Cách làm bảng lương 3P: lương theo vị trí, năng lực, kết quả, có ví dụ công ty 20 người và bảng Google Sheets

3P là ba chữ Position, Person, Performance. Cách trả lương này phổ biến ở doanh nghiệp Việt Nam vì nó trả lời được câu nhân viên hay hỏi nhất: "Vì sao anh ấy lương cao hơn tôi?" — do vị trí khác, do năng lực khác, hay do tháng này làm ra nhiều hơn.

P1

Chiếm phần lớn, cố định, ghi trong thang bảng lương

P2

Thường 0–15% của P1

P3

Thường 10–25% của P1 khi đạt 100% KPI

Ví dụ trong bài

Công ty 20 người, 8 vị trí, 5 ngạch, mỗi ngạch 5 bậc

Tỷ lệ giữa ba phần không có chuẩn chung. Bộ phận bán hàng thường để P3 lớn hơn (kết quả đo được, dao động nhiều), bộ phận hành chính, kế toán để P3 nhỏ hơn. Các con số trong bài là ví dụ để bạn thấy cách tính; khi áp dụng, hãy đặt theo quỹ lương và thị trường của chính doanh nghiệp.

P1 trả cho vị trí, không trả cho người. Muốn biết vị trí nào đáng giá hơn, cách hay dùng là chấm điểm yếu tố: chọn 4–6 yếu tố mà mọi công việc đều có, gán trọng số, chấm mỗi vị trí từ mức 1 đến mức 5 cho từng yếu tố.

Mỗi mức cần một dòng mô tả cụ thể như ví dụ, nếu không mỗi người chấm một kiểu. Nên để 3 người cùng chấm (chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận, người phụ trách nhân sự) rồi lấy trung bình, và chấm vị trí chứ đừng nghĩ tới người đang ngồi ở đó.

Trên Google Sheets, tab ViTri: dòng 1 là tiêu đề, B2:E2 là trọng số (35, 30, 20, 15), từ dòng 3 mỗi vị trí một dòng với mức ở B:E. Điểm ở F3:

=SUMPRODUCT($B$2:$E$2;B3:E3)

Thử lại: kế toán viên có mức 3, 3, 3, 1 → 35×3 + 30×3 + 20×3 + 15×1 = 105 + 90 + 60 + 15 = 270 điểm. Nhân viên bán hàng 2, 2, 2, 2 → 70 + 60 + 40 + 30 = 200 điểm. Cách tính có trọng số này giống hệt cách tính điểm KPI tổng ở bài đánh giá nhân viên theo KPI.

Tám vị trí với tám mức lương riêng thì khó quản lý và khó giải thích. Gom các vị trí có điểm gần nhau vào cùng một ngạch (grade). Công ty 20 người thường chỉ cần 4–6 ngạch.

Tab Khung: A2:A6 là N1…N5, B2:B6 là điểm sàn 100, 180, 240, 300, 380 (tăng dần). Ngạch của từng vị trí ở G3 lấy bằng XLOOKUP khớp "bằng hoặc nhỏ hơn gần nhất":

=XLOOKUP(F3;Khung!$B$2:$B$6;Khung!$A$2:$A$6;"Ngoài khung";-1)

Thử lại: kế toán viên 270 điểm. Mốc lớn nhất không vượt 270 là 240 → N3. Trưởng nhóm 330 → mốc 300 → N4. Nhân viên kho 195 → mốc 180 → N2.

Bậc là các nấc lương trong cùng một ngạch. Người mới vào thường ở bậc 1–2; lên bậc theo thâm niên hoặc theo kết quả xét định kỳ (ví dụ mỗi 1–2 năm). Ví dụ trong bài chia mỗi ngạch 5 bậc.

Mỗi ngạch có một khoảng lương: min (bậc thấp nhất), max (bậc cao nhất), mid ở giữa — thường đặt mid gần mức thị trường đang trả cho vị trí đó. Lấy mức thị trường từ tin tuyển dụng cùng khu vực, khảo sát lương của các công ty tuyển dụng, hoặc mức bạn đang phải trả để tuyển được người.

Dựng bảng tự động từ min, max. Tab Khung thêm C (Min) và E (Max), D (Mid) = (C+E)/2. Tab BangLuong: A3:A7 là N1…N5, B2:F2 là bậc 1…5. Gõ vào B3 rồi chép ra B3:F7 (cần Google Sheets có hàm LET):

=LET(mn;XLOOKUP($A3;Khung!$A$2:$A$6;Khung!$C$2:$C$6);mx;XLOOKUP($A3;Khung!$A$2:$A$6;Khung!$E$2:$E$6);ROUND(mn+(B$2-1)*(mx-mn)/4;-3))

Thử lại: N2 bậc 2 = 7.000.000 + (2−1) × (10.000.000 − 7.000.000)/4 = 7.000.000 + 750.000 = 7.750.000. N3 bậc 3 = 9.500.000 + 2 × 1.250.000 = 12.000.000, đúng bằng mid.

