Cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets (và Excel): từ chốt số tới công nợ
Hướng dẫn dựng file quản lý phòng trọ: 6 bảng cần có, công thức tính tiền điện nước, tiền phòng theo ngày, công nợ và vòng 6 bước mỗi tháng.
Quản lý phòng trọ · 13 phút đọc
Từ 01/07/2025, nhà trọ phải đáp ứng điều kiện PCCC của Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024: điện và bếp an toàn, có phương tiện chữa cháy phù hợp, luôn giữ lối thoát nạn hoặc lối ra khẩn cấp; nhà cho thuê trọ còn phải có biển báo và ngăn cách khu dễ cháy với chỗ ở. Con số cụ thể như mấy bình chữa cháy mỗi tầng đến từ tài liệu tham khảo của Bộ Xây dựng và Cục Cảnh sát PCCC, không phải luật. Bài đi qua từng yêu cầu, căn cứ, loại nhà áp dụng, mức phạt và sổ tự kiểm hằng tháng trên Google Sheets.

Bài tổng hợp, không thay cho ý kiến của cơ quan PCCC
Nội dung dựa trên văn bản có hiệu lực tới tháng 10/2026. Nhà của bạn thuộc loại nào, cần trang bị gì cụ thể, hỏi Công an PCCC hoặc UBND cấp xã nơi có nhà. Mỗi yêu cầu có ghi rõ là luật bắt buộc hay giải pháp tham khảo.
Luật không có điều riêng cho "nhà trọ". Tuỳ cách xây và cho thuê, nhà trọ rơi vào một trong ba nhóm:

| Nhóm | Căn cứ | Thường gặp ở |
|---|---|---|
| Nhà ở | Điều 20 Luật PCCC và CNCH 2024 | Cho một gia đình thuê nguyên căn để ở |
| Nhà ở kết hợp sản xuất, kinh doanh | Điều 21 Luật PCCC và CNCH 2024 | Nhà riêng lẻ chia nhiều phòng cho thuê trọ |
| Cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC | Điều 23 Luật; Phụ lục I Nghị định 105/2025 | Toà nhà được xếp là nhà chung cư, nhà ở tập thể; nhà nghỉ, cơ sở lưu trú từ 2 tầng hoặc từ 50 m² sàn |
Mức chắc chắn: xếp nhà cho thuê trọ vào nhóm "nhà ở riêng lẻ kết hợp sản xuất, kinh doanh" là theo tài liệu kỹ thuật của Bộ Xây dựng – Cục Cảnh sát PCCC triển khai Chỉ thị 19/CT-TTg (2024), không phải định nghĩa trong luật. Chung cư mini có thể bị xếp là nhà chung cư thuộc Phụ lục I. Nhà nhiều tầng, hàng chục phòng: hỏi Công an PCCC địa phương.
Đây là phần luật quy định trực tiếp, áp dụng cho mọi nhà trọ dù nhỏ:
| Yêu cầu | Căn cứ | Áp dụng cho |
|---|---|---|
| Dây dẫn, thiết bị điện an toàn; thường xuyên kiểm tra, thay thế cái không an toàn | Điều 20 khoản 1 điểm a; Điều 24 khoản 1 điểm c | Mọi nhà ở, nhà trọ |
| Bếp, thờ cúng, đốt vàng mã an toàn; chất dễ cháy xa nguồn lửa | Điều 20 khoản 1 điểm b | Mọi nhà ở, nhà trọ |
| Có phương tiện phòng cháy, chữa cháy phù hợp với điều kiện thực tế | Điều 20 khoản 2 điểm a | Mọi nhà ở, nhà trọ |
| Bố trí, duy trì lối thoát nạn, lối ra khẩn cấp hoặc lối đi bảo đảm thoát nạn | Điều 20 khoản 2 điểm b | Mọi nhà ở, nhà trọ |
| Bộ sạc xe điện đạt quy chuẩn; khu sạc tập trung trong nhà có ngăn cháy và phương tiện chữa cháy | Điều 24 khoản 1 điểm d | Mọi nhà có sạc xe điện trong nhà |
| Có biển cấm, biển báo, biển chỉ dẫn | Điều 21 khoản 1 điểm b | Nhà ở kết hợp kinh doanh |
| Khu bán hàng có nguy cơ cháy, nổ ngăn cách với khu để ở | Điều 21 khoản 1 điểm c | Nhà ở kết hợp kinh doanh có bán hàng dễ cháy |
| Tự kiểm tra thường xuyên, không quá 1 tháng một lần | Nghị định 105/2025, Điều 13 khoản 2 và Điều 14 khoản 1 | Chủ nhà và người thuê nhà ở, nhà ở kết hợp kinh doanh |
Nhà ở tại thành phố trực thuộc trung ương, trong khu vực UBND thành phố xác định không bảo đảm đường cho xe chữa cháy hoặc nguồn nước, còn phải có bình chữa cháy và thiết bị truyền tin báo cháy theo lộ trình, chậm nhất từ 01/07/2027 (Điều 20 khoản 5, Điều 54 khoản 4).
