# Cách quản lý công nợ học phí lớp dạy thêm, trung tâm: ai nợ bao nhiêu, nhắc phụ huynh thế nào

Quản lý công nợ học phí cần hai sổ: sổ phiếu (mỗi gia đình mỗi kỳ một phiếu, có hạn đóng) và sổ thu tiền (mỗi lần nhận tiền một dòng). Còn nợ = tổng phiếu − tổng đã thu, tính bằng SUMIFS; tiền thu trừ vào phiếu cũ nhất trước để biết nợ từ kỳ nào, quá hạn bao nhiêu ngày. Bài này dựng cả hai sổ bằng Google Sheets có số ví dụ, chia nhóm tuổi nợ, đưa mẫu tin nhắc phụ huynh theo từng mốc, cách đặt nội dung chuyển khoản, cách tính bảo lưu, hoàn học phí và chính sách khi nợ quá hạn.

Đăng 2026-10-26 · 15 phút đọc · Học phí, Công nợ, Dạy thêm, Google Sheets

Video: https://youtu.be/yaBEju1QoYg

## Sổ thu học phí gồm những bảng nào

Lớp dạy thêm thường lệch tiền vì ba lý do: phụ huynh chuyển thiếu rồi bù sau, anh chị em đóng chung một lần, và tiền nằm trong sao kê nhưng chưa ai đánh dấu phiếu nào đã thu. Cách chữa là tách **khoản phải thu** khỏi **khoản đã thu**, không bao giờ gõ đè cột "đã đóng" bằng tay.

*Chỉ nhập tay ở Phieu (lúc chốt học phí) và Thu (lúc nhận tiền). CongNo toàn công thức.*

| Tab | Mỗi dòng là | Cột chính |
|---|---|---|
| **Phieu** | Một phiếu học phí của một gia đình trong một kỳ | Mã phiếu, Mã GĐ, Kỳ, Hạn đóng, Phải thu, Còn nợ, Quá hạn, Nhóm |
| **Thu** | Một lần nhận tiền (chuyển khoản hoặc tiền mặt) | Ngày, Mã GĐ, Số tiền, Ghi chú |
| **CongNo** | Một gia đình | Phải thu, Đã thu, Còn nợ, Số kỳ nợ, Quá hạn lâu nhất, Đã nhắc |

- **Còn nợ:** Tổng phiếu − tổng đã thu
- **Tiền thu trừ vào:** Phiếu cũ nhất trước
- **Nhóm tuổi nợ:** Chưa tới hạn · 1–15 · 16–30 · trên 30 ngày
- **Ví dụ trong bài:** 4 gia đình, còn nợ 3.850.000đ

Gộp **một phiếu cho mỗi gia đình mỗi kỳ**, dùng mã gia đình (GD0012) thay cho tên học sinh. Hai anh em học ba lớp vẫn chỉ có một phiếu, một số tiền, một nội dung chuyển khoản. Cách tính tiền từng lớp từ bảng điểm danh nằm ở bài [quản lý lớp dạy thêm bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-lop-day-them-bang-google-sheets); bài này bắt đầu từ lúc phiếu đã có số tiền.

## Công thức tính ai nợ bao nhiêu (SUMIFS thu − phải thu)

Ở tab CongNo, cột A là mã gia đình. Ba cột đầu là ba lần SUMIFS:

**Phải thu** (B2), **đã thu** (C2) và **còn nợ** (D2) của một gia đình:

```
=SUMIFS(Phieu!$E:$E; Phieu!$B:$B; A2)
=SUMIFS(Thu!$C:$C; Thu!$B:$B; A2)
=B2-C2
```

**Thử lại** với GD0012: ba phiếu 08, 09, 10/2026 là 1.200.000 + 1.200.000 + 1.350.000 = 3.750.000đ. Phụ huynh đã chuyển hai lần 1.200.000 và 600.000 = 1.800.000đ. Còn nợ = 3.750.000 − 1.800.000 = **1.950.000đ**.

Còn nợ âm nghĩa là phụ huynh đóng dư (ví dụ đóng trước cả khoá). Đừng xoá số âm: đó là tiền thừa, sẽ trừ vào phiếu kỳ sau. Cách SUMIFS cộng theo điều kiện, kể cả bẫy khoảng trắng và mã gõ lệch, giải thích kỹ ở bài [hàm SUMIFS, COUNTIFS](https://www.hitava.cloud/blog/cach-dung-ham-sumifs-countifs).

**Phụ huynh trả thiếu thì ghi thế nào?:** Ghi đúng số tiền thực nhận vào tab Thu, kể cả 600.000đ lẻ. Không sửa số phải thu của phiếu, không "đánh dấu đã đóng" cho phiếu trả thiếu. Phần thiếu tự hiện ở cột Còn nợ và được cộng vào phiếu kỳ sau dưới dòng "nợ kỳ trước".

## Cách tính tuổi nợ học phí: nợ từ kỳ nào, quá hạn bao nhiêu ngày

Hai gia đình cùng nợ 1,5 triệu có thể rất khác nhau: một nhà chưa đóng tháng này, một nhà nợ dồn từ tháng 8. Muốn biết, phải chia tiền đã thu vào từng phiếu theo quy ước **trả phiếu cũ nhất trước**, rồi đếm ngày từ hạn đóng của phiếu còn nợ tới ngày chốt.

Trong tab Phieu: B Mã GĐ, D Hạn đóng, E Phải thu. Ô J1 là ngày chốt — gõ 26/10/2026 hoặc =TODAY().

**Còn nợ của từng phiếu** (F2): luỹ kế phải thu của gia đình tới hết phiếu này, trừ tổng đã trả, kẹp trong khoảng 0 tới số tiền phiếu:

```
=MIN(E2; MAX(0; SUMIFS($E:$E; $B:$B; B2; $D:$D; "<="&D2) - SUMIFS(Thu!$C:$C; Thu!$B:$B; B2)))
```

**Số ngày quá hạn** (G2) và **nhóm tuổi nợ** (H2):

```
=IF(F2=0; ""; MAX(0; $J$1-D2))
=IF(F2=0; ""; IF(G2=0; "Chưa tới hạn"; IF(G2<=15; "1-15 ngày"; IF(G2<=30; "16-30 ngày"; "Trên 30 ngày"))))
```

**Thử lại** với GD0012, đã trả 1.800.000đ, chốt 26/10/2026:

- Phiếu 08 (hạn 10/08, 1.200.000): luỹ kế 1.200.000 − 1.800.000 âm → MAX về 0 → **đã đủ**.
- Phiếu 09 (hạn 10/09, 1.200.000): luỹ kế 2.400.000 − 1.800.000 = 600.000 → còn **600.000**. Quá hạn 20 ngày cuối tháng 9 + 26 ngày tháng 10 = **46 ngày**.
- Phiếu 10 (hạn 10/10, 1.350.000): luỹ kế 3.750.000 − 1.800.000 = 1.950.000, lớn hơn số phiếu nên lấy **1.350.000**, quá hạn **16 ngày**.

Cộng 600.000 + 1.350.000 = 1.950.000, khớp số còn nợ ở tab CongNo. Hai cột tổng hợp cho từng gia đình ở tab CongNo:

**Số kỳ còn nợ** (E2) và **quá hạn lâu nhất** (F2) — MAXIFS bỏ qua ô trống của phiếu đã đủ:

```
=COUNTIFS(Phieu!$B:$B; A2; Phieu!$F:$F; ">0")
=MAXIFS(Phieu!$G:$G; Phieu!$B:$B; A2)
```

*Chia theo phiếu: nhóm trên 30 ngày chỉ có 600.000đ (phiếu 09 của GD0012); nhóm 16–30 ngày là 1.350.000 + 1.500.000 + 400.000 = 3.250.000đ.*

| Gia đình | Còn nợ | Số kỳ nợ | Quá hạn lâu nhất |
|---|---|---|---|
| GD0012 | 1.950.000 | 2 | 46 ngày |
| GD0007 | 1.500.000 | 1 | 16 ngày |
| GD0021 | 400.000 (kỳ 10 trả thiếu) | 1 | 16 ngày |
| GD0030 | 0 | 0 | — |
| **Tổng** | **3.850.000** |  |  |

Vì sao chia nhóm theo phiếu chứ không theo gia đình? Vì nếu dồn cả 1.950.000đ của GD0012 vào "trên 30 ngày", bạn sẽ tưởng nợ khó đòi lớn gấp ba thực tế. Tổng mỗi nhóm lấy bằng =SUMIFS(Phieu!$F:$F; Phieu!$H:$H; "Trên 30 ngày"). Học phí thu theo tháng nên các mốc 15 và 30 ngày sát hơn mốc 30–60–90 ngày của công nợ bán hàng; bản cho khách mua chịu, có hạn mức tín dụng và đối chiếu cuối tháng, ở bài [quản lý công nợ khách hàng](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-no-khach-hang).

## Mẫu tin nhắn nhắc học phí phụ huynh lịch sự

Phụ huynh chậm đóng thường vì quên, vì tiền về muộn, hoặc vì không chắc số tiền đúng. Tin nhắc tốt trả lời luôn câu thứ ba: ghi đủ từng khoản, số còn nợ và nội dung chuyển khoản. Nhắc theo mốc cố định, giống nhau cho mọi nhà, để không ai thấy bị "soi" riêng.

![Dòng thời gian 5 mốc nhắc học phí: gửi phiếu trước hạn 5 ngày, nhắc nhẹ ngày đến hạn, tin riêng khi quá hạn 7 ngày, gọi điện khi quá hạn 15 ngày, gặp trực tiếp khi quá hạn trên 30 ngày](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-no-hoc-phi/moc-nhac-no.webp)
*Mốc tính từ hạn đóng. Chỉ áp phí trễ hay tạm dừng giữ chỗ nếu đã ghi trong nội quy phụ huynh ký lúc nhập học.*

**Ngày đến hạn — nhắc nhẹ:**

```
Chào chị Hương, trung tâm gửi lại phiếu học phí tháng 10 của bé Gia Huy: 1.350.000đ, hạn hôm nay 10/10. Chị chuyển khoản theo mã QR trên phiếu, nội dung GD0012 202610 giúp trung tâm nhé. Nếu chị đã chuyển thì bỏ qua tin này ạ. Cảm ơn chị!
```

**Quá hạn 7 ngày — nêu số còn nợ, mở đường chia đợt:**

```
Chào chị Hương, sổ học phí của trung tâm đang ghi nhà mình còn 1.950.000đ: tháng 9 còn 600.000đ, tháng 10 là 1.350.000đ. Chị kiểm tra giúp em, nếu có khoản chị đã chuyển mà em ghi sót thì chị gửi ảnh giao dịch để em sửa ngay. Nếu tháng này chị cần chia làm hai lần, chị báo em ngày dự kiến là được ạ.
```

**Quá hạn trên 30 ngày — gọi điện trước, tin nhắn chỉ để xác nhận:**

```
Em cảm ơn chị đã trao đổi qua điện thoại. Em xác nhận lại: nhà mình còn 1.950.000đ, chị chuyển 1.000.000đ trước 05/11 và 950.000đ trước 20/11. Theo nội quy, nếu sau 20/11 chưa đủ thì trung tâm tạm chưa giữ chỗ kỳ 12 cho bé. Em gửi chị phiếu chi tiết kèm tin này ạ.
```

Mỗi lần nhắc, ghi ngày vào cột **Đã nhắc** của tab CongNo. Lần sau mở bảng, lọc "quá hạn trên 7 ngày và chưa nhắc tuần này" là ra danh sách cần làm, không nhắc trùng nhà vừa hứa trả.

![Danh sách Nhắc nợ trong mẫu Quản lý lớp học PRO: 35 người tổng 98.053.000đ, các cột còn nợ, kỳ nợ, quá hạn, còn học, đã nhắc; bên phải gia đình GD0290 nợ 7.032.000đ 3 kỳ quá hạn 69 ngày, tin nhắn Zalo soạn sẵn và các nút Chép tin, Mở Zalo, Đã nhắc, Thu tiền](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-no-hoc-phi/nhac-no.webp)
*Hộp thoại nhắc nợ trong mẫu PRO (dữ liệu mẫu, chỉ có trên Google Sheets): lọc quá hạn trên 30 ngày, còn học, chưa nhắc; tin nhắn sửa được trước khi chép.*

## Mã QR chuyển khoản học phí: đặt nội dung thế nào để đối soát nhanh

Phần lớn thời gian đối soát mất vào việc đoán "1.050.000đ của ai". Một quy ước nội dung chuyển khoản cố định giải quyết việc đó:

- **Mã gia đình + kỳ, không dấu, có khoảng trắng:** GD0012 202610. Ngắn, ngân hàng nào cũng giữ nguyên, nhìn sao kê là biết nhà nào, tháng nào.
- **Không dùng tên học sinh làm khoá:** sao kê thường hiện tên người chuyển (bố, mẹ, ông bà), không phải tên bé.
- **Điền sẵn số tiền và nội dung vào mã QR** trên phiếu để phụ huynh không phải gõ — gõ tay là nguồn sai nhiều nhất.
- **Trả thiếu hoặc gộp hai tháng** vẫn giữ mã gia đình; công thức trừ phiếu cũ nhất trước sẽ tự chia.

Công thức tạo mã QR VietQR trong một ô, bảng mã BIN ngân hàng và các lỗi QR không hiện có đủ ở bài [tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-ma-qr-chuyen-khoan-trong-google-sheets) — ở đây chỉ cần nhớ cột nội dung chuyển khoản trên tab Phieu là =B2&" "&C2 (mã gia đình + kỳ dạng 202610).

Khi đối soát, sắp sao kê theo nội dung: dòng có mã GD ghi thẳng vào tab Thu; dòng không có mã thì tìm phiếu đang nợ đúng số tiền đó rồi hỏi lại phụ huynh trước khi ghi. Đừng ghi tiền "đoán" — ghi nhầm nhà là hai nhà cùng sai.

![Bước xem trước khi đối soát sao kê trong mẫu Quản lý lớp học PRO: 3 giao dịch khớp mã gia đình như GD0045 202609 và GD0179, 1 giao dịch gợi ý theo đúng số tiền phiếu đang nợ, 1 giao dịch không khớp và 1 giao dịch đã nhập trước bị bỏ qua](https://www.hitava.cloud/img/blog/quan-ly-cong-no-hoc-phi/doi-soat-sao-ke.webp)
*Đối soát sao kê trong mẫu PRO (Google Sheets): dòng có mã gia đình tự khớp, kể cả khi phụ huynh gõ "gd 179"; dòng chỉ trùng số tiền phải chọn tay; dòng đã nhập trước bị bỏ qua.*

## Bảo lưu và hoàn học phí: tính thế nào cho khỏi cãi nhau

Hai khoản này hay gây tranh cãi vì không được viết ra từ đầu. Không có công thức chung bắt buộc cho lớp dạy thêm tư nhân — đây là thoả thuận giữa bạn và phụ huynh, nên phải nằm trong phiếu đăng ký hoặc nội quy, có chữ ký, trước khi thu tiền.

| Tình huống | Quy ước hay dùng | Ví dụ số |
|---|---|---|
| Nghỉ có phép trong tháng | Bảo lưu tối đa 2 buổi/kỳ, trừ vào học phí kỳ sau | Học phí 1.200.000/8 buổi, nghỉ phép 3 buổi → bảo lưu 2 × 150.000 = 300.000đ |
| Nghỉ không phép | Vẫn tính phí | 0đ bảo lưu |
| Lớp nghỉ (giáo viên ốm, ngày lễ) | Dạy bù hoặc trừ tiền buổi đó cho cả lớp | Trừ 150.000đ ở phiếu kỳ sau |
| Bảo lưu không dùng tới | Hết hạn sau 1–3 kỳ | Ghi ngày hết hạn lên phiếu |
| Nghỉ hẳn giữa khoá trả trước | Hoàn phần buổi chưa học × tỷ lệ hoàn | Khoá 24 buổi 3.600.000, học 10 buổi, hoàn 80% → 1.680.000đ |

**Tiền bảo lưu trong tháng** — E2:AE2 là các ô điểm danh, C2 học phí tháng, D2 số buổi chuẩn:

```
=MIN(COUNTIF(E2:AE2; "P"); 2) * C2 / D2
```

**Tiền hoàn khi nghỉ giữa khoá** — B2 học phí khoá, C2 tổng buổi, D2 buổi đã học, E2 tỷ lệ hoàn, làm tròn nghìn:

```
=ROUND((C2 - D2) * B2 / C2 * E2; -3)
```

**Thử lại:** (24 − 10) × 3.600.000 ÷ 24 = 2.100.000đ phần chưa học; × 80% = **1.680.000đ**. Trước khi hoàn, trừ nợ cũ nếu có (hoàn = tiền hoàn − còn nợ), và lập biên bản quyết toán ghi rõ số buổi đã học, số tiền hoàn, hai bên ký.

**Bẫy: khoá trả trước được giảm giá:** Nếu khoá 24 buổi giá 3.600.000đ (150.000đ/buổi) trong khi giá lẻ là 180.000đ/buổi, nhiều nơi quy định buổi đã học tính theo giá lẻ: hoàn = 3.600.000 − 10 × 180.000 = 1.800.000đ, rồi mới áp tỷ lệ hoàn. Cách nào cũng được, miễn ghi trong phiếu đăng ký trước khi thu tiền.

## Chính sách nợ học phí quá hạn nên ghi những gì

Một trang nội quy học phí gửi kèm phiếu đăng ký đủ cho lớp nhỏ. Nên có sáu dòng:

1. **Hạn đóng:** ví dụ trước ngày 10 hằng tháng, hoặc trước buổi đầu của khoá.
2. **Cách đóng và nội dung chuyển khoản:** một tài khoản duy nhất, nội dung theo mã gia đình + kỳ.
3. **Phí trễ (nếu có):** số tiền cố định, áp sau bao nhiêu ngày, cộng vào phiếu kỳ sau. Không áp phí trễ chưa từng báo trước.
4. **Chia đợt:** khi nào được chia, tối đa mấy đợt.
5. **Giữ chỗ:** nợ quá bao nhiêu ngày thì kỳ sau chưa giữ chỗ — nhưng không đuổi học sinh khỏi buổi học giữa chừng, không nhắc nợ trước mặt học sinh hay trong nhóm Zalo chung của lớp.
6. **Bảo lưu, hoàn phí:** các quy ước ở phần trên.

**Phí trễ** cho phiếu kỳ sau, ví dụ 50.000đ khi phiếu còn nợ quá hạn trên 10 ngày:

```
=IF(AND(F2>0; G2>10); 50000; 0)
```

Nhắc nợ riêng tư là nguyên tắc quan trọng nhất: tin nhắn gửi riêng cho phụ huynh, không gửi cho học sinh, không đọc tên nhà nợ trong lớp. Thông tin công nợ là thông tin cá nhân của gia đình đó. Đang mở lớp và cần soạn nội quy từ đầu thì xem thêm [mở lớp dạy thêm tại nhà cần gì](https://www.hitava.cloud/blog/mo-lop-day-them-tai-nha).

→ [Mẫu Quản lý lớp học PRO làm sẵn phần bài này dựng tay: phiếu gộp gia đình cộng nợ kỳ trước, trừ tiền thừa, phí trễ; tiền thu tự trừ phiếu cũ nhất trước; tab Công nợ xếp ai nợ nhiều nhất, số kỳ nợ, quá hạn lâu nhất, lần nhắc gần nhất; Sổ buổi & Bảo lưu và Nhắc việc báo phiếu quá hạn. Trên Google Sheets có thêm mã QR, tin Zalo soạn sẵn, đối soát sao kê, quyết toán hoàn phí khi nghỉ học.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-lop-hoc-pro)

## Vòng thu học phí mỗi tháng: 5 việc, khoảng 30 phút

1. **Ngày 1–5:** chốt điểm danh kỳ trước, tạo phiếu kỳ mới (đã cộng nợ cũ, trừ bảo lưu), gửi phụ huynh.
2. **Mỗi 2–3 ngày:** tải sao kê, ghi các khoản vào tab Thu, kiểm dòng không có mã.
3. **Ngày 10 (hạn đóng):** nhắc nhẹ các nhà chưa đóng.
4. **Ngày 17 và 25:** lọc quá hạn 7 và 15 ngày, nhắn riêng hoặc gọi điện, ghi cột Đã nhắc.
5. **Cuối tháng:** xem tổng theo nhóm tuổi nợ; nhà nào trên 30 ngày thì hẹn gặp trước khi mở kỳ mới.

Muốn phụ huynh đóng đúng hạn hơn, gửi kèm phiếu một [báo cáo học tập](https://www.hitava.cloud/blog/bao-cao-hoc-tap-cho-phu-huynh) ngắn: phụ huynh thấy con học được gì sẽ ít trì hoãn hơn. Số buổi trên phiếu lấy từ sổ điểm danh — cách làm ở bài [điểm danh học sinh bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/cach-diem-danh-hoc-sinh-bang-google-sheets).

## Đọc tiếp

- [Quản lý lớp dạy thêm bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-lop-day-them-bang-google-sheets): Điểm danh, 4 cách tính học phí, lương giáo viên
- [Tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-ma-qr-chuyen-khoan-trong-google-sheets): Hàm IMAGE + VietQR, mã BIN ngân hàng
- [Quản lý công nợ khách hàng](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-no-khach-hang): Sổ chi tiết, tuổi nợ 0–30–60, hạn mức
- [Hướng dẫn cài Quản lý lớp học PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-lop-hoc-pro): Từng bước bằng chữ và hình

## Câu hỏi thường gặp về công nợ học phí

**Phụ huynh nói đã chuyển nhưng sổ ghi chưa thu thì làm sao?**

Xin ảnh giao dịch, tìm trong sao kê theo ngày và số tiền. Thường là chuyển nhầm nội dung (không có mã gia đình) nên chưa ai ghi. Tìm thấy thì ghi vào tab Thu với đúng ngày giao dịch, cột Còn nợ tự cập nhật. Không thấy trong sao kê thì nhờ phụ huynh kiểm số tài khoản đã chuyển.

**Anh chị em học cùng lớp có nên tách phiếu?**

Nên gộp một phiếu theo mã gia đình: một số tiền, một mã QR, một nội dung chuyển khoản. Chỉ tách khi bố mẹ muốn trả riêng từng con — khi đó đặt hai mã gia đình khác nhau.

**Học sinh nghỉ hẳn mà còn nợ thì sao?**

Quyết toán một lần: tiền hoàn (nếu có) trừ đi số còn nợ, ra số phụ huynh phải trả thêm hoặc trung tâm phải hoàn. Lập biên bản quyết toán hai bên ký. Khoản nợ còn lại vẫn để trên tab CongNo, đánh dấu đã nghỉ để không lẫn với học sinh đang học.

**Có nên cho nợ học phí sang tháng sau không?**

Được, nếu là ngoại lệ có hẹn ngày: ghi ngày hứa trả vào cột ghi chú và nhắc đúng ngày đó. Không nên để nợ quá hai kỳ liên tiếp mà không nói chuyện trực tiếp — nợ càng dài phụ huynh càng ngại trả.

**Tính tuổi nợ từ ngày phát phiếu hay từ hạn đóng?**

Từ hạn đóng. Phiếu phát ngày 5, hạn ngày 10 thì tới ngày 10 vẫn chưa quá hạn. Công thức trong bài lấy ngày chốt trừ hạn đóng, phiếu chưa tới hạn hiện nhóm "Chưa tới hạn".

**Công thức có chạy trên Excel không?**

Có. SUMIFS, COUNTIFS, MAXIFS, MIN, MAX đều có trong Excel 2019 trở lên (MAXIFS cần Excel 2019 hoặc Microsoft 365). Máy để vùng Hoa Kỳ thì đổi dấu chấm phẩy thành dấu phẩy.

Video: [Quản lý trung tâm dạy thêm bằng Google Sheets: điểm danh, học phí QR, lương giáo viên](https://youtu.be/yaBEju1QoYg)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-lop-hoc-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-no-hoc-phi