# Quản lý công văn đi đến bằng Excel và Google Sheets: sổ theo dõi, hạn xử lý, tìm nhanh

Quản lý công văn đi đến bằng bảng tính chỉ cần hai sổ: sổ văn bản đến và sổ văn bản đi, mỗi văn bản một dòng, có thêm vài cột hạn xử lý và trạng thái do công thức tự tính. Bài này đi qua các cột nên có (theo mẫu sổ của Nghị định 30/2020/NĐ-CP), cách đánh số đến, giao việc, nhắc hạn, tô đỏ văn bản quá hạn và tìm một công văn trong vài giây, trên cả Excel lẫn Google Sheets.

Đăng 2026-10-16 · 12 phút đọc · Công văn, Văn thư, Excel, Google Sheets, Công thức

Video: https://youtu.be/T-bXwGvtEEM

## Vì sao công văn hay thất lạc dù đã có sổ

Sếp hỏi "công văn số 1287 của bên Thép Bắc Hà đâu rồi?", văn thư lật sổ tay thấy đã nhận ngày 06/10, nhưng không ai nhớ đã chuyển cho ai, hạn trả lời là bao giờ. Sổ có ghi nhận văn bản, nhưng **không ghi việc xử lý văn bản**.

Một sổ theo dõi công văn dùng được phải trả lời ngay ba câu: văn bản đang ở chỗ ai, hạn khi nào, đã xong chưa. Muốn vậy bảng tính cần hai nhóm cột: nhóm **vào sổ** (gõ một lần lúc nhận) và nhóm **xử lý** (cập nhật khi giao việc, khi xong). Trạng thái hạn thì để công thức tính, không gõ tay.

- **Số sổ cần có:** 2 (đến, đi)
- **Cột tối thiểu theo mẫu NĐ 30:** 10 cột mỗi sổ
- **Số đến:** Liên tiếp trong năm
- **Dùng được trên:** Excel, Google Sheets

## Sổ văn bản đến cần những cột nào

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có mẫu Sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục IV) với tối thiểu 10 cột. Nghị định này bắt buộc với cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; công ty tư nhân không bắt buộc theo, nhưng đây là bộ cột đã được nghĩ kỹ, nên lấy làm khung rồi thêm các cột theo dõi xử lý.

*10 dòng đầu theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến của Nghị định 30/2020/NĐ-CP; 3 dòng cuối là cột thêm để theo dõi hạn.*

| Cột | Theo mẫu NĐ 30 | Ghi chú khi làm trên bảng tính |
|---|---|---|
| Ngày đến | Có | Định dạng ngày dd/mm/yyyy |
| Số đến | Có | Số do mình cấp, liên tiếp trong năm |
| Tác giả (cơ quan gửi) | Có | Nên dùng danh sách chọn cho đối tác hay gửi |
| Số, ký hiệu văn bản | Có | Số của bên gửi, ví dụ 1287/TBH-KD — gõ dạng chữ |
| Ngày tháng văn bản | Có | Ngày ghi trên văn bản, khác ngày đến |
| Tên loại và trích yếu | Có | Nên tách Loại văn bản thành cột riêng để tính hạn |
| Đơn vị hoặc người nhận | Có | Một người phụ trách chính |
| Ngày chuyển, Ký nhận | Có | Bản giấy cần chữ ký người nhận |
| Ghi chú | Có |  |
| Hạn xử lý, Ngày hoàn tất, Kết quả | Không | Cột theo dõi xử lý — chỗ sổ tay hay thiếu |
| Trạng thái hạn | Không | Công thức: Quá hạn, Sắp đến hạn, Đúng hạn… |
| Nơi lưu bản gốc, đường dẫn bản scan | Không | Để tìm lại bản giấy và bản điện tử |

