Mẫu giấy uỷ quyền cá nhân, công ty (chép được) và khác gì hợp đồng uỷ quyền

Bộ luật Dân sự 2015 gọi đây là đại diện theo uỷ quyền (Điều 134, 135, 138). Bộ luật không định nghĩa riêng "giấy uỷ quyền": đó là văn bản bên uỷ quyền tự lập, ghi ai được làm gì thay mình, trong bao lâu. Hợp đồng uỷ quyền thì có định nghĩa ở Điều 562: sự thoả thuận giữa các bên.

Căn cứ

BLDS 2015: Điều 134–143 (đại diện), 562–569 (hợp đồng uỷ quyền)

Không ghi hạn

Giấy: hết khi xong việc cụ thể hoặc 1 năm · Hợp đồng: 1 năm

Chứng thực chữ ký

Chỉ khi không thù lao, không bồi thường, không chuyển quyền tài sản

Doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật xuất cảnh phải uỷ quyền bằng văn bản (LDN 2020 Điều 12)

Dùng giấy uỷ quyền khi việc cụ thể và đơn giản: nộp, nhận hồ sơ; nhận hộ lương hưu, bưu phẩm; trưởng phòng ký hợp đồng dưới một hạn mức. Người được uỷ quyền mang giấy cùng giấy tờ tuỳ thân khi đi làm việc.

Quy tắc nhanh: càng có tiền, tài sản và trách nhiệm trong việc uỷ quyền thì càng nên làm hợp đồng, vì hợp đồng ghi được nghĩa vụ và chế tài cho cả hai bên. Giấy uỷ quyền gọn nhưng chủ yếu để chứng minh với người thứ ba rằng người cầm giấy có quyền thay bạn.

Dù dùng loại nào, bạn chịu trách nhiệm về việc người được uỷ quyền làm trong phạm vi uỷ quyền (Điều 139, 567); phần làm vượt phạm vi thì không ràng buộc bạn, trừ khi bạn đồng ý hoặc biết mà không phản đối (Điều 143). Phạm vi càng cụ thể càng an toàn.

Theo Điều 140 khoản 2 Bộ luật Dân sự 2015, khi văn bản uỷ quyền không xác định thời hạn:

• Uỷ quyền cho một giao dịch cụ thể (ví dụ ký một hợp đồng mua xe): thời hạn tính đến khi giao dịch đó chấm dứt.
• Uỷ quyền không gắn với giao dịch cụ thể (ví dụ "thay tôi giải quyết các thủ tục giấy tờ"): thời hạn là 01 năm kể từ khi phát sinh quyền đại diện.

Với hợp đồng uỷ quyền, Điều 563 quy định: không có thoả thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập việc uỷ quyền.

Uỷ quyền chấm dứt sớm hơn khi xong việc, hai bên thoả thuận, một bên đơn phương chấm dứt, hoặc một bên chết, giải thể (Điều 140 khoản 3). Chấm dứt hợp đồng uỷ quyền thì phải báo bằng văn bản cho người thứ ba (đối tác, ngân hàng); không báo thì giao dịch với họ vẫn có hiệu lực (Điều 569).

Không có một quy định chung buộc mọi giấy uỷ quyền phải công chứng. Có cần hay không tuỳ việc được uỷ quyền và nơi tiếp nhận. Ba căn cứ hay gặp:

1. Chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền chỉ làm được khi việc uỷ quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền và không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (Nghị định 23/2015/NĐ-CP Điều 24 khoản 4 điểm d — văn bản hợp nhất 2026, sau các lần sửa năm 2025–2026, vẫn giữ). Ví dụ: nộp, nhận hộ hồ sơ; nhận hộ lương hưu, bưu phẩm. Làm ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, không phụ thuộc nơi cư trú.
2. Việc liên quan nhà đất, chuyển quyền tài sản: không chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền được. Lập hợp đồng uỷ quyền rồi công chứng, hoặc chứng thực như một giao dịch.
3. Luật riêng của từng thủ tục. Ví dụ hộ tịch: Thông tư 04/2020/TT-BTP Điều 2 cho phép uỷ quyền đăng ký hộ tịch nhưng văn bản uỷ quyền phải được chứng thực, trừ khi người được uỷ quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột; còn đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, nhận cha mẹ con thì không được uỷ quyền.

Chỗ nào chưa chắc, gọi hỏi nơi sẽ nhận giấy (bộ phận một cửa, ngân hàng, văn phòng công chứng) trước khi đi ký. Bài này là thông tin chung, không thay tư vấn pháp lý cho việc cụ thể của bạn.

