Hành chính & văn phòng · 13 phút đọc
Quy trình xử lý văn bản đến gồm 6 bước: tiếp nhận, vào sổ và cấp số đến, trình lãnh đạo, giao người xử lý, theo dõi hạn, lưu vào hồ sơ. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản nhận ngày nào phải vào sổ và trình trong ngày đó, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo; văn bản khẩn thì làm ngay. Bài này đi qua từng bước — ai làm, ghi gì, hạn bao lâu — kèm mẫu dấu ĐẾN, phiếu giải quyết và sổ theo dõi trên Google Sheets có số đến tự tăng theo năm, cột kiểm tra trình đúng hạn và cột quá hạn.
Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP chia việc quản lý văn bản đến thành 4 bước: tiếp nhận; đăng ký; trình, chuyển giao; giải quyết và theo dõi, đôn đốc. Trong thực tế văn phòng, bước 3 tách thành hai việc do hai người làm (lãnh đạo cho ý kiến, văn thư chuyển giao), và cần thêm bước cuối là đưa văn bản vào hồ sơ — nên bài này dùng 6 bước.
| Bước | Ai làm | Việc chính | Hạn |
|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận | Văn thư | Kiểm bì, đối chiếu số ký hiệu, bóc bì, đóng dấu ĐẾN | Ngay khi nhận |
| 2. Vào sổ, cấp số đến | Văn thư | Ghi 10 thông tin vào sổ, cấp số đến liên tiếp trong năm | Trong ngày, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo |
| 3. Trình lãnh đạo | Văn thư → lãnh đạo | Lãnh đạo ghi ý kiến chỉ đạo, người chủ trì, hạn | Trong ngày, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo |
| 4. Giao xử lý | Văn thư | Ghi bổ sung vào sổ, chuyển cho người xử lý, ký nhận | Ngay sau khi có ý kiến chỉ đạo |
| 5. Theo dõi, đôn đốc | Người được giao theo dõi | Ghi tiến độ, nhắc việc sắp đến hạn, quá hạn | Theo hạn lãnh đạo ghi hoặc quy chế |
| 6. Lưu hồ sơ | Người xử lý | Đưa văn bản và văn bản trả lời vào hồ sơ công việc | Khi xong việc |
Nghị định 30 bắt buộc với cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (Điều 2). Công ty tư nhân không bắt buộc, nhưng trình tự này đã qua nhiều đời nghị định nên dùng làm khung rất ổn — rồi ghi thành một điều trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ của công ty.
Văn bản giấy (Điều 21): văn thư kiểm số lượng bì, tình trạng bì, dấu niêm phong nếu có, nơi gửi, và đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với văn bản bên trong. Thấy sai sót hay bất thường (bì rách, thiếu trang, sai số) thì báo ngay người có trách nhiệm và báo lại nơi gửi.
Dấu ĐẾN theo Phụ lục IV là hình chữ nhật 35 × 50 mm, có tên cơ quan, chữ ĐẾN, ô Số, Ngày, Chuyển và Số và ký hiệu hồ sơ. Ô “Chuyển” chính là chỗ lãnh đạo ghi người xử lý cho văn bản đơn giản.
Điều 22 yêu cầu đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến. Văn bản không qua văn thư vào sổ thì cá nhân, đơn vị không có trách nhiệm giải quyết — đây là câu nên chép vào quy chế để chấm dứt cảnh văn bản đi thẳng tới bàn ai đó rồi mất dấu.
Mẫu sổ có tối thiểu 10 cột: ngày đến, số đến, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu, đơn vị hoặc người nhận, ngày chuyển, ký nhận, ghi chú. Bảng giải thích từng cột và mẹo nhập trên bảng tính có ở bài quản lý công văn đi đến bằng Excel, bài này không nhắc lại.
Điều 23: văn thư trình văn bản trong ngày, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, tới người có thẩm quyền chỉ đạo. Nếu quy chế đã định sẵn loại văn bản nào giao cho ai (ví dụ hoá đơn, báo giá đến thẳng phòng Kế toán, Kinh doanh), văn thư chuyển luôn không cần trình.
Ý kiến chỉ đạo phải trả lời được ba câu: ai chủ trì, ai phối hợp, hạn bao giờ. Văn bản giấy ghi vào ô Chuyển của dấu ĐẾN hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến (Phụ lục IV có ba phần: ý kiến lãnh đạo cơ quan, ý kiến lãnh đạo đơn vị, ý kiến đề xuất của người giải quyết). Sau đó văn bản quay lại văn thư để ghi bổ sung vào sổ rồi mới chuyển đi, người nhận ký nhận.
