Quản lý công việc nhóm bằng Google Sheets: bảng việc, Kanban, nhắc hạn

Ở nhóm 3–10 người, việc thường được giao trong nhóm Zalo, nhắc miệng trong buổi họp, hoặc ghi vào sổ của từng người. Hai tuần sau, không ai trả lời chắc được câu "việc gửi hoá đơn quý 3 đang tới đâu, ai làm". Tin nhắn trôi mất, còn mỗi người một danh sách riêng thì không ai nhìn thấy toàn bộ.

Một bảng tính chung giải quyết đúng chỗ đó: mọi việc nằm một nơi, ai cũng mở được, và công thức tự đánh dấu việc nào trễ. Điều kiện là bảng phải được thiết kế đúng ngay từ đầu — nếu không, nó sẽ thành một danh sách dài mà không ai muốn mở.

Cột gõ tay

6 cột

Cột tự tính

Còn lại, Tình trạng

Góc nhìn từ cùng một bảng

Danh sách, Kanban, Gantt, Tổng quan

Dùng được trên

Google Sheets, Excel 365

Tạo một trang tính tên Công việc, dòng 1 là tiêu đề, mỗi việc một dòng từ dòng 2. Đây là thứ tự cột dùng cho mọi công thức trong bài:

Cột Người làm, Ưu tiên, Trạng thái phải là danh sách chọn, không gõ tự do. Chỉ cần một người gõ "Xong" thay vì "Hoàn thành" là việc đó bị đếm thành trễ hạn mãi mãi. Cách làm: chọn D2:D300 › Dữ liệu › Xác thực dữ liệu › Thêm quy tắc › Menu thả xuống, gõ 5 trạng thái, chọn "Từ chối dữ liệu nhập" cho dữ liệu không hợp lệ. Làm tương tự cho cột B (danh sách thành viên) và C.

=IF(OR(A2="";F2="");"";IF(OR(D2="Hoàn thành";D2="Đã huỷ");"";F2-TODAY()))

=IF(A2="";"";IF(D2="Hoàn thành";"Hoàn thành";IF(D2="Đã huỷ";"Đã huỷ";IF(F2="";"Chưa có hạn";IF(F2<TODAY();"Trễ hạn";IF(F2<=TODAY()+3;"Sắp đến hạn";"Đúng tiến độ"))))))

Thử với ví dụ trong hình, tính tại ngày 13/09/2026: việc "Viết nội dung trang chủ" hạn 12/09 → Còn lại = 12/09 − 13/09 = −1, và vì 12/09 < hôm nay nên Tình trạng = Trễ hạn. Việc "Họp chốt ngân sách" hạn 15/09 → Còn lại = 2, và 15/09 ≤ 16/09 nên là Sắp đến hạn. Kéo hai công thức xuống tới dòng 300.

Để cả dòng việc trễ đổi màu: chọn A2:H300 › Định dạng › Định dạng có điều kiện › Công thức tuỳ chỉnh là =$H2="Trễ hạn", chọn nền hồng nhạt. Thêm một quy tắc thứ hai =$H2="Sắp đến hạn" màu cam nhạt. Dấu $ trước H giữ cho mọi ô trong dòng cùng đọc cột H.

Kanban là cách xem cùng danh sách việc theo cột trạng thái: Chưa bắt đầu, Đang làm, Bị chặn, Hoàn thành. Không cần chép tay — tạo tab Bảng, gõ 4 trạng thái vào A1:D1, rồi dán công thức sau vào A2 và kéo sang D2:

=IFERROR(SORT(FILTER('Công việc'!$A$2:$A$300&" · "&'Công việc'!$B$2:$B$300; 'Công việc'!$D$2:$D$300=A$1); FILTER('Công việc'!$F$2:$F$300; 'Công việc'!$D$2:$D$300=A$1); TRUE); "")

Khi ai đó đổi trạng thái ở tab Công việc từ "Chưa bắt đầu" sang "Đang làm", thẻ tự nhảy cột. Hạn chế: Kanban bằng công thức chỉ để xem — muốn kéo thẻ giữa các cột thì cần Apps Script, hoặc vẫn đổi trạng thái ở bảng gốc. IFERROR để cột trống không hiện lỗi #N/A khi chưa có việc nào ở trạng thái đó.

Ngoài Kanban, bảng việc có ngày bắt đầu và hạn còn vẽ được biểu đồ tiến độ theo tuần — xem từng bước ở bài cách vẽ biểu đồ Gantt trên Google Sheets.

1. 

   Kế hoạch của team đang nằm ở đâu? Kanban + Gantt (Short)

   Xem trên YouTube ↗

Tạo tab Tổng quan, gõ tên từng thành viên vào A2, A3… Ba cột bên cạnh trả lời câu sếp hay hỏi nhất trong buổi họp đầu tuần:

=COUNTIFS('Công việc'!$B$2:$B$300;$A2;'Công việc'!$D$2:$D$300;"<>Hoàn thành";'Công việc'!$D$2:$D$300;"<>Đã huỷ")

=COUNTIFS('Công việc'!$B$2:$B$300;$A2;'Công việc'!$H$2:$H$300;"Trễ hạn")

=IFERROR(SORT(FILTER('Công việc'!A2:F300; 'Công việc'!F2:F300<>""; 'Công việc'!F2:F300<=TODAY()+7; 'Công việc'!D2:D300<>"Hoàn thành"; 'Công việc'!D2:D300<>"Đã huỷ"); 6; TRUE); "Không có việc nào đến hạn trong 7 ngày")

Một người có 12 việc đang mở trong khi người khác có 3 là tín hiệu chia lại việc, không phải tín hiệu người đó chậm. Nhìn cột trễ hạn theo người mỗi tuần, bạn thấy sớm ai đang quá tải.