![Bảng sổ văn bản đến 6 dòng ví dụ: số đến 0231 đến 0236, cơ quan gửi, trích yếu, người xử lý, hạn xử lý, ngày hoàn tất và cột trạng thái hạn Đúng hạn, Trễ hạn, Quá hạn 4 ngày, Sắp đến hạn, Chưa đến hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel/so-cong-van-den.webp)
*Mỗi văn bản một dòng. Chỉ cột Trạng thái hạn là công thức.*

**Một năm một sổ, đừng mỗi tháng một tab:** Đặt cả năm trong một bảng, muốn xem tháng nào thì lọc. Tách tab theo tháng làm công thức đếm, tìm kiếm phải chạy qua 12 tab và số đến dễ bị đánh lại từ 1 mỗi tháng.

## Cách đánh số đến cho văn bản đến

Theo Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số đến được lấy **liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm**, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

**Số đến tự đếm** (cột A, Ngày đến ở cột B): đếm số dòng từ đầu sổ tới dòng này có ngày đến cùng năm. Nhập theo thứ tự nhận thì ra 1, 2, 3…

```
=IF(B2="";"";COUNTIFS(B$2:B2;">="&DATE(YEAR(B2);1;1);B$2:B2;"<="&DATE(YEAR(B2);12;31)))
```

Muốn hiện dạng 0234 thì bọc thêm hàm TEXT:

```
=TEXT(COUNTIFS(B$2:B2;">="&DATE(YEAR(B2);1;1);B$2:B2;"<="&DATE(YEAR(B2);12;31));"0000")
```

**Bẫy: số đến bị nhảy khi sắp xếp hoặc xoá dòng:** Công thức đếm theo vị trí dòng, nên khi bạn sắp xếp lại sổ hoặc xoá một dòng nhập nhầm, mọi số phía sau đổi theo — trong khi số đó đã ghi lên dấu "ĐẾN" trên bản giấy. Cách an toàn: dùng công thức ở một cột phụ, rồi chép và dán giá trị (Ctrl+Shift+V) sang cột Số đến ngay khi vào sổ. Dòng nhập nhầm thì ghi "Huỷ" vào ghi chú, không xoá.

Nếu công ty có nhiều chi nhánh cùng dùng một sổ, mỗi chi nhánh nên có dãy số riêng: thêm điều kiện cột Đơn vị vào COUNTIFS, và gắn mã đơn vị vào trước số (ví dụ HN-ĐẾN-2026-0234) để hai chi nhánh không trùng số.

## Giao xử lý và tính hạn xử lý

Nghị định 30 yêu cầu văn thư trình văn bản đến trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo; còn thời hạn giải quyết thì theo quy chế làm việc của từng cơ quan. Công ty tư nhân nên tự đặt hạn mặc định theo loại văn bản (ví dụ giấy mời 2 ngày, công văn 7 ngày) để bảng tính tự cộng.

Tạo một bảng nhỏ hai cột (Loại văn bản, Số ngày) và đặt tên vùng là **HanMacDinh**. Cột Hạn xử lý (H) để gõ tay khi lãnh đạo ghi hạn riêng; cột Hạn áp dụng (I) lấy hạn tay nếu có, không thì cộng theo loại:

**Hạn áp dụng** (Ngày đến ở B, Loại văn bản ở F, Hạn gõ tay ở H):

```
=IF(B2="";"";IF(H2<>"";H2;B2+VLOOKUP(F2;HanMacDinh;2;FALSE)))
```

Muốn hạn tính theo **ngày làm việc** (bỏ thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ liệt kê ở vùng NgayLe), thay phép cộng bằng WORKDAY:

```
=IF(B2="";"";IF(H2<>"";H2;WORKDAY(B2;VLOOKUP(F2;HanMacDinh;2;FALSE);NgayLe)))
```

Mỗi văn bản chỉ nên có **một người phụ trách chính** ở cột Người xử lý; người phối hợp ghi ở cột khác. Hai tên trong một ô làm công thức đếm việc theo người sai, và khi trễ hạn không biết hỏi ai.

