Nhân sự & tiền lương · 19 phút đọc
Quy trình cho nhân viên nghỉ việc có 8 bước: nhận đơn và chốt ngày nghỉ theo thời hạn báo trước (45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc tuỳ loại hợp đồng), lập kế hoạch bàn giao, phỏng vấn nghỉ việc, thu hồi tài sản, khoá tài khoản vào ngày cuối, rồi trong 14 ngày làm việc thanh toán đủ các khoản, xác nhận thời gian đóng BHXH và trả giấy tờ. Bài này đi qua từng bước với căn cứ luật, ví dụ ngày cụ thể và cách dựng checklist nghỉ việc trên Google Sheets tự tính hạn và % hoàn thành.
Quản lý nhân sự bằng Google Sheets: hồ sơ nhân viên, hợp đồng, nhắc hạn tự động
Xem trên YouTube ↗Offboarding là phần ngược lại của onboarding: mọi việc công ty làm từ lúc nhận đơn tới khi người nghỉ cầm sổ BHXH ra về. Làm thiếu thì công ty mất dữ liệu, tài khoản ngân hàng điện tử vẫn mở cho người đã nghỉ, hoặc trễ hạn thanh toán và bị khiếu nại. Làm đủ thì người nghỉ đi trong êm đẹp và người ở lại nhận việc trơn tru.
Cách dễ nhất là coi ngày làm việc cuối cùng là mốc 0, rồi gắn mỗi việc một độ lệch: −30 là 30 ngày trước ngày cuối, +14 NLV là 14 ngày làm việc sau ngày chấm dứt hợp đồng.
| Bước | Mốc | Việc chính | Ai lo |
|---|---|---|---|
| 1. Nhận đơn, chốt ngày nghỉ | Ngay khi nhận đơn | Ghi ngày nhận, kiểm tra thời hạn báo trước, gửi văn bản xác nhận ngày làm việc cuối | HR |
| 2. Kế hoạch bàn giao | −30 (hoặc ngay nếu báo trước ngắn) | Danh sách việc dở dang, người nhận, lịch kèm cặp | Quản lý trực tiếp |
| 3. Báo cho người liên quan | −7 | Khách hàng, đối tác, nhóm làm việc: ai phụ trách thay | Quản lý |
| 4. Phỏng vấn nghỉ việc | −5 | Lý do nghỉ, góp ý, ghi lại theo nhóm lý do | HR |
| 5. Bàn giao, thu hồi tài sản | −3 tới 0 | Hồ sơ, chứng từ, laptop, thẻ, chìa khoá — ký biên bản | Quản lý, HR |
| 6. Khoá tài khoản | Ngày cuối | Email, Drive, phần mềm, ngân hàng điện tử, mật khẩu dùng chung | IT, giám đốc |
| 7. Thanh toán | ≤ 14 ngày làm việc | Lương ngày công cuối, phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu có | Kế toán |
| 8. BHXH và giấy tờ | ≤ 14 ngày làm việc | Báo giảm, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, trả bản chính giấy tờ | HR, kế toán |
Khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần công ty đồng ý, chỉ cần báo trước đủ thời hạn. Đơn nghỉ việc vì vậy là một thông báo, không phải đơn xin chờ duyệt — việc của HR là ghi nhận ngày nhận và xác nhận ngày làm việc cuối.
| Loại hợp đồng | Báo trước ít nhất | Căn cứ |
|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | 45 ngày | Điểm a khoản 1 Điều 35 |
| Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | 30 ngày | Điểm b khoản 1 Điều 35 |
| Xác định thời hạn dưới 12 tháng | 03 ngày làm việc | Điểm c khoản 1 Điều 35 |
| Ngành, nghề đặc thù (tổ lái và kỹ thuật tàu bay, người quản lý doanh nghiệp, thuyền viên làm việc ở nước ngoài…) | 120 ngày nếu HĐ không xác định thời hạn hoặc từ 12 tháng; ¼ thời hạn HĐ nếu dưới 12 tháng | Điểm d khoản 1 Điều 35, Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP |
Cách đếm: 45 và 30 là ngày lịch, gồm cả cuối tuần và ngày lễ; riêng mốc 3 là ngày làm việc. Theo cách tính thời hạn của Bộ luật Dân sự (Điều 147), ngày nhận đơn không tính, ngày đầu tiên là ngày hôm sau. Ví dụ: chị Thu Hà, hợp đồng không xác định thời hạn, nộp đơn thứ Hai 26/10/2026 → ngày thứ 45 là thứ Năm 10/12/2026. Nếu chị làm hợp đồng 1 năm thì 3 ngày làm việc tính tới thứ Năm 29/10/2026.