Google Sheets có sẵn Công cụ › Cài đặt thông báo, nhưng nó chỉ báo khi có người sửa file — không nhắc khi việc sắp tới hạn. Muốn có email mỗi sáng, dùng một đoạn Apps Script ngắn: mở Tiện ích mở rộng › Apps Script, xoá nội dung có sẵn, dán:

function nhacHanHangNgay() {
  const sh = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Công việc');
  const n = sh.getLastRow() - 1;
  if (n < 1) return;
  const rows = sh.getRange(2, 1, n, 8).getValues();
  const mai = new Date();
  mai.setHours(0, 0, 0, 0);
  mai.setDate(mai.getDate() + 1);
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const lines = rows
    .filter(r => r[0] && r[5] instanceof Date && r[5] <= mai && r[3] !== 'Hoàn thành' && r[3] !== 'Đã huỷ')
    .map(r => '- ' + r[0] + ' · ' + r[1] + ' · hạn ' + Utilities.formatDate(r[5], tz, 'dd/MM'));
  if (lines.length) {
    MailApp.sendEmail(Session.getEffectiveUser().getEmail(),
      'Việc trễ hạn và đến hạn ngày mai (' + lines.length + ')', lines.join('\n'));
  }
}

1. Bấm Chạy một lần, chọn tài khoản và cho phép script gửi email thay bạn. Kiểm tra hộp thư.
2. Vào Cài đặt dự án (bánh răng) › múi giờ chọn (GMT+07:00) Hồ Chí Minh, để "ngày mai" đúng giờ Việt Nam.
3. Vào Trình kích hoạt (đồng hồ) › Thêm trình kích hoạt › hàm nhacHanHangNgay › Theo thời gian › Bộ hẹn giờ theo ngày › 7 giờ đến 8 giờ sáng.

Muốn mỗi người nhận email việc của riêng mình, thêm một bảng tên → email rồi gom dòng theo cột B trước khi gửi. Google giới hạn số email Apps Script gửi mỗi ngày, nên với nhóm đông, gom thành một email cho mỗi người thay vì một email cho mỗi việc.

Bảng chỉ có ích khi cả nhóm cập nhật nó. Một nhịp đơn giản mà nhóm nhỏ giữ được:

1. Đầu tuần (15 phút) — mở Tổng quan, đi qua từng người: việc trễ, việc đến hạn trong tuần. Việc mới phát sinh trong họp được thêm dòng ngay, có người làm và hạn.
2. Mỗi ngày — mỗi người đổi trạng thái việc của mình. Việc bị kẹt vì chờ người khác chuyển sang "Bị chặn" và ghi lý do.
3. Mỗi sáng — email nhắc hạn tự tới, không ai phải nhớ.
4. Cuối tuần — lọc việc Hoàn thành trong tuần để báo cáo; việc "Chưa có hạn" thì đặt hạn hoặc huỷ.

Muốn mỗi người chỉ thấy việc của mình mà không làm rối màn hình người khác, dùng Dữ liệu › Tạo chế độ xem bộ lọc, lọc cột B theo tên rồi đặt tên chế độ xem. Mỗi người mở chế độ xem của mình; bộ lọc thường thì đổi màn hình của cả nhóm.

1. 

   Đánh dấu xong 1 việc, 3 chỗ trong file tự đổi theo (Short)

   Xem trên YouTube ↗

Bảng tính hợp với nhóm nhỏ, việc có cấu trúc giống nhau, cần báo cáo theo ý mình và không muốn trả phí theo đầu người mỗi tháng. Nhóm đông, nhiều dự án chồng chéo, cần bình luận và đính kèm file trên từng thẻ thì ứng dụng chuyên dụng sẽ hợp hơn. So sánh chi tiết ở quản lý công việc bằng Google Sheets hay Trello, Asana, hoặc từng cặp: với Trello, với Asana, với Smartsheet, với Base Wework.

Nếu nhóm của bạn là đội bán hàng, việc chính là gọi lại khách thay vì làm dự án, thì cấu trúc bảng khác hẳn — xem quản lý khách hàng tiềm năng bằng Google Sheets.

• Cách vẽ biểu đồ Gantt trên Google SheetsĐịnh dạng có điều kiện, SPARKLINE và biểu đồ cột chồng
• Quản lý khách hàng tiềm năng bằng Google SheetsPhễu, chấm điểm lead, nhắc gọi lại
• Google Sheets hay Excel?Điện thoại, làm chung, Apps Script
• Hướng dẫn cài đặt Bảng theo dõi công việc PROCài Apps Script, bật nhắc hạn, cổng xem cho khách