# Quản trị nhân sự là gì? 8 mảng việc, con số cần theo dõi và cách bắt đầu cho công ty nhỏ

Quản trị nhân sự (còn gọi là quản trị nhân lực, quản lý nhân sự) là toàn bộ việc tuyển, sắp xếp, trả lương, đánh giá, giữ chân và cho nghỉ việc người lao động sao cho công ty chạy được và đúng luật. Với công ty 5–50 người, không cần phòng nhân sự lớn: cần làm đúng vài việc bắt buộc trước, rồi thêm quy trình khi người đông lên. Bài này đi qua 8 mảng việc, thứ tự ưu tiên theo quy mô, các con số nên theo dõi kèm công thức, và khi nào bảng tính còn đủ dùng.

Đăng 2026-10-27 · 15 phút đọc · Quản trị nhân sự, Quản lý nhân sự, Doanh nghiệp nhỏ, Google Sheets

## Quản trị nhân sự là gì?

**Quản trị nhân sự** là việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi mọi hoạt động liên quan tới người lao động trong một tổ chức: cần bao nhiêu người, tuyển ai, trả bao nhiêu, làm việc theo giờ giấc và nội quy nào, làm tốt hay chưa, và khi họ nghỉ thì kết thúc ra sao. Mục tiêu kép: đủ người đúng việc để công ty đạt kết quả, và người lao động được đối xử công bằng, đúng luật để họ ở lại.

Ba cách gọi hay gặp gần như cùng một nghĩa. **Quản trị nhân lực** là cách gọi trong sách giáo trình và tên ngành đào tạo. **Quản lý nhân sự** thường chỉ phần việc hằng ngày: hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương. **Quản trị nguồn nhân lực** (HRM, human resource management) nhấn mạnh con người là nguồn lực cần phát triển. Ở công ty nhỏ, cả ba thường do một người — đôi khi chính chủ doanh nghiệp — làm.

Có thể hình dung quản trị nhân sự theo **vòng đời của một nhân viên**: trước khi vào (hoạch định, tuyển dụng), trong lúc làm (hội nhập, chấm công, lương, đánh giá, quan hệ lao động) và khi rời đi (nghỉ việc). Xuyên suốt là hồ sơ và dữ liệu — thứ giúp bạn biết chuyện gì đang xảy ra mà không phải nhớ.

## Quản trị nhân sự gồm những mảng việc nào?

*Tám mảng việc của quản trị nhân sự. Công ty nhỏ không cần làm cả tám cùng lúc, nhưng không được bỏ mảng 4, 6, 7.*

| Mảng việc | Gồm những gì | Câu hỏi cần trả lời được |
|---|---|---|
| 1. Tuyển dụng | Mô tả vị trí, đăng tin, lọc hồ sơ, phỏng vấn, mời nhận việc | Tuyển một người mất bao lâu, nguồn nào ra người? |
| 2. Hội nhập, đào tạo | Onboarding, thử việc, người kèm, đào tạo kỹ năng | Người mới mất bao lâu để làm được việc? |
| 3. Chấm công, ca làm việc | Giờ vào ra, xếp ca, làm thêm giờ, nghỉ phép | Ai đang làm quá giờ, ai nghỉ nhiều bất thường? |
| 4. Lương, thưởng, phúc lợi | Thang lương, bảng lương, bảo hiểm, thuế TNCN, thưởng | Lương có công bằng giữa các vị trí, có đúng luật không? |
| 5. Đánh giá hiệu suất | Mục tiêu, KPI, đánh giá định kỳ, phản hồi | Ai làm tốt, ai cần hỗ trợ, dựa trên số liệu gì? |
| 6. Quan hệ lao động | Hợp đồng, nội quy, kỷ luật, đối thoại, an toàn lao động | Có tranh chấp nào sắp xảy ra không? |
| 7. Hồ sơ, dữ liệu nhân sự | Hồ sơ nhân viên, giấy tờ, nhắc hạn, báo cáo | Hợp đồng nào sắp hết hạn, thử việc nào sắp kết thúc? |
| 8. Nghỉ việc | Báo trước, bàn giao, thanh toán, chốt sổ BHXH | Vì sao người ta nghỉ, đã trả đủ chưa? |