Một văn bản, một người chủ trì
“Giao P. Kinh doanh và P. Kế toán” nghe gọn nhưng tới hạn không ai chịu trách nhiệm. Luôn ghi một người (hoặc một phòng) chủ trì; người phối hợp ghi riêng. Trong sổ, cột Người xử lý chỉ chứa một tên để công thức đếm việc theo người không sai.
Hạn xử lý: Nghị định 30 để quy chế làm việc của từng cơ quan quyết định (Điều 24). Công ty nhỏ nên đặt hạn mặc định theo loại văn bản trong quy chế, ví dụ giấy mời 2 ngày làm việc, công văn đề nghị 5 ngày, khiếu nại của khách 3 ngày — lãnh đạo ghi hạn khác thì theo hạn lãnh đạo.
Người đứng đầu chỉ đạo giải quyết kịp thời và giao một người theo dõi, đôn đốc (Điều 24) — ở công ty nhỏ thường chính là văn thư hoặc trợ lý giám đốc. Phụ lục IV có thêm mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến với tối thiểu 7 cột:
| Cột | Ghi gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| 1. Số đến | Số đã cấp ở bước 2 | 0234 |
| 2. Văn bản | Tên loại, số ký hiệu, ngày, nơi ban hành | CV 1287/TBH-KD ngày 03/10, Thép Bắc Hà |
| 3. Đơn vị hoặc người nhận | Người chủ trì | Tùng — P. Kinh doanh |
| 4. Thời hạn giải quyết | Hạn lãnh đạo ghi | 13/10/2026 |
| 5. Tiến độ giải quyết | Đang làm gì, vướng gì | 09/10 đã có dự thảo báo giá |
| 6. Số ký hiệu văn bản trả lời | Văn bản đi trả lời, nếu có | 152/MA-KD |
| 7. Ghi chú |
Trên bảng tính, không cần hai sổ riêng: thêm các cột theo dõi vào ngay sổ văn bản đến, mỗi văn bản một dòng. Xong việc, người xử lý đưa văn bản đến, văn bản trả lời và tài liệu liên quan vào hồ sơ công việc (ghi Số và ký hiệu hồ sơ lên dấu ĐẾN), bản scan để ở thư mục chung theo cách ở bài lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google Drive. Văn bản trả lời thì soạn đúng thể thức như bài cách trình bày công văn.
Một bảng, mỗi dòng một văn bản, hàng 1 là tiêu đề: A Số đến, B Ngày đến, C Cơ quan gửi, D Số ký hiệu, E Trích yếu, F Mức độ (Thường / Khẩn), G Ngày trình, H Người chủ trì, I Hạn xử lý, J Ngày hoàn tất, K Kiểm tra trình, L Trạng thái hạn, M Văn bản trả lời. Vùng NgayLe là danh sách ngày nghỉ lễ trong năm.
=IF(B2="";"";MAXIFS(A$1:A1;B$1:B1;">="&DATE(YEAR(B2);1;1);B$1:B1;"<="&DATE(YEAR(B2);12;31))+1)Thử lại: dòng cuối năm 2025 có số 412 (ngày đến 30/12/2025). Dòng kế có ngày đến 02/01/2026: không dòng nào phía trên thuộc năm 2026, MAXIFS ra 0, số đến là 1. Dòng sau cùng năm 2026 ra 2, 3… Hàng tiêu đề là chữ nên không bị tính. Công thức đếm theo vị trí dòng: vào sổ xong nên chép rồi dán giá trị để số đã ghi lên dấu ĐẾN không đổi khi ai đó sắp xếp lại bảng.
=IF(B2="";"";IF(G2="";IF(TODAY()>IF(F2="Khẩn";B2;WORKDAY(B2;1;NgayLe));"Chưa trình, trễ";"Chờ trình");IF(G2<=IF(F2="Khẩn";B2;WORKDAY(B2;1;NgayLe));"Trình đúng hạn";"Trình muộn")))Thử lại: văn bản thường đến thứ Sáu 09/10/2026, WORKDAY(09/10;1) bỏ thứ Bảy, Chủ nhật ra thứ Hai 12/10. Trình ngày 12/10 → “Trình đúng hạn”; trình 13/10 → “Trình muộn”. Văn bản khẩn đến 09/10 mà trình 12/10 → “Trình muộn”.
