# Quản lý phòng trọ PRO — chốt số, hoá đơn QR, thu tiền, công nợ trên Google Sheets

Quản lý nhiều dãy trọ: chốt số điện nước, hoá đơn theo ngày ở có mã QR, gửi Zalo, thu tiền, công nợ, sổ cọc, hợp đồng. Google Sheets và Excel.

## Thông tin nhanh

- **Giá:** 149.000 ₫, trả một lần
- **Giá gốc:** 349.000 ₫
- **Định dạng:** Google Sheets
- **Số sheet:** 24
- **Nhận file:** Cấp quyền tự động khi tiền về
- **Thanh toán:** chuyển khoản ngân hàng
- **Hoàn tiền:** trong 7 ngày kể từ khi thanh toán nếu file không mở được hoặc thiếu so với mô tả, mua trùng một mẫu, hoặc không nhận được file trong 24 giờ
- **Mã sản phẩm:** p_quan_ly_phong_tro_pro

## Bên trong có gì

- **Hướng dẫn** — Bắt đầu, vòng 6 bước mỗi tháng, cách xử lý các trường hợp đặc biệt.
- **Tổng quan** — Lấp đầy, doanh thu, công nợ, lợi nhuận; 12 kỳ gần nhất, lấp đầy theo dãy, nợ nhiều nhất, sơ đồ phòng.
- **Nhắc việc** — Hoá đơn quá hạn, hợp đồng và tạm trú sắp hết hạn, cọc cần hoàn, chưa chốt số, tiêu thụ bất thường.
- **Chốt số** — Mỗi kỳ mỗi hợp đồng một dòng: gõ số điện nước mới, số cũ và cảnh báo tự tính.
- **Hoá đơn** — Tự tính từng khoản, nợ kỳ trước, đã thu, còn lại, hạn đóng, trạng thái, nội dung chuyển khoản.
- **In hoá đơn** — Dán mã hoá đơn để in mẫu A5 kèm thông tin chuyển khoản.
- **Thu tiền** — Mỗi lần nhận tiền một dòng: tiền hoá đơn, tiền cọc, hoàn cọc, cấn trừ cọc.
- **Công nợ** — Hợp đồng đang nợ, nợ nhiều nhất lên trước, số kỳ nợ, quá hạn lâu nhất.
- **Phát sinh** — Cộng thêm hoặc giảm trừ vào hoá đơn: giảm giá, phạt trễ, đền bù.
- **Hợp đồng** — Phòng, ngày vào, hết hạn, trả phòng, giá thuê, cọc, số người, số xe, giá riêng, trạng thái.
- **Khách thuê** — Từng người ở: CCCD, liên lạc, biển số xe, khách chính, tạm trú.
- **Phòng** — Mã phòng, dãy, tầng, loại, giá niêm yết; hợp đồng và trạng thái hiện tại.
- **Nhà & Dãy** — Mỗi nhà / dãy một dòng, tự đếm số phòng, đang thuê, lấp đầy.
- **Tài sản** — Tài sản giao cho từng phòng, dùng cho biên bản bàn giao.
- **Sổ cọc** — Cọc theo hợp đồng, đã nhận, cấn trừ, hoàn, mất cọc, đang giữ.
- **Chi phí** — Tiền điện nước trả EVN, lương, internet… theo dãy hoặc chi phí chung.
- **Sửa chữa** — Việc sửa chữa, chi phí, ai chịu, tình trạng.
- **Báo cáo tháng** — Doanh thu từng khoản, chi phí, lợi nhuận, lấp đầy theo ngày-phòng, theo dãy.
- **Bảng giá** — Giá điện, nước, phí theo dãy và theo kỳ; bảng bậc thang điện EVN.
- **Thiết lập** — Chủ nhà, tài khoản nhận tiền, cách thu, hạn đóng, làm tròn, phí trễ, nhắc việc, lời nhắn Zalo.
- **Danh mục** — Danh sách ngân hàng (mã BIN VietQR) và các ô chọn cố định.
- **Sao kê** — Giao dịch đã nhập từ sao kê ngân hàng (Apps Script ghi).
- **Nhật ký** — Script ghi lại việc đã làm: mở kỳ, tạo PDF, gửi email, nhập sao kê.
- **Giấy phép** — Điều khoản sử dụng bộ mẫu.

