Mẹo Google Sheets · 10 phút đọc
Để khoá ô công thức trong Google Sheets, chọn ô › Dữ liệu › Bảo vệ trang tính và dải ô › Đặt quyền, rồi chọn chỉ hiện cảnh báo hoặc giới hạn người được sửa. Với bảng có nhiều cột công thức, làm ngược lại: khoá cả trang tính và chừa vài ô nhập liệu. Bài này đi qua cả hai cách, khi nào chọn cảnh báo hay chặn hẳn, những gì tính năng này không làm được, và cách làm tương tự trong Excel.
Nhân viên gõ đè lên ô công thức — khoá lại trong 20 giây
Xem trên YouTube ↗Cuối tháng cộng lại thấy thiếu một triệu, không ai nhận đã xoá gì. Bấm vào ô tổng, thanh công thức chỉ còn một con số trơ trọi thay vì =SUM(…): ai đó đã gõ đè lên ô công thức, có thể từ hai tuần trước. Từ lúc đó, ô tổng không còn tự cập nhật nữa.
Chuyện này xảy ra ở mọi file có nhiều người sửa: bảng chấm công gửi cho tổ trưởng, bảng việc của nhóm, file thu tiền chia cho người quản lý dãy trọ. Google Sheets không có cách đặt mật khẩu cho ô, nhưng có Bảo vệ trang tính và dải ô — đủ để chặn gõ nhầm và chặn người không có phận sự.
Muốn khoá thêm vùng khác thì lặp lại từ bước 3. Mỗi vùng bảo vệ là một dòng trong bảng bên phải; bấm vào dòng đó để sửa vùng, sửa quyền, hoặc bấm biểu tượng thùng rác để gỡ bảo vệ.
Trước khi khoá, kiểm tra công thức còn nguyên không
Bấm Ctrl+` (phím dấu huyền cạnh số 1) để hiện toàn bộ công thức thay cho kết quả. Ô nào trong cột công thức chỉ hiện số là đã bị gõ đè — chép lại công thức từ ô bên trên trước khi khoá, kẻo bạn khoá luôn một con số sai.
Bảng có công thức rải khắp nơi (bảng lương, hoá đơn, báo cáo) thì khoá từng dải rất mệt và dễ sót. Làm ngược lại: khoá cả trang tính, rồi liệt kê những ô người khác được phép gõ.
Mẹo bố cục đi kèm: tô nền khác nhau cho ô nhập (trắng) và ô công thức (xám nhạt hoặc màu nhấn), để người nhập nhìn là biết chỗ nào được gõ. Gom các cột nhập liệu về một phía bảng cũng giúp vùng ngoại trừ gọn, ít sót. Đây là cách làm của file quản lý phòng trọ bằng Google Sheets: bảng gõ tay và bảng chỉ có công thức tách riêng hẳn.
| Hiện cảnh báo khi chỉnh sửa dải ô này | Giới hạn người có thể chỉnh sửa dải ô này | |
|---|---|---|
| Ai có quyền sửa file gõ vào | Hiện hộp hỏi lại; bấm đồng ý là sửa được | Bị chặn, trừ người có tên trong danh sách |
| Chặn được | Gõ nhầm, kéo thả nhầm | Gõ nhầm và cả người cố ý sửa |
| Hợp với | File bạn dùng một mình hoặc với 1–2 người tin cậy | File chia cho nhân viên, tổ trưởng, người ngoài |
| Lựa chọn thêm | — | Chỉ bạn · Chỉ miền (tài khoản công ty) · Tùy chỉnh · Sao chép quyền từ dải ô khác |
Với Chỉ bạn, chỉ bạn và chủ sở hữu file sửa được vùng đó. Tùy chỉnh cho tích từng email được sửa — ví dụ kế toán được sửa cột lương, tổ trưởng chỉ được sửa cột ngày công. Chỉ miền chỉ có khi file thuộc tài khoản Google Workspace của công ty hoặc trường học.
Chủ sở hữu file luôn sửa được
Dù bạn chọn gì, chủ sở hữu file vẫn sửa được mọi vùng bảo vệ, và người có quyền sửa không xoá được quyền của chủ sở hữu. Người chỉ có quyền xem hoặc nhận xét thì không sửa được gì trong file, có bảo vệ hay không.