![Thanh bên Tiếp nhận văn bản đến trong Google Sheets với các ô trích yếu, cơ quan gửi, số ký hiệu, loại văn bản, kênh nhận, ngày nhận, đơn vị nhận, giao cho, lãnh đạo chỉ đạo; bên cạnh là danh sách Sổ đăng ký hồ sơ có nhãn quá hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel/tiep-nhan-van-ban-den.webp)
*Trong mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO, văn thư vào sổ, cấp số đến và giao người trong một lần lưu (thanh bên chỉ có trên Google Sheets).*

## Công thức nhắc hạn và tô đỏ công văn quá hạn

Cột Trạng thái hạn (K) là cột quan trọng nhất của sổ. Nó so Hạn áp dụng (I) với hôm nay và với Ngày hoàn tất (J), ra một trong năm nhãn:

**Trạng thái hạn** — "Sắp đến hạn" khi còn từ 3 ngày trở xuống (đổi số 3 tuỳ ý):

```
=IF(I2="";"";IF(J2<>"";IF(J2<=I2;"Đúng hạn";"Trễ hạn");IF(TODAY()>I2;"Quá hạn";IF(I2-TODAY()<=3;"Sắp đến hạn";"Chưa đến hạn"))))
```

Thử với ví dụ trong hình, hôm nay là 16/10/2026: văn bản 0233 hạn 12/10, chưa xong, TODAY() > hạn nên ra "Quá hạn" (quá 4 ngày = TODAY() − I2). Văn bản 0234 hạn đúng hôm nay: chưa quá, còn 0 ngày ≤ 3 nên ra "Sắp đến hạn". Văn bản 0232 hạn 09/10, xong 12/10: có ngày hoàn tất và muộn hơn hạn nên ra "Trễ hạn".

**Tô đỏ cả dòng quá hạn:** chọn vùng A2:M (Google Sheets) hoặc A2:M3000 (Excel), vào Định dạng › Định dạng có điều kiện, chọn "Công thức tuỳ chỉnh là" (Excel: Use a formula…) và dán công thức dưới đây, chọn nền đỏ nhạt. Thêm một quy tắc nữa với "Sắp đến hạn" và nền vàng.

Dấu $ trước K giữ cột cố định để cả dòng đổi màu:

```
=$K2="Quá hạn"
```

**Đếm việc quá hạn** của cả sổ và của từng người (người xử lý ở cột G):

```
=COUNTIFS(K2:K;"Quá hạn")
=COUNTIFS(G2:G;"Lan";K2:K;"Quá hạn")
```

**Danh sách việc quá hạn**, xếp theo hạn sớm nhất (cột I là cột thứ 9 trong A:M):

```
=SORT(FILTER(A2:M;K2:K="Quá hạn");9;TRUE)
```

![Bảng Việc đến hạn 20 việc sớm nhất: nội dung, hạn, số ngày quá hạn âm tô đỏ, phần văn bản đến văn bản đi hồ sơ, mã như HCM-ĐẾN-2026-0120, người phụ trách và trạng thái hạn Quá hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel/viec-den-han.webp)
*Gộp việc quá hạn và sắp đến hạn của mọi sổ vào một danh sách — đọc mỗi sáng là đủ.*

**Khoá cột công thức:** Chỉ cần một người gõ đè chữ "Xong" vào cột Trạng thái hạn là công thức mất và dòng đó không bao giờ báo quá hạn nữa. Khoá các cột I, K bằng bảo vệ vùng — xem [cách khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets).

## Sổ văn bản đi: cột cần có và cách cấp số

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi của Nghị định 30 cũng có tối thiểu 10 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu; người ký; nơi nhận; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản; ngày chuyển; ký nhận; ghi chú. Trên bảng tính nên thêm các cột của quy trình soạn thảo: người soạn, người duyệt, trạng thái (Đang soạn → Chờ duyệt → Đã ban hành → Đã gửi) và hạn ban hành nếu có.

