Nhân sự & tiền lương · 12 phút đọc
Xếp ca làm việc là chia khung giờ mở cửa thành các ca cố định (sáng, chiều, gãy, đêm), tính mỗi khung cần bao nhiêu người, rồi điền tên vào lưới tuần sao cho đủ người mà không ai vượt giới hạn của Bộ luật Lao động: tối đa 48 giờ làm bình thường mỗi tuần, nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển ca, nghỉ 24 giờ liền mỗi tuần. Bài này đi qua các kiểu ca, 5 bước xếp ca, bảng xếp ca tuần trên Google Sheets với công thức đếm giờ và tự cảnh báo, cách tính giờ đêm và giới hạn làm thêm.
| Kiểu ca | Ví dụ | Hợp với |
|---|---|---|
| Ca cố định | Người A luôn ca sáng 06:00–14:00 | Nhân viên có lịch học, lịch gia đình cố định |
| Ca xoay | Tuần 1 sáng, tuần 2 chiều, tuần 3 đêm | Chia đều ca khó (tối, đêm, cuối tuần) cho công bằng |
| Ca gãy (ca chia) | 10:00–14:00 và 17:00–21:00, nghỉ giữa 3 giờ | Nhà hàng, quán ăn có hai giờ cao điểm trưa và tối |
| Ca đêm | 22:00–06:00 hôm sau | Cửa hàng 24 giờ, bảo vệ, kho, giao nhận |
| Ca bán thời gian | 4 giờ buổi tối, 3–4 buổi một tuần | Sinh viên, người làm thêm giờ cao điểm |
Ca gãy giúp có đủ người đúng hai giờ đông khách mà không trả lương cho 3 giờ vắng giữa ngày, nhưng nhân viên phải đi lại hai lần. Nên thoả thuận rõ trong hợp đồng hoặc nội quy, và cân nhắc phụ cấp đi lại cho người làm ca gãy.
Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14, áp dụng từ 01/01/2021) là văn bản đang áp dụng tính tới ngày viết bài (18/10/2026). Bộ Nội vụ đang soạn dự thảo sửa đổi (trọng tâm là thêm ngày nghỉ lễ 24/11), chưa được thông qua — khi có luật mới, hãy kiểm tra lại các mức dưới đây.
| Quy định | Mức | Điều |
|---|---|---|
| Giờ làm việc bình thường | Không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Nếu công ty quy định theo tuần: không quá 10 giờ/ngày, 48 giờ/tuần | Điều 105 |
| Giờ làm việc ban đêm | Từ 22:00 đến 06:00 sáng hôm sau | Điều 106 |
| Làm thêm giờ | Phải được người lao động đồng ý; không quá 50% giờ bình thường trong ngày (theo tuần: tổng không quá 12 giờ/ngày); không quá 40 giờ/tháng; không quá 200 giờ/năm, một số ngành tới 300 giờ | Điều 107 |
| Nghỉ giữa giờ | Làm từ 6 giờ/ngày trở lên: nghỉ ít nhất 30 phút liên tục, làm ban đêm ít nhất 45 phút. Ca liên tục từ 6 giờ trở lên thì thời gian nghỉ này tính vào giờ làm | Điều 109 |
| Nghỉ chuyển ca | Ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca khác | Điều 110 |
| Nghỉ hằng tuần | Ít nhất 24 giờ liên tục mỗi tuần; không thể nghỉ hằng tuần do chu kỳ lao động thì bình quân ít nhất 4 ngày/tháng. Ngày nghỉ tuần do công ty chọn, ghi trong nội quy | Điều 111 |
Nhân viên dưới 18 tuổi
Quán cà phê hay nhận học sinh làm thêm. Người từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi chỉ được làm không quá 8 giờ/ngày và 40 giờ/tuần (Điều 146), làm thêm giờ và làm ban đêm chỉ trong một số nghề theo danh mục của Bộ. Đừng xếp em ca tối muộn hay ca đêm như người lớn.
Bước 4 là chỗ dễ sai nhất khi làm bằng mắt: một ca chiều kết thúc 22:00 rồi ca sáng hôm sau 06:00 trông vô hại trên lưới, nhưng người đó chỉ được nghỉ 8 giờ. Phần dưới dùng công thức để bắt lỗi này tự động.
Làm hai tab. Tab Ca: cột A mã ca, B giờ vào đầu tiên, C giờ ra cuối cùng, D số giờ tính công. Dòng 2–4 là S (06:00, 14:00, 8), C (14:00, 22:00, 8), G (10:00, 21:00, 8). Tab Lịch: dòng 2 là tiêu đề, cột A tên, B–H là thứ Hai tới Chủ nhật, mỗi ô một mã ca hoặc N (nghỉ).
Chọn vùng B3:H7, vào menu Dữ liệu và thêm quy tắc xác thực dạng danh sách S, C, G, N để mọi người chọn từ menu thả xuống thay vì gõ tay (gõ "s " thừa dấu cách là công thức đếm sai). Tô màu theo mã bằng định dạng có điều kiện cho dễ nhìn.
