Công việc & bán hàng11 phút đọc
Quản lý công việc nhóm bằng Google Sheets: bảng việc, Kanban, nhắc hạn
Cách quản lý công việc nhóm bằng Google Sheets: cột cần có, công thức báo trễ hạn, Kanban bằng FILTER, tổng quan theo người và nhắc hạn qua email.
Công việc & bán hàng · 11 phút đọc
Cách lập kế hoạch nội dung Facebook, TikTok, YouTube bằng Google Sheets
Kế hoạch nội dung là một bảng mà mỗi bài đăng là một dòng: ai làm, đăng kênh nào, ngày nào, đang ở bước nào, đăng xong được bao nhiêu lượt xem. Chỉ cần Google Sheets là đủ cho một shop hoặc một nhóm 2–10 người làm Facebook, TikTok, YouTube. Bài này đi qua các cột nên có, cách chia trụ cột nội dung theo tỷ lệ, lên lịch tuần theo sức người, quy trình từ ý tưởng tới khi đăng, cách theo dõi số liệu sau đăng, và các công thức đếm bài theo kênh, trạng thái đã thử lại.
Đăng HiTaVa
Bảng kế hoạch nội dung cần những cột nào?
Sai lầm hay gặp là làm lịch dạng ô ngày (giống tờ lịch treo tường) ngay từ đầu. Lịch nhìn đẹp nhưng không lọc, không đếm được. Hãy làm bảng danh sách trước: mỗi bài một dòng, mỗi thông tin một cột. Lịch tháng, bảng Kanban, báo cáo đều dựng ra từ bảng này sau.
| Cột | Ví dụ | Dùng để |
|---|---|---|
| Mã bài | B0252 | Gọi tên bài khi trao đổi, gắn vào link theo dõi |
| Tiêu đề / ý chính | Moka pot cho người mới bắt đầu | Biết bài nói gì mà không cần mở file thiết kế |
| Trụ cột | Một phút cà phê | Cân đối chủ đề trong tuần |
| Định dạng | Video dọc, ảnh, bài viết dài | Biết cần quay hay chụp |
| Kênh | TikTok, Facebook, YouTube Shorts | Đếm bài theo kênh |
| Người phụ trách / người duyệt | Khoa / Lan | Biết việc của ai, ai chốt |
| Trạng thái | Chờ duyệt | Biết bài đang kẹt ở đâu |
| Hạn bản nháp | 14/10/2026 | Có thời gian duyệt trước ngày đăng |
| Ngày, giờ đăng | 16/10/2026 19:00 | Lên lịch, cảnh báo quá hạn |
| Caption, hashtag | Văn bản đăng kèm | Duyệt câu chữ ngay trong bảng |
| Link tài nguyên | Link Drive, Canva | Không phải hỏi "file đâu rồi" |
| Link bài, lượt xem, tương tác | Nhập sau khi đăng | Đo hiệu quả |
Các cột có giá trị lặp lại (kênh, trụ cột, trạng thái, người) nên làm danh sách thả xuống (Dữ liệu › Xác thực dữ liệu). Gõ tay "Tiktok", "TikTok ", "tik tok" là ba giá trị khác nhau với công thức đếm — đó là lý do phổ biến khiến báo cáo đếm thiếu bài.
Trụ cột nội dung là gì, chia tỷ lệ thế nào?
Trụ cột nội dung (content pillar) là 3–5 nhóm chủ đề lớn mà trang của bạn sẽ nói đi nói lại. Có trụ cột thì lúc bí ý tưởng bạn hỏi "tuần này trụ cột nào còn thiếu bài" thay vì nhìn trang trắng. Không có trụ cột thì trang dễ trượt thành 100% bài khuyến mãi.
Cách chọn: mỗi trụ cột trả lời một lý do khách theo dõi bạn. Ví dụ một quán cà phê:
| Trụ cột | Ví dụ bài | Tỷ lệ mục tiêu | Số bài / tuần (14 bài) |
|---|---|---|---|
| Menu & sản phẩm | Món mới mùa thu, cách chọn size | 30% | 4 |
| Kiến thức ngắn ("Một phút cà phê") | 3 cách pha phin, đọc nhãn túi hạt | 25% | 4 |
| Hậu trường quán | Tập huấn latte art, đi chọn hạt | 15% | 2 |
| Khách quen kể chuyện | Chị Hà và ly bạc xỉu mỗi sáng | 15% | 2 |
| Ưu đãi & dịp lễ | 20/10 đặt online nhận thiệp | 15% | 2 |
Không có tỷ lệ "đúng" cho mọi trang. Bắt đầu bằng một tỷ lệ hợp lý với bạn, chạy 4–6 tuần, rồi nhìn số liệu theo trụ cột (phần cuối bài) để chỉnh. Trụ cột nào nhiều bài mà ít tương tác thì giảm, trụ cột nào ít bài mà khách hỏi nhiều thì tăng.
=ROUND($B$10*B2; 0)
=COUNTIFS(BaiDang!C:C; A2; BaiDang!H:H; ">="&$F$1; BaiDang!H:H; "<"&$F$1+7; BaiDang!F:F; "<>Huỷ")Thử lại: tổng 14 bài, trụ cột Menu 30% → 14 × 0,3 = 4,2 → 4 bài. Nếu tuần này mới có 1 bài Menu thì cột chênh lệch (thực tế − mục tiêu) ra −3: còn thiếu 3 bài.
Lịch đăng theo tuần: bao nhiêu bài, kênh nào?
Số bài mỗi tuần nên tính từ sức người, không phải từ lời khuyên "phải đăng mỗi ngày". Đếm ngược: một video dọc 30–60 giây mất bao lâu từ quay tới dựng ở nhóm bạn? Ba giờ một video và bạn có 12 giờ mỗi tuần cho nội dung thì trần là 4 video, chưa tính ảnh và bài viết.
Một video dọc có thể đăng lên TikTok, Facebook Reels và YouTube Shorts — mỗi kênh một dòng trong bảng (cùng tiêu đề, khác kênh, có thể khác caption) để đếm và đo riêng. Ví dụ lịch tuần của quán 2 người làm nội dung:
| TikTok | YouTube Shorts | ||
|---|---|---|---|
| Thứ Hai | Ảnh món mới | ||
| Thứ Ba | Video "Một phút cà phê" | Đăng lại video thứ Ba | |
| Thứ Tư | Bài kể chuyện khách quen | ||
| Thứ Năm | Video hậu trường | ||
| Thứ Sáu | Bài ưu đãi cuối tuần | Video món mới | Đăng lại video thứ Sáu |
| Thứ Bảy | Reels đăng lại video thứ Năm | ||
| Chủ nhật |
"Giờ vàng" lấy ở đâu?
Các bảng "giờ đăng tốt nhất" chung chung trên mạng thường không nói rõ đo trên trang nào, ngành nào. Khách của một quán cà phê văn phòng và khách của shop thời trang online có giờ lướt mạng khác nhau. Cách đáng tin hơn: ghi giờ đăng của từng bài, sau vài tuần lấy tỷ lệ tương tác trung bình theo khung giờ của chính trang bạn — công thức ở phần cuối bài.
Ghi luôn các dịp sắp tới vào bảng ít nhất 2–3 tuần trước: 20/10, 20/11, Black Friday, Giáng sinh, Tết. Bài dịp lễ thường cần ảnh, video riêng và có hạn cứng — để tới tuần đó mới nghĩ là không kịp.
Quy trình ý tưởng → viết → duyệt → đăng
Một cột Trạng thái với vài giá trị cố định là cả quy trình. Ví dụ:
- Ý tưởng — ai nghĩ ra thì ghi, chưa cần ngày. Để riêng một tab Ý tưởng nếu nhiều.
- Đang làm — đã có người phụ trách, ngày đăng dự kiến và hạn bản nháp.
- Chờ duyệt — bản nháp xong (hình, caption, hashtag). Người duyệt xem ngay trong bảng.
- Cần sửa — người duyệt ghi chỗ cần sửa, bài quay lại người làm. Hoặc Đã duyệt.
