Mẫu báo giá Excel, Google Sheets: nội dung cần có, công thức VAT, số tiền bằng chữ

Báo giá không phải hoá đơn: nó là lời chào giá có thời hạn, để khách so sánh và duyệt. Nhưng khách doanh nghiệp thường chuyển thẳng báo giá cho kế toán hoặc sếp duyệt, nên thiếu một thông tin là bị hỏi lại — và chậm một vòng.

Giữ một bảng Danh sách báo giá, mỗi báo giá một dòng: A Số báo giá, B Ngày, C Khách, D Tổng, E Trạng thái, F Hiệu lực đến. Số báo giá tự sinh từ ngày lập.

=IF(B2=""; ""; "BG-" & TEXT(ROW()-1; "0000"))

=IF(B2=""; ""; "BG" & TEXT(B2; "yy") & "-" & TEXT(COUNTIFS(B$2:B2; ">=" & DATE(YEAR(B2); 1; 1); B$2:B2; "<" & DATE(YEAR(B2)+1; 1; 1)); "000"))

Thử: báo giá thứ 14 lập trong năm 2026, ngày 30/10/2026 → TEXT(B2;"yy") = "26", COUNTIFS đếm được 14 → BG26-014.

=IF(B2=""; ""; B2 + 15)

Đơn giá nên lấy từ một bảng Sản phẩm (A Mã, B Tên, C Đơn vị, D Đơn giá, E Giảm tối đa) thay vì gõ tay mỗi lần — vừa nhanh vừa tránh báo nhầm giá cũ. Trên tờ báo giá, bảng hàng có các cột: B Mã SP, C Tên, D ĐVT, E SL, F Đơn giá, G Giảm %, H Thành tiền, bắt đầu từ dòng 12.

=IF(B12=""; ""; XLOOKUP(B12; SanPham!A:A; SanPham!D:D; "Không có mã"))

=IF(E12=""; ""; ROUND(E12 * F12 * (1 - N(G12)); 0))

=IF(N(G12) > XLOOKUP(B12; SanPham!A:A; SanPham!E:E; 0); "Giảm quá mức cho phép"; "")

Giảm giá có hai tầng: giảm theo dòng (cột G, như 10% cho ghế) và giảm thêm trên cả báo giá (một khoản tiền hoặc một %). Ví dụ giảm thêm 530.000đ để tiền trước thuế tròn 21.000.000đ. Dù dùng tầng nào, VAT luôn tính trên số tiền sau giảm.

Từ 01/7/2025, Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (48/2024/QH15) có ba mức thuế suất 0%, 5% và 10%; 10% là mức phổ thông cho hàng hoá, dịch vụ không thuộc hai mức kia. Song song, Nghị quyết 204/2025/QH15 giảm 2% thuế suất cho nhóm đang chịu 10% — còn 8% — từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, trừ một số nhóm như viễn thông, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, sản phẩm kim loại, khai khoáng (trừ than), hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ xăng). Danh mục chi tiết nằm trong phụ lục Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

H27: =SUM(H12:H25)
H29: =ROUND((H27 - H28) * G29; 0)
H30: =H27 - H28 + H29

• Giả định trong ví dụ: cả 4 dòng thuộc diện được giảm còn 8%. Hàng của bạn có thuộc diện hay không, đối chiếu phụ lục Nghị định 174/2025/NĐ-CP hoặc hỏi kế toán.
• Một báo giá nhiều thuế suất: thêm cột thuế suất cho từng dòng và cộng tiền VAT theo từng mức, thay vì một ô G29 chung.
• Báo giá lập cuối năm 2026, còn hiệu lực sang 2027: thuế suất áp theo thời điểm xuất hoá đơn. Nếu không có chính sách giảm tiếp, hoá đơn từ 01/01/2027 về lại 10% — ghi rõ "giá chưa gồm VAT, VAT theo thuế suất tại thời điểm xuất hoá đơn".
• Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu: không tách dòng VAT 8%/10% như doanh nghiệp khấu trừ; hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế cách ghi giá cho đúng.

Đây là phần khó nhất, nói thẳng: cả Excel lẫn Google Sheets đều không có hàm đọc số thành chữ tiếng Việt. Công thức lồng thuần tuý thì dài hàng trăm ký tự và hay sai ở các chỗ như "linh", "mốt", "lăm", "không trăm". Có ba cách thực tế:

1. Google Sheets: thêm một hàm tự viết bằng Apps Script (đoạn mã dưới đây), rồi dùng như hàm thường.
2. Excel: dùng macro VBA hoặc một add-in đọc số tiền; file phải lưu dạng .xlsm và người nhận phải bật macro.
3. Gõ tay ô bằng chữ sau khi chốt tổng — chậm nhưng không cần cài gì; nhớ đọc lại khi sửa số.

Cách cài trên Google Sheets: mở file → Tiện ích mở rộng → Apps Script → xoá nội dung có sẵn, dán đoạn mã → bấm Lưu. Quay lại trang tính, gõ =DOCSO(H30). Với tổng 22.680.000 kết quả là "Hai mươi hai triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng".

/**
 * Đọc số tiền (dưới 1.000 tỷ) thành chữ. Dùng trong ô: =DOCSO(H30)
 * @customfunction
 */
function DOCSO(n) {
  n = Math.round(Number(n));
  if (!isFinite(n) || Math.abs(n) >= 1e12) return '';
  if (n === 0) return 'Không đồng';
  var so = ['không','một','hai','ba','bốn','năm','sáu','bảy','tám','chín'];
  var donVi = ['', ' nghìn', ' triệu', ' tỷ'];
  function ba(x, du) {               // đọc 3 chữ số; du = có nhóm đứng trước
    var t = Math.floor(x / 100), c = Math.floor(x % 100 / 10), d = x % 10, s = [];
    if (du || t) s.push(so[t] + ' trăm');
    if (c > 1) s.push(so[c] + ' mươi');
    else if (c === 1) s.push('mười');
    else if (d && (du || t)) s.push('linh');
    if (d === 1 && c > 1) s.push('mốt');
    else if (d === 5 && c > 0) s.push('lăm');
    else if (d) s.push(so[d]);
    return s.join(' ');
  }
  var am = n < 0, nhom = [], kq = [];
  n = Math.abs(n);
  while (n > 0) { nhom.push(n % 1000); n = Math.floor(n / 1000); }
  for (var i = nhom.length - 1; i >= 0; i--) {
    if (nhom[i] === 0) continue;
    kq.push(ba(nhom[i], i < nhom.length - 1) + donVi[i]);
  }
  var s = (am ? 'âm ' : '') + kq.join(' ') + ' đồng';
  return s.charAt(0).toUpperCase() + s.slice(1);
}

Hàm tự viết chỉ chạy trong file đã cài; tải file về dạng .xlsx thì ô đó thành giá trị tĩnh. Đọc lại một hai báo giá đầu tiên trước khi gửi khách.

1. Đặt tờ báo giá ở một tab riêng, chỉ phần cần in; bỏ đường lưới (Xem → Hiện → bỏ Đường lưới).
2. Google Sheets: Tệp → Tải xuống → PDF. Chọn "Trang tính hiện tại" hoặc "Các ô đã chọn", khổ A4 dọc, tỷ lệ "Vừa với chiều rộng", lề Bình thường.
3. Excel: chọn vùng in (Bố trí trang → Vùng in → Đặt vùng in), Thu nhỏ vừa 1 trang rộng, rồi Tệp → Xuất → Tạo PDF/XPS.
4. Đặt tên tệp có số báo giá và khách: BG26-014_MinhPhat.pdf — sau này tìm lại chỉ cần gõ số.
5. Gửi qua email hoặc Zalo, rồi đổi trạng thái thành "Đã gửi" và ghi ngày gửi.

Phần lớn báo giá không bị từ chối — chúng bị quên. Khách nhận báo giá, nói "để chị xem", rồi không ai gọi lại cho tới khi hết hiệu lực. Bảng Danh sách báo giá có cột Trạng thái (Nháp, Đã gửi, Chấp nhận, Từ chối) và Hiệu lực đến là đủ để biết hôm nay cần gọi ai.

=IF(AND(E2="Đã gửi"; F2 >= TODAY(); F2 - TODAY() <= 2); "Gọi lại"; "")

• Sau 2–3 ngày: hỏi khách đã xem chưa, có dòng nào cần chỉnh.
• Trước hạn 1–2 ngày: nhắc hạn hiệu lực — lý do chính đáng để gọi mà không bị coi là ép.
• Khi thua: ghi lý do (giá, thời gian giao, chọn bên khác). Sau vài chục báo giá, cột này cho biết bạn thua vì đâu.

Báo giá là một bước trong phễu bán hàng — cách dựng danh sách khách, chấm điểm và nhắc gọi lại có ở bài quản lý khách hàng tiềm năng bằng Google Sheets. Khi chia file cho nhân viên, nên khoá các ô công thức để không ai gõ đè lên thành tiền hay VAT. Đang cân nhắc giữa bảng tính và phần mềm CRM thuê bao, xem so sánh HiTaVa và Getfly CRM.

1. 

   Khách hỏi giá rồi im 5 ngày — file tự nhắc gọi lại (Short)

   Xem trên YouTube ↗

• Quản lý khách hàng tiềm năng bằng Google SheetsPhễu, chấm điểm, nhắc gọi lại
• Google Sheets hay ExcelChọn công cụ cho văn phòng nhỏ
• Cách khoá ô công thức trong Google SheetsChừa ô nhập, chặn ô công thức
• Hướng dẫn cài đặt Quản lý Lead & Bán hàng PROCài Apps Script, báo giá PDF