# Cách quản lý nhiều nhà trọ cùng lúc trên Google Sheets: mã phòng, chốt số, báo cáo theo từng nhà

Muốn quản lý nhiều nhà trọ cùng lúc mà không rối, hãy để tất cả các nhà trong **một file**, mỗi dòng có thêm cột **Nhà**, và đặt mã phòng có tiền tố nhà như A-101, B-201. Khi đó doanh thu, công nợ, lấp đầy của từng nhà chỉ là một công thức SUMIFS hoặc QUERY lọc theo cột Nhà. Bài này đi qua cách đặt mã, khi nào nên tách file, chốt số điện nước theo dãy, báo cáo và công nợ theo nhà, cách chia quyền cho người quản lý từng nhà và lịch đi thu hằng tháng.

Đăng 2026-10-22 · 12 phút đọc · Phòng trọ, Nhiều nhà trọ, Google Sheets, SUMIFS, Công thức

Video: https://youtu.be/aC06ZsRdPZU

## Quản lý nhiều nhà trọ: một file hay mỗi nhà một file?

Có nhà thứ hai, phản xạ tự nhiên là sao chép file cũ thành "Nhà B". Vài tháng sau, muốn biết tổng hai nhà thu bao nhiêu phải mở từng file mà cộng, sửa giá điện phải sửa hai nơi.

- **Cách nên dùng:** Một file, thêm cột Nhà
- **Mã phòng:** A-101, B-201 (tiền tố nhà)
- **Báo cáo từng nhà:** SUMIFS / QUERY lọc cột Nhà
- **Khi phải tách file:** Người quản lý không được thấy nhà khác

*Chọn một file trừ khi bạn thật sự cần giấu dữ liệu giữa các nhà.*

|  | Một file, có cột Nhà | Mỗi nhà một file |
|---|---|---|
| Tổng doanh thu, công nợ cả hệ thống | Một công thức | Phải gộp bằng IMPORTRANGE hoặc cộng tay |
| Đổi giá điện, thêm cột, sửa công thức | Sửa một lần | Sửa ở từng file |
| So sánh nhà nào lời hơn | Có sẵn khi lọc theo Nhà | Phải dựng file tổng |
| Cho người quản lý chỉ thấy nhà của họ | Không làm được trong cùng file | Chia sẻ đúng file của nhà đó |

Nguyên tắc giống bài [cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets): **mọi tháng nằm chung một bảng**. Mở rộng ra nhiều nhà thì **mọi nhà cũng nằm chung một bảng**. Bảng Chốt số, Hoá đơn, Thu tiền, Chi phí đều thêm cột Nhà; không tạo tab "Nhà A", "Nhà B".

Lý do duy nhất đáng để tách file là **quyền xem**: Google Sheets chia sẻ theo cả file. Cách xử lý ở phần chia quyền cho người quản lý bên dưới.

## Cách đặt mã phòng khi có nhiều nhà, nhiều dãy

Hai nhà đều có "phòng 101" là nguồn nhầm lẫn số một: tiền phòng 101 nhà A bị ghi vào 101 nhà B, công thức lấy số điện cũ lấy nhầm nhà. Cách chữa là cho mã phòng **duy nhất trong cả hệ thống**:

- **Mã nhà 1–2 chữ cái**: A, B, C hoặc viết tắt tên đường như HV (Hoàng Văn), NT (Nguyễn Trãi). Ngắn để gõ nhanh khi chốt số.
- **Phần sau là tầng + số phòng**: A-101 là nhà A tầng 1 phòng 01, B-305 là nhà B tầng 3 phòng 05. Nhìn mã là biết phòng ở đâu.
- **Dấu gạch ngang hay không đều được** (A-101 hay A101), miễn là giống nhau ở mọi nhà. Gạch ngang giúp tách mã nhà bằng công thức dễ hơn.

