# Quy trình nghỉ việc cho nhân viên (offboarding): thời hạn báo trước, bàn giao, thanh toán 14 ngày và checklist Quy trình cho nhân viên nghỉ việc có 8 bước: nhận đơn và chốt ngày nghỉ theo thời hạn báo trước (45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc tuỳ loại hợp đồng), lập kế hoạch bàn giao, phỏng vấn nghỉ việc, thu hồi tài sản, khoá tài khoản vào ngày cuối, rồi trong 14 ngày làm việc thanh toán đủ các khoản, xác nhận thời gian đóng BHXH và trả giấy tờ. Bài này đi qua từng bước với căn cứ luật, ví dụ ngày cụ thể và cách dựng checklist nghỉ việc trên Google Sheets tự tính hạn và % hoàn thành. Đăng 2026-10-26 · 19 phút đọc · Nghỉ việc, Offboarding, Bàn giao, BHXH, Google Sheets Video: https://youtu.be/lmihOD4_n6s ## Quy trình cho nhân viên nghỉ việc gồm những bước nào? Offboarding là phần ngược lại của onboarding: mọi việc công ty làm từ lúc nhận đơn tới khi người nghỉ cầm sổ BHXH ra về. Làm thiếu thì công ty mất dữ liệu, tài khoản ngân hàng điện tử vẫn mở cho người đã nghỉ, hoặc trễ hạn thanh toán và bị khiếu nại. Làm đủ thì người nghỉ đi trong êm đẹp và người ở lại nhận việc trơn tru. Cách dễ nhất là coi **ngày làm việc cuối cùng** là mốc 0, rồi gắn mỗi việc một độ lệch: −30 là 30 ngày trước ngày cuối, +14 NLV là 14 ngày làm việc sau ngày chấm dứt hợp đồng. *Mốc tính theo ngày làm việc cuối cùng. NLV = ngày làm việc.* | Bước | Mốc | Việc chính | Ai lo | |---|---|---|---| | 1. Nhận đơn, chốt ngày nghỉ | Ngay khi nhận đơn | Ghi ngày nhận, kiểm tra thời hạn báo trước, gửi văn bản xác nhận ngày làm việc cuối | HR | | 2. Kế hoạch bàn giao | −30 (hoặc ngay nếu báo trước ngắn) | Danh sách việc dở dang, người nhận, lịch kèm cặp | Quản lý trực tiếp | | 3. Báo cho người liên quan | −7 | Khách hàng, đối tác, nhóm làm việc: ai phụ trách thay | Quản lý | | 4. Phỏng vấn nghỉ việc | −5 | Lý do nghỉ, góp ý, ghi lại theo nhóm lý do | HR | | 5. Bàn giao, thu hồi tài sản | −3 tới 0 | Hồ sơ, chứng từ, laptop, thẻ, chìa khoá — ký biên bản | Quản lý, HR | | 6. Khoá tài khoản | Ngày cuối | Email, Drive, phần mềm, ngân hàng điện tử, mật khẩu dùng chung | IT, giám đốc | | 7. Thanh toán | ≤ 14 ngày làm việc | Lương ngày công cuối, phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu có | Kế toán | | 8. BHXH và giấy tờ | ≤ 14 ngày làm việc | Báo giảm, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, trả bản chính giấy tờ | HR, kế toán | - **Báo trước, HĐ không xác định thời hạn:** ≥ 45 ngày - **Báo trước, HĐ 12 – 36 tháng:** ≥ 30 ngày - **Báo trước, HĐ dưới 12 tháng:** ≥ 3 ngày làm việc - **Hạn thanh toán sau khi chấm dứt:** 14 ngày làm việc ## Nghỉ việc phải báo trước bao nhiêu ngày? Khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà **không cần công ty đồng ý**, chỉ cần báo trước đủ thời hạn. Đơn nghỉ việc vì vậy là một thông báo, không phải đơn xin chờ duyệt — việc của HR là ghi nhận ngày nhận và xác nhận ngày làm việc cuối. *Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021; nội dung Điều 35 không đổi trong văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH năm 2026. Công ty báo trước khi cho nghỉ cũng theo các mốc 45/30/3 ngày (khoản 2 Điều 36).* | Loại hợp đồng | Báo trước ít nhất | Căn cứ | |---|---|---| | Không xác định thời hạn | 45 ngày | Điểm a khoản 1 Điều 35 | | Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | 30 ngày | Điểm b khoản 1 Điều 35 | | Xác định thời hạn dưới 12 tháng | 03 ngày làm việc | Điểm c khoản 1 Điều 35 | | Ngành, nghề đặc thù (tổ lái và kỹ thuật tàu bay, người quản lý doanh nghiệp, thuyền viên làm việc ở nước ngoài…) | 120 ngày nếu HĐ không xác định thời hạn hoặc từ 12 tháng; ¼ thời hạn HĐ nếu dưới 12 tháng | Điểm d khoản 1 Điều 35, Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP | **Cách đếm:** 45 và 30 là ngày lịch, gồm cả cuối tuần và ngày lễ; riêng mốc 3 là ngày làm việc. Theo cách tính thời hạn của Bộ luật Dân sự (Điều 147), ngày nhận đơn không tính, ngày đầu tiên là ngày hôm sau. **Ví dụ:** chị Thu Hà, hợp đồng không xác định thời hạn, nộp đơn thứ Hai 26/10/2026 → ngày thứ 45 là **thứ Năm 10/12/2026**. Nếu chị làm hợp đồng 1 năm thì 3 ngày làm việc tính tới thứ Năm 29/10/2026. **Ngày chấm dứt sớm nhất** theo thời hạn báo trước: C2 loại hợp đồng (chọn từ danh sách), D2 ngày nhận đơn, tab Ngày lễ cột A liệt kê ngày nghỉ lễ. Thử lại: D2 = 26/10/2026, C2 = Không thời hạn → 10/12/2026; C2 = Dưới 12 tháng → 29/10/2026. Công ty làm cả thứ Bảy thì thay WORKDAY bằng WORKDAY.INTL(D2; 3; "0000001"; …). ``` =IF(C2="Không thời hạn"; D2+45; IF(C2="12-36 tháng"; D2+30; WORKDAY(D2; 3; 'Ngày lễ'!$A$2:$A))) ``` Hai bên **thoả thuận** cho nghỉ sớm hơn thì vẫn hợp pháp — đó là chấm dứt do thoả thuận (khoản 3 Điều 34), nên ghi rõ bằng văn bản. Ngược lại, nếu người lao động tự nghỉ khi chưa đủ thời hạn báo trước mà không thuộc trường hợp được miễn, đó là chấm dứt trái luật: theo Điều 40, họ không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng lương theo hợp đồng cộng tiền lương những ngày không báo trước, và hoàn trả chi phí đào tạo nếu có. **Khi nào được nghỉ ngay, không cần báo trước:** Khoản 2 Điều 35: không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thoả thuận; không được trả đủ lương hoặc trả trễ; bị ngược đãi, nhục mạ, cưỡng bức lao động; bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định (khoản 1 Điều 138); đủ tuổi nghỉ hưu (trừ khi có thoả thuận khác); công ty cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng. Gặp đơn nêu các lý do này, HR nên báo ngay cho giám đốc thay vì xử lý như đơn thường. ## Bàn giao công việc, tài sản khi nghỉ việc: lập kế hoạch thế nào Bàn giao hỏng thường không phải vì thiếu biên bản mà vì bắt đầu quá muộn — ngày cuối mới ngồi kể lại 3 năm công việc. Với thời hạn báo trước 30 – 45 ngày, quản lý có đủ thời gian để người nhận làm thử dưới sự kèm cặp của người sắp nghỉ. 1. **Liệt kê việc đang giữ** (tuần đầu sau khi nhận đơn): việc định kỳ (báo cáo tháng, đối chiếu công nợ), việc dở dang có hạn, khách hàng và đầu mối đang phụ trách, nơi lưu file. 2. **Chọn người nhận cho từng việc**, không nhất thiết một người nhận tất cả. Ghi tên vào danh sách để ai cũng biết hỏi ai. 3. **Làm song song 1–2 tuần**: người nhận làm, người sắp nghỉ xem và sửa. Việc chạy theo tháng thì cố gắng để người nhận làm thử một kỳ. 4. **Bàn giao hồ sơ, chứng từ và tài sản** vào 3 ngày cuối, ký biên bản có danh sách từng món, tình trạng, chữ ký hai bên. 5. **Mật khẩu dùng chung**: không bàn giao mật khẩu cũ — người nhận đặt mật khẩu mới ngay sau buổi bàn giao. Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công việc và hồ sơ (chép được) cùng các điều luật về bồi thường, khấu trừ lương khi làm mất tài sản có sẵn ở bài [mẫu biên bản bàn giao](https://www.hitava.cloud/blog/mau-bien-ban-ban-giao) — bài này không nhắc lại. ## Thu hồi quyền truy cập tài khoản khi nhân viên nghỉ việc Đây là bước công ty nhỏ hay bỏ quên nhất, và cũng nguy hiểm nhất: người đã nghỉ vẫn đọc được thư khách hàng, vẫn là quản trị viên fanpage, vẫn mở được file lương. Lập danh sách hệ thống **từ hôm nhận đơn** và khoá vào cuối ngày làm việc cuối cùng. *Danh sách gợi ý, thêm bớt theo hệ thống công ty bạn đang dùng.* | Hệ thống | Việc cần làm | Lưu ý | |---|---|---| | Email công ty | Đổi mật khẩu hoặc tạm ngưng tài khoản; đặt trả lời tự động hoặc chuyển tiếp sang người nhận việc | Đừng xoá ngay — thư khách hàng còn đến vài tháng | | Google Drive, Sheets | Chuyển quyền sở hữu file và thư mục sang tài khoản công ty, rồi gỡ quyền chia sẻ | File tạo bằng Gmail cá nhân thuộc sở hữu của người đó: phải chuyển trước ngày cuối | | Ngân hàng điện tử, chữ ký số | Gỡ người dùng, thu hồi thiết bị xác thực, đổi người được uỷ quyền | Làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp chữ ký số nếu cần | | Phần mềm kế toán, bán hàng, CRM | Khoá tài khoản, chuyển khách hàng đang phụ trách cho người khác | Xuất danh sách khách hàng trước khi khoá | | Fanpage, Zalo OA, kênh bán hàng | Gỡ vai trò quản trị, kiểm tra còn ít nhất hai quản trị viên là người đang làm | Kiểm tra cả tài khoản quảng cáo gắn thẻ thanh toán | | Nhóm chat công việc | Mời ra khỏi nhóm nội bộ, chuyển quyền trưởng nhóm | Báo trong nhóm ai thay người nghỉ | | Thẻ ra vào, máy chấm công, camera | Xoá vân tay, khoá thẻ, đổi mã cửa nếu dùng mã chung | Ghi vào biên bản thu hồi | Người nghỉ là người xử lý dữ liệu khách hàng hay hồ sơ nhân sự thì nên nhắc bằng văn bản nghĩa vụ bảo mật còn hiệu lực sau khi nghỉ (theo hợp đồng hoặc thoả thuận bảo mật đã ký) và yêu cầu xoá dữ liệu công ty khỏi máy cá nhân, điện thoại. ## Thanh toán khi nghỉ việc trong 14 ngày làm việc gồm những khoản nào? Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động: trong **14 ngày làm việc** kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan tới quyền lợi của mỗi bên. Chỉ được kéo dài, tối đa 30 ngày, khi công ty chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, chuyển đổi doanh nghiệp; hoặc gặp thiên tai, hoả hoạn, địch hoạ, dịch bệnh nguy hiểm. | Khoản | Ai trả cho ai | Ghi chú | |---|---|---| | Lương những ngày công cuối, làm thêm giờ chưa trả | Công ty → người lao động | Tính như kỳ lương thường | | Tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ | Công ty → người lao động | Khoản 3 Điều 113: thôi việc mà chưa nghỉ hết phép năm thì được thanh toán | | Trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm | Công ty → người lao động | Chỉ khi đủ điều kiện; thường nhỏ vì trừ thời gian đã đóng BHTN — xem [cách tính trợ cấp thôi việc](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tro-cap-thoi-viec) | | Thưởng, hoa hồng theo quy chế | Công ty → người lao động | Theo hợp đồng, quy chế thưởng đã công bố | | Tạm ứng còn lại, bồi thường tài sản (nếu có) | Người lao động → công ty | Có chứng từ, có thoả thuận; không lấy làm lý do giữ lương hay giữ sổ | | Bồi thường do nghỉ trái luật (nếu có) | Người lao động → công ty | Điều 40: nửa tháng lương + lương những ngày không báo trước | **Hạn thanh toán**: E2 ngày chấm dứt hợp đồng. Thử lại: chấm dứt thứ Năm 10/12/2026, nghỉ thứ Bảy và Chủ nhật, tháng 12 không có ngày lễ → **thứ Tư 30/12/2026**. Công ty làm thứ Bảy thì dùng =WORKDAY.INTL(E2; 14; "0000001"; 'Ngày lễ'!$A$2:$A) → thứ Bảy 26/12/2026. ``` =WORKDAY(E2; 14; 'Ngày lễ'!$A$2:$A) ``` **Bảo hiểm tháng cuối:** theo khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024, người không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng BHXH. Người nghỉ ngày 10/12 có 8 ngày làm việc trong tháng 12 và 15 ngày không làm việc → tháng 12 thường không đóng. Cách tính chi tiết ở bài [cách tính BHXH 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-bhxh-2026); thuế TNCN trên khoản trả lần cuối xem [cách tính thuế TNCN 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-thue-tncn-2026). ## Chốt sổ BHXH và trả giấy tờ cho người nghỉ việc Khoản 3 Điều 48 giao cho công ty hai trách nhiệm: **hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN** và trả lại cùng bản chính giấy tờ khác đang giữ của người lao động; **cung cấp bản sao tài liệu** về quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu, chi phí sao, gửi do công ty trả. Điều 17 cũng cấm công ty giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động ngay từ đầu. 1. **Báo giảm lao động** với cơ quan BHXH (qua phần mềm kê khai BHXH điện tử công ty đang dùng) ngay trong tháng người lao động nghỉ, kèm quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng. 2. **Đóng đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN** đến tháng nghỉ. Công ty còn nợ thì cơ quan BHXH chỉ xác nhận tới thời điểm đã đóng — người lao động chịu thiệt. 3. **Đề nghị xác nhận thời gian đóng**, rồi trả kết quả cho người lao động cùng các giấy tờ gốc. Người lao động có thể tự kiểm tra quá trình đóng trên ứng dụng VssID. 4. **Đưa quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản** (khoản 1 Điều 45). Người muốn hưởng trợ cấp thất nghiệp cần giấy này để nộp hồ sơ trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. 5. **Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN** nếu công ty đã khấu trừ thuế và người lao động cần để tự quyết toán. **Mẫu hồ sơ BHXH thay đổi theo thời gian:** Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025 và BHXH Việt Nam cập nhật mẫu biểu, thủ tục điện tử nhiều lần. Bài không ghi số hiệu mẫu cụ thể; kiểm tra thủ tục báo giảm và xác nhận thời gian đóng đang áp dụng trên phần mềm kê khai hoặc hỏi cơ quan BHXH nơi công ty tham gia. ## Phỏng vấn nghỉ việc (exit interview) nên hỏi gì? Phỏng vấn nghỉ việc là buổi nói chuyện 20 – 30 phút, khoảng một tuần trước ngày cuối, để biết vì sao người ta đi. Người hỏi nên là HR hoặc quản lý cấp trên, **không phải quản lý trực tiếp** — người nghỉ khó nói thật về chính sếp của mình. 1. Điều gì khiến anh/chị bắt đầu tìm việc mới? 2. Công việc hiện tại có giống như mô tả lúc tuyển không? 