Nhân sự & tiền lương · 9 phút đọc
Một bảng chấm công Excel dùng được cần ba thứ: bộ ký hiệu cố định (X, P, KL…), lưới mỗi người một dòng mỗi ngày một cột, và vài công thức COUNTIF đếm ra công hưởng lương, ngày phép, ngày không lương. Bài này hướng dẫn dựng từng phần, cách chọn công chuẩn, ghi giờ làm thêm với hệ số theo Bộ luật Lao động và các lỗi hay làm sai bảng lương phía sau.
Luật không quy định ký hiệu, nên mỗi công ty tự đặt. Điều quan trọng là mỗi ký hiệu chỉ có một nghĩa và có ghi rõ nó tính bao nhiêu công hưởng lương, có trừ phép, có tính vào ngày không lương hay không. Bộ ký hiệu gọn dưới đây đủ cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ:
| Ký hiệu | Nghĩa | Công hưởng lương | Ngày phép | Ngày không lương |
|---|---|---|---|---|
| X | Đi làm cả ngày | 1 | ||
| N | Đi làm nửa ngày, nửa còn lại không lương | 0,5 | ||
| P | Nghỉ phép năm | 1 | 1 | |
| L | Nghỉ lễ, Tết, nghỉ bù | 1 | ||
| CT | Đi công tác | 1 | ||
| KL | Nghỉ không lương | 0 | 1 | |
| Ô | Nghỉ ốm (BHXH trả, công ty không trả lương) | 0 | 1 | |
| TS | Nghỉ thai sản | 0 | 1 |
Cột "ngày không lương" quan trọng hơn nhiều người nghĩ: nếu không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng BHXH (khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024). Chi tiết ở cách tính BHXH 2026.
Ô B1 là ngày đầu tháng (ví dụ 01/10/2026). Cột A là họ tên, cột D tới AH là ngày 1 tới 31, cuối dòng là các cột tổng. Đừng tạo tab mới mỗi tháng bằng cách chép tay — chỉ đổi B1, tiêu đề ngày và thứ tự động theo.
=IF(COLUMN()-3 > DAY(EOMONTH($B$1; 0)); ""; $B$1 + COLUMN() - 4)=IF(D3=""; ""; CHOOSE(WEEKDAY(D3); "CN"; "T2"; "T3"; "T4"; "T5"; "T6"; "T7"))Tô xám cột Chủ nhật bằng định dạng có điều kiện, chọn vùng D3:AH60, quy tắc công thức `=WEEKDAY(D$3)=1`. Nếu công ty nghỉ cả thứ Bảy thì thêm `=WEEKDAY(D$3)=7`.
=SUMPRODUCT(COUNTIF(D5:AH5; {"X";"P";"L";"CT"})) + COUNTIF(D5:AH5; "N")/2=COUNTIF(D5:AH5; "P")=SUMPRODUCT(COUNTIF(D5:AH5; {"KL";"Ô";"TS"}))Thử với dòng ở hình đầu bài: 23 ô X, 1 ô P, 1 ô N, 2 ô KL → công hưởng lương = 23 + 1 + 0,5 = 24,5, ngày không lương = 2. Dùng `/2` thay vì `*0,5` để công thức chạy được ở máy để dấu thập phân kiểu Việt Nam lẫn Hoa Kỳ.
COUNTIF không phân biệt hoa thường, nhưng phân biệt dấu cách
"x" vẫn được đếm như "X", nhưng "X " (có dấu cách) thì không. Dùng danh sách thả xuống (Dữ liệu › Xác thực dữ liệu) lấy từ bảng ký hiệu để chặn lỗi gõ.
Lương theo ngày công = lương tháng × công hưởng lương ÷ công chuẩn. Bộ luật Lao động không ấn định công chuẩn; công ty ghi trong quy chế lương. Hai cách phổ biến:
=NETWORKDAYS.INTL($B$1; EOMONTH($B$1; 0); 11)Ngày lễ 2026 theo Điều 112 Bộ luật Lao động: Tết Dương lịch 01/01, 5 ngày Tết Âm lịch, Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4, 1/5, Quốc khánh 2/9 và một ngày liền kề. Từ năm 2026 có thêm Ngày Văn hoá Việt Nam 24/11 được nghỉ hưởng nguyên lương (Nghị quyết 28/2026/QH16, hiệu lực 01/07/2026). Ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần thì được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp. Lịch nghỉ cụ thể từng năm theo thông báo của cơ quan quản lý lao động — kiểm tra lại trước mỗi kỳ.