Vẫn nên có **cột Nhà riêng** dù mã đã có tiền tố, vì SUMIFS và QUERY lọc theo cột gọn hơn nhiều so với cắt chuỗi. Nếu bảng cũ chỉ có mã phòng, lấy mã nhà ra bằng công thức (B2 là mã phòng):

Lấy phần trước dấu gạch ngang: A-101 ra A, HV-205 ra HV.

```
=LEFT(B2; FIND("-"; B2) - 1)
```

Thử lại: B2 = "HV-205". FIND("-"; B2) = 3, LEFT(B2; 3 − 1) = **HV**. Với "A-101": FIND = 2, LEFT 1 ký tự = **A**.

Lập thêm bảng **Nhà**: mã nhà, tên, địa chỉ, người quản lý, ngày chốt số. Cột Nhà ở các bảng khác chọn từ danh sách thả xuống lấy từ bảng này — cách làm ở bài [tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-danh-sach-tha-xuong-google-sheets).

## Chốt số điện nước theo từng dãy, từng nhà

Khi có ba nhà ở ba nơi, bạn không thể chốt số tất cả trong một buổi. Cách làm gọn:

1. **Mỗi nhà một ngày chốt cố định** ghi trong bảng Nhà, ví dụ nhà A ngày 28, nhà B ngày 29, nhà C ngày 30. Chốt lệch ngày giữa các nhà không sao, miễn là mỗi nhà luôn chốt cùng một ngày mỗi tháng để số kWh các tháng so sánh được.
2. **Sắp dòng Chốt số theo Nhà rồi theo mã phòng**, đúng thứ tự bạn đi bộ trong nhà: tầng 1 tới tầng 4. Gõ số xong một phòng là xuống dòng kế, không phải tìm.
3. **Lọc theo Nhà khi chốt** (Dữ liệu › Tạo bộ lọc, hoặc chế độ xem bộ lọc nếu nhiều người cùng mở file) để màn hình điện thoại chỉ còn phòng của nhà đang đứng.

Gom theo nhà còn giúp **đối chiếu với đồng hồ tổng EVN**: tổng kWh các phòng phải gần bằng số trên hoá đơn EVN của nhà đó. Bảng Chốt số có A = Kỳ, C = Nhà, H = kWh của phòng:

Tổng kWh các phòng nhà A trong kỳ 2026-10.

```
=SUMIFS('Chốt số'!H:H; 'Chốt số'!A:A; "2026-10"; 'Chốt số'!C:C; "A")
```

Thử lại: nhà A có đồng hồ tổng EVN báo 1.920 kWh, công thức trên ra 1.784 kWh. Hao hụt = (1.920 − 1.784) ÷ 1.920 = **7,1%**. Phần chênh này gồm điện cầu thang, bơm nước, đèn chung. Nếu tháng nào nhảy lên 15–20% thì đi kiểm tra đồng hồ phòng.

**Bẫy: Sheets tự đổi "2026-10" thành ngày:** Gõ 2026-10 vào ô thường, Google Sheets có thể hiểu là ngày 01/10/2026 và SUMIFS so với chữ "2026-10" sẽ ra 0. Định dạng cột Kỳ thành văn bản thuần trước khi gõ (trong menu Định dạng › Số), hoặc gõ thêm dấu nháy đơn phía trước. Cách tính tiền điện từ số kWh, giá bậc thang hay giá cố định, xem [cách tính tiền điện nước phòng trọ](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tien-dien-nuoc-phong-tro).

## Báo cáo doanh thu theo từng nhà bằng SUMIFS và QUERY

Giả sử bảng Hoá đơn có A = Kỳ, B = Phòng, C = Nhà, D = Khách, E = Phải thu. Năm dòng của kỳ 2026-10:

| Kỳ | Phòng | Nhà | Phải thu |
|---|---|---|---|
| 2026-10 | A-101 | A | 3.150.000 |
| 2026-10 | A-102 | A | 2.980.000 |
| 2026-10 | B-201 | B | 3.400.000 |
| 2026-10 | C-101 | C | 2.750.000 |
| 2026-10 | A-103 | A | 3.050.000 |

**Phải thu của một nhà trong một kỳ**: B1 là kỳ cần xem (2026-10), A3 là mã nhà. Kéo xuống cho từng nhà.

```
=SUMIFS('Hoá đơn'!E:E; 'Hoá đơn'!A:A; $B$1; 'Hoá đơn'!C:C; A3)
```

Thử lại với A3 = "A": 3.150.000 + 2.980.000 + 3.050.000 = **9.180.000**. Nhà B ra 3.400.000, nhà C ra 2.750.000. Cách SUMIFS ghép nhiều điều kiện có ở bài [hàm SUMIFS, COUNTIFS](https://www.hitava.cloud/blog/cach-dung-ham-sumifs-countifs).

Muốn cả bảng tổng hợp hiện ra một lần mà không phải gõ danh sách nhà, dùng QUERY. Thêm nhà mới thì bảng tự có thêm dòng:

Đối số cuối là 1 vì dòng 1 của bảng Hoá đơn là tiêu đề.

```
=QUERY('Hoá đơn'!A1:E; "select C, count(B), sum(E) where A = '2026-10' group by C label C 'Nhà', count(B) 'Số phòng', sum(E) 'Phải thu'"; 1)
```

*Kết quả của QUERY trên với năm dòng ví dụ.*

| Nhà | Số phòng | Phải thu |
|---|---|---|
| A | 3 | 9.180.000 |
| B | 1 | 3.400.000 |
| C | 1 | 2.750.000 |

Cùng cách đó cho **chi phí theo nhà** (tiền điện EVN, nước, internet, lương người quản lý) rồi lấy doanh thu trừ chi phí là ra **lợi nhuận từng nhà**. Chi phí chung (phí đăng tin, phần mềm, công đi lại) để Nhà = "Chung" và chia theo tỷ lệ số phòng nếu muốn so công bằng. Cú pháp QUERY chi tiết ở bài [hàm QUERY trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/cach-dung-ham-query-google-sheets).

![Tab Báo cáo tháng của mẫu Quản lý phòng trọ PRO kỳ 08/2026: doanh thu theo khoản 229.701.000, chi phí 32.404.000, lợi nhuận 197.297.000, lấp đầy 88%, và bảng theo dãy A 24 phòng, B 20 phòng, C 12 phòng với lấp đầy, doanh thu, chi phí, lợi nhuận](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-nhieu-nha-tro-cung-luc/bao-cao-theo-day.webp)
*Báo cáo tháng trong mẫu Phòng trọ PRO: chọn kỳ và dãy ở đầu trang, bảng cuối tách doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng dãy.*

**Tỷ lệ lấp đầy từng nhà** cũng một dòng: bảng Phòng có C = Nhà, E = Trạng thái.

Nhà A có 12 phòng, 11 phòng đang thuê: 11 ÷ 12 = 91,7%.

```
=COUNTIFS('Phòng'!C:C; A3; 'Phòng'!E:E; "Đang thuê") / COUNTIF('Phòng'!C:C; A3)
```

## Công nợ theo từng nhà: nhà nào đang bị nợ nhiều

Công nợ = tổng hoá đơn − tổng đã thu. Làm theo nhà thay vì theo phòng để thấy nhà nào thu tiền kém, thường là nhà bạn ít ghé. Bảng Thu tiền có A = Ngày, B = Phòng, C = Nhà, D = Số tiền:

Không lọc theo kỳ: nợ các tháng trước tự cộng dồn vào.

```
=SUMIFS('Hoá đơn'!E:E; 'Hoá đơn'!C:C; A3) - SUMIFS('Thu tiền'!D:D; 'Thu tiền'!C:C; A3)
```

Thử lại: kỳ 2026-10 đã thu A-101 3.150.000, A-102 2.980.000, B-201 3.400.000, C-101 2.750.000; phòng A-103 chưa trả. Nhà A: 9.180.000 − 6.130.000 = **3.050.000** còn nợ. Nhà B và C ra 0.

Nên thêm cột **số phòng đang nợ**: nhà có 1 phòng nợ 3 triệu khác hẳn nhà có 6 phòng mỗi phòng nợ 500 nghìn. Cách theo dõi tuổi nợ và nhắc nợ ở bài [quản lý công nợ khách hàng](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-no-khach-hang).

**Ghi Nhà ngay lúc ghi thu tiền:** Đừng chỉ ghi "Phòng 101" ở bảng Thu tiền rồi để công thức đoán nhà. Cột Nhà trong bảng Thu tiền nên tự lấy từ mã phòng (công thức LEFT ở trên) hoặc từ hợp đồng, để tiền không bao giờ bị cộng nhầm sang nhà khác.

## Người quản lý từng nhà: chia quyền xem thế nào trên Google Sheets

Đây là chỗ nhiều chủ trọ hiểu sai. Trong Google Sheets:

- **Chia sẻ là theo cả file.** Không có cách cho anh quản lý nhà B chỉ thấy các dòng của nhà B trong cùng một file.
- **Ẩn trang không che dữ liệu.** Người có quyền xem bỏ ẩn được, hoặc tải file về là thấy hết.
- **Bảo vệ trang tính chỉ chặn sửa, không chặn xem.** Cách khoá ô ở bài [khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets) giúp người quản lý không sửa nhầm công thức, nhưng không giấu được doanh thu nhà khác.

Vì vậy có ba cách, tuỳ mức độ tin tưởng:

| Tình huống | Cách làm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Người nhà, được xem hết | Một file chung, chia quyền sửa, khoá các trang công thức | Đơn giản nhất |
| Quản lý chỉ cần xem hoá đơn, công nợ nhà mình | File chính của bạn + một file "cửa sổ" cho từng nhà, lấy dữ liệu bằng IMPORTRANGE + QUERY lọc theo Nhà | Chỉ cho quản lý **quyền xem** file cửa sổ |
| Quản lý tự chốt số, ghi thu tiền nhà mình | Mỗi nhà một file nhập liệu, file tổng của bạn gộp lại bằng IMPORTRANGE | Các file nhập phải cùng cấu trúc cột |

File cửa sổ của nhà B: chỉ lấy các dòng có Nhà = B từ file chính. Trong IMPORTRANGE, cột gọi là Col1, Col2… chứ không phải A, B.

```
=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/…"; "'Hoá đơn'!A2:E"); "select * where Col3 = 'B'"; 0)
```

Điều quan trọng: theo trợ giúp của Google, **người có quyền sửa file đích** dùng được IMPORTRANGE để lấy bất kỳ phần nào của file nguồn, không chỉ vùng bạn đã chọn. Nên file cửa sổ chỉ chia **quyền xem** cho người quản lý; người chỉ xem thấy đúng những dòng QUERY đang hiện. Cách gộp nhiều file, cấp quyền và sửa lỗi #REF! có đủ ở bài [hàm IMPORTRANGE](https://www.hitava.cloud/blog/importrange-google-sheets).

## Lịch chốt số và đi thu tiền cho nhiều nhà trọ

Với nhiều nhà, việc khó nhất không phải tính tiền mà là **nhịp làm việc**. Một lịch cố định mỗi tháng, ví dụ cho 3 nhà:

*Chốt số lệch ngày theo nhà, nhưng hoá đơn và hạn đóng chung một ngày để khách dễ nhớ.*

| Ngày | Việc | Nhà |
|---|---|---|
| 28 | Chốt số điện nước, kiểm tra phòng trống | A |
| 29 | Chốt số điện nước | B |
| 30 | Chốt số, đối chiếu đồng hồ tổng EVN cả 3 nhà | C |
| 1 | Gửi hoá đơn tất cả các phòng (Zalo hoặc email) | Tất cả |
| 5 | Hạn đóng tiền | Tất cả |
| 6 | Nhắc các phòng chưa trả, xem công nợ theo nhà | Tất cả |
| 10 | Gọi trực tiếp phòng nợ quá 5 ngày, ghé nhà có nhiều phòng nợ | Theo bảng công nợ |
| 15 | Chốt sổ tháng: doanh thu, chi phí, lợi nhuận từng nhà | Tất cả |

