Apps Script là gì? Cách dùng Apps Script tự động hoá Google Sheets cho người mới

Google Apps Script là môi trường viết mã miễn phí đi kèm tài khoản Google. Mã viết bằng JavaScript, lưu ngay trong file (gọi là script gắn với file) hoặc thành dự án riêng, và chạy trên máy chủ Google bằng chính tài khoản của bạn — tắt máy tính thì trigger theo giờ vẫn chạy.

Apps Script chỉ chạy trên Google Sheets. File .xlsx tải về mở bằng Excel thì script không chạy (Excel có VBA, ngôn ngữ khác). File .xlsx tải lên Drive cũng phải lưu thành định dạng Google Sheets thì mới gắn script được. So sánh hai bên ở bài Google Sheets hay Excel.

1. Mở file Google Sheets › Tiện ích mở rộng › Apps Script. Một tab mới mở ra với dự án gắn với file, có sẵn tệp Mã.gs chứa hàm trống myFunction.
2. Xoá đoạn mẫu, dán hàm xinChao bên dưới, bấm biểu tượng lưu (hoặc Ctrl + S).
3. Chọn hàm xinChao ở ô chọn hàm trên thanh công cụ, bấm Chạy (Run).
4. Lần đầu chạy, Google hỏi quyền — làm theo phần cấp quyền ở dưới. Xong quay lại tab bảng tính: ô A1 có dòng chữ, khung nhật ký thực thi có dòng Logger.log.

function xinChao() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  sheet.getRange('A1').setValue('Xin chào từ Apps Script');
  Logger.log('Đã ghi vào ' + sheet.getName() + ' lúc ' + new Date());
}

Ba thứ bạn sẽ gặp trong mọi script: SpreadsheetApp (file, trang tính, ô), getValues / setValues (đọc, ghi cả vùng ô dưới dạng mảng hai chiều), Logger.log hoặc console.log (in giá trị để dò lỗi). Mảng getValues đánh số từ 0: cột A là r[0], cột D là r[3]; còn getRange(dòng, cột) đánh số từ 1.

Hàm bạn viết trong Apps Script dùng được ngay trong ô như hàm có sẵn. Ví dụ hàm bỏ dấu tiếng Việt — việc mà công thức thường phải lồng hàng chục SUBSTITUTE:

/**
 * Bỏ dấu tiếng Việt: "Nguyễn Thu Hà" → "Nguyen Thu Ha".
 * @param {string|Array<Array<string>>} text Ô hoặc vùng ô cần bỏ dấu
 * @return Chữ không dấu
 * @customfunction
 */
function BODAU(text) {
  if (Array.isArray(text)) return text.map(row => row.map(BODAU));
  return String(text)
    .normalize('NFD')
    .replace(/[\u0300-\u036f]/g, '')
    .replace(/đ/g, 'd')
    .replace(/Đ/g, 'D');
}

=BODAU(B2)

• Tên hàm không được kết thúc bằng dấu gạch dưới và không trùng hàm có sẵn; viết hoa hay thường đều gọi được.
• Mỗi lần gọi phải xong trong 30 giây.
• Hàm tuỳ chỉnh chỉ trả kết quả vào ô của nó (và các ô tràn ra); không ghi được ô khác, không gửi email, không dùng dịch vụ cần cấp quyền.
• Đối số phải cố định: đừng đưa NOW(), RAND() vào làm đối số — ô sẽ báo đang tải mãi. Hàm chỉ tính lại khi ô đối số thay đổi.
• Dùng hàng nghìn ô =BODAU(...) riêng lẻ thì chậm; truyền một vùng vào một ô sẽ nhanh hơn nhiều — giống tinh thần của ARRAYFORMULA.