Lỗi hay gặp ở nhà trọ cũ: một cầu thang, tầng 1 để xe, ban công hàn kín. Luật chỉ yêu cầu chung là duy trì lối thoát nạn, lối ra khẩn cấp hoặc lối đi. Tài liệu kỹ thuật Bộ Xây dựng – Cục Cảnh sát PCCC (2024) cho nhà hiện hữu chưa đáp ứng quy chuẩn gợi ý:
Không để xe trong lối đi là phần chắc chắn nhất: Nghị định 106/2025 phạt riêng hành vi để phương tiện giao thông cản trở lối thoát nạn. Kẻ vạch chỗ để xe ở tầng 1, chừa lối thẳng từ cầu thang ra cửa.
Mức chắc chắn: duy trì lối thoát nạn là luật. Cần mấy lối, kích thước thế nào tuỳ quy chuẩn và quy mô nhà; các giải pháp trên là tham khảo, kiểm tra với Công an PCCC địa phương.
Tài liệu kỹ thuật Bộ Xây dựng – Cục Cảnh sát PCCC gợi ý mức trang bị cho nhà ở nhiều tầng, nhiều căn hộ và nhà ở riêng lẻ kết hợp kinh doanh, gồm cả nhà cho thuê trọ:
| Trang bị | Mức gợi ý | Mức chắc chắn |
|---|---|---|
| Bình chữa cháy xách tay | Mỗi tầng ≤ 100 m²: tối thiểu 1 bình bột ABC ≥ 4 kg; tầng > 100 m²: tối thiểu 2 bình | Tham khảo — luật chỉ ghi "phù hợp" |
| Mặt nạ lọc độc | 1 chiếc mỗi người, để ở tất cả các tầng | Tham khảo |
| Dụng cụ phá dỡ thô sơ | Mỗi nhà 1 bộ: rìu, xà beng, búa tạ, kìm cộng lực | Tham khảo |
| Báo cháy | Xem đoạn dưới | Tuỳ quy mô nhà |
Ví dụ nhà 4 tầng, mỗi sàn 80 m², 20 người ở: ít nhất 4 bình bột ABC 4 kg (mỗi tầng 1 bình, gần cầu thang), 20 mặt nạ lọc độc, 1 bộ dụng cụ phá dỡ.
Báo cháy: luật không bắt mọi nhà ở lắp báo cháy; Điều 21 chỉ bắt buộc với nhà kinh doanh hàng hoá nguy hiểm về cháy, nổ. Nhà nào phải lắp báo cháy tự động do quy chuẩn trang bị phương tiện PCCC quy định (tài liệu 2024 dẫn TCVN 3890:2023; từ 30/12/2025 có thêm QCVN 10:2025/BCA). Tài liệu Bộ Xây dựng khuyên nhà không đủ lối thoát nạn nên lắp báo cháy tự động hoặc cục bộ ở khu nguy hiểm cháy, hành lang và từng phòng, kèm chuông hoặc còi báo tới mọi tầng.
Nhà là cơ sở thuộc Phụ lục I phải trang bị theo quy chuẩn và có thiết bị truyền tin báo cháy chậm nhất 01/07/2027 (Điều 27 Nghị định 105/2025).
Mức chắc chắn: sạc xe điện và an toàn điện là luật. Ngăn cháy khu để xe là tham khảo; nhà là cơ sở thuộc diện quản lý hoặc đang xin phép sửa chữa thì kiểm tra với Công an PCCC địa phương.
Nghị định 105/2025 giao chủ nhà và người thuê tự kiểm tra thường xuyên phương tiện chữa cháy, nguồn lửa, nguồn nhiệt, lối thoát nạn (nhà kinh doanh thêm phần ngăn cách khu dễ cháy), tự quyết thời gian và cách ghi nhận nhưng không quá 1 tháng một lần. Bảng tính là cách ghi nhận gọn, có ngày để đưa ra khi được hỏi.

