Cách viết báo cáo công việc hằng tuần: cấu trúc 4 phần, mẫu để chép và tự tổng hợp bằng Google Sheets

Người đọc báo cáo tuần — sếp, trưởng nhóm, đồng nghiệp — chỉ cần trả lời được ba câu: tuần qua có tiến triển gì đáng kể, có gì đang kẹt cần tôi ra tay, và tuần tới bạn sẽ làm gì. Báo cáo không trả lời được ba câu này thì dài mấy cũng phải hỏi lại.

Với người viết, báo cáo tuần là bằng chứng về việc mình làm: cuối quý, cuối năm khi đánh giá theo KPI, 12 bản báo cáo tuần có số liệu là tài liệu thuyết phục hơn mọi lời kể. Nó cũng buộc bạn nhìn lại tuần: việc nào xong, việc nào cứ bị đẩy mãi.

Cấu trúc

Đã làm · Kết quả số · Vướng mắc · Tuần tới

Độ dài

5–10 gạch đầu dòng, đọc trong 2 phút

Gửi lúc

Chiều thứ Sáu hoặc trước 9 giờ sáng thứ Hai

Thời gian viết

10–15 phút nếu có bảng việc

Báo cáo tuần khác kế hoạch tuần: kế hoạch viết đầu tuần, nói sẽ làm gì; báo cáo viết cuối tuần, đối chiếu với kế hoạch đó. Cách lập kế hoạch, chọn việc ưu tiên và họp đầu tuần có ở bài mẫu kế hoạch công việc tuần — bài này nói về nửa còn lại.

Trong thực tế, phần Đã làm và Kết quả nên viết chung trên một dòng: "Gọi lại 15 khách cũ: 6 khách đặt lại, 9,5 triệu". Tách riêng hai danh sách thì người đọc phải dò xem kết quả nào thuộc việc nào.

Phần Vướng mắc là phần có giá trị nhất với sếp nhưng hay bị viết sơ sài nhất. Một vướng mắc đủ ý có ba thứ: chuyện gì đang kẹt, ảnh hưởng gì nếu không gỡ, và bạn đề xuất ai làm gì trước ngày nào. "Chưa có ngân sách" chỉ là than; "Cần duyệt ngân sách quảng cáo tháng 11 trước 28/10, nếu không lịch đăng lùi 1 tuần" là việc sếp làm được ngay.

Phần Kế hoạch tuần tới nên ngắn và có hạn, vì tuần sau bạn sẽ mở nó ra để viết phần Đã làm. Đầu báo cáo tuần sau, ghi một dòng đối chiếu: "Kế hoạch tuần trước 4 việc, xong 3, việc còn lại chuyển sang tuần này vì…".

Mẫu dưới đây viết cho cấp trên, gửi qua email hoặc Zalo. Thay tên, ngày và nội dung; giữ nguyên bốn mục và thứ tự.

BÁO CÁO CÔNG VIỆC TUẦN 19/10 – 25/10/2026
Người báo cáo: Nguyễn Thị Lan — Bộ phận Kinh doanh

1. Kết quả chính
- Gửi báo giá khách Minh Phát: 48 triệu, khách hẹn trả lời 27/10.
- Gọi lại 15 khách cũ: 6 khách đặt lại, doanh thu 9,5 triệu.
- Hoàn thành 4/6 việc có hạn trong tuần (67%).

2. Chưa xong, lý do
- Chốt nội dung tháng 11 (hạn 23/10): chờ duyệt ngân sách quảng cáo.

3. Cần anh/chị hỗ trợ
- Duyệt ngân sách quảng cáo tháng 11 trước thứ Ba 28/10, nếu không lịch đăng bài lùi 1 tuần.

4. Kế hoạch tuần 26/10 – 01/11
- Chuẩn bị hội chợ 05/11: chốt gian hàng, in 500 tờ rơi (hạn 30/10).
- Chốt nội dung tháng 11 ngay khi có ngân sách.