onEdit là trigger đơn giản: chỉ cần đặt tên hàm đúng là onEdit, Google tự gọi mỗi khi có người sửa một ô, không cần cấp quyền. Ví dụ tab Công việc: cột E Trạng thái, cột F Ngày xong. Khi ai đó chọn Xong ở cột E, cột F cùng dòng tự ghi ngày giờ — và không đổi nữa, khác hẳn hàm NOW().

function onEdit(e) {
  const range = e.range;
  const sheet = range.getSheet();
  if (sheet.getName() !== 'Công việc') return;            // chỉ tab Công việc
  if (range.getColumn() !== 5 || range.getRow() < 2) return; // chỉ cột E, bỏ dòng tiêu đề
  const o = range.offset(0, 1);                            // ô cột F cùng dòng
  if (e.value === 'Xong' && o.getValue() === '') {
    o.setValue(new Date());
  }
}

Cùng nhóm với onEdit là onOpen: chạy khi mở file, hay dùng để thêm một menu riêng cạnh menu Trợ giúp, bấm vào là gọi hàm của bạn — người dùng không phải mở trình soạn.

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('Tiện ích của tôi')
    .addItem('Gửi nhắc việc trễ hạn ngay', 'guiNhacHan')
    .addItem('Bật nhắc mỗi sáng', 'caiNhacHangNgay')
    .addToUi();
}

Gửi email cần quyền, nên không làm được trong onEdit. Cách đúng: viết một hàm gửi email, rồi cài trigger theo giờ (installable trigger) để Google gọi hàm đó mỗi sáng bằng tài khoản của bạn.

const EMAIL_NHAN = 'ban@congty.vn';   // đổi thành email của bạn

function guiNhacHan() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Công việc');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues();   // đọc cả bảng MỘT lần
  const homNay = new Date();
  homNay.setHours(0, 0, 0, 0);
  const tre = rows.slice(1).filter(r =>
    r[4] !== 'Xong' && r[3] instanceof Date && r[3] < homNay);
  if (tre.length === 0) return;                     // không có việc trễ thì thôi
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const noiDung = tre.map(r =>
    '- ' + r[0] + ' (' + r[2] + '), hạn ' + Utilities.formatDate(r[3], tz, 'dd/MM/yyyy')
  ).join('\n');
  MailApp.sendEmail(EMAIL_NHAN, tre.length + ' việc trễ hạn', noiDung);
}

function caiNhacHangNgay() {
  // xoá trigger cũ của hàm này để không bị gửi trùng
  ScriptApp.getProjectTriggers()
    .filter(t => t.getHandlerFunction() === 'guiNhacHan')
    .forEach(t => ScriptApp.deleteTrigger(t));
  ScriptApp.newTrigger('guiNhacHan')
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(7)
    .create();
}

Trigger đã cài cũng xem và xoá được trong trình soạn, ở mục trigger (biểu tượng đồng hồ) trên thanh bên trái. Mỗi trigger hiện tên hàm, loại sự kiện, tài khoản chạy; lần chạy lỗi được ghi ở mục lần thực thi để bạn xem lý do.

Lần đầu chạy một hàm cần quyền (ghi bảng tính, gửi email, tạo trigger), Google hiện cửa sổ cần cấp quyền. Các bước:

1. Bấm Tiếp tục (hoặc Xem lại quyền) › chọn đúng tài khoản Google đang giữ file.
2. Màn hình "Google chưa xác minh ứng dụng này" › bấm Nâng cao (Advanced) ở góc dưới bên trái › Chuyển đến … (không an toàn).
3. Đọc danh sách quyền script xin › Cho phép (Allow).

Google chỉ xác minh những ứng dụng nộp hồ sơ để phát hành công khai. Script nằm trong file của bạn, chạy bằng tài khoản của bạn, không phát hành cho ai — nên nó luôn hiện dòng "chưa xác minh", kể cả hàm xinChao bạn tự viết. Đây không phải lỗi. Nhưng chính vì vậy, bước 3 là lúc phải đọc kỹ: bạn đang cho đoạn mã đó quyền làm mọi thứ trong danh sách bằng tài khoản của mình.