Số văn bản đi chỉ cấp **sau khi đã ký** (với văn bản giấy, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo) và đánh liên tiếp trong năm, bắt đầu từ 01 ngày 01/01. Đừng cấp số cho bản nháp: bản nháp bị huỷ để lại lỗ trong dãy số.

**Số kế tiếp** trong năm nay (số ở cột A dạng số, ngày ban hành ở cột B) — văn thư nhìn ô này rồi gõ số khi ban hành:

```
=MAXIFS(A2:A;B2:B;">="&DATE(YEAR(TODAY());1;1))+1
```

**Ghép số và ký hiệu**, ví dụ 03/QĐ-HTV (viết tắt tên loại ở cột D). Hàm TEXT thêm số 0 trước số nhỏ hơn 10:

```
=TEXT(A2;"00")&"/"&D2&"-HTV"
```

Công văn thì ký hiệu không có phần tên loại mà là tên công ty và đơn vị soạn thảo, ví dụ 128/HTV-HCNS. Quy tắc đầy đủ về số, ký hiệu và chữ viết tắt từng loại văn bản sẽ có ở bài riêng về cách đánh số văn bản.

## Tìm nhanh một công văn trong sổ

Khi sổ có vài nghìn dòng, Ctrl+F vẫn tìm được nhưng chỉ nhảy từng ô. Một ô tìm kiếm dùng FILTER cho ra mọi dòng khớp cùng lúc, tìm theo số đến, số ký hiệu, cơ quan gửi hoặc vài chữ trong trích yếu.

Gõ từ khoá vào ô O1 (ví dụ 1287), công thức đặt ở O3 trả về các dòng khớp. Excel 365/2021 dùng y hệt, chỉ đổi vùng mở A2:M thành A2:M3000:

```
=FILTER(A2:M;ISNUMBER(SEARCH(O1;A2:A&" "&C2:C&" "&D2:D&" "&E2:E)))
```

SEARCH không phân biệt hoa thường, và để trống O1 thì hiện toàn bộ sổ. Nếu chỉ cần biết một văn bản đang ở chỗ ai, dùng XLOOKUP theo số ký hiệu: =XLOOKUP("1287/TBH-KD";C2:C;G2:G;"Không thấy").

Video: [Sếp hỏi "công văn số 1287 đâu rồi?" — gom chồng giấy vào một màn hình (Short)](https://youtu.be/VBBXUqxP-2c)

→ [Mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO dựng sẵn sổ Văn bản đến, Văn bản đi cùng các cột ở trên: hạn mặc định theo loại văn bản, trạng thái hạn tự tính, Tổng quan 20 việc đến hạn. Trên Google Sheets có thêm cấp số đến không trùng, email nhắc việc 7:00 và cổng xử lý trên điện thoại.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro)

## Quản lý công văn bằng Excel hay Google Sheets?

|  | Excel | Google Sheets |
|---|---|---|
| Các công thức trong bài | Chạy được; FILTER, SORT cần Excel 365 hoặc 2021 | Chạy được |
| Nhiều người cùng cập nhật | Cần OneDrive/SharePoint | Chia sẻ link, sửa cùng lúc |
| Tự gửi email nhắc hạn | Cần macro VBA hoặc Power Automate | Apps Script, đặt lịch chạy mỗi sáng |
| Lịch sử ai sửa gì | Hạn chế | Có lịch sử phiên bản |

Một văn thư, một máy: Excel là đủ. Nhiều phòng ban cùng cập nhật, hoặc muốn tự gửi email nhắc hạn: Google Sheets tiện hơn. So sánh chi tiết hơn ở bài [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel).

