Cách quản lý nhiều nhà trọ cùng lúc trên Google Sheets: mã phòng, chốt số, báo cáo theo từng nhà

Có nhà thứ hai, phản xạ tự nhiên là sao chép file cũ thành "Nhà B". Vài tháng sau, muốn biết tổng hai nhà thu bao nhiêu phải mở từng file mà cộng, sửa giá điện phải sửa hai nơi.

Cách nên dùng

Một file, thêm cột Nhà

Mã phòng

A-101, B-201 (tiền tố nhà)

Báo cáo từng nhà

SUMIFS / QUERY lọc cột Nhà

Khi phải tách file

Người quản lý không được thấy nhà khác

Nguyên tắc giống bài cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets: mọi tháng nằm chung một bảng. Mở rộng ra nhiều nhà thì mọi nhà cũng nằm chung một bảng. Bảng Chốt số, Hoá đơn, Thu tiền, Chi phí đều thêm cột Nhà; không tạo tab "Nhà A", "Nhà B".

Lý do duy nhất đáng để tách file là quyền xem: Google Sheets chia sẻ theo cả file. Cách xử lý ở phần chia quyền cho người quản lý bên dưới.

Hai nhà đều có "phòng 101" là nguồn nhầm lẫn số một: tiền phòng 101 nhà A bị ghi vào 101 nhà B, công thức lấy số điện cũ lấy nhầm nhà. Cách chữa là cho mã phòng duy nhất trong cả hệ thống:

• Mã nhà 1–2 chữ cái: A, B, C hoặc viết tắt tên đường như HV (Hoàng Văn), NT (Nguyễn Trãi). Ngắn để gõ nhanh khi chốt số.
• Phần sau là tầng + số phòng: A-101 là nhà A tầng 1 phòng 01, B-305 là nhà B tầng 3 phòng 05. Nhìn mã là biết phòng ở đâu.
• Dấu gạch ngang hay không đều được (A-101 hay A101), miễn là giống nhau ở mọi nhà. Gạch ngang giúp tách mã nhà bằng công thức dễ hơn.

Vẫn nên có cột Nhà riêng dù mã đã có tiền tố, vì SUMIFS và QUERY lọc theo cột gọn hơn nhiều so với cắt chuỗi. Nếu bảng cũ chỉ có mã phòng, lấy mã nhà ra bằng công thức (B2 là mã phòng):

=LEFT(B2; FIND("-"; B2) - 1)

Thử lại: B2 = "HV-205". FIND("-"; B2) = 3, LEFT(B2; 3 − 1) = HV. Với "A-101": FIND = 2, LEFT 1 ký tự = A.

Lập thêm bảng Nhà: mã nhà, tên, địa chỉ, người quản lý, ngày chốt số. Cột Nhà ở các bảng khác chọn từ danh sách thả xuống lấy từ bảng này — cách làm ở bài tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets.

Khi có ba nhà ở ba nơi, bạn không thể chốt số tất cả trong một buổi. Cách làm gọn:

1. Mỗi nhà một ngày chốt cố định ghi trong bảng Nhà, ví dụ nhà A ngày 28, nhà B ngày 29, nhà C ngày 30. Chốt lệch ngày giữa các nhà không sao, miễn là mỗi nhà luôn chốt cùng một ngày mỗi tháng để số kWh các tháng so sánh được.
2. Sắp dòng Chốt số theo Nhà rồi theo mã phòng, đúng thứ tự bạn đi bộ trong nhà: tầng 1 tới tầng 4. Gõ số xong một phòng là xuống dòng kế, không phải tìm.
3. Lọc theo Nhà khi chốt (Dữ liệu › Tạo bộ lọc, hoặc chế độ xem bộ lọc nếu nhiều người cùng mở file) để màn hình điện thoại chỉ còn phòng của nhà đang đứng.

Gom theo nhà còn giúp đối chiếu với đồng hồ tổng EVN: tổng kWh các phòng phải gần bằng số trên hoá đơn EVN của nhà đó. Bảng Chốt số có A = Kỳ, C = Nhà, H = kWh của phòng:

=SUMIFS('Chốt số'!H:H; 'Chốt số'!A:A; "2026-10"; 'Chốt số'!C:C; "A")

Thử lại: nhà A có đồng hồ tổng EVN báo 1.920 kWh, công thức trên ra 1.784 kWh. Hao hụt = (1.920 − 1.784) ÷ 1.920 = 7,1%. Phần chênh này gồm điện cầu thang, bơm nước, đèn chung. Nếu tháng nào nhảy lên 15–20% thì đi kiểm tra đồng hồ phòng.