Tài khoản Google Workspace của công ty có thể không có nút Nâng cao nếu quản trị viên chặn script chưa duyệt — khi đó nhờ quản trị viên cho phép. Quyền đã cấp xem và thu hồi được ở trang quản lý tài khoản Google, phần ứng dụng bên thứ ba có quyền truy cập: myaccount.google.com/connections.

Google giới hạn mỗi tài khoản một lượng chạy mỗi ngày. Các con số hay đụng tới nhất, theo trang hạn mức chính thức của Apps Script (Google ghi rõ có thể thay đổi bất kỳ lúc nào không báo trước):

Logger.log('Còn gửi được: ' + MailApp.getRemainingDailyQuota() + ' người nhận hôm nay');

Đụng giới hạn 6 phút thường là do đọc ghi từng ô một trong vòng lặp. Mỗi lần getValue, setValue là một lần gọi tới bảng tính; 1.000 dòng là 2.000 lần gọi. Đọc cả vùng một lần, tính trong bộ nhớ, ghi lại một lần thì cùng việc đó chỉ mất vài giây:

// CHẬM: mỗi ô một lần gọi tới bảng tính
for (let i = 2; i <= 1000; i++) {
  sheet.getRange(i, 7).setValue(sheet.getRange(i, 4).getValue() * 2);
}

// NHANH: đọc một lần, tính trong bộ nhớ, ghi một lần
const d = sheet.getRange(2, 4, 999, 1).getValues();
sheet.getRange(2, 7, 999, 1).setValues(d.map(r => [r[0] * 2]));

Script chạy với đúng quyền của tài khoản bạn. Một đoạn mã chép từ nhóm Facebook, diễn đàn hay do người lạ gửi qua Zalo có thể đọc file Drive, gửi thư từ Gmail của bạn, hoặc gửi dữ liệu ra một máy chủ ngoài. Trước khi bấm Cho phép, kiểm tra:

• Thử script lạ trên bản sao của file, bằng tài khoản phụ, trước khi đưa vào file thật.
• Không dán mật khẩu, mã API, token ngân hàng vào thẳng mã — người được quyền sửa file đều xem được.
• Chia sẻ quyền chỉnh sửa file cẩn thận: người sửa được file cũng sửa được script gắn với file. Khoá các vùng quan trọng theo bài khoá ô công thức Google Sheets.
• Không dùng script nữa thì xoá trigger và thu hồi quyền ở trang quản lý tài khoản Google.

Viết vài hàm như trên mất một buổi. Viết cả một hộp thoại có Kanban kéo thả, email nhắc hạn, báo cáo tuần, kết nối Google Calendar thì mất nhiều tuần. Các mẫu PRO của HiTaVa đi kèm gói Apps Script viết sẵn, mã nguồn để mở trong Code.gs và các file .html, cài bằng cách dán vào Tiện ích mở rộng › Apps Script theo hướng dẫn từng bước.

Chủ nhà trọ thì Quản lý phòng trọ PRO dùng Apps Script để tạo hoá đơn có mã QR VietQR, PDF lưu Drive, gửi email hàng loạt, đối soát sao kê ngân hàng và email nhắc việc mỗi sáng; phần tính tiền, công nợ vẫn chạy bằng công thức trên cả Excel.

1. 

   Hướng dẫn cài đặt và dùng Bảng theo dõi công việc PRO, gồm phần cài Apps Script

   Xem trên YouTube ↗

• Hàm ARRAYFORMULA trong Google SheetsMột công thức cho cả cột — thử trước khi viết script
• Hàm IMPORTRANGELấy dữ liệu từ file khác không cần mã
• Khoá ô công thức Google SheetsChừa ô nhập liệu, chặn sửa nhầm
• Hướng dẫn cài Apps Script cho mẫu HiTaVaTừng bước, có hình, gồm cấp quyền