Booking KOC/KOL PROQuản lý booking KOC, thanh toán, thuế, hợp đồng, đo hiệu quả trên Google Sheets

Một file Google Sheets tông nâu mocha để quản lý booking KOC / KOL từ lúc nhắn mời tới lúc nghiệm thu, thanh toán và đo doanh thu — TikTok, Facebook, Instagram, YouTube, Shopee Live. Mua một lần, mở bằng Google Sheets (khuyên dùng) hoặc Excel 2016 trở lên.

Booking: - Mỗi booking một dòng với 11 trạng thái: Mời › Đang thương lượng › Đã chốt › Đã gửi mẫu › Đã nhận mẫu › Đã nộp nháp › Cần sửa › Đã duyệt nội dung › Đã đăng › Đã nghiệm thu (hoặc Huỷ kèm lý do). - Ghi chiến dịch, KOC, nền tảng, tầng phễu, loại nội dung, góc nội dung, hình thức hợp tác, số bài, hạn đăng, ngày đăng thực tế, phí, cọc, hoa hồng affiliate, sản phẩm mẫu gửi, checklist brief, link bản nháp, số vòng sửa, ngày duyệt. - Cột Cảnh báo nói bằng lời, 7 mức gấp: trễ đăng, quá hạn trả tiền, "Mẫu đi 5 ngày, KOC chưa nhận", sắp tới hạn đăng mà nội dung chưa duyệt, đăng rồi chưa nghiệm thu, sắp đến hạn trả, mời lâu chưa trả lời. Ô Kiểm tra báo thiếu hạn đăng, thiếu phí, thiếu link bài, KOC chưa có số tài khoản. - Tiền tự tính: cọc, phần còn lại, hoa hồng theo doanh thu; thuế TNCN khấu trừ cho KOC cá nhân theo từng lần chi trả; VAT khi KOC / agency xuất hoá đơn; KOC báo giá "thực nhận" thì tự cộng ngược ra phí trước thuế. Tỷ lệ và ngưỡng sửa được ở tab Thiết lập. - Mỗi booking có link UTM và mã giảm giá riêng để đo đơn hàng.

KOC và chiến dịch: - Danh bạ KOC: liên hệ, tài khoản, CCCD / MST, bảng giá video / bài ảnh / livestream. File tự cộng số job, số lần trễ, số lần bùng, tổng chi, phí trung bình, điểm chấm sau mỗi job (chất lượng, đúng hẹn, giao tiếp), lượt xem, doanh thu, CPM, ROI và xếp hạng Ưu tiên / Bình thường / Hạn chế / Blacklist. - Chiến dịch: ngân sách, KPI số KOC, lượt xem, doanh thu; cam kết chi, đã trả, còn nợ, % ngân sách, CPM, ROI. - Chọn KOC trong ngân sách: lọc theo nền tảng, lĩnh vực, phân khúc người theo dõi, điểm; so giá chào với giá thị trường tính từ chính lịch sử booking của bạn; cộng dồn tới khi chạm ngân sách. - Tồn mẫu: đã gửi, KOC chưa nhận, trả lại, còn lại, giá trị đã cho.

Theo dõi và báo cáo: - Tổng quan: việc cần làm hôm nay sắp theo mức gấp, thẻ số, booking đang nghẽn ở khâu nào, tỷ trọng tầng phễu, ngân sách và cam kết chi từng chiến dịch, booking theo tháng. - Thanh toán: mọi khoản cọc / còn lại / hoa hồng, quá hạn lên đầu, kèm thuế khấu trừ, số tiền thực chuyển, ngân hàng, số tài khoản. - Lịch tháng (hạn đăng, ngày gửi mẫu, hạn trả tiền ba màu) và Kanban 10 cột, lọc theo chiến dịch, người phụ trách. - Bài đăng KOC: lượt xem, tương tác, click, đơn, doanh thu từng bài → tab Hiệu quả tính CPM, CPE, CPC, CPA, ROI theo chiến dịch, nền tảng, tầng phễu và top 15 KOC. - Báo cáo chiến dịch một trang để gửi sếp / khách hàng. - Văn bản in ngay cho từng booking: hợp đồng dịch vụ, phụ lục, biên bản nghiệm thu, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (số tiền bằng chữ tự điền). Câu chữ sửa ở tab Mẫu văn bản.

Menu "Booking KOC" trên Google Sheets (một Apps Script nhỏ gắn vào file, không có web app): - Tạo Google Docs hàng loạt cho các booking đang chọn (kèm PDF nếu muốn), lưu vào một thư mục Drive riêng. - Đồng bộ Google Calendar: hạn đăng và hạn trả tiền vào một lịch riêng, bật đồng bộ mỗi giờ thì chỉ ghi khi có thay đổi. - Email cảnh báo mỗi sáng cho quản lý và từng người phụ trách; không có việc thì không gửi. - Tự đánh mã booking / KOC khi thêm dòng, kiểm tra cài đặt.

Giới hạn nên biết: 600 booking, 300 KOC, 20 chiến dịch, 1.000 bài đăng, 30 sản phẩm mẫu; 11 trạng thái cố định; tên KOC phải khác nhau. File không tự lấy lượt xem, đơn hàng từ TikTok, Facebook: số liệu nhập tay. Thuế và mẫu văn bản là công cụ tính và mẫu tham khảo, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Mở bằng Excel thì mọi công thức, lịch, Kanban, báo cáo, văn bản in vẫn chạy; menu, Google Docs, Google Calendar và email chỉ có trên Google Sheets.