**Tuyển dụng.** Bắt đầu từ mô tả công việc rõ ràng, không phải từ tin đăng. Ghi mỗi ứng viên một dòng, mỗi vòng một trạng thái, để biết nguồn nào ra người đi làm thật và mỗi vị trí mất bao nhiêu ngày. Cách dựng file theo dõi ở bài [quản lý tuyển dụng bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-tuyen-dung-bang-google-sheets).

**Hội nhập và đào tạo.** Nhiều người nghỉ ngay trong 1–3 tháng đầu vì ngày đầu không ai đón, không biết làm gì. Một checklist trước ngày đầu, tuần đầu và kế hoạch 30-60-90 ngày giải quyết phần lớn chuyện này — xem [quy trình onboarding nhân viên mới](https://www.hitava.cloud/blog/quy-trinh-onboarding-nhan-vien-moi). Thời gian thử việc tối đa theo Bộ luật Lao động 2019 là 6 ngày, 30 ngày, 60 ngày hoặc 180 ngày tuỳ loại công việc, và lương thử việc ít nhất 85% lương chính thức.

**Chấm công và ca làm việc.** Đây là nguồn dữ liệu đầu vào của lương, nên sai ở đây là sai lương. Giới hạn cần nhớ: làm thêm không quá 40 giờ/tháng, nghỉ giữa hai ca đủ dài theo luật. Cửa hàng, quán có ca kíp xem [cách xếp ca làm việc](https://www.hitava.cloud/blog/cach-xep-ca-lam-viec) và [chấm công bằng điện thoại GPS](https://www.hitava.cloud/blog/cham-cong-bang-dien-thoai-gps).

**Lương, thưởng, phúc lợi.** Hai lớp: **cấu trúc lương** (thang lương, bảng lương, quy chế thưởng — xem [cách làm bảng lương 3P](https://www.hitava.cloud/blog/cach-lam-bang-luong-3p)) và **tính lương hằng tháng** (công, làm thêm, bảo hiểm 10,5% phía người lao động và 21,5% phía doanh nghiệp, thuế TNCN 5 bậc — xem [cách tính lương nhân viên bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel)). Nhân viên hay hỏi lương ghi là trước hay sau thuế: bài [lương gross và net là gì](https://www.hitava.cloud/blog/luong-gross-va-net-la-gi) giải thích để hai bên nói cùng một con số.

**Đánh giá hiệu suất.** Đánh giá theo cảm tính làm người giỏi bỏ đi trước. Chọn 3–5 chỉ tiêu đo được cho mỗi vị trí, có trọng số, đánh giá theo kỳ cố định — hướng dẫn ở bài [đánh giá nhân viên theo KPI](https://www.hitava.cloud/blog/danh-gia-nhan-vien-theo-kpi).

**Quan hệ lao động.** Hợp đồng lao động bằng văn bản (trừ hợp đồng dưới 1 tháng), nội quy, xử lý kỷ luật đúng trình tự, đối thoại định kỳ. Mọi công ty phải có nội quy; từ **10 người lao động trở lên** nội quy phải bằng văn bản và đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh (Điều 118, 119 Bộ luật Lao động 2019).

**Hồ sơ, dữ liệu nhân sự** và **nghỉ việc** được nói kỹ ở hai phần dưới, vì đây là chỗ công ty nhỏ hay để rơi nhất: hợp đồng hết hạn không ai nhớ, người nghỉ không ai thu hồi tài khoản. Quy trình cho nghỉ việc có thời hạn báo trước, thanh toán trong 14 ngày làm việc và checklist ở bài [quy trình nghỉ việc (offboarding)](https://www.hitava.cloud/blog/quy-trinh-nghi-viec-offboarding).

## Quản trị nhân sự cho doanh nghiệp 5–50 người: làm gì trước?

Công ty nhỏ hay mắc một trong hai lỗi: không làm gì cho tới khi có tranh chấp, hoặc chép nguyên quy trình của tập đoàn rồi không ai theo. Cách hợp lý hơn là làm theo **quy mô**: mỗi khi đông thêm, thêm vài việc mới và giữ lại việc cũ.

![Lộ trình theo quy mô: 5–10 người làm hợp đồng, BHXH, file hồ sơ, chấm công; 10–25 người thêm nội quy có đăng ký, quy chế lương thưởng, quy trình tuyển, nhắc hết hạn; 25–50 người thêm KPI, xếp ca, phép năm, tỷ lệ nghỉ việc, checklist nghỉ việc](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-tri-nhan-su-la-gi/lo-trinh.webp)

**5–10 người — chủ tự làm.** Bốn việc không thể bỏ: hợp đồng lao động bằng văn bản cho từng người; đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người có hợp đồng từ đủ 1 tháng; một file hồ sơ nhân viên duy nhất (không phải mỗi giấy tờ một nơi); chấm công và bảng lương có lương không thấp hơn lương tối thiểu vùng. Thang lương, bảng lương (Điều 93) là nghĩa vụ của mọi người sử dụng lao động, không chờ đông người mới làm.

**10–25 người — bắt đầu có người phụ trách hành chính.** Vượt mốc 10 người: nội quy phải bằng văn bản và đăng ký. Đây cũng là lúc viết quy chế lương, thưởng ra giấy (trước đó còn thoả thuận miệng được, giờ thì không), có quy trình tuyển và onboarding cố định, và có hệ thống nhắc hợp đồng sắp hết hạn, thử việc sắp kết thúc. Hợp đồng xác định thời hạn tối đa 36 tháng và thường chỉ được ký thêm một lần; hết hạn mà người lao động vẫn làm và quá 30 ngày chưa ký hợp đồng mới thì hợp đồng cũ trở thành hợp đồng không xác định thời hạn (Điều 20).

**25–50 người — có người làm nhân sự riêng.** Thêm đánh giá định kỳ theo KPI, xếp ca và phép năm theo quy chế thay vì xin miệng, theo dõi tỷ lệ nghỉ việc hằng quý, quy trình nghỉ việc có checklist. Lúc này dữ liệu bắt đầu đủ nhiều để các con số ở phần dưới có ý nghĩa.

**Đừng bắt đầu bằng phần mềm:** Phần mềm không thay được quyết định: ai duyệt nghỉ phép, thưởng tính thế nào, thử việc đánh giá ra sao. Viết các quy tắc đó ra trước (một trang cũng được), rồi mới chọn công cụ để chạy chúng. Ngược lại, bạn sẽ trả tiền để số hoá một quy trình chưa ai thống nhất.

## Quản lý hồ sơ nhân sự và nhắc hạn

Hồ sơ nhân sự là nền của mọi mảng còn lại: không có ngày vào làm thì không tính được thâm niên và phép năm, không có ngày hết hạn hợp đồng thì không nhắc được, không có lý do nghỉ việc thì không biết vì sao người ta đi. Nguyên tắc quan trọng nhất: **mỗi nhân viên một dòng, một nơi nhập duy nhất**; các báo cáo, danh sách nhắc hạn đều tự tính từ bảng đó.

File cần những cột gì, công thức tính thâm niên, số ngày hợp đồng còn lại và cách giữ dữ liệu an toàn có ở bài [quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets). Thông tin nhân viên là dữ liệu cá nhân: từ 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực, nên chỉ chia sẻ file cho người cần xem và không để chế độ "ai có link đều xem được".

![Tab HĐ đến hạn dữ liệu mẫu: ba nhân viên có hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng hết hạn trong tháng, một người quá hạn 8 ngày tô đỏ Quá hạn, hai người còn 2 và 7 ngày ghi Gấp](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-tri-nhan-su-la-gi/hop-dong-den-han.webp)
*Danh sách hợp đồng đến hạn tự lọc theo ngày hôm nay (Quản lý nhân sự PRO, dữ liệu mẫu).*

Video: [Quản lý nhân sự trên Google Sheets: hồ sơ, hợp đồng, nhắc hạn](https://youtu.be/lmihOD4_n6s)

## Các con số quản trị nhân sự nên theo dõi

Không cần bảng điều khiển hàng chục chỉ số. Với công ty dưới 50 người, sáu con số dưới đây đủ để biết nhân sự đang ổn hay có vấn đề. Xem theo quý, so với chính mình kỳ trước, đừng so với số trung bình ngành đọc trên mạng.

| Chỉ số | Cách tính | Cho biết điều gì |
|---|---|---|
| Tỷ lệ nghỉ việc | Số người nghỉ trong kỳ ÷ số nhân viên bình quân × 100% | Mức giữ chân người; tăng đột ngột là có vấn đề |
| Tỷ lệ nghỉ trong 90 ngày đầu | Người nghỉ trước 90 ngày ÷ người mới vào trong kỳ | Tuyển sai người hoặc onboarding kém |
| Thời gian tuyển (time-to-fill) | Ngày nhận việc − ngày mở vị trí | Vị trí nào khó tuyển, cần mở sớm hơn |
| Tỷ lệ qua thử việc | Người ký hợp đồng chính thức ÷ người kết thúc thử việc | Chất lượng lọc ứng viên |
| Giờ làm thêm bình quân | Tổng giờ làm thêm ÷ số người, theo tháng | Thiếu người; ai sắp chạm giới hạn 40 giờ/tháng |
| Chi phí nhân sự / doanh thu | (Lương + bảo hiểm doanh nghiệp đóng + thưởng) ÷ doanh thu | Quỹ lương có đi cùng tốc độ kinh doanh không |

**Ví dụ tỷ lệ nghỉ việc năm 2026:** đầu năm 40 người, cuối năm 44 người, trong năm có 6 người nghỉ. Số nhân viên bình quân = (40 + 44) ÷ 2 = 42. Tỷ lệ nghỉ việc = 6 ÷ 42 = **14,3%**. Nếu 4 trong 6 người nghỉ khi chưa đủ 90 ngày, vấn đề nằm ở tuyển dụng hoặc onboarding, không phải ở lương.

**Tỷ lệ nghỉ việc (%)**: B1 số nhân viên đầu kỳ, B2 cuối kỳ, B3 số người nghỉ trong kỳ. Thử lại: B1 = 40, B2 = 44, B3 = 6 → 6 ÷ 42 × 100 = **14,3**.

```
=ROUND(B3 / ((B1 + B2) / 2) * 100; 1)
```

**Số người nghỉ trong năm 2026**, đếm thẳng từ bảng hồ sơ: cột K là ngày nghỉ việc (để trống nếu đang làm). Ô ngày phải là ngày thật, không phải chữ — nếu ra 0 dù có người nghỉ, xem [sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets](/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

```
=COUNTIFS(K:K; ">=" & DATE(2026;1;1); K:K; "<=" & DATE(2026;12;31))
```

**Số nhân viên tại một ngày** (D1): cột J ngày vào làm, cột K ngày nghỉ. Người đã vào trước D1 và chưa nghỉ, hoặc nghỉ sau D1. Đặt D1 = 01/01/2026 và 31/12/2026 để có B1, B2 ở công thức trên.

```
=COUNTIFS(J:J; "<=" & D1; K:K; "") + COUNTIFS(J:J; "<=" & D1; K:K; ">" & D1)
```

![Tab Tổng quan dữ liệu mẫu: bộ lọc phòng ban, cấp bậc, vị trí, trạng thái, năm; 56 nhân viên, tuổi trung bình 37,9, thâm niên trung bình 4,6 năm, 27 nữ, 29 nam, tỷ lệ nghỉ việc năm 2026 là 7,5%, lương trung bình, 7 sinh nhật trong tháng, 9 người tuyển mới năm 2026](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-tri-nhan-su-la-gi/tong-quan-nhan-su.webp)
*Mười con số nhân sự tính sẵn, lọc theo phòng ban, cấp bậc, năm (Quản lý nhân sự PRO, dữ liệu hư cấu).*

## Công cụ quản trị nhân sự: Excel, Google Sheets hay phần mềm?

|  | Excel / Google Sheets tự làm | Mẫu bảng tính làm sẵn | Phần mềm nhân sự thuê bao |
|---|---|---|---|
| Chi phí | Thời gian tự dựng, tự sửa | Trả một lần | Thường theo số nhân viên, theo tháng |
| Bắt đầu dùng | Phải tự thiết kế cột, công thức | Có cột, công thức, báo cáo sẵn | Cần triển khai, nhập dữ liệu, hướng dẫn |
| Nhân viên tự chấm công, xin nghỉ | Không, trừ khi tự làm Google Form | Tuỳ mẫu | Thường có ứng dụng riêng |
| Tờ khai BHXH, thuế điện tử | Không | Không | Một số phần mềm có |
| Dữ liệu nằm ở đâu | Máy hoặc Drive của bạn | Máy hoặc Drive của bạn | Máy chủ nhà cung cấp |
| Hợp với | Dưới 10 người, ít biến động | 5–100 người, muốn kiểm soát dữ liệu | Đông người, nhiều chi nhánh, cần tích hợp kế toán |

Bảng tính hết đủ dùng khi: nhiều người cùng sửa một file và đè dữ liệu của nhau; nhân viên cần tự chấm công, xin nghỉ trên điện thoại; hoặc bạn cần phân quyền chi tiết (quản lý chi nhánh chỉ thấy người của mình). Trước mốc đó, một file Google Sheets tổ chức tốt thường nhanh và rẻ hơn phần mềm. So sánh rộng hơn ở bài [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel).

→ [Làm phần hồ sơ và nhắc hạn ngay: tab Danh sách NV 61 cột chia 9 nhóm, ba tab nhắc hợp đồng đến hạn, thử việc, sinh nhật, tab Tổng quan 10 con số và 11 biểu đồ (có tỷ lệ nghỉ việc, tuyển mới theo tháng). Trên Google Sheets có thêm tạo hợp đồng lao động ra Google Tài liệu và PDF, email nhắc hạn mỗi thứ Hai. Không có chấm công, tính lương.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-nhan-su-pro)

Cửa hàng, quán, xưởng có ca kíp và nhiều chi nhánh cần thêm phần chấm công, xếp ca, đơn từ: **Nhân sự 360 PRO** là web app chạy trên Google Sheets của bạn, tới 100 nhân viên và 5 chi nhánh — nhân viên chấm công GPS hoặc QR trên điện thoại bằng link riêng + mã PIN, quản lý xếp ca kéo thả, duyệt đơn nghỉ phép, bảng công tự tổng hợp và lương theo luật 2026. Công ty chỉ cần phần tính lương từ bảng chấm công có sẵn thì xem [Chấm công & Tính lương PRO](https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro).

→ [Khi bảng tính không còn đủ vì nhân viên cần tự chấm công, xin nghỉ, đổi ca trên điện thoại: chấm công GPS và kiosk QR, lịch ca kéo thả có cảnh báo nghỉ dưới 12 giờ giữa hai ca, đơn từ duyệt hai cấp, bảng công và lương 2026, 6 vai trò phân quyền — dữ liệu vẫn nằm trong file Google Sheets của bạn.](https://www.hitava.cloud/san-pham/nhan-su-360-pro)

## Câu hỏi thường gặp về quản trị nhân sự

**Quản lý nhân sự là gì, khác quản trị nhân sự không?**

Gần như cùng nghĩa. "Quản lý nhân sự" hay dùng cho phần việc hằng ngày (hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương); "quản trị nhân sự" bao cả phần chiến lược như hoạch định số người, cấu trúc lương, phát triển đội ngũ.