Tra P1 theo ngạch và bậc. Ở bảng lương nhân viên, G2 là ngạch, H2 là bậc. XLOOKUP lồng nhau tra hai chiều (hàng là ngạch, cột là bậc):

=XLOOKUP(G2;BangLuong!$A$3:$A$7;XLOOKUP(H2;BangLuong!$B$2:$F$2;BangLuong!$B$3:$F$7))

Nếu file còn mở bằng Excel cũ không có XLOOKUP, dùng =VLOOKUP(G2;BangLuong!$A$3:$F$7;H2+1;FALSE) — bậc 3 nằm ở cột thứ 4 của vùng A:F nên cộng 1. Thử lại: G2 = N3, H2 = 3 → cả hai công thức ra 12.000.000.

Hai kế toán viên cùng ngạch N3, nhưng một người đã tự làm được báo cáo thuế, người kia còn cần kèm. P2 trả cho khác biệt đó. Với mỗi vị trí, lập khung năng lực 4–5 năng lực, mỗi năng lực có trọng số và mức yêu cầu (thang 1–4). Đánh giá mức thực tế của từng người, rồi so với yêu cầu:

=SUMPRODUCT($B$2:$E$2;B4:E4)/SUMPRODUCT($B$2:$E$2;$B$3:$E$3)

Thử lại: kế toán viên, 4 năng lực trọng số 40, 30, 20, 10 (chuyên môn kế toán thuế, phần mềm kế toán, phân tích số liệu, giao tiếp). Yêu cầu 3, 3, 2, 2 → 120 + 90 + 40 + 20 = 270. Chị Hà đạt 4, 3, 2, 2 → 160 + 90 + 40 + 20 = 310. Đáp ứng 310/270 = 114,8%.

=ROUND(I2*XLOOKUP(K2;NangLuc!$A$2:$A$5;NangLuc!$C$2:$C$5;0;-1);-3)

Thử lại: 114,8% nằm giữa 100% và 115% → mức Tốt, 10%. P2 = 12.000.000 × 10% = 1.200.000. Nếu kỳ sau chị Hà đạt 115% thì lên Xuất sắc, P2 = 1.800.000. P2 chỉ nên đổi theo kỳ đánh giá (6 hoặc 12 tháng), không đổi hằng tháng, để nó khác P3.

P3 trả cho kết quả trong kỳ. Mỗi ngạch có một tỷ lệ thưởng mục tiêu (nhận được khi đạt 100% KPI), ví dụ N1–N2 10%, N3 15%, N4 20%, N5 25% của P1. Cách chọn KPI, trọng số và tính điểm KPI tổng đã có ở bài đánh giá nhân viên theo KPI; ở đây chỉ cần điểm cuối cùng (L2) và tỷ lệ mục tiêu (M2):

=IF(L2<80%;0;ROUND(I2*M2*MIN(L2;120%);-3))

Thử lại: chị Hà P1 12.000.000, ngạch N3 tỷ lệ 15%, KPI quý đạt 95% → 12.000.000 × 15% × 95% = 1.710.000. KPI 78% → 0. KPI 130% → tính theo 120% = 2.160.000.

Tổng thu nhập 3P (N2) = I2 + J2 + O2 = 12.000.000 + 1.200.000 + 1.710.000 = 14.910.000đ trước bảo hiểm và thuế. Với nhân viên bán hàng, P3 thường thay bằng hoa hồng theo doanh số — cách tính bậc thang có ở bài hoa hồng nhân viên bán hàng.

Giả sử mọi người đang ở bậc 3 (mid) để ước quỹ lương. Thực tế mỗi người một bậc, nhưng ước theo mid cho biết khung lương có vừa túi tiền không.

Thử lại quỹ P1: 6,5 + 25,5 + 68 + 24 + 24 + 35 + 17,5 + 26 = 226,5 triệu. P3 khi mọi người đạt đúng 100% KPI: 0,65 + 3 × 0,85 + 8 × 0,85 + 4 × 1,8 + 3 × 3,5 + 6,5 = 34,2 triệu. Nếu P2 bình quân 6% của P1 (đa số ở mức Khá, Tốt) thì thêm khoảng 13,6 triệu. Tổng quỹ 3P khoảng 274 triệu/tháng, chưa gồm bảo hiểm phần doanh nghiệp đóng.

Trên Sheets, quỹ theo ngạch là một SUMIFS: =SUMIFS(I:I;G:G;"N2") cộng P1 của mọi người ngạch N2. Đem tổng này so với quỹ lương hiện tại: nếu cao hơn quá nhiều, hạ mid của vài ngạch hoặc giảm tỷ lệ thưởng mục tiêu trước khi công bố, đừng để công bố rồi mới cắt.

• Phải có thang lương, bảng lương. Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, thoả thuận mức lương ghi trong hợp đồng và trả lương. Bảng P1 theo ngạch, bậc ở trên chính là phần này.
• Tham khảo ý kiến và công khai. Nơi có tổ chức đại diện người lao động (công đoàn cơ sở) thì phải tham khảo ý kiến khi xây dựng; thang lương, bảng lương phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Bộ luật 2019 không còn yêu cầu đăng ký với cơ quan lao động.
• Không thấp hơn lương tối thiểu vùng. Mức lương theo công việc không được thấp hơn mức tối thiểu (Điều 90). Từ 01/01/2026 mức tháng vùng I là 5.310.000đ, vùng IV 3.700.000đ theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP — bảng đủ 4 vùng ở bài mức lương tối thiểu vùng 2026. Bậc 1 của ngạch thấp nhất phải từ mức này trở lên.
• Khoảng cách bậc tự quyết. Quy định cũ buộc hai bậc liền kề cách nhau ít nhất 5% đã không còn bắt buộc từ khi Bộ luật 2019 có hiệu lực (01/01/2021); doanh nghiệp tự đặt. Ví dụ trong bài có bước khoảng 7–15% giữa các bậc.
• Trả lương bình đẳng. Điều 90 yêu cầu trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính cho công việc có giá trị như nhau — chấm điểm vị trí là bằng chứng tốt cho việc này.
• P3 là thưởng phải có quy chế. Điều 104 để doanh nghiệp tự quyết thưởng theo kết quả, nhưng quy chế thưởng phải công bố công khai tại nơi làm việc. Ghi rõ ngưỡng 80%, mức trần 120% vào quy chế.

Bảo hiểm và thuế. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Điều 31, hiệu lực 01/07/2025) tính lương đóng BHXH gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung thoả thuận trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ. Vì vậy P1 chắc chắn vào lương đóng; P2 nếu là số tiền cố định hằng tháng ghi trong hợp đồng thì thường cũng phải tính; P3 dao động theo KPI thường không tính — đối chiếu Nghị định 158/2025/NĐ-CP và hỏi cơ quan BHXH nơi đóng trước khi chốt. Cả ba phần đều là thu nhập từ tiền lương, tính thuế TNCN theo bài thuế TNCN 2026; phần đóng bảo hiểm xem ở bài cách tính BHXH 2026.

Bảng 3P cho ra ba con số mỗi người mỗi tháng. Sau đó chúng còn phải đi qua bảng lương: nhân theo ngày công, cộng làm thêm giờ, trừ bảo hiểm, tính thuế, ra thực nhận. 9 bước đó có ở bài cách tính lương nhân viên bằng Excel.

Các mẫu lương của HiTaVa không tự tính 3P — không có phần chấm điểm vị trí, ngạch bậc, khung lương, đánh giá năng lực hay chấm KPI. Bảng 3P là phần bạn tự lập theo bài này. Chỗ nhận ba con số thì có sẵn:

• Chấm công & Tính lương PRO: tab Danh sách NV có cột lương và phụ cấp 3 loại — P1 vào ô lương, P2 vào một ô phụ cấp. Tab Thưởng – Khấu trừ ghi thưởng, phụ cấp thêm theo kỳ, loại khoản quyết định chịu thuế hay không — P3 nhập ở đây mỗi tháng. Bảng lương đi 9 bước tới thực nhận, cột Kiểm tra cảnh báo lương dưới mức tối thiểu vùng.
• Nhân sự 360 PRO: hồ sơ nhân viên có lương, phụ cấp; quy trình lương 5 bước của web app có bước Phụ cấp, thưởng để nhập P3 trước khi kiểm tra và chốt kỳ. Hợp với công ty có ca kíp, chấm công bằng điện thoại, tới 100 nhân viên.

1. 

   Tính lương 2026 trên Google Sheets với Chấm công & Tính lương PRO

   Xem trên YouTube ↗

• Cách đánh giá nhân viên theo KPIChọn KPI, trọng số, điểm tổng cho P3
• Cách tính lương nhân viên bằng Excel9 bước từ chấm công tới thực nhận
• Hàm XLOOKUP trong Google SheetsTra ngạch theo điểm, tra hai chiều ngạch × bậc
• Mức lương tối thiểu vùng 2026Sàn cho bậc 1 của ngạch thấp nhất