=IF(C2="Không thời hạn"; D2+45; IF(C2="12-36 tháng"; D2+30; WORKDAY(D2; 3; 'Ngày lễ'!$A$2:$A)))Hai bên thoả thuận cho nghỉ sớm hơn thì vẫn hợp pháp — đó là chấm dứt do thoả thuận (khoản 3 Điều 34), nên ghi rõ bằng văn bản. Ngược lại, nếu người lao động tự nghỉ khi chưa đủ thời hạn báo trước mà không thuộc trường hợp được miễn, đó là chấm dứt trái luật: theo Điều 40, họ không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng lương theo hợp đồng cộng tiền lương những ngày không báo trước, và hoàn trả chi phí đào tạo nếu có.
Khi nào được nghỉ ngay, không cần báo trước
Khoản 2 Điều 35: không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thoả thuận; không được trả đủ lương hoặc trả trễ; bị ngược đãi, nhục mạ, cưỡng bức lao động; bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định (khoản 1 Điều 138); đủ tuổi nghỉ hưu (trừ khi có thoả thuận khác); công ty cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng. Gặp đơn nêu các lý do này, HR nên báo ngay cho giám đốc thay vì xử lý như đơn thường.
Bàn giao hỏng thường không phải vì thiếu biên bản mà vì bắt đầu quá muộn — ngày cuối mới ngồi kể lại 3 năm công việc. Với thời hạn báo trước 30 – 45 ngày, quản lý có đủ thời gian để người nhận làm thử dưới sự kèm cặp của người sắp nghỉ.
Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công việc và hồ sơ (chép được) cùng các điều luật về bồi thường, khấu trừ lương khi làm mất tài sản có sẵn ở bài mẫu biên bản bàn giao — bài này không nhắc lại.
Đây là bước công ty nhỏ hay bỏ quên nhất, và cũng nguy hiểm nhất: người đã nghỉ vẫn đọc được thư khách hàng, vẫn là quản trị viên fanpage, vẫn mở được file lương. Lập danh sách hệ thống từ hôm nhận đơn và khoá vào cuối ngày làm việc cuối cùng.
| Hệ thống | Việc cần làm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Email công ty | Đổi mật khẩu hoặc tạm ngưng tài khoản; đặt trả lời tự động hoặc chuyển tiếp sang người nhận việc | Đừng xoá ngay — thư khách hàng còn đến vài tháng |
| Google Drive, Sheets | Chuyển quyền sở hữu file và thư mục sang tài khoản công ty, rồi gỡ quyền chia sẻ | File tạo bằng Gmail cá nhân thuộc sở hữu của người đó: phải chuyển trước ngày cuối |
| Ngân hàng điện tử, chữ ký số | Gỡ người dùng, thu hồi thiết bị xác thực, đổi người được uỷ quyền | Làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp chữ ký số nếu cần |
| Phần mềm kế toán, bán hàng, CRM | Khoá tài khoản, chuyển khách hàng đang phụ trách cho người khác | Xuất danh sách khách hàng trước khi khoá |
| Fanpage, Zalo OA, kênh bán hàng | Gỡ vai trò quản trị, kiểm tra còn ít nhất hai quản trị viên là người đang làm | Kiểm tra cả tài khoản quảng cáo gắn thẻ thanh toán |
| Nhóm chat công việc | Mời ra khỏi nhóm nội bộ, chuyển quyền trưởng nhóm | Báo trong nhóm ai thay người nghỉ |
| Thẻ ra vào, máy chấm công, camera | Xoá vân tay, khoá thẻ, đổi mã cửa nếu dùng mã chung | Ghi vào biên bản thu hồi |
Người nghỉ là người xử lý dữ liệu khách hàng hay hồ sơ nhân sự thì nên nhắc bằng văn bản nghĩa vụ bảo mật còn hiệu lực sau khi nghỉ (theo hợp đồng hoặc thoả thuận bảo mật đã ký) và yêu cầu xoá dữ liệu công ty khỏi máy cá nhân, điện thoại.
Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động: trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan tới quyền lợi của mỗi bên. Chỉ được kéo dài, tối đa 30 ngày, khi công ty chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, chuyển đổi doanh nghiệp; hoặc gặp thiên tai, hoả hoạn, địch hoạ, dịch bệnh nguy hiểm.
| Khoản | Ai trả cho ai | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lương những ngày công cuối, làm thêm giờ chưa trả | Công ty → người lao động | Tính như kỳ lương thường |
| Tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ | Công ty → người lao động | Khoản 3 Điều 113: thôi việc mà chưa nghỉ hết phép năm thì được thanh toán |
| Trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm | Công ty → người lao động | Chỉ khi đủ điều kiện; thường nhỏ vì trừ thời gian đã đóng BHTN — xem cách tính trợ cấp thôi việc |
| Thưởng, hoa hồng theo quy chế | Công ty → người lao động | Theo hợp đồng, quy chế thưởng đã công bố |
| Tạm ứng còn lại, bồi thường tài sản (nếu có) | Người lao động → công ty | Có chứng từ, có thoả thuận; không lấy làm lý do giữ lương hay giữ sổ |
| Bồi thường do nghỉ trái luật (nếu có) | Người lao động → công ty | Điều 40: nửa tháng lương + lương những ngày không báo trước |
=WORKDAY(E2; 14; 'Ngày lễ'!$A$2:$A)Bảo hiểm tháng cuối: theo khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024, người không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng BHXH. Người nghỉ ngày 10/12 có 8 ngày làm việc trong tháng 12 và 15 ngày không làm việc → tháng 12 thường không đóng. Cách tính chi tiết ở bài cách tính BHXH 2026; thuế TNCN trên khoản trả lần cuối xem cách tính thuế TNCN 2026.
Khoản 3 Điều 48 giao cho công ty hai trách nhiệm: hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng bản chính giấy tờ khác đang giữ của người lao động; cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu, chi phí sao, gửi do công ty trả. Điều 17 cũng cấm công ty giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động ngay từ đầu.
Mẫu hồ sơ BHXH thay đổi theo thời gian
Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025 và BHXH Việt Nam cập nhật mẫu biểu, thủ tục điện tử nhiều lần. Bài không ghi số hiệu mẫu cụ thể; kiểm tra thủ tục báo giảm và xác nhận thời gian đóng đang áp dụng trên phần mềm kê khai hoặc hỏi cơ quan BHXH nơi công ty tham gia.
Phỏng vấn nghỉ việc là buổi nói chuyện 20 – 30 phút, khoảng một tuần trước ngày cuối, để biết vì sao người ta đi. Người hỏi nên là HR hoặc quản lý cấp trên, không phải quản lý trực tiếp — người nghỉ khó nói thật về chính sếp của mình.
Ghi lại một lý do chính cho mỗi người theo danh mục cố định (lương thưởng, quản lý, cơ hội thăng tiến, khối lượng việc, chuyển nơi ở, học tiếp, lý do gia đình, công ty cho nghỉ…). Lý do gõ tự do thì không thống kê được; danh mục cố định thì cuối năm biết ngay nhóm lý do nào chiếm nhiều nhất.
Tỷ lệ nghỉ việc năm thường tính bằng số người nghỉ trong năm ÷ số nhân viên bình quân trong năm. Ví dụ năm 2026 có 4 người nghỉ, nhân sự bình quân 50 người → 8%. Đếm số người nghỉ trong năm từ bảng hồ sơ, với cột K là Ngày nghỉ việc:
=COUNTIFS(K:K; ">="&DATE(2026;1;1); K:K; "<="&DATE(2026;12;31))Ba tab: Mẫu việc (12 – 20 việc cố định với độ lệch so với ngày cuối), Người nghỉ (mỗi người một dòng) và Checklist (mỗi việc của mỗi người một dòng — chép từ Mẫu việc khi có đơn mới). Khác checklist onboarding nhân viên mới ở chỗ có hai loại hạn: ngày lịch cho các việc trước ngày cuối, ngày làm việc cho hạn thanh toán và trả sổ.
Tab Checklist: A = mã NV, B = việc, C = người lo, D = lệch, E = loại hạn (Ngày hoặc NLV), F = hạn, G = ô đánh dấu, H = trạng thái. Tab Người nghỉ: A = mã NV, B = họ tên, C = loại hợp đồng, D = ngày nhận đơn, E = ngày cuối, F = xong/tổng, G = % hoàn thành, H = số việc quá hạn.