Giả sử bảng Hoá đơn có A = Kỳ, B = Phòng, C = Nhà, D = Khách, E = Phải thu. Năm dòng của kỳ 2026-10:

=SUMIFS('Hoá đơn'!E:E; 'Hoá đơn'!A:A; $B$1; 'Hoá đơn'!C:C; A3)

Thử lại với A3 = "A": 3.150.000 + 2.980.000 + 3.050.000 = 9.180.000. Nhà B ra 3.400.000, nhà C ra 2.750.000. Cách SUMIFS ghép nhiều điều kiện có ở bài hàm SUMIFS, COUNTIFS.

Muốn cả bảng tổng hợp hiện ra một lần mà không phải gõ danh sách nhà, dùng QUERY. Thêm nhà mới thì bảng tự có thêm dòng:

=QUERY('Hoá đơn'!A1:E; "select C, count(B), sum(E) where A = '2026-10' group by C label C 'Nhà', count(B) 'Số phòng', sum(E) 'Phải thu'"; 1)

Cùng cách đó cho chi phí theo nhà (tiền điện EVN, nước, internet, lương người quản lý) rồi lấy doanh thu trừ chi phí là ra lợi nhuận từng nhà. Chi phí chung (phí đăng tin, phần mềm, công đi lại) để Nhà = "Chung" và chia theo tỷ lệ số phòng nếu muốn so công bằng. Cú pháp QUERY chi tiết ở bài hàm QUERY trong Google Sheets.

Tỷ lệ lấp đầy từng nhà cũng một dòng: bảng Phòng có C = Nhà, E = Trạng thái.

=COUNTIFS('Phòng'!C:C; A3; 'Phòng'!E:E; "Đang thuê") / COUNTIF('Phòng'!C:C; A3)

Công nợ = tổng hoá đơn − tổng đã thu. Làm theo nhà thay vì theo phòng để thấy nhà nào thu tiền kém, thường là nhà bạn ít ghé. Bảng Thu tiền có A = Ngày, B = Phòng, C = Nhà, D = Số tiền:

=SUMIFS('Hoá đơn'!E:E; 'Hoá đơn'!C:C; A3) - SUMIFS('Thu tiền'!D:D; 'Thu tiền'!C:C; A3)

Thử lại: kỳ 2026-10 đã thu A-101 3.150.000, A-102 2.980.000, B-201 3.400.000, C-101 2.750.000; phòng A-103 chưa trả. Nhà A: 9.180.000 − 6.130.000 = 3.050.000 còn nợ. Nhà B và C ra 0.

Nên thêm cột số phòng đang nợ: nhà có 1 phòng nợ 3 triệu khác hẳn nhà có 6 phòng mỗi phòng nợ 500 nghìn. Cách theo dõi tuổi nợ và nhắc nợ ở bài quản lý công nợ khách hàng.

Đây là chỗ nhiều chủ trọ hiểu sai. Trong Google Sheets:

• Chia sẻ là theo cả file. Không có cách cho anh quản lý nhà B chỉ thấy các dòng của nhà B trong cùng một file.
• Ẩn trang không che dữ liệu. Người có quyền xem bỏ ẩn được, hoặc tải file về là thấy hết.
• Bảo vệ trang tính chỉ chặn sửa, không chặn xem. Cách khoá ô ở bài khoá ô công thức trong Google Sheets giúp người quản lý không sửa nhầm công thức, nhưng không giấu được doanh thu nhà khác.

Vì vậy có ba cách, tuỳ mức độ tin tưởng:

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/…"; "'Hoá đơn'!A2:E"); "select * where Col3 = 'B'"; 0)

Điều quan trọng: theo trợ giúp của Google, người có quyền sửa file đích dùng được IMPORTRANGE để lấy bất kỳ phần nào của file nguồn, không chỉ vùng bạn đã chọn. Nên file cửa sổ chỉ chia quyền xem cho người quản lý; người chỉ xem thấy đúng những dòng QUERY đang hiện. Cách gộp nhiều file, cấp quyền và sửa lỗi #REF! có đủ ở bài hàm IMPORTRANGE.

Với nhiều nhà, việc khó nhất không phải tính tiền mà là nhịp làm việc. Một lịch cố định mỗi tháng, ví dụ cho 3 nhà:

1. 

   Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Quản lý phòng trọ PRO trên Google Sheets

   Xem trên YouTube ↗

• Cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets6 bảng cần có và vòng 6 bước mỗi tháng
• Cách tính tiền điện nước phòng trọGiá cố định hay bậc thang EVN, mức chủ trọ được thu
• Hàm IMPORTRANGE trong Google SheetsGộp nhiều file, cấp quyền, ai thấy được dữ liệu
• Phòng cháy chữa cháy nhà trọChủ trọ cần đáp ứng gì theo luật PCCC mới, checklist tự kiểm hằng tháng