Mẫu kế hoạch công việc tuần bằng Google Sheets, Excel: cột cần có, ưu tiên và công thức % hoàn thành

Kế hoạch theo ngày quá ngắn: một cuộc gọi bất ngờ là cả ngày lệch. Kế hoạch theo tháng quá dài: tới tuần thứ ba mới biết mình chậm. Tuần là khoảng vừa đủ để chọn ra những việc thật sự phải xong, và vẫn còn thời gian sửa nếu thứ Tư đã thấy trễ.

Cách làm trong bài hợp với một người làm một mình (freelancer, chủ cửa hàng) và nhóm 2–8 người. Nhóm đông hơn, nhiều dự án chồng nhau thì vẫn dùng được cùng bảng, nhưng nên tách thêm cột Dự án và xem theo từng dự án như bài quản lý công việc nhóm bằng Google Sheets.

Số cột gõ tay

8

Công thức chính

% hoàn thành, việc quá hạn, giờ theo người

Lập kế hoạch

Khoảng 20 phút đầu tuần

Họp tuần

15 phút, đọc số trên bảng

Tạo trang tính tên Tuần, dòng 1 là tiêu đề, mỗi việc một dòng. Mọi tuần nằm chung một bảng, phân biệt bằng cột A — không tạo mỗi tuần một tab, vì như vậy không cộng dồn được và mỗi tuần lại phải chép công thức.

Cột Người và Ưu tiên nên là danh sách chọn để không ai gõ "Lan" và "lan " thành hai người khác nhau — cách làm có trong bài tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets. Cột G: chọn G2:G200, vào menu Chèn và chọn hộp đánh dấu (checkbox). Ô đã tích có giá trị TRUE, chưa tích là FALSE — các công thức dưới đây dựa vào đúng hai giá trị này.

Đầu tuần, bạn thường có nhiều việc hơn số giờ. Ma trận Eisenhower chia việc theo hai câu hỏi: có gấp không (có hạn trong tuần, có người đang chờ) và có quan trọng không (ảnh hưởng tới tiền, khách hàng, mục tiêu). Bốn ô cho bốn cách xử lý:

• Làm ngay — gấp và quan trọng: xếp vào thứ Hai, thứ Ba, chính mình làm.
• Lên lịch — quan trọng nhưng chưa gấp: chọn hẳn một buổi trong tuần cho nó. Việc ở ô này không được giữ chỗ trước sẽ bị việc gấp lấn mãi cho tới khi thành gấp.
• Giao bớt — gấp nhưng không quan trọng với bạn: giao người khác, hoặc gom làm một lần trong 30 phút.
• Để sau — không gấp, không quan trọng: ghi lại nhưng không tính vào giờ của tuần này.

Nếu ô Làm ngay chiếm gần hết tuần, đó là dấu hiệu tuần trước đã bỏ qua quá nhiều việc Lên lịch. Mục tiêu dài hạn là tăng phần việc Lên lịch, giảm việc chữa cháy.

Ghi số giờ ước cho từng việc giúp bạn thấy quá tải trước khi tuần bắt đầu, không phải tối thứ Sáu. Ba quy tắc giữ cho con số có ích:

1. Việc ước trên 4 giờ thì chia nhỏ. "Làm website" không ước được; "Viết nội dung trang chủ — 3 giờ" thì ước được.
2. Đừng xếp kín giờ. Họp, tin nhắn, việc phát sinh luôn ăn một phần tuần. Kinh nghiệm chung là chỉ lên kế hoạch khoảng 60–70% số giờ làm việc; nếu bạn có 40 giờ thì xếp khoảng 25 giờ việc.
3. Ghi giờ thực khi xong (cột H). Sau 3–4 tuần bạn biết mình hay ước thấp hay ước cao bao nhiêu.

Hệ số lệch của tuần (giờ thực chia giờ ước, chỉ tính việc đã xong) — L1 là ô chứa ngày thứ Hai của tuần đang xem, cách đặt ở phần sau:

=SUMIFS(H2:H200;A2:A200;L1;G2:G200;TRUE)/SUMIFS(F2:F200;A2:A200;L1;G2:G200;TRUE)

Thử lại với bảng ở ảnh đầu bài: bốn việc đã xong có giờ ước 2 + 3 + 5 + 1,5 = 11,5 và giờ thực 2,5 + 3 + 6 + 1 = 12,5. Hệ số = 12,5 / 11,5 ≈ 1,09: nhóm làm lâu hơn dự tính khoảng 9%, tuần sau nên cộng thêm chừng đó khi ước.

Đặt các con số tổng ở cột L trở đi để không lẫn vào bảng việc. Ví dụ dưới đây dùng 7 việc của tuần 19/10/2026 như ảnh đầu bài, tính vào thứ Sáu 23/10/2026.

Tuần đang xem (L1) — ngày thứ Hai của tuần hiện tại, tự đổi mỗi tuần:

=TODAY()-WEEKDAY(TODAY();2)+1

Thử lại: hôm nay 23/10/2026 là thứ Sáu, WEEKDAY = 5, nên L1 = 23/10 − 5 + 1 = 19/10/2026. Muốn xem lại tuần cũ, gõ đè ngày thứ Hai của tuần đó vào L1.

% hoàn thành theo số việc:

=IFERROR(COUNTIFS(A2:A200;L1;G2:G200;TRUE)/COUNTIFS(A2:A200;L1;B2:B200;"<>");0)

Thử lại: tuần 19/10 có 7 việc, 4 việc đã tích → 4 / 7 = 57%.