Google nói rõ bảo vệ trang tính không phải là biện pháp bảo mật. Biết trước các giới hạn này để không đặt sai kỳ vọng:
Với bảng lương, cách an toàn là kết hợp: chia sẻ file chỉ cho người làm lương, khoá các cột công thức để chính người làm lương không lỡ tay, và gửi phiếu lương riêng cho từng nhân viên thay vì cho họ xem file chung. Cách bố trí bảng chấm công để tổ trưởng chỉ nhập ký hiệu công xem ở bài mẫu bảng chấm công Excel.
Excel làm ngược với Google Sheets: mọi ô mặc định đã ở trạng thái Locked, nhưng chỉ có tác dụng khi bạn bật bảo vệ trang tính. Các bước:
Mật khẩu bảo vệ trang tính của Excel cũng chỉ nên xem là chặn tay lỡ, không phải mã hoá dữ liệu. Muốn chặn người khác mở file thì dùng mật khẩu mở file (File › Info › Protect Workbook › Encrypt with Password). Khi tải file Google Sheets về .xlsx hoặc ngược lại, các thiết lập bảo vệ có thể không đi theo — kiểm lại sau khi chuyển. So sánh đầy đủ hai công cụ ở bài Google Sheets hay Excel.
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Người nhập báo "không sửa được" ô lẽ ra được gõ | Ô nằm ngoài vùng Ngoại trừ, hoặc vùng ngoại trừ chưa kéo đủ dòng | Mở bảng bên phải, mở rộng vùng ngoại trừ |
| Công thức ARRAYFORMULA báo #REF! | Có người gõ vào ô mà mảng cần tràn xuống | Xoá ô bị gõ, rồi khoá cả cột kết quả chứ không chỉ ô đầu |
| SUM ở dòng Tổng thiếu tiền dù đã khoá | Số trong cột nhập là chữ, không phải bị gõ đè | Xem cách sửa lỗi SUM bằng 0 |
| Bạn (chủ file) gõ vào ô khoá mà không bị chặn | Chủ sở hữu luôn sửa được | Bình thường; chọn "Hiện cảnh báo" nếu muốn tự nhắc mình |
Không. Google Sheets phân quyền theo tài khoản Google: bạn chọn email nào được sửa vùng bảo vệ. Muốn ai không xem được thì đừng chia sẻ file cho họ.
Nên đặt bảo vệ trên trình duyệt máy tính, nơi có đủ các tuỳ chọn ở trên. Vùng đã khoá vẫn có tác dụng khi người khác mở file bằng app điện thoại.
Có. Bảo vệ chỉ chặn sửa, không giấu công thức. Ai mở được file thì bấm vào ô là thấy công thức trên thanh công thức.
Không đáng kể với vài chục vùng bảo vệ. Nên gom thành ít vùng lớn (cả cột, cả trang có ngoại trừ) thay vì hàng trăm vùng nhỏ cho dễ quản lý.
Khi tạo bản sao, người tạo trở thành chủ sở hữu bản mới nên sửa được mọi ô trong bản sao đó. File gốc của bạn không bị ảnh hưởng.
Mẫu khác liên quan: Chấm công & Tính lương PRO.
Google Sheets hay Excel: so chi phí, làm chung, dùng trên điện thoại, khi mất mạng, giới hạn dữ liệu, Apps Script với VBA và các công thức khác nhau.
Sửa lỗi ngày tháng Google Sheets: gõ 03/07 ra 7 tháng 3, ngày dạng chữ, TODAY lệch ngày. Đổi vùng Việt Nam, múi giờ GMT+7 và công thức sửa cột cũ.
Hàm SUM ra 0 hoặc thiếu tiền dù cột đầy số? Số đang là chữ. Cách nhận ra bằng ISTEXT, LEN và 4 cách sửa lỗi SUM bằng 0 trong Google Sheets, Excel.
Tạo mã QR chuyển khoản ngân hàng ngay trong ô Google Sheets: hàm IMAGE, link img.vietqr.io, mã BIN, ENCODEURL cho nội dung, và lưu ý dữ liệu đi qua bên thứ ba.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Mẹo Google Sheets.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