Mẫu ngắn cho nhóm chat hằng tuần, mỗi người một tin, không cần đề mục:

[Tuần 19/10] Lan
Xong: báo giá Minh Phát (48tr, chờ trả lời 27/10); gọi lại 15 khách cũ (6 đặt lại).
Kẹt: nội dung T11 chờ duyệt ngân sách.
Tuần tới: hội chợ 05/11 — cần Tuấn hỗ trợ in tờ rơi trước 30/10.

Vài quy ước giúp báo cáo dễ đọc: mỗi gạch đầu dòng bắt đầu bằng động từ (Gửi, Gọi, Sửa, Chốt); con số đứng ngay sau dấu hai chấm; ngày ghi dạng 27/10, không ghi "tuần sau", "sắp tới". Báo cáo gửi qua email thì đặt tiêu đề cố định "Báo cáo tuần 19/10 – 25/10/2026 – Lan" để sếp tìm lại được.

Đây là lỗi gặp ở gần như mọi báo cáo tuần của người mới: liệt kê việc đã làm như một nhật ký. "Họp với khách", "làm báo cáo", "xử lý đơn hàng" cho biết bạn bận, không cho biết bạn tạo ra gì. Cách sửa là hỏi thêm một câu sau mỗi việc: "…và kết quả là gì?"

Không phải việc nào cũng có số tiền. Khi không có, dùng một trong các loại kết quả sau: số lượng (32/34 khách), so với mục tiêu (đạt 80% chỉ tiêu tháng), trạng thái đo được (xong 3/5 bước), thay đổi (hết lỗi, giảm từ 2 ngày xuống 4 giờ), hoặc bước tiếp theo đã chốt (khách hẹn trả lời 27/10).

Việc dở dang cũng viết bằng tiến độ thay vì "đang làm": người đọc cần biết còn bao nhiêu và bao giờ xong. Một việc ghi "đang làm" ba tuần liền là tín hiệu nó quá to — chia nhỏ ra như bài kế hoạch tuần đã nói.

1. Kể việc thay vì kết quả — như bảng ở trên. Sửa bằng câu hỏi "và kết quả là gì?".
2. Liệt kê tất cả mọi việc. 25 dòng thì việc quan trọng chìm giữa việc vặt. Chọn 3–5 việc ảnh hưởng tới tiền, khách hàng hoặc mục tiêu của nhóm; việc thường ngày gộp một dòng ("Xử lý 42 đơn hằng ngày, không đơn nào trễ").
3. Giấu vướng mắc tới thứ Sáu. Việc kẹt từ thứ Hai thì nhắn ngay hôm đó; báo cáo tuần chỉ ghi lại tình trạng. Sếp ghét nhất là đọc thứ Sáu một vấn đề lẽ ra gỡ được từ thứ Ba.
4. Vướng mắc không có đề xuất. Ghi rõ cần ai, làm gì, trước ngày nào — như ví dụ duyệt ngân sách trước 28/10.
5. Kế hoạch chung chung. "Tiếp tục triển khai dự án" không đối chiếu được. Viết "Chốt gian hàng hội chợ, in 500 tờ rơi — hạn 30/10".
6. Không đối chiếu với kế hoạch tuần trước. Việc đã hứa mà biến mất khỏi báo cáo là thứ người đọc nhớ nhất.
7. Gửi lúc khác nhau mỗi tuần. Chốt một giờ cố định để người đọc biết lúc nào mở ra xem, và để chính bạn không quên.

Cùng một tuần làm việc, nhưng sếp và đồng nghiệp cần thông tin khác nhau. Viết một bản cho cả hai thường là quá dài với nhóm và quá vụn với sếp.

Trưởng nhóm báo cáo lên trên thì gộp báo cáo của từng người: không chép lại 5 bản, mà viết theo kết quả của cả nhóm ("Nhóm kinh doanh: 3 báo giá mới tổng 120 triệu, 6 khách cũ đặt lại") rồi liệt kê vướng mắc cần cấp trên gỡ. Đây là lúc một bảng việc chung với cột người làm, ngày xong và kết quả giúp tiết kiệm nhiều thời gian nhất — phần tiếp theo chỉ cách để công thức tự gom.