=IF(E2="NLV"; WORKDAY(VLOOKUP(A2; 'Người nghỉ'!$A:$E; 5; FALSE); D2; 'Ngày lễ'!$A$2:$A); VLOOKUP(A2; 'Người nghỉ'!$A:$E; 5; FALSE) + D2)=IF(A2=""; ""; IF(G2; "Xong"; IF(F2<TODAY(); "Quá hạn"; IF(F2-TODAY()<=2; "Sắp tới hạn"; "Chưa tới"))))=IFERROR(COUNTIFS(Checklist!$A:$A; A2; Checklist!$G:$G; TRUE) / COUNTIF(Checklist!$A:$A; A2); 0)=COUNTIFS(Checklist!$A:$A; A2; Checklist!$G:$G; FALSE; Checklist!$F:$F; "<"&TODAY())Checklist trên lo cho từng lượt nghỉ. Phần dễ mất hơn là lịch sử: ai nghỉ ngày nào, vì sao, tỷ lệ nghỉ việc năm nay bao nhiêu. Trong mẫu Quản lý nhân sự PRO, tab Danh sách NV có sẵn cột Trạng thái, Ngày nghỉ việc và Lý do nghỉ việc; người chuyển sang Đã nghỉ vẫn được giữ lại để thống kê. Tab Tổng quan tự tính tỷ lệ nghỉ việc theo năm và có biểu đồ tuyển mới, nghỉ việc theo tháng và theo lý do nghỉ.
Nếu công ty bạn có ca kíp, chấm công và tài sản cấp phát cho từng người, Nhân sự 360 PRO có nút Nghỉ việc ngay trên hồ sơ nhân viên. Nhập ngày nghỉ và lý do, ứng dụng chuyển trạng thái sang Đã nghỉ, tự huỷ các ca đã xếp sau ngày nghỉ và đưa ra danh sách việc còn lại: tài sản cần thu hồi, giấy tờ gốc cần trả, số ngày phép chưa nghỉ cần thanh toán, khoản ứng lương cần khấu trừ, hợp đồng cần chấm dứt. Người đã nghỉ không đăng nhập link riêng chấm công được nữa. Phần web app chỉ chạy trên Google Sheets.
Không. Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, chỉ cần báo trước đủ 45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc tuỳ loại hợp đồng. Công ty ghi nhận ngày nhận đơn và xác nhận ngày làm việc cuối.
Có. Mốc 45 và 30 ngày là ngày lịch; chỉ mốc 3 ngày (hợp đồng dưới 12 tháng) mới là ngày làm việc. Ngày nhận đơn không tính: nộp 26/10/2026 thì ngày thứ 45 là 10/12/2026.
Trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng (Điều 48), kéo dài tối đa 30 ngày trong vài trường hợp như công ty chấm dứt hoạt động, tái cơ cấu, sáp nhập, thiên tai, dịch bệnh. Trong cùng thời hạn, công ty hoàn thành xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả giấy tờ gốc.
Điều 48 không đặt điều kiện bàn giao xong mới thanh toán. Phần chưa bàn giao ghi vào biên bản và xử lý theo nội quy, bồi thường nếu có thiệt hại, nhưng các khoản và thủ tục BHXH vẫn phải làm đúng hạn.
Có. Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động: người thôi việc mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm được công ty thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
Vào cuối ngày làm việc cuối cùng, sau khi đã chuyển quyền sở hữu file Drive và đặt chuyển tiếp hoặc trả lời tự động. Không nên xoá tài khoản ngay vì thư của khách hàng còn gửi tới trong vài tháng.
Mẫu khác liên quan: Nhân sự 360 PRO.
Cách tính lương nhân viên bằng Excel theo luật 2026: công, tăng ca, BHXH có trần, thuế TNCN 5 bậc, thực nhận. Công thức chép được và ví dụ số cụ thể.
Quy trình onboarding nhân viên mới cho công ty nhỏ: trước ngày đầu, ngày đầu, tuần đầu, 30-60-90 ngày, giấy tờ, thử việc, BHXH, checklist Google Sheets.
Lương 3P là gì và cách xây bảng lương 3P: chấm điểm công việc, ngạch bậc, khung lương min–mid–max, hệ số năng lực, thưởng KPI; ví dụ 20 người, công thức Sheets.
Cách tính lương part-time theo giờ 2026: lương giờ tối thiểu 25.500đ vùng I, đổi giờ chấm công ×24, ca đêm, ngày lễ, khi nào đóng BHXH, khấu trừ thuế 10%.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Nhân sự & tiền lương.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