=COUNTA(B3:H3)-COUNTIF(B3:H3;"N")=SUMPRODUCT(COUNTIF(B3:H3;Ca!$A$2:$A$4)*Ca!$D$2:$D$4)=SUMPRODUCT((C3:H3="S")*((B3:G3="C")+(B3:G3="G")))=IF(OR(B3="N";C3="N");"";(1-VLOOKUP(B3;Ca!$A$2:$C$4;3;FALSE)+VLOOKUP(C3;Ca!$A$2:$C$4;2;FALSE))*24)=TEXTJOIN(" · ";TRUE;IF(COUNTIF(B3:H3;"N")=0;"Thiếu ngày nghỉ";"");IF(J3>48;"Vượt 48 giờ";"");IF(K3>0;"Nghỉ chưa đủ 12 giờ";""))=COUNTIF(B$3:B$7;"S")Công thức chỉ kiểm trong một tuần
Cặp Chủ nhật tuần này – thứ Hai tuần sau nằm ở hai dòng khác nhau nên K3 không bắt được. Khi xếp tuần mới, nhìn lại ca Chủ nhật tuần trước, hoặc đặt các tuần nối tiếp nhau trên cùng một dòng.
Giờ làm việc ban đêm là từ 22:00 đến 06:00 sáng hôm sau (Điều 106). Giờ nằm trong khung này được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường (khoản 2 Điều 98) — kể cả khi không phải làm thêm. Một ca không cần nằm trọn trong khung đêm: ca 18:00–02:00 có 4 giờ đêm, ca chiều kéo tới 22:30 có 30 phút đêm.
=24*(MAX(0;MIN(C2+(C2<B2);1+6/24)-MAX(B2;22/24))+MAX(0;MIN(C2+(C2<B2);6/24)-B2))Làm thêm phải được nhân viên đồng ý (Điều 107), và cộng dồn không quá 40 giờ/tháng. Với ca chuẩn 8 giờ theo ngày, mỗi ngày làm thêm tối đa 4 giờ (50%). Nếu ghi các lần làm thêm vào một tab riêng (A ngày, B tên, C số giờ), đếm tổng tháng 10/2026 của một người bằng:
=SUMIFS(C:C;B:B;"Bình";A:A;">="&DATE(2026;10;1);A:A;"<"&DATE(2026;11;1))Tiền làm thêm tính theo 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày lễ, Tết; cách tính lương giờ và công thức có trong bài cách tính lương nhân viên bằng Excel. Giờ thực tế để đối chiếu với lịch ca lấy từ bảng chấm công hoặc chấm công bằng điện thoại.
Bảng xếp ca trên Google Sheets đủ cho một cửa hàng 5–10 người. Từ khi có hai chi nhánh hoặc nhân viên hay đổi ca qua Zalo, việc cập nhật lại bảng và báo từng người tốn nhiều thời gian hơn chính việc xếp. Nhân sự 360 PRO đưa phần này vào một web app chạy trên Google Sheets của bạn:
Giới hạn: web app và xếp ca kéo thả chỉ chạy trên Google Sheets (cài Apps Script theo hướng dẫn), tới 100 nhân viên, 5 chi nhánh. Mở bằng Excel thì tab Lịch ca vẫn tính giờ làm, đi muộn, giờ đêm, nhưng bạn tự gõ ca và giờ vào – ra.
Giờ làm bình thường không quá 8 giờ/ngày; nếu công ty quy định theo tuần thì không quá 10 giờ/ngày và 48 giờ/tuần (Điều 105 Bộ luật Lao động 2019). Muốn dài hơn phải tính là làm thêm giờ, có sự đồng ý của nhân viên.
Ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca khác (Điều 110). Ca chiều ra 22:00 thì ca kế tiếp sớm nhất là 10:00 sáng hôm sau.
Bộ luật Lao động không cấm ca gãy. Khoảng nghỉ giữa hai đoạn thường không tính giờ làm khi nhân viên được tự do đi về; tổng giờ hai đoạn vẫn trong giới hạn 8 giờ/ngày. Nên ghi rõ trong hợp đồng hoặc nội quy.
Không. Mỗi tuần phải nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục, nhưng ngày nghỉ do công ty chọn và ghi trong nội quy (Điều 111). Quán cà phê có thể cho mỗi người nghỉ một ngày khác nhau trong tuần.
Luật không quy định số ngày cụ thể. Gửi lịch tuần sau từ cuối tuần này là cách nhiều cửa hàng dùng, để nhân viên sắp xếp việc riêng và đổi ca sớm.
Cách tính lương nhân viên bằng Excel theo luật 2026: công, tăng ca, BHXH có trần, thuế TNCN 5 bậc, thực nhận. Công thức chép được và ví dụ số cụ thể.
Chấm công bằng điện thoại GPS hoạt động thế nào, sai số GPS trong nhà, bán kính nên đặt, cách chống chấm hộ, so với máy vân tay và luật dữ liệu vị trí 2026.
Cách quản lý tuyển dụng bằng Google Sheets: tab vị trí, ứng viên, các vòng, phiếu chấm phỏng vấn có trọng số, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian tuyển bằng COUNTIFS.
Cách tính lương tháng 13, thưởng Tết 2026: khi nào bắt buộc, chia theo tháng làm việc, thuế TNCN tháng trả thưởng, có đóng BHXH không, ví dụ số.
Xem thêm mẹo và video hướng dẫn trên kênh YouTube HiTaVa, hoặc đọc các bài khác trong chủ đề Nhân sự & tiền lương.
Cần hỏi thêm?Zalo 0935077673 (Hải Vân)