## Bạn nhận được

- File .xlsx trống 25 tab để dùng thật, nhiều dãy trong một file
- File DEMO 3 dãy, 56 phòng, 12 tháng dữ liệu mẫu để xem mọi tab
- Bản Google Sheets bán kèm: tạo bản sao về Drive của bạn là dùng
- Gói Apps Script (Code.gs, App.html) kèm hướng dẫn cài từng bước
- 3 mẫu Word: hợp đồng thuê phòng, biên bản bàn giao, quyết toán trả phòng
- Tải bản cập nhật trong Tài liệu của tôi khi có phiên bản mới

## Mô tả

Bộ quản lý phòng trọ, căn hộ dịch vụ gói trong một file bảng tính, tông xanh ngọc. Quản lý nhiều nhà / dãy cùng lúc (tối đa 500 phòng, 1.000 hợp đồng). Mỗi tháng bạn chỉ gõ số điện nước mới; file tự lấy số cũ từ kỳ trước và tính hoá đơn.

Hoá đơn tính đủ các trường hợp hay gặp: tiền phòng theo số ngày ở khi khách vào hoặc trả phòng giữa tháng; điện theo kWh, bậc thang EVN hoặc theo người; nước theo m³, theo người hoặc khoán phòng; rác, gửi xe, wifi và 2 phí tự đặt tên; giảm giá, phạt trễ, đền bù; làm tròn nghìn. Bảng giá có cột "áp dụng từ kỳ": đổi giá điện giữa năm thì hoá đơn cũ giữ nguyên. Số điện mới nhỏ hơn số cũ thì báo đỏ, không ra tiền âm; thay đồng hồ, đổi khách giữa tháng, thu tiền phòng theo quý đều có cách xử lý sẵn.

Thu tiền ghi nhiều lần cho một kỳ, nợ chồng nhiều kỳ tự cộng vào hoá đơn sau. Tab Công nợ, Sổ cọc, Nhắc việc cho biết ai nợ bao lâu, hợp đồng và tạm trú sắp hết hạn, cọc cần hoàn, phòng chưa chốt số, điện nước tăng bất thường. Tổng quan và Báo cáo tháng có doanh thu, thực thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ lấp đầy theo từng dãy.

Trên Google Trang tính, gói Apps Script đi kèm mở hộp thoại quản lý:
- Chốt số nhanh: gõ số, Enter xuống phòng kế, Mở kỳ tạo sẵn dòng cho mọi hợp đồng.
- Hoá đơn có mã QR VietQR điền sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản, tạo ngay trong file. Chép tin nhắn Zalo, tải ảnh hoá đơn, tạo PDF lưu Drive, gửi email hàng loạt.
- Thu tiền chia cho kỳ cũ nhất trước, có hoàn tác.
- Đối soát sao kê: tải file .xlsx/.csv của ngân hàng hoặc dán bảng, tự khớp nội dung chuyển khoản rồi ghi thu.
- Sơ đồ phòng; cho thuê, trả phòng (cấn trừ cọc, quyết toán), chuyển phòng.
- Tạo hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, quyết toán từ 3 mẫu Word đi kèm.
- Email nhắc việc mỗi sáng.

Mở bằng Excel 2016 trở lên vẫn dùng được toàn bộ phần tính tiền, công nợ, sổ cọc, nhắc việc, báo cáo và mẫu in hoá đơn. Mã QR, PDF, email, Zalo, sao kê và hộp thoại chỉ có trên Google Trang tính, và hộp thoại cần máy tính.

## So sánh: Sổ tay, phần mềm thuê bao, hay bảng tính?

Ba cách quản lý nhà trọ phổ biến. Bảng tính không thắng ở mọi dòng: phần mềm thuê bao có ứng dụng cho khách thuê và tự nhận tiền qua cổng thanh toán.

| Tiêu chí | Sổ tay hoặc file tự làm | Phần mềm quản lý trọ thuê bao | Quản lý phòng trọ PRO |
|---|---|---|---|
| Chi phí | Thời gian tự cộng tiền mỗi tháng | Thường trả theo tháng, tăng theo số phòng | 149.000 ₫, trả một lần |
| Tính tiền theo ngày, bậc thang EVN | Không — Tự tính tay, dễ sai | Có — Có, tuỳ phần mềm | Có — Có sẵn, đổi giá theo kỳ không làm sai hoá đơn cũ |
| Hoá đơn có mã QR chuyển khoản | Không — Không | Có — Có | Một phần — Có trên Google Sheets (PDF, ảnh, email) |
| Tự đánh dấu đã thu | Không — Dò sao kê bằng mắt | Có — Qua cổng thanh toán hoặc liên kết ngân hàng | Một phần — Dán sao kê ngân hàng, tự khớp nội dung |
| Ứng dụng cho khách thuê | Không — Không | Có — Thường có | Không — Không — gửi hoá đơn qua Zalo, email |
| Tuỳ biến theo cách làm của bạn | Có — Thoải mái | Một phần — Theo khuôn của phần mềm | Có — Sửa cột, phí, lời nhắn, mẫu hợp đồng tuỳ ý |
| Dữ liệu nằm ở đâu | Có — Trong tay bạn | Một phần — Trên máy chủ của nhà cung cấp | Có — Trong Drive hoặc máy của bạn, HiTaVa không nhận bản sao |