![Sơ đồ phòng trong hộp thoại Quản lý phòng trọ PRO, lọc Mọi dãy: dãy A Hẻm 42 và dãy B Nhà 2 tầng, mỗi ô phòng ghi Đang thuê, Trống, nợ hoặc Sửa chữa; bên phải chi tiết phòng A103 với giá thuê, cọc đang giữ, đang nợ 3.125.000đ và các nút Thu tiền, Trả phòng, Chuyển phòng](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-nhieu-nha-tro-cung-luc/so-do-phong-theo-day.webp)
*Sơ đồ phòng theo dãy: nhìn một màn hình là biết phòng nào trống, phòng nào đang nợ ở từng nhà.*

→ [Mẫu Quản lý phòng trọ PRO để nhiều nhà / dãy trong một file (tối đa 500 phòng, 1.000 hợp đồng): tab Nhà & Dãy tự đếm phòng và lấp đầy, bảng giá điện nước theo dãy và theo kỳ, chi phí theo dãy, Báo cáo tháng tách doanh thu, chi phí, lợi nhuận từng dãy. Trên Google Sheets có thêm hộp thoại chốt số nhanh, sơ đồ phòng, hoá đơn mã QR.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-phong-tro-pro)

Video: [Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Quản lý phòng trọ PRO trên Google Sheets](https://youtu.be/aC06ZsRdPZU)

## Đọc tiếp

- [Cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets): 6 bảng cần có và vòng 6 bước mỗi tháng
- [Cách tính tiền điện nước phòng trọ](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tien-dien-nuoc-phong-tro): Giá cố định hay bậc thang EVN, mức chủ trọ được thu
- [Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/importrange-google-sheets): Gộp nhiều file, cấp quyền, ai thấy được dữ liệu
- [Phòng cháy chữa cháy nhà trọ](https://www.hitava.cloud/blog/phong-chay-chua-chay-nha-tro): Chủ trọ cần đáp ứng gì theo luật PCCC mới, checklist tự kiểm hằng tháng

## Câu hỏi thường gặp khi quản lý nhiều nhà trọ

**File Google Sheets nhiều nhà có bị chậm không?**

Chậm do số công thức và số năm dữ liệu hơn là số nhà. Khi file chậm, chuyển các kỳ cũ sang một file lưu trữ, chỉ giữ 12–24 tháng gần nhất.

**Mỗi nhà một giá điện, giá nước khác nhau thì làm sao?**

Thêm cột Nhà vào bảng giá, mỗi nhà một dòng giá kèm cột "áp dụng từ kỳ". Công thức tiền điện lấy giá theo cả nhà và kỳ của hoá đơn, nên nhà A tăng giá không ảnh hưởng nhà B và hoá đơn tháng cũ giữ nguyên.

**Có nên dùng một tài khoản ngân hàng cho tất cả các nhà?**

Một tài khoản là đủ nếu nội dung chuyển khoản có mã phòng kèm tiền tố nhà (ví dụ B-201 202610): nhìn sao kê là biết tiền của nhà nào. Nếu từng nhà có chủ sở hữu khác nhau hoặc góp vốn chung thì nên tách tài khoản để quyết toán rõ ràng.

**Người quản lý nhà B có xem được doanh thu nhà A không?**

Nếu dùng chung một file thì có, kể cả khi bạn ẩn hoặc khoá trang. Muốn giấu, cho họ quyền xem một file riêng chỉ lấy dữ liệu nhà B bằng IMPORTRANGE và QUERY, như phần chia quyền ở trên.

**Nhiều dãy trong cùng một khu đất thì tính là một nhà hay nhiều nhà?**

Tuỳ bạn muốn xem báo cáo thế nào. Nếu các dãy dùng chung đồng hồ tổng EVN và chung người quản lý, coi là một nhà và thêm cột Dãy. Nếu mỗi dãy có đồng hồ tổng riêng, giá riêng, nên coi mỗi dãy là một mã riêng để đối chiếu điện và lợi nhuận từng dãy.

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-phong-tro-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-nhieu-nha-tro-cung-luc