Người đại diện theo pháp luật (thường là giám đốc, ghi trong Điều lệ) thay công ty ký giao dịch (Luật Doanh nghiệp 2020 Điều 12 khoản 1) và uỷ quyền tiếp cho người khác bằng giấy uỷ quyền.

• Khoản 3 Điều 12: công ty phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn một người cư trú tại Việt Nam mà người này xuất cảnh, họ phải uỷ quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam, và vẫn chịu trách nhiệm về việc đã uỷ quyền.
• Khoản 4: hết hạn uỷ quyền mà người đại diện chưa về và không uỷ quyền khác, người được uỷ quyền làm tiếp tới khi người đại diện trở lại hoặc công ty cử người khác.
• Khoản 5: người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không uỷ quyền thì chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác.

Giấy uỷ quyền của công ty nên ghi hạn mức (ví dụ hợp đồng không quá 200 triệu), loại việc, có được uỷ quyền lại không, và cấm giao dịch với chính mình (Bộ luật Dân sự Điều 141 khoản 3). Văn bản hành chính ký thừa uỷ quyền ghi "TUQ." — xem bài trình bày công văn đúng thể thức; ai được ký thừa uỷ quyền nên quy định trong quy chế văn thư, lưu trữ.

Dùng cho việc giữa hai cá nhân như nhờ nộp, nhận hồ sơ, nhận giấy tờ. Sửa phần trong ngoặc vuông cho đúng việc của bạn; nếu việc có thù lao hoặc liên quan nhà đất, đừng dùng mẫu này mà làm hợp đồng uỷ quyền ở văn phòng công chứng.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY UỶ QUYỀN

Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………

I. BÊN UỶ QUYỀN
Họ và tên: ……………………………  Ngày sinh: ……/……/……
Số căn cước/CCCD: ………………… Ngày cấp: ……/……/…… Nơi cấp: ……………
Nơi cư trú: ……………………………………………………
Điện thoại: ……………………

II. BÊN ĐƯỢC UỶ QUYỀN
Họ và tên: ……………………………  Ngày sinh: ……/……/……
Số căn cước/CCCD: ………………… Ngày cấp: ……/……/…… Nơi cấp: ……………
Nơi cư trú: ……………………………………………………
Điện thoại: ……………………

III. NỘI DUNG UỶ QUYỀN
1. Bên được uỷ quyền được thay mặt Bên uỷ quyền: [ghi cụ thể, ví dụ: nộp hồ sơ đề nghị ……… tại ………; nhận kết quả; ký các giấy tờ trong hồ sơ đó].
2. Thời hạn uỷ quyền: từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/…… [hoặc: đến khi hoàn thành công việc nêu tại mục 1].
3. Bên được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
4. Việc uỷ quyền này không có thù lao.

IV. CAM KẾT
- Bên uỷ quyền chịu trách nhiệm về công việc Bên được uỷ quyền thực hiện trong phạm vi nêu trên.
- Bên được uỷ quyền thực hiện đúng phạm vi uỷ quyền, báo lại kết quả và giao lại giấy tờ đã nhận cho Bên uỷ quyền.

Giấy uỷ quyền lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản.

BÊN ĐƯỢC UỶ QUYỀN                     BÊN UỶ QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên)                   (Ký, ghi rõ họ tên)

Dùng khi giám đốc (người đại diện theo pháp luật) uỷ quyền cho nhân viên, trưởng phòng, giám đốc chi nhánh ký hoặc làm việc thay. Trình bày theo kiểu văn bản hành chính của công ty: có số, ký hiệu và nơi nhận để vào sổ văn bản đi.

CÔNG TY ……………………                CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: ……/2026/GUQ                       Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
                                       ………, ngày …… tháng …… năm 2026

GIẤY UỶ QUYỀN

Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung);
Căn cứ Điều lệ Công ty ……………………;

1. Bên uỷ quyền
Ông/Bà: ……………………  Chức vụ: Giám đốc — người đại diện theo pháp luật
Công ty: ……………………  Mã số doanh nghiệp: ……………………
Trụ sở: ……………………………………………………

2. Bên được uỷ quyền
Ông/Bà: ……………………  Chức vụ: ……………………  Bộ phận: ……………
Số căn cước/CCCD: …………………  Ngày cấp: ……/……/……

3. Nội dung uỷ quyền
a) Thay mặt Giám đốc ký [hợp đồng mua bán hàng hoá có giá trị không quá ……… đồng mỗi hợp đồng / các văn bản giao dịch với ……… / hồ sơ ………].
b) Không được uỷ quyền lại; không nhân danh Công ty giao dịch với chính mình hoặc với người mà mình cũng là đại diện.
c) Khi ký thay, ghi rõ "theo Giấy uỷ quyền số ……/2026/GUQ ngày ……/……/2026" trên văn bản, hợp đồng.

4. Thời hạn uỷ quyền: từ ngày ……/……/2026 đến ngày ……/……/…….

5. Bên được uỷ quyền báo cáo Giám đốc các văn bản đã ký thay theo định kỳ ………; Giám đốc chịu trách nhiệm về các việc Bên được uỷ quyền thực hiện đúng phạm vi.

NGƯỜI ĐƯỢC UỶ QUYỀN            NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên)            (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Nơi nhận:
- Người được uỷ quyền;
- Phòng Kế toán, Phòng Hành chính;
- Lưu: VT.

Giấy uỷ quyền của công ty nên vào sổ văn bản đi để có số và ngày, giống công văn — cách đánh số ở bài đánh số và lưu trữ văn bản. Khi chấm dứt trước hạn, ra thông báo thu hồi bằng văn bản, gửi cho đối tác đã nhận bản sao, và lấy lại bản gốc.

• Phạm vi chung chung ("toàn quyền giải quyết mọi việc"): nơi nhận dễ từ chối, khó biết người được uỷ quyền làm đúng hay vượt phạm vi.
• Không ghi thời hạn hoặc ghi "vô thời hạn".
• Dùng giấy chứng thực chữ ký cho việc nhà đất: sai loại, phải làm hợp đồng uỷ quyền.
• Uỷ quyền việc luật buộc tự làm như đăng ký kết hôn (Bộ luật Dân sự Điều 134 khoản 2).
• Số căn cước sai hoặc thẻ hết hạn.
• Quên thu hồi khi người được uỷ quyền nghỉ việc.

Công ty có vài chục giấy uỷ quyền đang chạy thì cần biết giấy nào còn hiệu lực, giấy nào sắp hết hạn, giấy nào đã thu hồi. Một trang tính 7 cột là đủ: A = số giấy, B = người được uỷ quyền và việc, C = ngày ký, D = hạn ghi trên giấy (để trống nếu không ghi), E = hết hạn (công thức), F = ngày thu hồi, G = trạng thái (công thức).

=IF(C2=""; ""; IF(D2<>""; D2; EDATE(C2; 12) - 1))

=IF(C2=""; ""; IF(F2<>""; "Đã thu hồi"; IF(E2 < TODAY(); "Hết hạn"; IF(E2 - TODAY() <= 30; "Sắp hết hạn"; "Còn hiệu lực"))))

Thử lại: C2 = 20/11/2025, D2 trống, F2 trống, hôm nay 02/11/2026. EDATE(20/11/2025; 12) = 20/11/2026, trừ 1 = 19/11/2026. E2 − TODAY() = 17 ngày, nhỏ hơn 30 → Sắp hết hạn. Giấy gắn với một việc cụ thể mà không ghi hạn thì đừng để công thức tự tính 1 năm: gõ tay ngày dự kiến xong việc vào cột D.

=FILTER(A2:B200; G2:G200<>"Hết hạn"; G2:G200<>"Đã thu hồi"; G2:G200<>"")

Công ty nhiều đơn vị thường để giấy uỷ quyền chung với hợp đồng, giấy phép. Mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO có tab Hợp đồng & pháp lý ghi ngày ký, hiệu lực, hết hạn, mốc gia hạn và nhắc trước theo loại; danh sách "Loại hợp đồng" ở tab Danh mục kèm số ngày nhắc trước, có sẵn "Hồ sơ pháp lý khác", và bạn thêm được loại "Giấy uỷ quyền".

Mẫu là công cụ theo dõi, không soạn văn bản: bạn vẫn viết giấy uỷ quyền bằng Word hoặc Google Docs theo mẫu ở trên, rồi ghi vào sổ. Email nhắc việc, cấp mã không trùng và cổng xử lý trên điện thoại cần gói Apps Script trên Google Sheets; mở bằng Excel vẫn có đủ 12 tab và công thức trạng thái hạn.

• Cách trình bày công văn đúng thể thứcKý thay, ký thừa uỷ quyền, nơi nhận
• Quy chế văn thư, lưu trữ cho doanh nghiệpQuy định ai được ký thừa uỷ quyền
• Mẫu biên bản bàn giaoBàn giao tài sản, công việc, hồ sơ khi nghỉ việc
• Hướng dẫn Quản lý hồ sơ & văn bản PROCài đặt, tab Hợp đồng & pháp lý, nhắc việc