Hành chính & văn phòng · 12 phút đọc
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ là văn bản nội bộ do giám đốc ban hành, quy định ai soạn, ai ký, ai giữ dấu, văn bản đi đến được vào sổ và xử lý thế nào, hồ sơ lưu bao lâu và huỷ ra sao. Với doanh nghiệp tư nhân, Nghị định 30/2020/NĐ-CP không bắt buộc và Luật Lưu trữ 2024 để doanh nghiệp tự quyết định áp dụng — nhưng quy định về giữ dấu (Luật Doanh nghiệp) và thời hạn lưu tài liệu kế toán thì bắt buộc. Bài này đi qua 8 chương nên có, khung mẫu chép được và từng căn cứ pháp lý áp dụng tới đâu.
Không có điều luật nào buộc công ty tư nhân phải có một văn bản tên là “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ”. Nhưng có vài nghĩa vụ mà quy chế là chỗ hợp lý nhất để ghi lại. Từng văn bản áp dụng như sau:
Tóm lại: công ty tư nhân được tự thiết kế quy chế, miễn không trái các luật bắt buộc ở trên. Doanh nghiệp nhà nước thì phải theo Nghị định 30 và Luật Lưu trữ đầy đủ — bài này viết cho doanh nghiệp tư nhân.
Bố cục dưới đây đi theo thứ tự các chương của Nghị định 30 (soạn thảo → quản lý văn bản → lập hồ sơ → con dấu) và bổ sung phần lưu trữ, tiêu huỷ, văn bản điện tử mà công ty tư nhân hay thiếu.
| Chương | Nội dung chính | Tham khảo |
|---|---|---|
| I. Quy định chung | Phạm vi, đối tượng, giải thích từ ngữ, nguyên tắc, trách nhiệm của giám đốc, văn thư, trưởng phòng, nhân viên | NĐ 30 Điều 1–6 |
| II. Soạn thảo, ký ban hành | Loại văn bản công ty dùng, thể thức, ai soạn, ai kiểm tra, ai duyệt, ai ký, ký thay, ký thừa uỷ quyền | NĐ 30 Điều 7–13, Phụ lục I–III |
| III. Quản lý văn bản đi, đến | Cấp số, vào sổ, phát hành, lưu bản gốc; tiếp nhận, vào sổ, trình, giao, theo dõi văn bản đến | NĐ 30 Điều 14–24, Phụ lục IV |
| IV. Con dấu, chữ ký số | Các loại dấu, người giữ, khi nào được đóng, dấu giáp lai, bàn giao dấu, thiết bị ký số | Luật DN Điều 43; NĐ 30 Điều 32–33 |
| V. Lập hồ sơ, nộp lưu | Danh mục hồ sơ đầu năm, mở – kết thúc hồ sơ, nộp lưu vào kho, bàn giao khi nghỉ việc | NĐ 30 Điều 28–31, Phụ lục V |
| VI. Thời hạn lưu, tiêu huỷ | Bảng thời hạn lưu, xét huỷ, hội đồng, biên bản huỷ | Luật Lưu trữ Điều 14–16; Luật Kế toán Điều 41 |
| VII. Văn bản, hồ sơ điện tử | Nơi lưu, đặt tên tệp, phân quyền, sao lưu, bản scan, chữ ký số | Luật Lưu trữ Điều 32–34 |
| VIII. Tổ chức thực hiện | Hiệu lực, sửa đổi, khen thưởng, xử lý vi phạm |
Công ty dưới 20 người có thể gộp chương V và VI, bỏ phần ký thừa uỷ quyền. Đừng chép nguyên văn cả Nghị định 30 vào quy chế: chỗ nào Nghị định đã quy định đủ (thể thức trình bày, cỡ chữ, lề trang), chỉ cần một câu “thực hiện theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP” — chi tiết thể thức có ở bài cách trình bày công văn đúng thể thức.
Thay [Tên công ty], [MA] (chữ viết tắt tên công ty) và các con số trong ngoặc vuông bằng quy định của bạn. Phần kèm theo quyết định ban hành, ví dụ Quyết định số 01/QĐ-[MA].
QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ-[MA] ngày …/…/20… của Giám đốc [Tên công ty])
Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; con dấu và chữ ký số; lập hồ sơ, lưu trữ, tiêu huỷ tài liệu của Công ty.
Điều 2. Đối tượng áp dụng: toàn bộ người lao động, các phòng ban, chi nhánh.
Điều 3. Giải thích từ ngữ: văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, bản gốc, bản chính, bản sao, văn bản điện tử.
Điều 4. Nguyên tắc: mọi văn bản đi, đến đều qua Văn thư Công ty vào sổ; văn bản không vào sổ thì không có giá trị giao việc.
Điều 5. Trách nhiệm: Giám đốc; Trưởng phòng Hành chính; Văn thư; người lao động.
Chương II. SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 6. Các loại văn bản Công ty ban hành: quyết định, quy chế, quy định, thông báo, công văn, tờ trình, biên bản, hợp đồng, báo cáo.
Điều 7. Thể thức và kỹ thuật trình bày: theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Điều 8. Soạn thảo và kiểm tra: người soạn chịu trách nhiệm nội dung; Trưởng phòng soạn thảo kiểm tra trước khi trình; Văn thư kiểm tra thể thức.
Điều 9. Thẩm quyền ký: Giám đốc ký mọi văn bản; Phó giám đốc ký thay (KT.) văn bản thuộc lĩnh vực được phân công; ký thừa uỷ quyền (TUQ.) phải có văn bản uỷ quyền ghi rõ thời hạn, nội dung.
Chương III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN
Điều 10. Cấp số văn bản đi: số liên tiếp trong năm từ 01 ngày 01/01, cấp sau khi văn bản đã ký, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; [một dãy chung / mỗi loại một dãy].
Điều 11. Đăng ký, phát hành, lưu văn bản đi: bản gốc lưu tại Văn thư, xếp theo số; bản chính lưu tại hồ sơ công việc.
Điều 12. Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra, bóc bì, đóng dấu ĐẾN; văn bản gửi đích danh chuyển nguyên bì.
Điều 13. Đăng ký văn bản đến: vào sổ trong ngày, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; số đến liên tiếp trong năm, chung cho văn bản giấy và điện tử.
Điều 14. Trình, giao xử lý: lãnh đạo ghi người chủ trì, người phối hợp, hạn; văn bản khẩn trình ngay.
Điều 15. Thời hạn giải quyết mặc định: giấy mời [2] ngày làm việc; công văn đề nghị [5]; khiếu nại của khách hàng [3]; còn lại theo hạn lãnh đạo ghi.
Điều 16. Theo dõi, đôn đốc: [Văn thư] theo dõi sổ văn bản đến, báo cáo việc quá hạn cho Giám đốc mỗi [thứ Hai].
Chương IV. CON DẤU VÀ CHỮ KÝ SỐ
Điều 17. Các loại dấu của Công ty và nơi giữ: dấu Công ty, dấu chức danh, dấu ĐẾN, dấu chỉ mức độ khẩn — do Văn thư giữ tại trụ sở.
Điều 18. Đóng dấu: chỉ đóng lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền; dấu trùm khoảng 1/3 chữ ký về phía trái; dấu giáp lai tối đa 05 tờ; không đóng dấu khống.
Điều 19. Mang dấu ra ngoài, bàn giao dấu: phải có văn bản đồng ý của Giám đốc và lập biên bản bàn giao.
Điều 20. Thiết bị chữ ký số của Công ty: người giữ, nơi cất, việc đổi mã PIN, báo mất.Chương V. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU
Điều 21. Danh mục hồ sơ: Trưởng phòng Hành chính lập, Giám đốc duyệt trong tháng 01 hằng năm.
Điều 22. Mở, cập nhật, kết thúc hồ sơ: người được giao việc mở hồ sơ; loại bản nháp, bản trùng khi kết thúc.
Điều 23. Nộp lưu: hồ sơ có thời hạn lưu từ [05] năm trở lên nộp vào kho lưu trữ Công ty trong [01] năm kể từ khi công việc kết thúc; lập mục lục và biên bản giao nhận.
Điều 24. Bàn giao khi nghỉ việc, chuyển công tác: bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu và quyền truy cập tệp điện tử trước ngày nghỉ.
Chương VI. THỜI HẠN LƯU TRỮ VÀ TIÊU HUỶ
Điều 25. Bảng thời hạn lưu trữ: ban hành kèm Phụ lục; tài liệu kế toán theo Luật Kế toán; tài liệu khác không thấp hơn thời hạn luật chuyên ngành quy định.
Điều 26. Xét huỷ: hằng năm Văn thư lập danh sách hồ sơ hết hạn lưu; Hội đồng gồm [Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng Hành chính, Kế toán trưởng, Trưởng phòng có tài liệu] xem xét.
Điều 27. Tiêu huỷ: Giám đốc quyết định; huỷ toàn bộ, không khôi phục được; lập biên bản và lưu biên bản, danh sách tài liệu huỷ [vĩnh viễn].
Chương VII. VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Điều 28. Nơi lưu: [Drive dùng chung / máy chủ] của Công ty, không lưu tài liệu công việc ở tài khoản cá nhân.
Điều 29. Đặt tên tệp và thư mục: yyyy-mm-dd_số ký hiệu_trích yếu ngắn; thư mục theo loại hồ sơ và năm.
Điều 30. Phân quyền và sao lưu: quyền theo vai trò; sao lưu [hằng tuần] ra nơi lưu thứ hai.
Điều 31. Bản scan: ghi nhận đã đối chiếu với bản gốc; bản gốc giấy vẫn giữ đủ thời hạn lưu trừ khi luật cho phép khác.
Chương VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 32. Hiệu lực: Quy chế có hiệu lực từ ngày ký.
Điều 33. Trách nhiệm thi hành; sửa đổi, bổ sung do Trưởng phòng Hành chính đề xuất, Giám đốc quyết định.
Điều 34. Xử lý vi phạm theo Nội quy lao động.Ba điều hay bị bỏ sót
Dấu khống: cấm đóng dấu lên giấy trắng chưa có chữ ký — Nghị định 30 chỉ cho đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký người có thẩm quyền (Điều 32). Bàn giao khi nghỉ việc: ghi rõ người nghỉ phải bàn giao cả quyền truy cập tệp điện tử, không chỉ giấy — xem quy trình nghỉ việc, offboarding. Biên bản huỷ tài liệu: huỷ xong mà không còn biên bản thì không chứng minh được đã huỷ đúng hạn.
Luật Lưu trữ 2024 chia thời hạn lưu trữ thành vĩnh viễn và có thời hạn; loại có thời hạn tính theo năm, tối thiểu 2 năm, tối đa 70 năm, kể từ năm kết thúc công việc (Điều 15). Hồ sơ có nhiều tài liệu với thời hạn khác nhau thì lấy thời hạn của tài liệu dài nhất. Quy định này viết cho tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước, nhưng là khung tốt để công ty tư nhân đặt bảng thời hạn của mình.
Biên bản huỷ nên có: ngày huỷ, thành phần hội đồng, danh sách hồ sơ (mã, tên, thời hạn, năm kết thúc), cách huỷ (máy huỷ giấy, thuê đơn vị huỷ, xoá vĩnh viễn tệp) và chữ ký. Cách ghi biên bản cho đúng thành phần xem bài mẫu biên bản cuộc họp — biên bản huỷ dùng cùng bố cục, thay phần nội dung bằng danh sách tài liệu.
Luật Lưu trữ 2024 có hẳn một mục về tài liệu điện tử. Tài liệu tạo lập dạng số phải được xác thực hoặc xác định được nguồn gốc, bảo đảm toàn vẹn, lưu cùng dữ liệu mô tả (dữ liệu chủ) và truy cập được dưới dạng hoàn chỉnh (Điều 33). Bản số hoá (bản scan) có giá trị pháp lý như tài liệu gốc khi toàn vẹn, truy cập được, có dấu hiệu nhận biết là bản số hoá và được người có thẩm quyền xác thực (Điều 34).
Cách dựng từng phần trên Google Drive (Drive dùng chung, tên tệp bắt đầu bằng ngày, quyền người xem – chỉnh sửa, sao lưu) có ở bài lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google Drive. Chương VII của quy chế chỉ cần ghi quy tắc, chi tiết thao tác để ở hướng dẫn nội bộ.
Bước 5 là chỗ quy chế hay “chết”: viết rất đủ nhưng sổ vẫn là cuốn sổ tay của văn thư, không ai biết văn bản nào đang ở chỗ ai. Quy trình chi tiết cho phần văn bản đến — tiếp nhận, cấp số, trình, giao, theo dõi hạn — có ở bài quy trình xử lý văn bản đến.
Mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO là công cụ theo dõi trên Google Sheets (mở bằng Excel vẫn dùng được các sổ và công thức), không phải tư vấn pháp lý và không thay quy chế: không có ký số, quét văn bản, không tạo biên bản. Phân quyền 5 vai trò, Nhật ký thay đổi, cổng điện thoại và sao lưu hằng tuần chỉ chạy trên Google Sheets.
Phần lớn là không bắt buộc. Tài liệu của tổ chức kinh tế không phải doanh nghiệp nhà nước là tài liệu lưu trữ tư, và chủ sở hữu tự quyết định việc áp dụng Luật (Điều 3 khoản 5, Điều 9 khoản 4 Luật Lưu trữ 33/2024/QH15). Ngoại lệ là tài liệu lưu trữ tư đã được công nhận có giá trị đặc biệt. Thời hạn lưu theo luật chuyên ngành như Luật Kế toán thì vẫn bắt buộc.
Tới tháng 10/2026 vẫn còn hiệu lực, chưa có nghị định thay thế. Nghị định áp dụng cho cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; công ty tư nhân dùng làm khung tham khảo. Trước khi ban hành quy chế, kiểm tra lại trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.
Người đứng đầu doanh nghiệp — giám đốc hoặc tổng giám đốc — ký quyết định ban hành, quy chế kèm theo quyết định. Nếu Điều lệ công ty giao việc này cho Hội đồng thành viên hay Hội đồng quản trị thì theo Điều lệ.
Luật Doanh nghiệp 2020 Điều 43 yêu cầu việc quản lý, lưu giữ dấu theo Điều lệ hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Công ty nhỏ có thể đặt thành một chương trong quy chế văn thư, lưu trữ thay vì ban hành văn bản riêng; chi nhánh có dấu riêng thì chi nhánh ban hành quy chế của mình.
Không nên. Lập danh sách tài liệu hết hạn, cho hội đồng xem xét, giữ lại tài liệu đang liên quan tranh chấp, thanh tra; giám đốc quyết định huỷ; huỷ toàn bộ không khôi phục được và lập biên bản. Luật Lưu trữ 2024 chỉ cho huỷ tài liệu hết thời hạn hoặc trùng lặp (Điều 16).
Không. Đây là văn bản quản lý nội bộ: công ty tự ban hành, phổ biến và lưu như các quyết định khác, không phải nộp hay đăng ký với cơ quan nào.
Cách lập sổ quản lý công văn đi đến bằng Excel, Google Sheets: cột cần có, đánh số đến, giao xử lý, công thức nhắc hạn, tô đỏ quá hạn, tìm nhanh.
Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến theo Nghị định 30/2020: tiếp nhận, vào sổ, cấp số đến, trình, giao xử lý, theo dõi hạn, lưu hồ sơ; kèm sổ Google Sheets.
Cách trình bày công văn đúng thể thức theo Nghị định 30/2020: quốc hiệu, số ký hiệu, V/v, nơi nhận, chữ ký, dấu, phông Times New Roman, cỡ chữ, lề trang.
Mẫu biên bản cuộc họp chép được và cách viết: thành phần, ghi ý kiến, kết luận giao việc ai làm hạn nào, ai ký, theo dõi việc sau họp trên Google Sheets.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Hành chính & văn phòng.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
