8 triệu đồng (Nghị định 282/2025/NĐ-CP). Luật sửa đổi cũng cấm giải quyết đăng ký tạm trú khi biết rõ người đăng ký không sinh sống tại đó.

Thông tư 116/2026/TT-BCA thay cho Thông tư 55/2021, 56/2021, 66/2023 và Điều 1, 2 Thông tư 53/2025/TT-BCA từ 01/07/2026. Điểm mới đáng chú ý: giấy tờ nào đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc trên VNeID thì cơ quan đăng ký cư trú không được yêu cầu nộp hoặc xuất trình lại. Người thuê chỉ cần khai thông tin cơ bản; cán bộ tự tra phần còn lại.

Hồ sơ hợp lệ được thẩm định và cập nhật trong 3 ngày làm việc (khoản 2 Điều 28). Bị từ chối thì công an trả lời bằng văn bản và nêu lý do. Lệ phí đăng ký cư trú theo quy định của Bộ Tài chính, nộp trực tuyến thường thấp hơn nộp giấy — mức cụ thể hiện ngay trên màn hình trước khi nộp.

Hợp đồng thuê là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, nên ghi đủ họ tên, số định danh của hai bên, địa chỉ phòng và thời hạn thuê. Mẫu điều khoản có ở bài mẫu hợp đồng thuê phòng trọ.

Người thuê cần tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Muốn chủ trọ xác nhận ngay trên điện thoại thì chủ trọ cũng cần tài khoản mức 2. Các bước chung (tên mục trong ứng dụng có thể khác chút theo phiên bản):

1. Mở VNeID, vào phần thủ tục hành chính, chọn thủ tục đăng ký tạm trú (trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thì tìm "đăng ký tạm trú").
2. Chọn cơ quan đăng ký là Công an xã, phường nơi có nhà trọ; nhập địa chỉ phòng đúng như trên hợp đồng.
3. Khai họ tên và số định danh cá nhân của chủ trọ (chủ hộ hoặc chủ sở hữu), rồi chọn cách chủ trọ đồng ý: xác nhận qua VNeID, hoặc đính kèm ảnh tờ khai CT01 / văn bản đồng ý đã ký.
4. Đính kèm ảnh chụp hoặc bản scan hợp đồng thuê nếu hệ thống yêu cầu.
5. Nộp và theo dõi trạng thái hồ sơ; kết quả báo qua VNeID, tin nhắn hoặc thư điện tử. Nơi tạm trú mới hiện trong mục thông tin cư trú của VNeID.

Thời hạn tạm trú tối đa 2 năm và được gia hạn nhiều lần (khoản 2 Điều 27). Theo khoản 3 Điều 28, trong thời hạn 15 ngày trước ngày kết thúc thời hạn tạm trú, người thuê phải làm thủ tục gia hạn; hồ sơ và cách nộp giống lần đăng ký đầu. Gia hạn xong, công an cập nhật thời hạn mới vào cơ sở dữ liệu và báo cho người đăng ký.

Ví dụ: anh Tuấn thuê phòng A101, tạm trú đến 20/12/2026. Cửa sổ gia hạn bắt đầu từ khoảng 05/12/2026 và phải xong trước 20/12. Hợp đồng thuê hết hạn cùng lúc thì ký phụ lục gia hạn trước, dùng phụ lục làm giấy tờ chỗ ở.

Chủ trọ có hàng chục khách thì khó nhớ hạn từng người. Một bảng tính đơn giản với cột Tạm trú đến (H) là đủ để biết ai cần nhắc:

=IF(H2=""; "Chưa đăng ký"; IF(H2 < TODAY(); "Đã hết hạn"; IF(H2 - TODAY() <= 15; "Gia hạn ngay"; "Còn " & (H2 - TODAY()) & " ngày")))

=COUNTIFS(H2:H200; ">=" & TODAY(); H2:H200; "<=" & TODAY() + 15)

Điểm e khoản 1 Điều 29 Luật Cư trú: người đã đăng ký tạm trú tại chỗ ở thuê, mượn, ở nhờ nhưng đã chấm dứt việc thuê mà không đăng ký tạm trú ở chỗ khác thì bị xoá đăng ký tạm trú. Người vắng mặt liên tục tại nơi tạm trú từ 6 tháng trở lên mà không đăng ký tạm trú ở chỗ khác cũng bị xoá (điểm c).

• Người thuê: theo Điều 10 Nghị định 154/2024/NĐ-CP (sửa bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP, hiệu lực 15/03/2026), trong 7 ngày kể từ khi thuộc diện xoá, người đó hoặc đại diện hộ nộp tờ khai và giấy tờ chứng minh (ví dụ biên bản thanh lý hợp đồng), được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công hoặc VNeID. Công an xoá trong 3 ngày làm việc.
• Chủ trọ: thông báo cho Công an xã, phường việc đã chấm dứt cho thuê (khoản 3 Điều 12 Thông tư 116/2026/TT-BCA).
• Khách bỏ đi không làm thủ tục: công an kiểm tra, lập biên bản và tự xoá đăng ký tạm trú; chủ trọ chỉ cần báo đúng ngày khách đi.
• Khách chuyển sang trọ mới: đăng ký tạm trú tại chỗ ở mới là đủ, vì mỗi người không có quá một nơi tạm trú cùng lúc.

Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025, thay Nghị định 144/2021) quy định mức phạt về cư trú ở Điều 10; Nghị định 347/2026/NĐ-CP sửa một số điểm từ 15/09/2026. Mức dưới đây áp dụng cho cá nhân; tổ chức vi phạm cùng hành vi bị phạt gấp đôi.

Tạm trú là một việc trong vòng quản lý nhà trọ hằng tháng cùng với chốt số, hoá đơn, công nợ — cách sắp xếp cả file ở bài cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets. Cách nhập khách thuê và đọc tab Nhắc việc có ở hướng dẫn Quản lý phòng trọ PRO.

• Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ6 điều khoản, biên bản bàn giao, quyết toán cọc
• Cách quản lý phòng trọ bằng Google SheetsTừ hợp đồng tới chốt số, hoá đơn, công nợ
• Cách tính tiền phòng theo ngàyKhách vào, trả phòng giữa tháng
• Cách tính tiền điện nước phòng trọBậc thang EVN và định mức theo số người