Kịch bản ngày cưới theo giờ: mốc giờ mẫu, ai phụ trách gì, phương án dự phòng và bảng Google Sheets

Checklist trả lời câu hỏi làm gì trước ngày cưới (đặt nhà hàng, in thiệp, thuê tráp), tính bằng tuần và tháng. Kịch bản trả lời câu hỏi trong đúng ngày cưới, giờ nào ai làm gì ở đâu, tính bằng phút. Checklist theo mốc thời gian đã có ở bài checklist chuẩn bị đám cưới; bài này chỉ nói về ngày cưới.

Các khối chính

Rước dâu (vu quy), thành hôn, tiệc

Mỗi dòng cần

Giờ bắt đầu, kết thúc, nơi, người phụ trách

Đệm giữa hai nơi

Ghi riêng, đo bằng thời gian đi thật

Gửi đi

Mỗi người một bản, chỉ phần của họ

Ngày cưới hay lệch giờ không phải vì thiếu việc mà vì nhiều người cùng chờ nhau: đoàn nhà trai chờ xe, nhà gái chờ đoàn, thợ ảnh chờ cô dâu, nhà hàng chờ MC khai tiệc. Một bảng chung có người phụ trách cho từng dòng giúp ai cũng biết mình đang chờ ai, và chậm ở đâu thì người điều phối biết cần gọi ai.

Buổi sáng: rước dâu ở nhà gái, lễ gia tiên ở nhà trai. Ví dụ hai nhà cách nhau khoảng 30 phút đi xe:

Tiệc trưa ở nhà hàng, nối tiếp buổi sáng cùng ngày:

Tiệc tối, hay gặp khi rước dâu làm buổi sáng còn tiệc để khách đi làm về kịp:

Nhiều nhà hàng chia ca trưa và ca tối với giờ vào sảnh, giờ trả sảnh cố định, quá giờ có thể tính thêm phí. Hỏi rõ điều này lúc ký hợp đồng (xem cách chọn nhà hàng tiệc cưới), rồi mới đặt giờ đón khách và giờ khai tiệc.

Mỗi dòng trong kịch bản chỉ nên có một người phụ trách. Ghi "nhà trai" hay "cả nhà" thì tới lúc trễ không ai thấy đó là việc của mình.

Người điều phối không nên là cô dâu, chú rể hay bố mẹ: ngày đó họ bận chụp ảnh, đón khách, làm lễ. Nhờ một người anh chị họ hoặc bạn thân quen việc, cầm điện thoại cả ngày. Phần đón khách và bàn cho người lớn tuổi có bài riêng: cách xếp chỗ ngồi tiệc cưới.

Mỗi việc một dòng, sắp theo giờ bắt đầu. Các cột: A Việc, B Bắt đầu, C Kết thúc, D Phút, E Đã qua, F Phụ trách, G Đệm (phút cần để di chuyển hoặc chuẩn bị trước mục này), H Trùng giờ, I Di chuyển, J Ai cần xem (MC, ảnh, nhà hàng…). Gõ giờ dạng 08:30; nếu Sheets không nhận ra giờ, kiểm tra cài đặt vùng của file như ở bài sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets.

Thời lượng từng mục (phút). Giờ trong Sheets là phần của một ngày, nhân 1.440 để ra phút:

=IF(OR(B2="";C2="");"";ROUND((C2-B2)*1440;0))

Cộng dồn thời gian. Cột E cho biết tới cuối mục này đã qua bao nhiêu phút kể từ mục đầu tiên. Cách này đúng cả khi có việc chạy song song:

=IF(C2="";"";ROUND((C2-MIN($B$2:$B$40))*1440;0))

Tổng độ dài cả ngày: =ROUND((MAX(C2:C40)-MIN(B2:B40))*1440;0). So con số này với khung nhà hàng cho (ví dụ ca trưa 10:30–14:00 là 210 phút) để biết còn dư bao nhiêu.

Cảnh báo chồng giờ cùng một người. Hai mục chồng nhau khi mục kia bắt đầu trước lúc mục này kết thúc và kết thúc sau lúc mục này bắt đầu. Đếm số dòng như vậy của cùng người phụ trách; lớn hơn 1 (tính cả chính nó) là trùng:

=IF(F2="";"";IF(SUMPRODUCT(($F$2:$F$40=F2)*($B$2:$B$40<C2)*($C$2:$C$40>B2))>1;"Trùng giờ";""))

Cảnh báo thiếu thời gian di chuyển. Tìm giờ kết thúc gần nhất của cùng người trước mục này, lấy khoảng trống so với cột Đệm:

=IFERROR(LET(t;MAX(FILTER($C$2:$C$40;$F$2:$F$40=F2;$C$2:$C$40<=B2));g;ROUND((B2-t)*1440;0);IF(g<G2;"Thiếu "&(G2-g)&" phút";""));"")

