# Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets: cột cần có, công thức và nhắc hạn

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets gọn nhất khi mỗi nhân viên là một dòng trong một bảng duy nhất, cột chia nhóm, và mọi thứ cần nhắc (hợp đồng hết hạn, thử việc kết thúc, sinh nhật) là công thức đếm ngày chứ không phải trí nhớ. Bài này đi qua các nhóm cột nên có, công thức thâm niên, tuổi, số ngày còn lại, cách lọc người sắp tới hạn theo đúng mốc của Bộ luật Lao động 2019, và vài nguyên tắc giữ dữ liệu nhân viên an toàn.

Đăng 2026-10-10 · 10 phút đọc · Hồ sơ nhân sự, Google Sheets, Hợp đồng lao động, Thử việc

Video: https://youtu.be/lmihOD4_n6s

## File hồ sơ nhân sự cần những cột gì?

Hồ sơ nhân sự rối thường vì mỗi thứ một nơi: danh sách ở một file, hợp đồng ở thư mục khác, ngày hết hạn thử việc trong sổ tay. Gom về **một bảng, mỗi người một dòng**, chia cột theo nhóm và thu gọn được từng nhóm. Đây là 9 nhóm đủ cho công ty vài chục tới vài trăm người:

*Mã số thuế và số tài khoản là cột bảng lương sẽ cần — điền đủ từ đầu, đỡ đi hỏi lại cuối tháng.*

| Nhóm | Cột ví dụ | Ai điền |
|---|---|---|
| Công việc | Mã NV, họ tên, phòng ban, vị trí, cấp bậc, loại công việc, ngày vào làm, nguồn tuyển, thâm niên | Nhân sự; thâm niên là công thức |
| Cá nhân | Giới tính, ngày sinh, tuổi, CCCD, số BHXH, mã số thuế, địa chỉ thường trú, tạm trú | Nhân sự; tuổi là công thức |
| Học vấn | Trình độ, nơi đào tạo, chuyên ngành, năm tốt nghiệp | Nhân sự |
| Liên lạc | Email công việc, email cá nhân, điện thoại, tỉnh/thành, liên hệ khẩn cấp | Nhân sự |
| Lương | Lương khởi điểm, lương hiện tại, số tài khoản, ngân hàng | Người làm lương |
| Thử việc | Bắt đầu, kết thúc, kết quả, link hồ sơ | Nhân sự, quản lý trực tiếp |
| Hợp đồng | Ngày ký, loại hợp đồng, ngày hết hạn, số ngày còn lại, link hợp đồng | Nhân sự; số ngày là công thức |
| Trạng thái | Đang làm / Đã nghỉ, ngày nghỉ việc, lý do | Nhân sự |
| Khác | Ghi chú, vài cột tuỳ chỉnh để trống sẵn | Tuỳ công ty |

![Tab Danh sách NV: mỗi nhân viên một dòng với mã NV, họ tên, phòng ban, vị trí, cấp bậc, loại công việc, ngày vào làm, nguồn tuyển dụng, thâm niên tự tính và giới tính; dòng đã nghỉ việc hiện chữ xám](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets/danh-sach-nv.webp)
*Nhóm Công việc của bảng Danh sách NV. Người đã nghỉ việc giữ lại, chỉ đổi trạng thái — dòng chữ xám.*

## Ba nguyên tắc để bảng không rối sau một năm

1. **Mã NV không bao giờ dùng lại.** Người nghỉ việc vẫn giữ dòng và mã, chỉ đổi Trạng thái sang "Đã nghỉ" và điền ngày nghỉ. Xoá dòng là mất lịch sử, báo cáo nghỉ việc theo tháng sai.
2. **Ô chọn thay cho gõ tay** ở mọi cột có danh sách cố định (phòng ban, loại hợp đồng, tỉnh/thành, trình độ). Dữ liệu › Xác thực dữ liệu › Thả xuống từ một dải trong tab Thiết lập. "Kinh doanh" và "kinh doanh " là hai phòng khác nhau với COUNTIF.
3. **Không chèn cột vào giữa** khi đã có công thức. Để sẵn vài cột tuỳ chỉnh ở cuối bảng và đổi tiêu đề khi cần.

**Ngày tháng phải là ngày thật:** Ngày vào làm, ngày sinh, ngày hết hạn phải là giá trị ngày (căn phải trong ô), không phải chữ. Nếu gõ 03/07/2026 mà file hiểu thành 7 tháng 3, mọi công thức đếm ngày phía sau sai theo — xem [cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

## Công thức tính thâm niên, tuổi, số ngày hợp đồng còn lại

Ví dụ dòng 8: G = ngày vào làm, K = ngày sinh, H = ngày hết hạn hợp đồng. Các công thức chạy trên Google Sheets và Excel (dấu ; theo vùng Việt Nam).

**Thâm niên (năm)**, một chữ số thập phân — 4,7 năm:

```
=IF(G8=""; ""; ROUND(YEARFRAC(G8; TODAY(); 1); 1))
```

**Tuổi** tròn năm:

```
=IF(K8=""; ""; DATEDIF(K8; TODAY(); "Y"))
```

**Hợp đồng còn (ngày)** — âm là đã quá hạn; trống nếu hợp đồng không xác định thời hạn:

```
=IF(H8=""; ""; H8 - TODAY())
```

**Còn bao nhiêu ngày tới sinh nhật**: sinh nhật năm nay đã qua thì lấy năm sau:

```
=IF(K8=""; ""; DATE(YEAR(TODAY()) + (DATE(YEAR(TODAY()); MONTH(K8); DAY(K8)) < TODAY()); MONTH(K8); DAY(K8)) - TODAY())
```

![Tab Hồ sơ NV: chọn một nhân viên để xem ảnh, chức danh, trạng thái đang làm, ngày vào làm, thâm niên 4,7 năm, hợp đồng không thời hạn, tuổi 46 và các nhóm thông tin công việc, cá nhân](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets/ho-so-nv.webp)
*Trang xem một người: chọn mã NV, cả hồ sơ hiện ra từ bảng Danh sách bằng công thức tra cứu.*

## Nhắc hợp đồng hết hạn, thử việc kết thúc, sinh nhật

![Ba mốc cần nhắc theo Bộ luật Lao động 2019: thời gian thử việc tối đa 180, 60, 30 ngày hoặc 6 ngày làm việc; hợp đồng xác định thời hạn tối đa 36 tháng, ký mới trong 30 ngày khi hết hạn; phép năm 12 ngày, thêm 1 ngày mỗi 5 năm](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets/moc-nhac-han.webp)

Ba mốc này có hậu quả pháp lý nếu bị quên, nên đặt công thức nhắc thay vì nhớ:

- **Thử việc** (Điều 25 Bộ luật Lao động 2019): tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày với trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, 6 ngày làm việc với công việc khác; chỉ thử việc một lần cho một công việc. Lương thử việc ít nhất 85% lương của công việc đó (Điều 26). Hết thử việc phải báo kết quả.
- **Hợp đồng xác định thời hạn** (Điều 20): tối đa 36 tháng. Hết hạn mà người lao động vẫn làm việc thì trong 30 ngày phải ký hợp đồng mới; không ký thì hợp đồng cũ trở thành không xác định thời hạn. Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký thêm một lần (trừ một số trường hợp luật nêu riêng).
- **Sinh nhật** không phải hạn luật nhưng là thứ dễ quên nhất — và là việc nhỏ được nhân viên nhớ lâu.

**Danh sách hợp đồng hết hạn trong 30 ngày tới (gồm cả đã quá hạn)**, gần hạn nhất lên đầu — Google Sheets. A:B = mã, họ tên; I = cột "HĐ còn (ngày)":

```
=SORT(FILTER(A8:B1007; I8:I1007<>""; I8:I1007<=30); FILTER(I8:I1007; I8:I1007<>""; I8:I1007<=30); TRUE)
```

**Ngày kết thúc thử việc** — J = ngày bắt đầu, thử việc 60 ngày (ngày bắt đầu tính là ngày thứ nhất):

```
=IF(J8=""; ""; J8 + 60 - 1)
```

![Tab HĐ đến hạn: ba nhân viên có hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng hết hạn trong tháng, một người quá hạn 8 ngày, hai người còn 2 và 7 ngày được đánh dấu Gấp](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets/hd-den-han.webp)

![Tab Thử việc: danh sách người đang thử việc với ngày bắt đầu, kết thúc, số ngày còn lại, kết quả; một người quá hạn đánh giá, một người sắp kết thúc, còn lại đang thử việc](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets/thu-viec.webp)
*Người quá hạn mà chưa có kết quả thử việc lên đầu, tô đỏ.*

Phép năm cũng tính được từ ngày vào làm: 12 ngày cho công việc điều kiện bình thường (Điều 113), cứ đủ 5 năm làm việc thêm 1 ngày (Điều 114) — `=12 + INT(YEARFRAC(G8; TODAY(); 1)/5)`. Người làm chưa đủ 12 tháng thì tính theo tỷ lệ số tháng làm việc. Phần phép đã nghỉ đếm từ bảng chấm công, xem [mẫu bảng chấm công Excel](https://www.hitava.cloud/blog/mau-bang-cham-cong-excel).

## Giữ dữ liệu nhân viên an toàn trên Google Sheets

CCCD, ngày sinh, địa chỉ, lương, số tài khoản là dữ liệu cá nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (số 91/2025/QH15) có hiệu lực từ 01/01/2026 — doanh nghiệp giữ hồ sơ nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ những dữ liệu này. Với một file bảng tính, vài việc tối thiểu:

- **Chia sẻ đích danh**, không bật "Bất kỳ ai có đường liên kết". Google Sheets không khoá được từng tab với người đã có quyền xem, nên ai được chia sẻ file là thấy toàn bộ.
- **Tách lương ra khỏi file dùng chung**. Trưởng phòng cần xem danh sách và ngày sinh, không cần xem lương — để lương ở file làm lương chỉ người làm lương mở được.
- **Khoá cột công thức** để không ai gõ đè (Dữ liệu › Bảo vệ trang tính và dải ô) — xem [khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets).
- **Người nghỉ việc** — thu hồi quyền truy cập file ngay ngày nghỉ.

## Dùng mẫu hồ sơ nhân sự làm sẵn

→ [Quản lý nhân sự PRO dựng sẵn đúng cấu trúc này: 61 cột chia 9 nhóm, 34 tỉnh/thành theo địa giới mới và 54 dân tộc làm ô chọn, ba tab Sinh nhật, HĐ đến hạn, Thử việc tự lọc theo hôm nay, Tổng quan 11 biểu đồ. Trên Google Sheets có thêm tạo hợp đồng lao động ra Google Tài liệu và PDF, email nhắc hạn mỗi thứ Hai.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-nhan-su-pro)

Mẫu Quản lý nhân sự PRO không có chấm công và tính lương. Khi cần làm lương, [Chấm công & Tính lương PRO](https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro) dùng cùng tên cột và trên Google Sheets đồng bộ được danh sách nhân viên từ file nhân sự (chỉ thêm và cập nhật, không xoá) — cách tính lương ở bài [cách tính lương nhân viên bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel).

|  | Tự dựng theo bài này | Quản lý nhân sự PRO | Phần mềm nhân sự thuê bao |
|---|---|---|---|
| Bắt đầu | Tự dựng cột, danh mục, công thức | Nhập nhân viên vào bảng có sẵn | Triển khai, nhập dữ liệu |
| Nhắc hạn | Công thức FILTER như trên | 3 tab nhắc + email thứ Hai (Google Sheets) | Thường có |
| Tạo hợp đồng | Trộn thư thủ công | Từ mẫu ra Docs và PDF (Google Sheets) | Tuỳ gói |
| Nhân viên tự xem hồ sơ | Không | Không | Thường có |
| Dữ liệu nằm ở | Drive của bạn | Drive hoặc máy của bạn | Máy chủ nhà cung cấp |