3. Anh/chị có nhận đủ hướng dẫn, công cụ để làm tốt không? 4. Quan hệ với quản lý trực tiếp và đồng nghiệp thế nào? 5. Lương, thưởng, phúc lợi so với nơi mới ra sao (nếu muốn chia sẻ)? 6. Có điều gì công ty có thể làm để anh/chị ở lại? 7. Anh/chị sẽ giới thiệu công ty cho bạn bè không? Vì sao? 8. Người nhận việc của anh/chị cần biết điều gì nhất? Ghi lại **một lý do chính** cho mỗi người theo danh mục cố định (lương thưởng, quản lý, cơ hội thăng tiến, khối lượng việc, chuyển nơi ở, học tiếp, lý do gia đình, công ty cho nghỉ…). Lý do gõ tự do thì không thống kê được; danh mục cố định thì cuối năm biết ngay nhóm lý do nào chiếm nhiều nhất. Tỷ lệ nghỉ việc năm thường tính bằng **số người nghỉ trong năm ÷ số nhân viên bình quân trong năm**. Ví dụ năm 2026 có 4 người nghỉ, nhân sự bình quân 50 người → 8%. Đếm số người nghỉ trong năm từ bảng hồ sơ, với cột K là Ngày nghỉ việc: Đếm người có ngày nghỉ việc trong năm 2026. Ô ngày phải là ngày thật, không phải chữ — kiểm bằng =ISNUMBER(K5). ``` =COUNTIFS(K:K; ">="&DATE(2026;1;1); K:K; "<="&DATE(2026;12;31)) ``` ## Cách làm checklist nghỉ việc bằng Google Sheets có % hoàn thành Ba tab: **Mẫu việc** (12 – 20 việc cố định với độ lệch so với ngày cuối), **Người nghỉ** (mỗi người một dòng) và **Checklist** (mỗi việc của mỗi người một dòng — chép từ Mẫu việc khi có đơn mới). Khác checklist [onboarding nhân viên mới](https://www.hitava.cloud/blog/quy-trinh-onboarding-nhan-vien-moi) ở chỗ có hai loại hạn: ngày lịch cho các việc trước ngày cuối, **ngày làm việc** cho hạn thanh toán và trả sổ. ![Checklist nghỉ việc của Nguyễn Thu Hà mã NV045 trên Google Sheets: 12 việc với người lo, cột lệch, loại hạn Ngày hoặc NLV, hạn từ 31/10 tới 30/12/2026, 4 việc Xong, bàn giao sổ sách hạn 07/12 Quá hạn, 3 việc ngày 10/12 Sắp tới hạn; ô tổng hợp 4/12 việc, 33% hoàn thành, 1 việc quá hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/quy-trinh-nghi-viec-offboarding/checklist.webp) *Giả sử hôm nay 08/12/2026, ngày cuối của chị Thu Hà là 10/12/2026 (dữ liệu hư cấu).* Tab Checklist: A = mã NV, B = việc, C = người lo, D = lệch, E = loại hạn (Ngày hoặc NLV), F = hạn, G = ô đánh dấu, H = trạng thái. Tab Người nghỉ: A = mã NV, B = họ tên, C = loại hợp đồng, D = ngày nhận đơn, E = ngày cuối, F = xong/tổng, G = % hoàn thành, H = số việc quá hạn. **Hạn từng việc** (Checklist F2): lấy ngày cuối của người đó rồi cộng độ lệch — loại NLV thì đếm ngày làm việc. Thử lại: ngày cuối 10/12/2026; việc bàn giao lệch −3 loại Ngày → 07/12/2026; báo giảm BHXH lệch 3 loại NLV → thứ Ba 15/12/2026; thanh toán lệch 14 loại NLV → 30/12/2026. ``` =IF(E2="NLV"; WORKDAY(VLOOKUP(A2; 'Người nghỉ'!$A:$E; 5; FALSE); D2; 'Ngày lễ'!$A$2:$A); VLOOKUP(A2; 'Người nghỉ'!$A:$E; 5; FALSE) + D2) ``` **Trạng thái** (Checklist H2). Thử lại ngày 08/12/2026: hạn 07/12 chưa đánh dấu → Quá hạn; hạn 10/12 còn 2 ngày → Sắp tới hạn; hạn 11/12 → Chưa tới. ``` =IF(A2=""; ""; IF(G2; "Xong"; IF(F2