Thử lại với bảng trong hình. Dòng 5, Chú Bình, lễ gia tiên nhà trai 09:40–10:10, Đệm 30. D5 = (10:10 − 09:40) × 1.440 = 30. E5 = 10:10 − 08:30 = 100 phút. H5: các dòng của Chú Bình bắt đầu trước 10:10 và kết thúc sau 09:40 là dòng 5 và dòng 6 (đón khách 10:00–11:00), đếm được 2 nên ra Trùng giờ. I5: giờ kết thúc gần nhất của Chú Bình không muộn hơn 09:40 là 09:30 (rước dâu ra xe), khoảng trống 10 phút, thiếu 30 − 10 = Thiếu 20 phút. Dòng 6 có khoảng trống 10:00 − 09:30 = 30 phút, Đệm 20, nên cột I để trống.

Đừng gửi cả bảng 40 dòng cho mọi người. MC cần phần sân khấu với tên người phát biểu; tài xế chỉ cần giờ và địa chỉ; nhà hàng cần giờ khai tiệc và giờ lên món. Tạo một trang tính mới cho mỗi người, dùng FILTER kéo đúng phần của họ từ trang kịch bản (cách dùng hàm chi tiết ở bài hàm FILTER trong Google Sheets).

=SORT(FILTER('Kịch bản'!A2:C40;'Kịch bản'!F2:F40="Chú Bình");2;TRUE)

=FILTER('Kịch bản'!A2:C40;ISNUMBER(SEARCH("MC";'Kịch bản'!J2:J40)))

Thử lại: với bảng trong hình, công thức đầu trả về 4 dòng của Chú Bình: Xin dâu 08:30–08:45, Rước dâu ra xe 09:15–09:30, Lễ gia tiên nhà trai 09:40–10:10, Đón khách tại nhà hàng 10:00–11:00. Nhìn bản này, Chú Bình thấy ngay mình không thể có mặt ở hai nơi lúc 10:00.

Tải mỗi bản xuống dạng PDF từ menu Tệp hoặc chụp màn hình gửi qua Zalo vài ngày trước cưới, kèm một câu nhờ người nhận đọc và báo lại chỗ vướng. Sửa giờ ở trang chính thì các bản FILTER tự cập nhật, chỉ cần gửi lại.

Phương án dự phòng là những dòng bạn viết sẵn nhưng mong không phải dùng. Viết vào cuối kịch bản, mỗi tình huống ghi rõ ai quyết và làm gì, để lúc gấp không phải họp.

Dời giờ hàng loạt khi trễ. Ô L1 ghi số phút trễ, ô M1 ghi giờ bắt đầu trễ. Cột K tính giờ mới cho mọi mục từ đó trở đi, các mục trước giữ nguyên:

=IF(B2="";"";IF(B2>=$M$1;B2+$L$1/1440;B2))

Thử lại: L1 = 15, M1 = 09:15. Rước dâu ra xe 09:15 thành 09:30; lễ gia tiên nhà trai 09:40 thành 09:55; lễ gia tiên nhà gái 08:45 giữ nguyên vì trước 09:15. Nếu lễ gia tiên nhà trai đã chọn giờ lành không được dời, đừng dời mục đó mà cắt bớt các mục chụp ảnh quanh nó; cột H và I sẽ cho bạn biết cắt đã đủ chưa.

Mẫu Quản lý đám cưới PRO có tab TIMELINE là kịch bản từng giờ của mỗi lễ: lễ, ngày, bắt đầu, kết thúc, việc, địa điểm, người phụ trách (lấy từ tab đội phù dâu phù rể, bê tráp, MC), nhà cung cấp, số điện thoại, đệm (phút), trạng thái, ai cần xem, giờ lành và ghi chú. File tự tính số phút và báo khi một người bị xếp trùng giờ hoặc không đủ thời gian di chuyển. Phần công thức chạy cả trên Excel 2016 trở lên.

Trên Google Sheets, gói Apps Script đi kèm có trang Bây giờ / Tiếp theo mở trên điện thoại cho MC: link riêng kèm mã PIN, không cần mở file. Kịch bản cũng xuất được PDF lưu vào Drive của bạn. Hai phần này không có khi mở bằng Excel.

• Checklist chuẩn bị đám cướiCác lễ, việc theo từng mốc, ngân sách hai nhà
• Cách chọn nhà hàng tiệc cướiTiêu chí, so sánh báo giá, đọc hợp đồng
• Cách xếp chỗ ngồi tiệc cướiBàn chính, người lớn tuổi, bảng tra tên ở cổng
• Hướng dẫn cài đặt Quản lý đám cưới PROCài Apps Script, triển khai các trang điện thoại cho MC, người đón khách