**Ngày đến bị hiểu thành tháng:** Nếu file để vùng Hoa Kỳ, gõ 03/10 sẽ thành ngày 10 tháng 3 và mọi hạn xử lý lệch theo. Kiểm tra cài đặt vùng Việt Nam trước khi nhập — xem [cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

## Tự lập sổ hay dùng mẫu làm sẵn?

|  | Tự lập theo bài này | Mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO |
|---|---|---|
| Sổ đến, sổ đi, trạng thái hạn | Tự dựng, khoảng một buổi | Có sẵn, cùng Sổ đăng ký hồ sơ, Hợp đồng, Lưu trữ |
| Số đến, mã văn bản đi không trùng | Công thức + dán giá trị | Script cấp số trên Google Sheets; Excel có cột Mã gợi ý và Cảnh báo trùng |
| Nhắc hạn | Tô màu, tự mở file xem | Tổng quan + email 7:00 mỗi người một thư (Google Sheets) |
| Người xử lý cập nhật kết quả | Phải được chia sẻ cả file | Cổng trên điện thoại bằng link riêng + PIN (Google Sheets) |
| Ký số, quét văn bản, liên thông văn bản điện tử | Không | Không |

Văn phòng nhỏ, vài chục công văn mỗi tháng: tự lập theo các công thức trên là ổn. Nhiều đơn vị, phòng ban, cần biết hồ sơ nào đang ở chỗ ai mà không cho mọi người mở bảng tính, thì mẫu làm sẵn đỡ nhiều công dựng và bảo trì. Cách cài đặt xem ở [hướng dẫn Quản lý hồ sơ & văn bản PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-ho-so-van-ban-pro).

![Màn hình điện thoại của cổng xử lý hồ sơ: văn bản đến HN-ĐẾN-2026-0234 Phản hồi về cung cấp thông tin nhà thầu, nhận 06/10, hạn 16/10, quá hạn 4 ngày, các nút đổi trạng thái và ô ghi kết quả](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel/cong-xu-ly-dien-thoai.webp)
*Người được giao mở link trên điện thoại, đổi trạng thái và ghi kết quả — không thấy bảng tính.*

- [Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets): Cột cần có, công thức và nhắc hạn hợp đồng lao động
- [Cách khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets): Chỉ cảnh báo, chặn hẳn, chừa ô nhập liệu
- [Hướng dẫn cài đặt Quản lý hồ sơ & văn bản PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-ho-so-van-ban-pro): Cài file, phân quyền, cổng xử lý trên điện thoại

## Câu hỏi thường gặp

**Công ty tư nhân có bắt buộc làm sổ công văn theo Nghị định 30 không?**

Không. Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Công ty tư nhân tự quy định trong quy chế nội bộ, nhưng dùng mẫu sổ 10 cột của Nghị định làm khung giúp sổ đủ thông tin và dễ bàn giao khi đổi người.

**Số đến có phải đánh lại từ 1 mỗi năm không?**

Theo Nghị định 30, số đến lấy liên tiếp theo thứ tự tiếp nhận trong năm, nên sang năm mới bắt đầu lại. Công thức COUNTIFS trong bài đếm theo năm của ngày đến nên tự về 1 khi sang năm.

**Văn bản nhận qua email có cần vào sổ không?**

Nên vào sổ như văn bản giấy, cùng một dãy số đến — Nghị định 30 yêu cầu số đến thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Ghi kênh nhận là Email và dán đường dẫn tới thư hoặc tệp đính kèm.

**Có cần lưu file scan công văn trong bảng tính không?**

Không nên nhúng file vào bảng tính vì file nặng và chậm. Lưu bản scan ở Google Drive hoặc thư mục chung có phân quyền, trong sổ chỉ ghi đường dẫn và vị trí bản giấy.

**Hồ sơ nhân sự có nên để chung sổ công văn không?**

Không. Giấy tờ nhân sự chứa thông tin cá nhân nên tách bảng riêng, chỉ ghi mã nhân viên và giới hạn người xem — xem [quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets).

## Nguồn

- [Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Cổng thông tin điện tử Chính phủ)](https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=199378)
- [Nghị định 30/2020/NĐ-CP — Công báo (kèm Phụ lục IV mẫu sổ đăng ký)](https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-30-2020-nd-cp-30858.htm)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel