# Hướng dẫn cài đặt Quản lý hồ sơ & văn bản PRO

Cài Apps Script cho Quản lý hồ sơ & văn bản PRO trong khoảng 20 phút. Chỉ áp dụng cho bản Google Trang tính.

## Thông tin nhanh

- **Menu sau khi cài:** HiTaVa Hồ sơ (hiện cạnh menu Trợ giúp)
- **Mục bấm đầu tiên:** 🛠 Cài đặt file (chạy lần đầu) — đây là lúc Google hỏi quyền
- **Số file phải dán:** 4 (Code.gs, App, WebApp, appsscript.json.txt)
- **Thời gian:** khoảng 20 phút, làm một lần
- **Web App:** có — Cổng xử lý hồ sơ
- **Trang sản phẩm:** https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro
- **Video hướng dẫn:** https://youtu.be/T-bXwGvtEEM

## Các file trong thư mục 2-Apps-Script

- `Code.gs` (Tập lệnh): phần chạy trên máy chủ Google: menu, cấp mã không trùng, chuyển trạng thái, duyệt, bàn giao, email nhắc việc, nhật ký, sao lưu, cổng xử lý hồ sơ
- `App` (HTML): thanh bên và hộp thoại: Việc của tôi, Tổng quan, các sổ, Danh mục, phân quyền
- `WebApp` (HTML): cổng xử lý hồ sơ trên điện thoại / máy tính: mỗi người xem và cập nhật việc của mình bằng link riêng + PIN
- `appsscript.json.txt` (HTML): tệp kê khai: múi giờ GMT+7, quyền, cấu hình web app và dịch vụ Google Sheets giúp thanh bên mở nhanh

## Các bước

1. Mở file bằng Google Trang tính (bản sao từ "Tài liệu của tôi" đã có sẵn script, bỏ qua bước 1–2).
2. Tệp › Cài đặt: Ngôn ngữ Việt Nam, Múi giờ (GMT+07:00) Bangkok, Hà Nội, Tính lại "Khi thay đổi và mỗi giờ".
3. Tiện ích mở rộng › Apps Script › dán Code.gs vào Mã.gs.
4. Thêm các file còn lại đúng tên: App (HTML), WebApp (HTML), appsscript.json.txt (HTML).
5. Lưu, quay lại bảng tính, nhấn F5. Menu HiTaVa Hồ sơ hiện cạnh Trợ giúp.
6. Bấm HiTaVa Hồ sơ › 🛠 Cài đặt file (chạy lần đầu). Google hỏi quyền: Tiếp tục › chọn tài khoản › "Google chưa xác minh ứng dụng này" › Nâng cao › Chuyển đến … (không an toàn) › Cho phép.

Cảnh báo "chưa được xác minh" là bình thường với mọi Apps Script tự dán vào file của mình; Google chỉ xác minh ứng dụng nộp hồ sơ phát hành công khai.

## Quyền Google hỏi ở mẫu này

- **Xem, sửa, tạo, xoá bảng tính:** đọc và ghi các sổ, Danh mục, Thiết lập, Nhật ký trong file này
- **Xem, sửa, tạo, xoá tệp trong Google Drive:** chỉ để tạo thư mục "HiTaVa Hồ sơ" và lưu bản sao lưu của file này. Script không mở tệp nào khác của bạn
- **Gửi email thay bạn:** email nhắc việc 7:00, mỗi người một email tổng hợp. Script không đọc hộp thư Gmail
- **Chạy khi bạn không có mặt:** lịch 7:00 mỗi sáng: nhắc việc, dọn phiên cổng hết hạn, sao lưu hằng tuần
- **Hiện và chạy nội dung bên thứ ba:** mở hộp thoại quản lý bên trong bảng tính
- **Xem địa chỉ email của bạn:** biết ai đang dùng menu để áp vai trò Quản trị / Văn thư / Lãnh đạo / Chuyên viên / Chỉ xem

Dữ liệu nằm trong Google Drive của khách. Script chạy bằng tài khoản Google của khách, không gửi dữ liệu ra ngoài; HiTaVa không xem được file.