Nhóm có họp tuần thì báo cáo nhóm thay luôn phần "mỗi người nói một phút". Ghi lại kết luận của buổi họp theo bài mẫu biên bản cuộc họp.

Nếu cả nhóm đã ghi việc vào một bảng tính, bạn không cần ngồi chép lại từng dòng. Bảng chỉ cần các cột: A Việc, B Người, C Trạng thái, D Hạn, E Ngày xong, F Kết quả. Cột F là nơi mỗi người ghi kết quả bằng số khi đánh dấu xong — chính là phần 2 của báo cáo. Cách dựng bảng việc nhóm có ở bài quản lý công việc nhóm bằng Google Sheets.

Bước 1 — ngày thứ Hai của tuần (H1). Công thức tự đổi mỗi tuần:

=TODAY()-WEEKDAY(TODAY();2)+1

Thử lại: hôm nay thứ Bảy 24/10/2026, WEEKDAY = 6, H1 = 24/10 − 6 + 1 = 19/10/2026. Muốn làm báo cáo tuần trước, gõ đè 12/10/2026 vào H1.

Bước 2 — danh sách việc đã xong kèm kết quả (L3). FILTER lấy các dòng có ngày xong trong tuần, TEXTJOIN nối lại, mỗi việc một dòng (CHAR(10) là ký tự xuống dòng):

=IFERROR(TEXTJOIN(CHAR(10); TRUE; FILTER("- "&A2:A200&": "&F2:F200; E2:E200>=H1; E2:E200<H1+7)); "(chưa có việc xong)")

Thử lại: ngày xong trong khoảng 19/10 – 25/10 có ở dòng 2 (20/10), 3 (22/10), 4 (21/10), 7 (23/10). Dòng 9 xong 15/10 bị loại. L3 ra 4 dòng: "- Gửi báo giá khách Minh Phát: Báo giá 48 triệu, hẹn trả lời 27/10" … "- Gọi lại 15 khách cũ: 6 khách đặt lại, 9,5 triệu". Không có việc nào xong thì FILTER báo #N/A và IFERROR hiện "(chưa có việc xong)". Số việc xong (L2): =COUNTIFS(E2:E200;">="&H1;E2:E200;"<"&H1+7) ra 4.

Bước 3 — vướng mắc (L4): việc đang Bị chặn, kèm người và hạn.

=IFERROR(TEXTJOIN(CHAR(10); TRUE; FILTER("- "&A2:A200&" ("&B2:B200&", hạn "&TEXT(D2:D200;"dd/mm")&")"; C2:C200="Bị chặn")); "(không có)")

Thử lại: chỉ dòng 6 có trạng thái Bị chặn, L4 = "- Chốt nội dung tháng 11 (Lan, hạn 23/10)". Lý do và đề xuất ("chờ duyệt ngân sách trước 28/10") bạn tự viết thêm — công thức không đoán được phần đó.

Bước 4 — kế hoạch tuần tới (L5): việc chưa xong có hạn trong 7 ngày kế tiếp.

=IFERROR(TEXTJOIN(CHAR(10); TRUE; FILTER("- "&A2:A200&" (hạn "&TEXT(D2:D200;"dd/mm")&")"; C2:C200<>"Hoàn thành"; D2:D200>=H1+7; D2:D200<H1+14)); "(chưa có)")

Thử lại: khoảng 26/10 – 01/11 chỉ có dòng 8, L5 = "- Chuẩn bị hội chợ 05/11 (hạn 30/10)". Dòng 5 "Viết quy trình nhận hàng" hạn 24/10 chưa xong không nằm ở đây; muốn đưa việc trễ vào kế hoạch, đổi điều kiện D2:D200>=H1+7 thành D2:D200>=H1.

Tỷ lệ hoàn thành việc có hạn trong tuần:

=COUNTIFS(D2:D200;">="&H1;D2:D200;"<"&H1+7;C2:C200;"Hoàn thành")/COUNTIFS(D2:D200;">="&H1;D2:D200;"<"&H1+7)

Thử lại: hạn trong tuần có 6 việc (dòng 2–7), đã hoàn thành 4 (dòng 2, 3, 4, 7) → 4/6 = 67%. Muốn tính riêng việc xong đúng hạn: =SUMPRODUCT((E2:E200>=H1)*(E2:E200<H1+7)*(E2:E200<=D2:D200)) ra 3, vì đối soát công nợ xong 22/10, trễ một ngày so với hạn 21/10.

Bước 5 — gộp thành một đoạn để dán. Ghép các ô trên thành báo cáo hoàn chỉnh trong một ô:

="BÁO CÁO TUẦN "&TEXT(H1;"dd/mm")&" – "&TEXT(H1+6;"dd/mm/yyyy")&CHAR(10)
&"1. Đã xong ("&L2&" việc):"&CHAR(10)&L3&CHAR(10)
&"2. Vướng mắc:"&CHAR(10)&L4&CHAR(10)
&"3. Tuần tới:"&CHAR(10)&L5

Thử lại: dòng đầu ra "BÁO CÁO TUẦN 19/10 – 25/10/2026", tiếp theo "1. Đã xong (4 việc):" và 4 dòng việc, rồi phần vướng mắc và tuần tới như trên. Chép ô, dán vào Zalo hoặc email rồi viết thêm lý do, đề xuất. Có nơi tự thêm dấu ngoặc kép ở đầu và cuối khi dán ô nhiều dòng, xoá đi là được.

Báo cáo riêng từng người: thêm điều kiện B2:B200=J1 vào mỗi FILTER, với J1 là ô chọn tên. Trưởng nhóm đổi J1 lần lượt từng người là có bản nháp cho cả nhóm. Cách FILTER nhiều điều kiện, xử lý lỗi #N/A và lọc theo ngày được giải thích kỹ ở bài cách dùng hàm FILTER trong Google Sheets.

Tự dựng bảng việc và các công thức trên mất khoảng một buổi. Nếu nhóm bạn chưa có bảng việc chung, mẫu Bảng theo dõi công việc PRO có sẵn những phần sau (theo trang sản phẩm và hướng dẫn):

• Tab Công việc là nơi duy nhất cần gõ: mỗi dòng một việc, tự tính số ngày còn lại và tình trạng trễ hạn. Tab Tổng quan, Lịch, Tiến độ, Bảng và Ma trận tự cập nhật theo.
• Tab Tổng quan xếp việc sắp tới theo hạn, kèm thẻ số liệu và biểu đồ — đủ để viết phần "tuần tới" và "chưa xong".
• Tab Chấm công ghi giờ theo việc và người, tách giờ tính phí, cộng theo người và dự án — số liệu cho phần kết quả nếu bạn làm dịch vụ.
• Trên Google Sheets, gói Apps Script đi kèm mở hộp thoại Tự động hoá: bật báo cáo tuần, nhắc hạn qua email, gửi tóm tắt tuần vào phòng Google Chat hoặc Telegram. Phần này chỉ chạy trên Google Sheets; mở bằng Excel vẫn dùng được công thức, biểu đồ, Lịch, Tiến độ, Kanban tĩnh và Ma trận.

1. 

   Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Bảng theo dõi công việc PRO

   Xem trên YouTube ↗

• Mẫu kế hoạch công việc tuầnNửa đầu tuần: chọn việc, ước giờ, họp 15 phút
• Quản lý công việc nhóm bằng Google SheetsBảng việc chung để báo cáo tự gom
• Cách dùng hàm FILTER trong Google SheetsLọc nhiều điều kiện, theo ngày, sửa lỗi #N/A
• Đánh giá nhân viên theo KPIDùng báo cáo tuần làm dữ liệu đánh giá
• Hướng dẫn dùng Bảng theo dõi công việc PROCài đặt và dùng từng tab