## Cách mua

1. **Đặt hàng:** Bấm Mua ngay, điền email nhận file và email Google để được cấp quyền.
2. **Chuyển khoản:** Mở app ngân hàng, quét mã QR trên trang đơn hàng. Số tiền và nội dung chuyển khoản đã điền sẵn.
3. **Nhận file:** Khi tiền về, email Google của bạn được cấp quyền. Tạo bản sao vào Drive và dùng ngay.

## Câu hỏi thường gặp

### Mã QR trên hoá đơn có an toàn không?

Mã QR theo chuẩn VietQR của Napas, tạo ngay trong file từ số tài khoản bạn điền ở tab Thiết lập, không gửi dữ liệu tới dịch vụ nào khác. Khi khách quét, app ngân hàng hiện tên người nhận, số tiền và nội dung trước khi chuyển. Nên thử quét một lần bằng app của bạn trước khi gửi khách.

### Có tự gửi tin nhắn Zalo cho khách không?

Không. Zalo không cho phần mềm tự gửi tin cho tài khoản cá nhân. Hộp thoại soạn sẵn tin nhắn đủ các khoản và ảnh hoá đơn có mã QR; bạn bấm chép hoặc tải ảnh rồi gửi trong Zalo. Khách có email thì gửi email hàng loạt được.

### Dùng trên Excel được không?

Được: mọi tab và công thức chạy trên Excel 2016 trở lên, không có macro — tính tiền, công nợ, sổ cọc, nhắc việc, báo cáo, mẫu in hoá đơn. Mã QR, PDF, email, tin nhắn Zalo, đối soát sao kê, hộp thoại cho thuê / trả phòng và email nhắc việc chỉ có trên Google Trang tính.

### Đối soát sao kê hoạt động thế nào?

Tải file sao kê .xlsx hoặc .csv từ internet banking (hoặc chọn các dòng, sao chép, dán vào hộp thoại). File tự nhận cột ngày, tiền vào, nội dung; không nhận được thì bạn chọn cột. Nội dung chuyển khoản dạng A101 202609 trên hoá đơn được khớp với hợp đồng, tiền chia cho kỳ cũ nhất trước. Bạn xem trước rồi mới ghi; giao dịch đã nhập tự bỏ qua. File .xls đời cũ cần lưu lại thành .xlsx hoặc .csv.

### Bao nhiêu phòng thì dùng được?

Tối đa 500 phòng, 1.000 hợp đồng, 6.000 dòng chốt số (khoảng 300 phòng trong 20 tháng). Trên khoảng 150 phòng, mỗi năm nên dùng chức năng Lưu trữ kỳ cũ để file mở và tính nhanh.

### Có phải tự cài Apps Script không?

Không bắt buộc. Khi đặt mua, bạn nhập email Google để nhận quyền xem bản Google Sheets bán kèm, rồi bấm Tạo bản sao về Drive của mình. Lần đầu mở menu 🏠 Phòng trọ, Google hỏi quyền một lần. Nếu dùng file .xlsx trong gói thì dán Code.gs và App.html theo CAI-DAT.txt, khoảng 3 phút.

### Mẫu hợp đồng có dùng ngay được không?

Ba mẫu Word là bản tham khảo HiTaVa soạn, có sẵn các biến {{...}} để file tự điền tên, CCCD, giá thuê bằng chữ, tài sản. Bạn sửa lời văn tuỳ ý và nên rà soát trước khi ký; đây không phải tư vấn pháp lý.

### Mua xong nhận file thế nào?

Sau khi thanh toán, email gửi link tải gói .zip và nút tạo bản sao Google Sheets. Cả hai luôn có trong Tài liệu của tôi để lấy lại bất cứ lúc nào.

Cập nhật lần cuối: 2026-09-15
Trang sản phẩm: https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-phong-tro-pro