Giờ làm thêm không nên ghi vào lưới công (một ô chỉ có một ký hiệu). Ghi ở một bảng riêng, mỗi lần làm thêm một dòng: ngày, từ giờ, đến giờ, họ tên, loại ngày. Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định mức trả ít nhất:
| Làm thêm vào | Hệ số tối thiểu | Ví dụ 2 giờ, lương 15 triệu |
|---|---|---|
| Ngày thường | 150% | 72.115,38 × 2 × 150% = 216.346đ |
| Ngày nghỉ hằng tuần | 200% | 72.115,38 × 2 × 200% = 288.462đ |
| Ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương | 300% (chưa kể lương ngày lễ) | 72.115,38 × 2 × 300% = 432.692đ |
=ROUND(MOD(C5 - B5; 1) * 24; 2)=SUMIFS(G:G; D:D; D5; A:A; ">="&EOMONTH(A5; -1)+1; A:A; "<="&A5)Giới hạn theo Điều 107: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày, 40 giờ trong một tháng, 200 giờ trong một năm (300 giờ với một số ngành, công việc luật cho phép). Làm thêm ban đêm (22:00–06:00) còn được cộng thêm theo Điều 98 khoản 3 và Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Tiền làm thêm giờ đúng giới hạn hiện thuộc nhóm thu nhập miễn thuế TNCN theo luật mới — cách hiểu chi tiết xem cách tính thuế TNCN 2026.
Công hưởng lương, ngày không lương và giờ làm thêm là ba con số đầu vào của bảng lương. Cách đi tiếp từ đây tới thực nhận — bảo hiểm, thuế, phiếu lương — ở bài cách tính lương nhân viên bằng Excel.
Lưu ý bảng Ngày lễ trong mẫu là tab sửa được — với ngày 24/11/2026 mới được bổ sung, kiểm tra tab này có dòng đó trước khi chốt kỳ lương tháng 11. Danh sách nhân viên cho lưới chấm công lấy từ hồ sơ nhân sự, xem quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets.
Nhân viên gõ đè lên ô công thức — khoá lại trong 20 giây (Short)
Xem trên YouTube ↗Công thức trong bài chạy như nhau. Google Sheets hợp khi nhiều người cùng chấm (mỗi trưởng nhóm một vùng) và cần xem trên điện thoại; Excel hợp khi chỉ một người làm trên máy tính. So sánh chi tiết ở bài Google Sheets hay Excel.
Lưới công chỉ nên có ký hiệu ngày. Đi muộn, về sớm ghi ở bảng giờ vào – ra (mỗi lượt một dòng) rồi tính số phút; trừ tiền hay không theo nội quy công ty, và không được phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật (Điều 127 Bộ luật Lao động 2019).
Ngày Chủ nhật đó để trống như ngày nghỉ tuần, ngày làm việc kế tiếp (nghỉ bù) chấm L. Ví dụ Giỗ Tổ Hùng Vương 2026 rơi vào Chủ nhật 26/4, nghỉ bù thứ Hai 27/4.
Công chuẩn vẫn là của cả tháng; chỉ công hưởng lương ít hơn. Các ngày trước khi vào làm để trống, không chấm KL — nếu chấm KL, người đó có thể bị tính là không làm việc từ 14 ngày và mất tháng đóng bảo hiểm.
Nên có: bảng chấm công là căn cứ trả lương và là chứng từ khi giải trình tiền làm thêm giờ được miễn thuế (Nghị định 253/2026 yêu cầu bảng kê thời gian làm thêm). In hoặc xuất PDF mỗi tháng, người quản lý và người lao động xác nhận.
Cách tính lương nhân viên bằng Excel theo luật 2026: công, tăng ca, BHXH có trần, thuế TNCN 5 bậc, thực nhận. Công thức chép được và ví dụ số cụ thể.
Cách tính BHXH 2026: người lao động đóng 10,5%, doanh nghiệp 21,5%, trần 50,6 triệu từ 01/07/2026, BHTN trần riêng theo vùng. Ví dụ lương 15 và 60 triệu.
Cách tính thuế TNCN 2026 từ tiền lương: biểu luỹ tiến 5 bậc, giảm trừ 15,5 triệu bản thân và 6,2 triệu mỗi người phụ thuộc, ví dụ số và công thức Excel.
Cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets: 9 nhóm cột, công thức thâm niên, tuổi, nhắc hợp đồng hết hạn, thử việc, sinh nhật theo Bộ luật Lao động 2019.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Nhân sự & tiền lương.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