% hoàn thành theo khối lượng — công bằng hơn khi việc to nhỏ khác nhau:

=IFERROR(SUMIFS(F2:F200;A2:A200;L1;G2:G200;TRUE)/SUMIFS(F2:F200;A2:A200;L1);0)

Thử lại: tổng giờ ước 2 + 3 + 4 + 5 + 3 + 1,5 + 1 = 19,5; phần đã xong 11,5 giờ → 11,5 / 19,5 = 59%. Hai tỷ lệ chênh nhau cho biết việc còn lại to hay nhỏ.

Số việc quá hạn — chưa tích và hạn đã qua:

=COUNTIFS(A2:A200;L1;G2:G200;FALSE;E2:E200;"<"&TODAY())

Thử lại: ngày 23/10, chỉ "Đối soát công nợ tháng 10" (hạn 21/10, chưa tích) thoả cả ba điều kiện → 1. "Viết quy trình nhận hàng" hạn 24/10 chưa tới nên không tính.

Tô đỏ dòng quá hạn: chọn A2:I200 › Định dạng › Định dạng có điều kiện › Công thức tuỳ chỉnh: =AND($G2=FALSE;$E2<>"";$E2<TODAY()). Thêm một quy tắc =$G2=TRUE với chữ màu xám, gạch ngang để việc xong nhạt đi.

Tổng giờ theo người: gõ tên từng người vào N2, N3, N4, rồi ở O2 và P2:

=SUMIFS($F$2:$F$200;$C$2:$C$200;N2;$A$2:$A$200;$L$1)

=SUMIFS($F$2:$F$200;$C$2:$C$200;N2;$A$2:$A$200;$L$1;$G$2:$G$200;FALSE)

Thử lại: Tuấn có "Sửa lỗi form đặt hàng" 5 giờ (đã xong) và "Viết quy trình nhận hàng" 3 giờ → giờ ước 8, giờ còn lại 3. Lan: 2 + 3 + 1 = 6 giờ ước; Hương: 4 + 1,5 = 5,5. Cộng ba người đúng bằng 19,5.

Muốn một công thức ra cả bảng tổng theo người, dùng QUERY với ngày thứ Hai viết dạng yyyy-mm-dd: =QUERY(A1:I200;"select C, sum(F), sum(H) where A = date '2026-10-19' group by C";1). Cách viết điều kiện ngày và đổi tên cột có trong bài cách dùng hàm QUERY trong Google Sheets.

Tuần nào cũng có việc không xong. Cách xử lý giữ được số liệu thật: không sửa dòng cũ, mà chép việc đó thành dòng mới cho tuần sau.

1. Lọc việc chưa xong của tuần vừa qua bằng công thức đặt ở một ô trống: =FILTER(B2:I200;A2:A200=L1-7;G2:G200=FALSE).
2. Chép các dòng cần làm tiếp xuống cuối bảng, cột A ghi ngày thứ Hai mới, cột I cộng thêm 1.
3. Dòng cũ để nguyên, không tích. Tuần cũ vẫn giữ đúng tỷ lệ hoàn thành của nó.

Cột Lần chuyển là thứ đáng xem nhất trong buổi họp. Việc bị chuyển 2–3 lần thường thuộc một trong ba loại: quá to (chia nhỏ), đang kẹt vì chờ người khác (ghi rõ chờ ai), hoặc thật ra không quan trọng (chuyển sang Để sau hoặc bỏ). Thêm quy tắc định dạng =$I2>=2 tô nền cam để những việc này tự nổi lên.

Buổi họp đầu tuần ngắn được khi mọi người cùng nhìn vào một bảng và nói theo số, không kể lể. Mở file, chiếu cột L và bảng giờ theo người lên, đi đúng ba phần:

Người làm một mình cũng nên giữ 15 phút này vào sáng thứ Hai: xem lại tuần trước, chọn việc theo bốn ô ưu tiên, cộng giờ ước và cắt bớt nếu vượt khoảng 60–70% thời gian. Nếu các việc có ngày bắt đầu và kéo dài nhiều tuần, vẽ thêm biểu đồ tiến độ theo bài cách vẽ biểu đồ Gantt trên Google Sheets.

Tự dựng bảng như trên mất khoảng một buổi. Nếu bạn muốn thêm lịch tháng, Gantt, Kanban và nhắc hạn mà không viết công thức, mẫu Bảng theo dõi công việc PRO có sẵn các phần sau:

• Tab Công việc là nơi duy nhất cần gõ; tab Tổng quan, Lịch, Tiến độ, Bảng và Ma trận tự cập nhật theo.
• Tab Ma trận xếp việc theo Gấp và Quan trọng — đúng bốn ô Eisenhower ở trên.
• Tab Định kỳ cho việc lặp lại như họp đầu tuần, chốt sổ tháng; tự tính hạn kế tiếp và gộp vào danh sách việc sắp tới.
• Tab Chấm công ghi giờ theo việc và người, tách giờ tính phí, cộng theo người và dự án.
• Trên Google Sheets, gói Apps Script đi kèm mở thêm Kanban kéo thả, Gantt kéo thanh đổi ngày, nhắc hạn qua email và báo cáo tuần. Mở bằng Excel vẫn dùng công thức, biểu đồ, Lịch, Tiến độ, Kanban tĩnh và Ma trận.

• Quản lý công việc nhóm bằng Google SheetsKanban, cột tình trạng tự báo trễ hạn, email nhắc hạn mỗi sáng
• Cách vẽ biểu đồ Gantt trên Google SheetsKhi việc kéo dài nhiều tuần
• Tạo danh sách thả xuống trong Google SheetsCho cột Người và Ưu tiên
• Cách dùng hàm QUERY trong Google SheetsTổng giờ theo người bằng một công thức
• Hướng dẫn dùng Bảng theo dõi công việc PROCài đặt và dùng từng tab