=COUNTIF(D2:D10; FALSE)Thử lại: tháng 10/2026, mục "lối thoát nạn" (D2) và "khu sạc xe" (D7) chưa tích, 7 mục còn lại đã tích. COUNTIF(D2:D10; FALSE) = 2.
Ô B12 ghi ngày kiểm gần nhất, ô bên cạnh nhắc khi quá hạn:
=IF(TODAY() - B12 > 30; "Quá hạn tự kiểm tra"; "Còn hạn")Thử lại: B12 = 15/09/2026, hôm nay 22/10/2026: 37 ngày > 30 → Quá hạn tự kiểm tra. Ngày bị hiểu sai thì xem cách sửa lỗi ngày tháng.
Mức phạt nằm ở Nghị định 106/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025), đã được sửa bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP và Nghị định 347/2026/NĐ-CP (hiệu lực 15/09/2026). Khung chung:
Mức chắc chắn: khung tối đa và tổ chức gấp đôi là chắc chắn. Các mức cụ thể là theo Nghị định 106/2025 như cơ quan chức năng phổ biến; Nghị định 347/2026 chỉ sửa mức phạt về đưa công trình vào dùng khi chưa nghiệm thu, còn Nghị định 69/2026 sửa nhiều điều khác, nên tra bản hợp nhất trước khi trích con số.
Nghị định 69/2026 còn bổ sung việc xử phạt người thuê, mượn, ở nhờ nhà ở theo phạm vi trách nhiệm của họ, không chỉ chủ nhà.
Điều 8 khoản 8 Luật PCCC và CNCH 2024:
Vì câu "trừ khi thoả thuận khác", ghi rõ trong hợp đồng ai mua, kiểm tra bình chữa cháy, ai chịu chi phí sửa điện, quy định sạc xe, cấm chất đồ ở hành lang — xem mẫu hợp đồng thuê phòng trọ. Lúc đăng ký tạm trú cho người thuê trọ là dịp đưa nội quy PCCC, chỉ chỗ bình chữa cháy và lối ra khẩn cấp.
Nhiều nhà trọ thì gắn việc tự kiểm vào lịch chốt số hằng tháng, như bài quản lý nhiều nhà trọ cùng lúc.
Không có ngưỡng số phòng: mọi nhà trọ phải đáp ứng điều kiện của nhà ở (Điều 20) và thường là của nhà ở kết hợp kinh doanh (Điều 21). Quy mô chỉ quyết định nhà có là cơ sở thuộc diện quản lý hay phải lắp báo cháy tự động — hỏi Công an PCCC địa phương.
Không phải mọi nhà. Bắt buộc với nhà thuộc diện trang bị theo quy chuẩn, nhà kinh doanh hàng nguy hiểm cháy nổ, cơ sở thuộc Phụ lục I. Nhà trọ chỉ một cầu thang thì tài liệu Bộ Xây dựng khuyên nên lắp.
Được, nhưng phải có ô cửa mở được từ bên trong không cần chìa khoá, kèm thang dây hoặc thang kim loại. Lồng sắt kín hoàn toàn là điều tài liệu hướng dẫn nói tuyệt đối không làm.
Không quá 1 tháng một lần theo Nghị định 105/2025. Kiểm tra hằng tháng và lưu kết quả, ví dụ bằng bảng hộp kiểm như trong bài.
Hướng dẫn dựng file quản lý phòng trọ: 6 bảng cần có, công thức tính tiền điện nước, tiền phòng theo ngày, công nợ và vòng 6 bước mỗi tháng.
Checklist kiểm tra phòng trước khi cho thuê: điện, nước, khoá, thiết bị, ảnh hiện trạng, chỉ số đồng hồ, biên bản bàn giao phòng mẫu và đối chiếu khi trả.
Cách quản lý nhiều nhà trọ, nhiều dãy cùng lúc: một file hay nhiều file, mã phòng A-101, chốt số theo dãy, doanh thu, công nợ từng nhà, chia quyền quản lý.
Cách tăng giá thuê phòng trọ: khi nào được tăng giữa hợp đồng, báo trước bao lâu, mẫu thông báo, cách tính mức tăng hợp lý và công thức Google Sheets.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Quản lý phòng trọ.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)