Lớp học & trung tâm · 15 phút đọc
Quản lý công nợ học phí cần hai sổ: sổ phiếu (mỗi gia đình mỗi kỳ một phiếu, có hạn đóng) và sổ thu tiền (mỗi lần nhận tiền một dòng). Còn nợ = tổng phiếu − tổng đã thu, tính bằng SUMIFS; tiền thu trừ vào phiếu cũ nhất trước để biết nợ từ kỳ nào, quá hạn bao nhiêu ngày. Bài này dựng cả hai sổ bằng Google Sheets có số ví dụ, chia nhóm tuổi nợ, đưa mẫu tin nhắc phụ huynh theo từng mốc, cách đặt nội dung chuyển khoản, cách tính bảo lưu, hoàn học phí và chính sách khi nợ quá hạn.
Lớp dạy thêm thường lệch tiền vì ba lý do: phụ huynh chuyển thiếu rồi bù sau, anh chị em đóng chung một lần, và tiền nằm trong sao kê nhưng chưa ai đánh dấu phiếu nào đã thu. Cách chữa là tách khoản phải thu khỏi khoản đã thu, không bao giờ gõ đè cột "đã đóng" bằng tay.
| Tab | Mỗi dòng là | Cột chính |
|---|---|---|
| Phieu | Một phiếu học phí của một gia đình trong một kỳ | Mã phiếu, Mã GĐ, Kỳ, Hạn đóng, Phải thu, Còn nợ, Quá hạn, Nhóm |
| Thu | Một lần nhận tiền (chuyển khoản hoặc tiền mặt) | Ngày, Mã GĐ, Số tiền, Ghi chú |
| CongNo | Một gia đình | Phải thu, Đã thu, Còn nợ, Số kỳ nợ, Quá hạn lâu nhất, Đã nhắc |
Gộp một phiếu cho mỗi gia đình mỗi kỳ, dùng mã gia đình (GD0012) thay cho tên học sinh. Hai anh em học ba lớp vẫn chỉ có một phiếu, một số tiền, một nội dung chuyển khoản. Cách tính tiền từng lớp từ bảng điểm danh nằm ở bài quản lý lớp dạy thêm bằng Google Sheets; bài này bắt đầu từ lúc phiếu đã có số tiền.
Ở tab CongNo, cột A là mã gia đình. Ba cột đầu là ba lần SUMIFS:
=SUMIFS(Phieu!$E:$E; Phieu!$B:$B; A2)
=SUMIFS(Thu!$C:$C; Thu!$B:$B; A2)
=B2-C2Thử lại với GD0012: ba phiếu 08, 09, 10/2026 là 1.200.000 + 1.200.000 + 1.350.000 = 3.750.000đ. Phụ huynh đã chuyển hai lần 1.200.000 và 600.000 = 1.800.000đ. Còn nợ = 3.750.000 − 1.800.000 = 1.950.000đ.
Còn nợ âm nghĩa là phụ huynh đóng dư (ví dụ đóng trước cả khoá). Đừng xoá số âm: đó là tiền thừa, sẽ trừ vào phiếu kỳ sau. Cách SUMIFS cộng theo điều kiện, kể cả bẫy khoảng trắng và mã gõ lệch, giải thích kỹ ở bài hàm SUMIFS, COUNTIFS.
Phụ huynh trả thiếu thì ghi thế nào?
Ghi đúng số tiền thực nhận vào tab Thu, kể cả 600.000đ lẻ. Không sửa số phải thu của phiếu, không "đánh dấu đã đóng" cho phiếu trả thiếu. Phần thiếu tự hiện ở cột Còn nợ và được cộng vào phiếu kỳ sau dưới dòng "nợ kỳ trước".
Hai gia đình cùng nợ 1,5 triệu có thể rất khác nhau: một nhà chưa đóng tháng này, một nhà nợ dồn từ tháng 8. Muốn biết, phải chia tiền đã thu vào từng phiếu theo quy ước trả phiếu cũ nhất trước, rồi đếm ngày từ hạn đóng của phiếu còn nợ tới ngày chốt.
Trong tab Phieu: B Mã GĐ, D Hạn đóng, E Phải thu. Ô J1 là ngày chốt — gõ 26/10/2026 hoặc =TODAY().
=MIN(E2; MAX(0; SUMIFS($E:$E; $B:$B; B2; $D:$D; "<="&D2) - SUMIFS(Thu!$C:$C; Thu!$B:$B; B2)))=IF(F2=0; ""; MAX(0; $J$1-D2))
=IF(F2=0; ""; IF(G2=0; "Chưa tới hạn"; IF(G2<=15; "1-15 ngày"; IF(G2<=30; "16-30 ngày"; "Trên 30 ngày"))))Thử lại với GD0012, đã trả 1.800.000đ, chốt 26/10/2026:
Cộng 600.000 + 1.350.000 = 1.950.000, khớp số còn nợ ở tab CongNo. Hai cột tổng hợp cho từng gia đình ở tab CongNo:
=COUNTIFS(Phieu!$B:$B; A2; Phieu!$F:$F; ">0")
=MAXIFS(Phieu!$G:$G; Phieu!$B:$B; A2)| Gia đình | Còn nợ | Số kỳ nợ | Quá hạn lâu nhất |
|---|---|---|---|
| GD0012 | 1.950.000 | 2 | 46 ngày |
| GD0007 | 1.500.000 | 1 | 16 ngày |
| GD0021 | 400.000 (kỳ 10 trả thiếu) | 1 | 16 ngày |
| GD0030 | 0 | 0 | — |
| Tổng | 3.850.000 |
Vì sao chia nhóm theo phiếu chứ không theo gia đình? Vì nếu dồn cả 1.950.000đ của GD0012 vào "trên 30 ngày", bạn sẽ tưởng nợ khó đòi lớn gấp ba thực tế. Tổng mỗi nhóm lấy bằng =SUMIFS(Phieu!$F:$F; Phieu!$H:$H; "Trên 30 ngày"). Học phí thu theo tháng nên các mốc 15 và 30 ngày sát hơn mốc 30–60–90 ngày của công nợ bán hàng; bản cho khách mua chịu, có hạn mức tín dụng và đối chiếu cuối tháng, ở bài quản lý công nợ khách hàng.
Phụ huynh chậm đóng thường vì quên, vì tiền về muộn, hoặc vì không chắc số tiền đúng. Tin nhắc tốt trả lời luôn câu thứ ba: ghi đủ từng khoản, số còn nợ và nội dung chuyển khoản. Nhắc theo mốc cố định, giống nhau cho mọi nhà, để không ai thấy bị "soi" riêng.
Ngày đến hạn — nhắc nhẹ:
Chào chị Hương, trung tâm gửi lại phiếu học phí tháng 10 của bé Gia Huy: 1.350.000đ, hạn hôm nay 10/10. Chị chuyển khoản theo mã QR trên phiếu, nội dung GD0012 202610 giúp trung tâm nhé. Nếu chị đã chuyển thì bỏ qua tin này ạ. Cảm ơn chị!Quá hạn 7 ngày — nêu số còn nợ, mở đường chia đợt:
Chào chị Hương, sổ học phí của trung tâm đang ghi nhà mình còn 1.950.000đ: tháng 9 còn 600.000đ, tháng 10 là 1.350.000đ. Chị kiểm tra giúp em, nếu có khoản chị đã chuyển mà em ghi sót thì chị gửi ảnh giao dịch để em sửa ngay. Nếu tháng này chị cần chia làm hai lần, chị báo em ngày dự kiến là được ạ.Quá hạn trên 30 ngày — gọi điện trước, tin nhắn chỉ để xác nhận:
Em cảm ơn chị đã trao đổi qua điện thoại. Em xác nhận lại: nhà mình còn 1.950.000đ, chị chuyển 1.000.000đ trước 05/11 và 950.000đ trước 20/11. Theo nội quy, nếu sau 20/11 chưa đủ thì trung tâm tạm chưa giữ chỗ kỳ 12 cho bé. Em gửi chị phiếu chi tiết kèm tin này ạ.Mỗi lần nhắc, ghi ngày vào cột Đã nhắc của tab CongNo. Lần sau mở bảng, lọc "quá hạn trên 7 ngày và chưa nhắc tuần này" là ra danh sách cần làm, không nhắc trùng nhà vừa hứa trả.
Phần lớn thời gian đối soát mất vào việc đoán "1.050.000đ của ai". Một quy ước nội dung chuyển khoản cố định giải quyết việc đó:
Công thức tạo mã QR VietQR trong một ô, bảng mã BIN ngân hàng và các lỗi QR không hiện có đủ ở bài tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets — ở đây chỉ cần nhớ cột nội dung chuyển khoản trên tab Phieu là =B2&" "&C2 (mã gia đình + kỳ dạng 202610).
Khi đối soát, sắp sao kê theo nội dung: dòng có mã GD ghi thẳng vào tab Thu; dòng không có mã thì tìm phiếu đang nợ đúng số tiền đó rồi hỏi lại phụ huynh trước khi ghi. Đừng ghi tiền "đoán" — ghi nhầm nhà là hai nhà cùng sai.
Hai khoản này hay gây tranh cãi vì không được viết ra từ đầu. Không có công thức chung bắt buộc cho lớp dạy thêm tư nhân — đây là thoả thuận giữa bạn và phụ huynh, nên phải nằm trong phiếu đăng ký hoặc nội quy, có chữ ký, trước khi thu tiền.
| Tình huống | Quy ước hay dùng | Ví dụ số |
|---|---|---|
| Nghỉ có phép trong tháng | Bảo lưu tối đa 2 buổi/kỳ, trừ vào học phí kỳ sau | Học phí 1.200.000/8 buổi, nghỉ phép 3 buổi → bảo lưu 2 × 150.000 = 300.000đ |
| Nghỉ không phép | Vẫn tính phí | 0đ bảo lưu |
| Lớp nghỉ (giáo viên ốm, ngày lễ) | Dạy bù hoặc trừ tiền buổi đó cho cả lớp | Trừ 150.000đ ở phiếu kỳ sau |
| Bảo lưu không dùng tới | Hết hạn sau 1–3 kỳ | Ghi ngày hết hạn lên phiếu |
| Nghỉ hẳn giữa khoá trả trước | Hoàn phần buổi chưa học × tỷ lệ hoàn | Khoá 24 buổi 3.600.000, học 10 buổi, hoàn 80% → 1.680.000đ |
=MIN(COUNTIF(E2:AE2; "P"); 2) * C2 / D2=ROUND((C2 - D2) * B2 / C2 * E2; -3)Thử lại: (24 − 10) × 3.600.000 ÷ 24 = 2.100.000đ phần chưa học; × 80% = 1.680.000đ. Trước khi hoàn, trừ nợ cũ nếu có (hoàn = tiền hoàn − còn nợ), và lập biên bản quyết toán ghi rõ số buổi đã học, số tiền hoàn, hai bên ký.
Bẫy: khoá trả trước được giảm giá
Nếu khoá 24 buổi giá 3.600.000đ (150.000đ/buổi) trong khi giá lẻ là 180.000đ/buổi, nhiều nơi quy định buổi đã học tính theo giá lẻ: hoàn = 3.600.000 − 10 × 180.000 = 1.800.000đ, rồi mới áp tỷ lệ hoàn. Cách nào cũng được, miễn ghi trong phiếu đăng ký trước khi thu tiền.
Một trang nội quy học phí gửi kèm phiếu đăng ký đủ cho lớp nhỏ. Nên có sáu dòng:
=IF(AND(F2>0; G2>10); 50000; 0)Nhắc nợ riêng tư là nguyên tắc quan trọng nhất: tin nhắn gửi riêng cho phụ huynh, không gửi cho học sinh, không đọc tên nhà nợ trong lớp. Thông tin công nợ là thông tin cá nhân của gia đình đó. Đang mở lớp và cần soạn nội quy từ đầu thì xem thêm mở lớp dạy thêm tại nhà cần gì.
Muốn phụ huynh đóng đúng hạn hơn, gửi kèm phiếu một báo cáo học tập ngắn: phụ huynh thấy con học được gì sẽ ít trì hoãn hơn. Số buổi trên phiếu lấy từ sổ điểm danh — cách làm ở bài điểm danh học sinh bằng Google Sheets.
Xin ảnh giao dịch, tìm trong sao kê theo ngày và số tiền. Thường là chuyển nhầm nội dung (không có mã gia đình) nên chưa ai ghi. Tìm thấy thì ghi vào tab Thu với đúng ngày giao dịch, cột Còn nợ tự cập nhật. Không thấy trong sao kê thì nhờ phụ huynh kiểm số tài khoản đã chuyển.
Nên gộp một phiếu theo mã gia đình: một số tiền, một mã QR, một nội dung chuyển khoản. Chỉ tách khi bố mẹ muốn trả riêng từng con — khi đó đặt hai mã gia đình khác nhau.
Quyết toán một lần: tiền hoàn (nếu có) trừ đi số còn nợ, ra số phụ huynh phải trả thêm hoặc trung tâm phải hoàn. Lập biên bản quyết toán hai bên ký. Khoản nợ còn lại vẫn để trên tab CongNo, đánh dấu đã nghỉ để không lẫn với học sinh đang học.
Được, nếu là ngoại lệ có hẹn ngày: ghi ngày hứa trả vào cột ghi chú và nhắc đúng ngày đó. Không nên để nợ quá hai kỳ liên tiếp mà không nói chuyện trực tiếp — nợ càng dài phụ huynh càng ngại trả.
Từ hạn đóng. Phiếu phát ngày 5, hạn ngày 10 thì tới ngày 10 vẫn chưa quá hạn. Công thức trong bài lấy ngày chốt trừ hạn đóng, phiếu chưa tới hạn hiện nhóm "Chưa tới hạn".
Có. SUMIFS, COUNTIFS, MAXIFS, MIN, MAX đều có trong Excel 2019 trở lên (MAXIFS cần Excel 2019 hoặc Microsoft 365). Máy để vùng Hoa Kỳ thì đổi dấu chấm phẩy thành dấu phẩy.
Quản lý trung tâm dạy thêm bằng Google Sheets: điểm danh, học phí QR, lương giáo viên
Xem trên YouTube ↗Cách quản lý lớp dạy thêm bằng Google Sheets: bảng điểm danh, 4 cách tính học phí, nghỉ có phép, học bù, phiếu có mã QR, công nợ và lương giáo viên.
Mở lớp dạy thêm tại nhà cần gì: quy định dạy thêm theo Thông tư 29 sửa đổi 2026, đăng ký hộ kinh doanh, thuế ngưỡng 1 tỷ, chi phí, định giá học phí, tuyển sinh.
Cách quản lý học viên trung tâm tiếng Anh nhỏ: hồ sơ, test đầu vào xếp lớp, khoá và gia hạn, báo sắp hết khoá, nghỉ nhiều, tỷ lệ giữ chân; có công thức.
Cách xếp thời khoá biểu cho trung tâm, lớp dạy thêm: dữ liệu lớp, phòng, giờ rảnh giáo viên, lưới tuần theo ca, COUNTIFS báo trùng phòng, trùng giáo viên.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Lớp học & trung tâm.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