=IF(I2="";"";IF(J2<>"";IF(J2<=I2;"Đúng hạn";"Trễ hạn");IF(TODAY()>I2;"Quá "&(TODAY()-I2)&" ngày";IF(I2-TODAY()<=2;"Sắp đến hạn";"Đang xử lý"))))Thử lại với hôm nay 26/10/2026: hạn 20/10, chưa có ngày hoàn tất → “Quá 6 ngày”. Hạn 27/10 → còn 1 ngày → “Sắp đến hạn”. Hạn 13/10, xong 12/10 → “Đúng hạn”. Tô đỏ cả dòng bằng định dạng có điều kiện với công thức =LEFT($L2;3)="Quá".
=IFERROR(COUNTIFS(H2:H;"Tùng";L2:L;"Đúng hạn")/COUNTIFS(H2:H;"Tùng";J2:J;"<>");"")Thử lại: Tùng đã xong 8 văn bản, 6 đúng hạn → 6 ÷ 8 = 75% (định dạng ô là phần trăm). Ngày đến, hạn mà gõ thành chữ thì mọi công thức trên ra lỗi — xem cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets.
Tự dựng sổ theo công thức trên là đủ cho văn phòng vài chục văn bản mỗi tháng. Khi có nhiều phòng ban, chi nhánh, chỗ hay vỡ là: hai người cùng cấp trùng số đến, người xử lý phải mở cả bảng tính mới cập nhật được, và không ai nhắc khi việc sắp trễ.
Mẫu không có ký số, quét văn bản hay liên thông văn bản điện tử với cơ quan nhà nước, và không tự tạo biên bản hay văn bản trả lời — văn bản trả lời bạn vẫn soạn bằng Word hoặc Google Docs rồi vào sổ văn bản đi. Cấp số tự động, cổng và email chỉ chạy trên Google Sheets; mở bằng Excel vẫn có đủ sổ và công thức trạng thái hạn.
Hướng dẫn cài đặt và dùng Quản lý hồ sơ & văn bản PRO
Xem trên YouTube ↗Theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản đến ngày nào phải đăng ký, chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có dấu Hoả tốc, Thượng khẩn, Khẩn phải đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận.
Có. Điều 22 quy định số đến lấy liên tiếp theo thứ tự tiếp nhận trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Ngày 01/01 bắt đầu lại từ số 1; công thức MAXIFS trong bài tự làm việc này.
Nghị định 30 không đặt một con số chung: đơn vị xử lý theo thời hạn trong quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (Điều 24), văn bản khẩn giải quyết ngay. Doanh nghiệp nên tự đặt hạn mặc định theo loại văn bản trong quy chế, lãnh đạo ghi hạn riêng khi cần.
Văn thư chuyển nguyên bì, không bóc. Nếu nội dung là việc chung của công ty, người nhận phải đưa lại văn thư để vào sổ (Điều 21). Ghi rõ quy tắc này trong quy chế để tránh văn bản quan trọng nằm ngoài sổ.
Khi ý kiến chỉ đạo dài hoặc có nhiều đơn vị, nhiều cấp cho ý kiến. Văn bản đơn giản, một người xử lý thì ghi vào ô Chuyển của dấu ĐẾN là đủ. Phiếu theo mẫu Phụ lục IV Nghị định 30 có ý kiến lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị và đề xuất của người giải quyết.
Không bắt buộc. Nghị định 30 áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Công ty tư nhân tự quy định trong quy chế nội bộ; dùng trình tự của Nghị định làm khung giúp quy trình đủ bước và dễ bàn giao khi đổi văn thư.
Cách lập sổ quản lý công văn đi đến bằng Excel, Google Sheets: cột cần có, đánh số đến, giao xử lý, công thức nhắc hạn, tô đỏ quá hạn, tìm nhanh.
Cách soạn quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho doanh nghiệp: 8 chương cần có, khung mẫu chép được, Luật Lưu trữ 2024 và Nghị định 30/2020 áp dụng tới đâu.
Cách trình bày công văn đúng thể thức theo Nghị định 30/2020: quốc hiệu, số ký hiệu, V/v, nơi nhận, chữ ký, dấu, phông Times New Roman, cỡ chữ, lề trang.
Mẫu biên bản cuộc họp chép được và cách viết: thành phần, ghi ý kiến, kết luận giao việc ai làm hạn nào, ai ký, theo dõi việc sau họp trên Google Sheets.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Hành chính & văn phòng.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