**Quản trị nhân lực gồm những chức năng gì?**

Sách giáo trình thường chia ba nhóm: thu hút (hoạch định, tuyển dụng), đào tạo và phát triển, duy trì (lương thưởng, đánh giá, quan hệ lao động). Trong thực tế công ty nhỏ, có thể chia thành 8 mảng: tuyển dụng, hội nhập, chấm công, lương, đánh giá, quan hệ lao động, hồ sơ, nghỉ việc.

**Công ty 10 người có cần phòng nhân sự không?**

Không cần phòng riêng, nhưng cần một người chịu trách nhiệm (thường là kế toán hoặc hành chính) và vài việc bắt buộc: hợp đồng bằng văn bản, đóng bảo hiểm, thang lương bảng lương, và từ 10 người trở lên thì nội quy bằng văn bản có đăng ký.

**Tỷ lệ nghỉ việc bao nhiêu là cao?**

Không có ngưỡng chung, vì khác rất xa giữa ngành bán lẻ, F&B và văn phòng. Cách đúng là so với chính công ty kỳ trước, và tách riêng tỷ lệ nghỉ trong 90 ngày đầu — con số này cao thường do tuyển hoặc onboarding, không phải do lương.

**Quản lý nhân sự bằng Excel có được không?**

Được, nhất là dưới 50 người: một bảng hồ sơ mỗi người một dòng, các tab nhắc hạn và báo cáo tự tính từ đó. Giới hạn là nhiều người cùng sửa, nhân viên không tự chấm công hay xin nghỉ được, và phân quyền chỉ theo cả file.

## Đọc tiếp

- [Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets): Cột cần có, công thức thâm niên, nhắc hạn
- [Quy trình onboarding nhân viên mới](https://www.hitava.cloud/blog/quy-trinh-onboarding-nhan-vien-moi): Checklist từ trước ngày đầu tới 90 ngày
- [Đánh giá nhân viên theo KPI](https://www.hitava.cloud/blog/danh-gia-nhan-vien-theo-kpi): Chọn KPI, trọng số, công thức điểm
- [Quy trình nghỉ việc (offboarding)](https://www.hitava.cloud/blog/quy-trinh-nghi-viec-offboarding): Báo trước, bàn giao, thanh toán 14 ngày
- [Hướng dẫn Quản lý nhân sự PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-nhan-su-pro)
- [Hướng dẫn Nhân sự 360 PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/nhan-su-360-pro)

## Nguồn

- [Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) — Điều 14 (hình thức hợp đồng), 20 (loại hợp đồng), 25–26 (thử việc), 93 (thang lương, bảng lương), 107 (làm thêm giờ), 118–119 (nội quy)](https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=198540)
- [Bộ luật Lao động 2019 — toàn văn (Thư Viện Pháp Luật)](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx)
- [Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (41/2024/QH15) — đối tượng và tỷ lệ đóng; hiệu lực 01/07/2025](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bao-hiem/Luat-Bao-hiem-xa-hoi-2024-557190.aspx)
- [Nghị định 293/2025/NĐ-CP — lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026](https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nghi-dinh-so-293-2025-nd-cp-quy-dinh-muc-luong-toi-thieu-doi-voi-nguoi-lao-dong-lam-viec-theo-hop-dong-lao-dong-119251110172808433.htm)
- [Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, hiệu lực 01/01/2026 (Công báo Chính phủ)](https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/luat-so-91-2025-qh15-45578.htm)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-nhan-su-pro
- https://www.hitava.cloud/san-pham/nhan-su-360-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/quan-tri-nhan-su-la-gi