Cài đặt Quản lý hồ sơ & văn bản PRO

Toàn bộ các bước bên dưới — mở file, dán mã, cấp quyền, việc làm một lần — trong một video. Xem trước rồi làm theo từng bước bằng chữ và hình ở phần sau.

1. 

   Video hướng dẫn cài đặt & sử dụng Quản lý hồ sơ & văn bản PRO

   Xem trên YouTube ↗

Thêm video khác trên kênh YouTube HiTaVa.

Bỏ qua nếu bạn đã tạo bản sao từ Tài liệu của tôi.

1. Tải file .xlsx trong thư mục 1-File-chinh lên Google Drive.
2. Chuột phải file › Mở bằng › Google Trang tính › Tệp › Lưu dưới dạng Google Trang tính.
3. Từ đây dùng file Google Trang tính vừa tạo, không dùng file .xlsx nữa.

Gói của mẫu này gồm 4 file trong thư mục 2-Apps-Script:

• Code.gs — phần chạy trên máy chủ Google: menu, cấp mã không trùng, chuyển trạng thái, duyệt, bàn giao, email nhắc việc, nhật ký, sao lưu, cổng xử lý hồ sơ
• App — thanh bên và hộp thoại: Việc của tôi, Tổng quan, các sổ, Danh mục, phân quyền
• WebApp — cổng xử lý hồ sơ trên điện thoại / máy tính: mỗi người xem và cập nhật việc của mình bằng link riêng + PIN
• appsscript.json.txt — tệp kê khai: múi giờ GMT+7, quyền, cấu hình web app và dịch vụ Google Sheets giúp thanh bên mở nhanh

1. Mở file Google Trang tính › Tiện ích mở rộng › Apps Script.
2. Xoá hết đoạn mã mẫu trong Mã.gs, mở Code.gs bằng Notepad hoặc TextEdit, chọn tất cả, sao chép, dán vào.
3. Bấm dấu + cạnh “Tệp” › HTML cho từng file: App, WebApp. Gõ tên đúng từng chữ, viết hoa như trên và không thêm đuôi .html; xoá nội dung mẫu rồi dán toàn bộ file tương ứng.
4. Cài đặt dự án (bánh răng bên trái) › tick Hiển thị tệp kê khai “appsscript.json” trong trình chỉnh sửa. Quay lại Trình chỉnh sửa (biểu tượng <>) › mở appsscript.json › xoá hết › dán toàn bộ nội dung appsscript.json.txt. Đuôi .txt chỉ để tải về được — dán phần nội dung, không đổi tên tệp.
5. Bấm 💾 Lưu. Cài đặt dự án (bánh răng bên trái) › Múi giờ: (GMT+07:00) Bangkok, Hà Nội — giống bảng tính.
6. Quay lại tab bảng tính, nhấn F5. Menu HiTaVa Hồ sơ hiện cạnh Trợ giúp sau vài giây.

Bấm menu HiTaVa Hồ sơ › 🛠 Cài đặt file (chạy lần đầu). Google hỏi quyền — đây là việc làm một lần cho mỗi tài khoản và mỗi file.

1. Cửa sổ “Cần cấp quyền” › Tiếp tục.
2. Chọn tài khoản Google đang giữ file.
3. “Google chưa xác minh ứng dụng này” › Nâng cao › Chuyển đến … (không an toàn).
4. Giữ đủ các tick › Cho phép.

Mẫu này xin những quyền nào

Xem, sửa, tạo, xoá bảng tính

đọc và ghi các sổ, Danh mục, Thiết lập, Nhật ký trong file này

Xem, sửa, tạo, xoá tệp trong Google Drive

chỉ để tạo thư mục "HiTaVa Hồ sơ" và lưu bản sao lưu của file này. Script không mở tệp nào khác của bạn

Gửi email thay bạn

email nhắc việc 7:00, mỗi người một email tổng hợp. Script không đọc hộp thư Gmail

Chạy khi bạn không có mặt

lịch 7:00 mỗi sáng: nhắc việc, dọn phiên cổng hết hạn, sao lưu hằng tuần

Hiện và chạy nội dung bên thứ ba

mở hộp thoại quản lý bên trong bảng tính

Xem địa chỉ email của bạn

biết ai đang dùng menu để áp vai trò Quản trị / Văn thư / Lãnh đạo / Chuyên viên / Chỉ xem

Dữ liệu ở lại trong Drive của bạn. Script chạy bằng tài khoản Google của bạn, không gửi dữ liệu ra ngoài và HiTaVa không xem được file của bạn.

1. Menu HiTaVa Hồ sơ › 🛠 Cài đặt file (chạy lần đầu): đặt múi giờ GMT+7 và định dạng Việt Nam, kiểm 12 tab, bảo vệ "chỉ cảnh báo" hàng tiêu đề và cột công thức, cài lịch tự chạy 7:00 (email nhắc việc, sao lưu Chủ nhật). Chạy lại lúc nào cũng an toàn.
2. Thanh bên › Cài đặt ban đầu › 6. Tự kiểm tra: dòng nào "Lỗi" thì đọc chữ bên cạnh.
3. Tab Danh mục: Đơn vị (mã HN, HCM…), Phòng ban, Nhóm hồ sơ (mã HC, HĐ… + số ngày hạn mặc định), Người dùng (Mã người, Họ tên, Email, Vai trò). Mã đơn vị + mã nhóm tạo nên Mã hồ sơ HN-HC-2026-0001.
4. Phân quyền: menu › ⚙ Cài đặt & phân quyền › Quản trị / Văn thư / Lãnh đạo / Chuyên viên / Chỉ xem. Google Sheets không khoá được từng tab: chỉ chia sẻ bảng tính cho Văn thư và Quản trị, mọi người khác dùng cổng xử lý.

Mỗi người một link riêng + mã PIN: Việc của tôi (quá hạn, sắp đến hạn, chờ tôi duyệt, chờ nhận bàn giao) có thước hạn, cập nhật trạng thái và kết quả, duyệt hoặc trả lại, xác nhận đã nhận bàn giao. Dòng Mật và hồ sơ nhân sự chỉ hiện cho người được giao. Không cần tài khoản Google, không thấy bảng tính. Sai PIN 5 lần khoá 15 phút.

Phần này mặc định tắt và không đi theo bản sao — kể cả bản sao đã có sẵn script, bạn vẫn phải tự triển khai một lần.

1. Làm sau bước cài đặt file. Triển khai xong, chép URL ứng dụng web kết thúc bằng /exec, dán vào menu › 📱 Cổng xử lý hồ sơ › khung "Link web app (/exec)" › Lưu link (link /dev người khác không mở được), rồi cấp link + PIN cho từng người ở cùng trang đó.
2. Apps Script › Triển khai › Tuỳ chọn triển khai mới › bánh răng cạnh “Chọn loại” › Ứng dụng web.
3. Thực thi dưới dạng: Tôi. Người có quyền truy cập: Bất kỳ ai.
4. Bấm Triển khai, cấp quyền lần nữa nếu Google hỏi, rồi chép URL ứng dụng web kết thúc bằng /exec.

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('🎓 Lớp học')
    .addItem('🏠 Bảng điều khiển', 'showHome')
    .addItem('📅 Mở kỳ', 'showPeriod')
    .addItem('✅ Điểm danh nhanh', 'showAttendance')
    .addItem('🧾 Học phí (QR, Zalo, PDF, email)', 'showFees')
    .addItem('ℹ Giới thiệu & cấp quyền', 'about')
    .addToUi();
}

Vì sao chọn “Bất kỳ ai”: Web App chạy bằng tài khoản của bạn nên Google không cho script biết email người đang mở trang, chế độ “Bất kỳ ai có tài khoản Google” vì thế không kiểm được ai là ai. Việc bảo vệ nằm trong script — link riêng kèm mã bí mật, mã PIN, khoá tạm khi nhập sai nhiều lần, và nhật ký mọi lần ghi.

Dán mã bản mới về sau: Triển khai › Quản lý triển khai › ✏ Chỉnh sửa › Phiên bản: Phiên bản mới › Triển khai. Làm đúng cách này thì link /exec giữ nguyên.

1. Văn thư — 📥 Tiếp nhận văn bản đến: vào sổ, cấp số đến không trùng, giao người phụ trách; hạn để trống thì tự tính theo loại văn bản.
2. Sổ đăng ký hồ sơ — mỗi dòng một hồ sơ, một người phụ trách chính; Mã hồ sơ cấp khi lưu.
3. Văn bản đi — soạn → rà soát → duyệt → ban hành; Văn thư cấp mã khi ban hành.
4. Hợp đồng & pháp lý — nhắc trước ngày hết hạn theo số ngày của từng loại hợp đồng.
5. Lưu trữ & bàn giao — mỗi lần lưu kho hoặc bàn giao một dòng; người nhận xác nhận trên cổng.
6. Mỗi sáng 7:00 — mỗi người có việc nhận một email tổng hợp: quá hạn, sắp đến hạn, chờ duyệt, chờ nhận bàn giao.

Trên Excel 2016 trở lên vẫn đủ 12 tab và mọi công thức: trạng thái hạn (Quá hạn, Sắp đến hạn, Đúng hạn…), hạn mặc định theo nhóm / loại, mốc hợp đồng, rà soát nhân sự, hạn lưu trữ, Mã gợi ý, cột Cảnh báo bắt trùng mã, Tổng quan có bộ lọc và Việc đến hạn. Không có: menu và thanh bên, cấp mã tự động không trùng, cổng xử lý trên điện thoại, email nhắc việc, Nhật ký tự ghi, phân quyền theo vai trò, sao lưu tự động.

Các lỗi hay gặp (menu không hiện, Google hỏi quyền lại, ngày lệch một ngày, mở trên điện thoại không thấy menu) nằm ở phần lỗi thường gặp của hướng dẫn chung.

Vẫn vướng?Zalo 0935077673 (Hải Vân)