## Việc làm một lần

- Menu HiTaVa Hồ sơ › 🛠 Cài đặt file (chạy lần đầu): đặt múi giờ GMT+7 và định dạng Việt Nam, kiểm 12 tab, bảo vệ "chỉ cảnh báo" hàng tiêu đề và cột công thức, cài lịch tự chạy 7:00 (email nhắc việc, sao lưu Chủ nhật). Chạy lại lúc nào cũng an toàn.
- Thanh bên › Cài đặt ban đầu › 6. Tự kiểm tra: dòng nào "Lỗi" thì đọc chữ bên cạnh.
- Tab Danh mục: Đơn vị (mã HN, HCM…), Phòng ban, Nhóm hồ sơ (mã HC, HĐ… + số ngày hạn mặc định), Người dùng (Mã người, Họ tên, Email, Vai trò). Mã đơn vị + mã nhóm tạo nên Mã hồ sơ HN-HC-2026-0001.
- Phân quyền: menu › ⚙ Cài đặt & phân quyền › Quản trị / Văn thư / Lãnh đạo / Chuyên viên / Chỉ xem. Google Sheets không khoá được từng tab: chỉ chia sẻ bảng tính cho Văn thư và Quản trị, mọi người khác dùng cổng xử lý.

## Cổng xử lý hồ sơ

Mỗi người một link riêng + mã PIN: Việc của tôi (quá hạn, sắp đến hạn, chờ tôi duyệt, chờ nhận bàn giao) có thước hạn, cập nhật trạng thái và kết quả, duyệt hoặc trả lại, xác nhận đã nhận bàn giao. Dòng Mật và hồ sơ nhân sự chỉ hiện cho người được giao. Không cần tài khoản Google, không thấy bảng tính. Sai PIN 5 lần khoá 15 phút.

Bật: Làm sau bước cài đặt file. Triển khai xong, chép URL ứng dụng web kết thúc bằng /exec, dán vào menu › 📱 Cổng xử lý hồ sơ › khung "Link web app (/exec)" › Lưu link (link /dev người khác không mở được), rồi cấp link + PIN cho từng người ở cùng trang đó. Sau đó Apps Script › Triển khai › Tuỳ chọn triển khai mới › Ứng dụng web; Thực thi dưới dạng: Tôi; Người có quyền truy cập: Bất kỳ ai; Triển khai; chép URL kết thúc bằng /exec.

Web App KHÔNG đi theo bản sao — kể cả bản sao đã có sẵn script vẫn phải tự triển khai một lần. Dán mã bản mới thì dùng Quản lý triển khai › Chỉnh sửa › Phiên bản mới để giữ nguyên link /exec.

## Dùng hằng kỳ

1. Văn thư — 📥 Tiếp nhận văn bản đến: vào sổ, cấp số đến không trùng, giao người phụ trách; hạn để trống thì tự tính theo loại văn bản.
2. Sổ đăng ký hồ sơ — mỗi dòng một hồ sơ, một người phụ trách chính; Mã hồ sơ cấp khi lưu.
3. Văn bản đi — soạn → rà soát → duyệt → ban hành; Văn thư cấp mã khi ban hành.
4. Hợp đồng & pháp lý — nhắc trước ngày hết hạn theo số ngày của từng loại hợp đồng.
5. Lưu trữ & bàn giao — mỗi lần lưu kho hoặc bàn giao một dòng; người nhận xác nhận trên cổng.
6. Mỗi sáng 7:00 — mỗi người có việc nhận một email tổng hợp: quá hạn, sắp đến hạn, chờ duyệt, chờ nhận bàn giao.

## Trên Excel

Trên Excel 2016 trở lên vẫn đủ 12 tab và mọi công thức: trạng thái hạn (Quá hạn, Sắp đến hạn, Đúng hạn…), hạn mặc định theo nhóm / loại, mốc hợp đồng, rà soát nhân sự, hạn lưu trữ, Mã gợi ý, cột Cảnh báo bắt trùng mã, Tổng quan có bộ lọc và Việc đến hạn. Không có: menu và thanh bên, cấp mã tự động không trùng, cổng xử lý trên điện thoại, email nhắc việc, Nhật ký tự ghi, phân quyền theo vai trò, sao lưu tự động.

Trang HTML: https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-ho-so-van-ban-pro