- Đã lên lịch — đã hẹn giờ trên công cụ đăng của nền tảng.
- Đã đăng — dán link bài. Bài bỏ thì chuyển Huỷ, đừng xoá dòng để còn đếm.
Đặt hạn bản nháp trước ngày đăng ít nhất 1–2 ngày làm việc để người duyệt có thời gian và người làm còn thời gian sửa. Trước khi chuyển sang Đã lên lịch, soát một checklist ngắn: hình hoặc video xong, caption soát lỗi chính tả, hashtag và link đúng, đúng kênh.
=IF(H2=""; ""; WORKDAY(H2; -2))=IF(AND(H2<>""; H2<TODAY(); F2<>"Đã đăng"; F2<>"Huỷ"); "Quá hạn"; "")Thử lại: ngày đăng 21/10/2026 (thứ Tư) → WORKDAY(…; −2) = 19/10/2026 (thứ Hai). Hôm nay 18/10/2026, bài có ngày đăng 16/10 và trạng thái Chờ duyệt → Quá hạn. Thêm định dạng có điều kiện tô đỏ cả dòng khi ô này khác trống là cả nhóm thấy ngay.
Công thức đếm bài theo kênh và trạng thái
Giả sử tab BaiDang có: C = trụ cột, D = kênh, E = người phụ trách, F = trạng thái, H = ngày đăng. Một bảng tổng hợp ở tab khác với tên kênh ở cột A (A2 trở xuống) và tên trạng thái ở hàng 1 (B1 trở sang phải):
=COUNTIFS(BaiDang!$D:$D; $A2; BaiDang!$F:$F; B$1)=TODAY()-WEEKDAY(TODAY();2)+1
=COUNTIFS(BaiDang!D:D; "Facebook"; BaiDang!H:H; ">="&$F$1; BaiDang!H:H; "<"&$F$1+7; BaiDang!F:F; "<>Huỷ")Thử lại: hôm nay 18/10/2026 là Chủ nhật, WEEKDAY(…;2) = 7 → 18 − 7 + 1 = 12/10/2026, thứ Hai. Công thức thứ hai đếm các bài có ngày đăng từ 12/10 tới trước 19/10.
=COUNTIFS(BaiDang!E:E; A2; BaiDang!H:H; ">="&$F$1; BaiDang!H:H; "<"&$F$1+7) / B2Ví dụ Khoa làm tối đa 4 bài/tuần mà được giao 5 → 125%, quá tải; chuyển bớt một bài cho người đang dưới 60%.
=LEN(N2)-LEN(SUBSTITUTE(N2; "#"; ""))
=LEN(N2)Thử lại: "Bạc xỉu sáng nay #caphe #bacxiu #saigon" có 3 dấu #, LEN trước và sau khi bỏ # chênh 3 → 3 hashtag. Giới hạn ký tự và số hashtag của từng nền tảng hay thay đổi — kiểm tra trong phần trợ giúp của nền tảng rồi đặt vào một ô thiết lập, đừng gõ cứng trong công thức.
Nhóm đông việc hơn có thể đẩy cột ngày đăng sang biểu đồ thời gian như hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt trên Google Sheets, hoặc theo dõi việc chung của cả nhóm theo bài quản lý công việc nhóm bằng Google Sheets.
Theo dõi số liệu sau khi đăng
Kế hoạch mà không đo thì tháng sau vẫn đoán. Thêm vài cột số liệu vào cùng dòng của bài: lượt xem, thích, bình luận, chia sẻ, lưu, click. Lấy số từ trang thống kê của từng nền tảng (Meta Business Suite, TikTok Studio, YouTube Studio).
- Nhập ở cùng một mốc cho mọi bài, ví dụ sau 2 ngày. Bài mới đăng 3 tiếng so với bài đã đăng 5 ngày là so khập khiễng.
- Mỗi nền tảng đếm "lượt xem" theo cách riêng — so bài trong cùng một kênh, đừng so lượt xem TikTok với Facebook.
- Click về website: gắn tham số UTM vào link (utm_source = kênh, utm_campaign = chiến dịch, utm_content = mã bài) để Google Analytics tách được lượt truy cập theo từng bài.
=IFERROR(SUM(J2:M2)/I2; "")Thử lại: 5.000 lượt xem, 180 thích, 25 bình luận, 12 chia sẻ, 33 lưu → 250 ÷ 5.000 = 5%. Định nghĩa tỷ lệ tương tác không thống nhất giữa các công cụ; chọn một cách và giữ nguyên để so được giữa các tháng.
=IFERROR(AVERAGEIFS(BaiDang!P:P; BaiDang!C:C; A2; BaiDang!F:F; "Đã đăng"); "")Làm tương tự với cột giờ đăng (gom thành khung: 6–9 giờ, 11–13 giờ, 19–22 giờ…) là ra "giờ vàng" của chính trang bạn sau vài tuần.
Mẫu Kế hoạch nội dung làm sẵn
Tự dựng đủ các bảng trên — danh sách, lịch tháng, Kanban, cân đối trụ cột, sức chứa từng người, hiệu quả theo kênh — mất vài buổi và nhiều công thức lồng nhau. Nếu muốn dùng ngay:
Đọc tiếp
Câu hỏi thường gặp
Nên lên kế hoạch trước bao lâu?
Với nhóm nhỏ, chốt chi tiết 1–2 tuần tới và để dàn ý cho 4 tuần. Kế hoạch cả tháng chi tiết từng caption thường phải sửa nhiều vì tin tức, xu hướng, hàng về trễ. Riêng dịp lễ lớn thì ghi trước 3–4 tuần.
Một video đăng nhiều kênh thì ghi một dòng hay nhiều dòng?
Nhiều dòng, mỗi kênh một dòng (cùng tiêu đề). Như vậy mới đếm đúng số bài theo kênh, ghi được giờ đăng và số liệu riêng của từng kênh.
Có cần công cụ hẹn giờ đăng riêng không?
Không bắt buộc. Meta Business Suite, TikTok và YouTube Studio đều cho hẹn giờ đăng. Bảng kế hoạch là nơi thống nhất cả nhóm; trạng thái Đã lên lịch nghĩa là đã hẹn giờ trên công cụ của nền tảng.
Ai nên là người duyệt?
Một người chốt cuối — thường là chủ shop hoặc trưởng nhóm. Nhiều người cùng duyệt dễ làm bài kẹt ở Chờ duyệt. Ghi tên người duyệt vào từng dòng để biết bài đang chờ ai.
Công thức trong bài có chạy trên Excel không?
Có. COUNTIFS, AVERAGEIFS, WORKDAY, WEEKDAY, SUBSTITUTE đều có trong Excel. Nếu máy để vùng Hoa Kỳ thì đổi dấu chấm phẩy thành dấu phẩy.
Mẫu làm sẵn cho việc này
Đọc tiếp
- Công việc & bán hàng14 phút đọc
Cách booking KOC/KOL cho shop nhỏ: chọn người, báo giá, brief, nghiệm thu và đo hiệu quả
Cách booking KOC/KOL cho shop nhỏ: chọn người tránh tương tác ảo, thoả thuận, brief, lịch đăng, nghiệm thu, đo CPM và chi phí mỗi đơn bằng Google Sheets.
- Công việc & bán hàng12 phút đọc
Cách tính giá vốn hàng bán và lợi nhuận cho shop nhỏ (có công thức Google Sheets)
Cách tính giá vốn hàng bán bình quân khi nhập nhiều giá, lãi gộp, biên lợi nhuận, định giá theo % lãi (markup, margin), lãi ròng, có công thức Google Sheets.
- Công việc & bán hàng13 phút đọc
Cách quản lý bán hàng bằng Google Sheets cho cửa hàng nhỏ: sổ đơn, thu tiền, báo cáo
Cách quản lý bán hàng bằng Google Sheets: danh mục hàng, sổ đơn bán lẻ, khách hàng, thu tiền mặt/chuyển khoản, báo cáo ngày tháng bằng XLOOKUP và SUMIFS.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Công việc & bán hàng.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)