Công ty đông người, cần nhân viên tự cập nhật hồ sơ hoặc phân quyền theo vai trò thì phần mềm thuê bao hợp hơn — so sánh thẳng ở [HiTaVa và MISA AMIS HRM](https://www.hitava.cloud/so-sanh/hitava-va-misa-amis-hrm) và [HiTaVa và 1Office](https://www.hitava.cloud/so-sanh/hitava-va-1office).

Video: [5 câu sếp hay hỏi nhân sự — file trả lời hết (Short)](https://youtu.be/nSlH6Doz4iA)

- [Cách tính lương nhân viên bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel): Từ hồ sơ và chấm công tới phiếu lương
- [Mẫu bảng chấm công Excel](https://www.hitava.cloud/blog/mau-bang-cham-cong-excel): Ký hiệu, đếm công, tăng ca
- [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel): Chọn công cụ cho file nhiều người dùng
- [Hướng dẫn cài Quản lý nhân sự PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-nhan-su-pro): Mẫu hợp đồng, ảnh nhân viên, email nhắc hạn

## Câu hỏi thường gặp

**Nên dùng Google Sheets hay Excel để quản lý hồ sơ nhân sự?**

Công thức trong bài chạy trên cả hai. Google Sheets hợp khi nhiều người cần xem, cần mở trên điện thoại, hoặc muốn gửi email nhắc hạn tự động bằng Apps Script. Excel hợp nếu chỉ một người quản lý trên một máy.

**Bảng tính chứa được bao nhiêu nhân viên?**

Google Sheets giới hạn 10 triệu ô mỗi file; 1.000 người × 60 cột mới là 60.000 ô, còn rất xa. Thứ làm file chậm là số công thức tính lại, không phải số dòng.

**Hợp đồng lao động có phải lưu bản giấy không?**

Hợp đồng lao động có thể giao kết bằng văn bản giấy hoặc phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu (Điều 14 Bộ luật Lao động 2019). Trong file chỉ nên lưu đường link tới bản hợp đồng, không dán ảnh CCCD hay hợp đồng vào ô.

**Hết thử việc mà quên báo kết quả thì sao?**

Điều 27 Bộ luật Lao động 2019: khi kết thúc thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Đạt yêu cầu thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc phải giao kết hợp đồng lao động nếu trước đó chỉ ký hợp đồng thử việc riêng. Vì vậy cột Kết quả thử việc và cảnh báo "quá hạn đánh giá" đáng để có.

**Có nên lưu số người phụ thuộc trong hồ sơ nhân sự?**

Nên — bảng lương cần nó để trừ 6,2 triệu mỗi người khi tính thuế TNCN. Ghi kèm ngày bắt đầu được giảm trừ để kế toán đối chiếu khi quyết toán.

**Mẫu hợp đồng chỉ để tham khảo:** Các mốc trong bài theo Bộ luật Lao động 2019 cho trường hợp thông thường. Mẫu hợp đồng, quy chế thử việc, ngành nghề đặc thù nên được người phụ trách pháp chế hoặc kế toán rà soát trước khi dùng.

## Nguồn

- [Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) — Điều 14, 20, 25, 26, 27, 113, 114](https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=198540)
- [Bộ luật Lao động 2019 — toàn văn (Thư Viện Pháp Luật)](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx)
- [Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 — hiệu lực 01/01/2026](https://lsvn.vn/tag/luat-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-so-912025qh15.html)
- [Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 — giảm trừ người phụ thuộc 6,2 triệu](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-quyet-110-2025-UBTVQH15-muc-giam-tru-gia-canh-thue-thu-nhap-ca-nhan-665865.aspx)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-nhan-su-pro
- https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets