Quản lý tuyển dụng PROForm ứng tuyển, sàng lọc, lịch phỏng vấn, offer trên Google Sheets + Web App

Bộ quản lý tuyển dụng gói trong một file bảng tính, tông xanh dương pastel. Từ lúc đăng tin, nhận hồ sơ, sàng lọc, hẹn phỏng vấn, chấm điểm, gửi offer đến khi ứng viên đi làm đều nằm trong một chỗ — không cần phần mềm tuyển dụng trả phí theo tháng.

Mỗi ứng viên một dòng ở tab Ứng viên. Đổi "Vòng hiện tại" là file tự ghi ngày cập nhật, ghi tab Lịch sử và tự gửi email mẫu của vòng đó nếu bạn bật. Hồ sơ trùng email hoặc số điện thoại được cảnh báo ngay. Tab Kanban xếp thẻ ứng viên theo vòng, lọc theo vị trí và recruiter. Tab Hôm nay cho biết mỗi sáng: ai phỏng vấn hôm nay, ứng viên nào bị bỏ quên quá N ngày, hồ sơ mới chưa xử lý, vị trí nào quá hạn.

Phần web chạy trên Google Sheets, dùng link của chính bạn. Form ứng tuyển nhận CV lưu thẳng vào Drive, gửi email xác nhận, và hỏi 2–3 câu sàng lọc riêng cho từng vị trí (Có/Không, số năm kinh nghiệm, chọn một, trả lời tự do) — file tự chấm Đạt / Không đạt. Trang Việc làm gom mọi vị trí đang tuyển vào một đường link để đăng Facebook, website, Zalo; đóng vị trí trong file là trang tự ẩn. Ứng viên tự tra cứu hồ sơ bằng mã hồ sơ + số điện thoại, không lộ ghi chú nội bộ hay lý do loại.

Hẹn phỏng vấn không cần gọi qua lại: mở sẵn khung giờ trống ở tab Lịch trống, gửi link cho ứng viên tự chọn. Chọn xong, file tự ghi tab Phỏng vấn, tạo lịch Google Calendar mời người phỏng vấn và ứng viên, chuyển vòng. Ứng viên tự đổi giờ nếu còn hơn 12 tiếng. Phỏng vấn chấm 3 tiêu chí 1–5, điểm trung bình tự tính.

Tab Offer so lương offer với ngân sách vị trí (vượt thì tô đỏ), tính Time-to-hire, tạo thư mời nhận việc PDF từ mẫu Google Docs có sẵn. Tab Tổng quan và dashboard web có 12 chỉ số: số ứng viên, phỏng vấn, offer, trúng tuyển, time-to-hire, time-to-fill, tỷ lệ tuyển, tỷ lệ nhận offer, chi phí mỗi người tuyển… kèm 6 biểu đồ phễu tuyển dụng, nguồn ứng viên, hiệu quả recruiter; lọc theo recruiter và khoảng ngày.

Ngoài ra: nhắc việc mỗi sáng cho từng recruiter, báo cáo tuần sáng thứ Hai, tự nhập hồ sơ từ Gmail (TopCV, VietnamWorks, LinkedIn…), Talent pool lưu ứng viên tiềm năng để mời lại, sao lưu file mỗi Chủ nhật.

An toàn: file và CV nằm trong Drive của bạn; trang web công khai chỉ gọi được chức năng dành cho ứng viên, mọi thao tác quản lý chỉ người được sửa file làm được. Khi tạo bản sao, file tự xoá link và mã truy cập của bản gốc. Form có ô đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Bản Excel (2010 trở lên) chạy đủ 17 tab và mọi báo cáo tự tính; phần tự động (email, Calendar, trang web) chỉ có trên Google Sheets.