# Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công việc khi nghỉ việc, hồ sơ tài liệu (chép được)

Biên bản bàn giao là văn bản ghi lại ai giao, ai nhận, giao những gì, tình trạng ra sao và vào ngày nào, có chữ ký của cả hai bên. Một biên bản dùng được cần đủ 7 mục: số và ngày, căn cứ, bên giao, bên nhận, danh mục bàn giao có tình trạng, tồn đọng và cam kết, chữ ký. Bài này có mẫu chép được cho ba loại hay gặp — tài sản, công việc khi nghỉ việc, hồ sơ tài liệu — kèm cách lưu và cách theo dõi bàn giao trên Google Sheets.

Đăng 2026-10-20 · 13 phút đọc · Biên bản bàn giao, Nghỉ việc, Hành chính, Lưu trữ, Google Sheets

Video: https://youtu.be/T-bXwGvtEEM

## Biên bản bàn giao gồm những mục gì

Không có mẫu biên bản bàn giao "chuẩn" bắt buộc cho doanh nghiệp tư nhân — công ty tự soạn theo nội quy. Nhưng thiếu một trong các mục dưới đây thì biên bản gần như vô dụng khi có tranh cãi:

| Mục | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| 1. Số, ngày, nơi lập | Số: 14/BB-HTV · Hà Nội, ngày 16/10/2026 | Tra lại được trong sổ văn bản |
| 2. Căn cứ | Quyết định nghỉ việc, điều chuyển, cấp phát tài sản… | Biết vì sao có cuộc bàn giao |
| 3. Bên giao | Họ tên, chức danh, bộ phận | Xác định trách nhiệm trước thời điểm giao |
| 4. Bên nhận (và người chứng kiến) | Họ tên, chức danh; thường là quản lý trực tiếp chứng kiến | Xác định trách nhiệm sau thời điểm giao |
| 5. Danh mục bàn giao | STT, tên, mã/số serial, số lượng, **tình trạng**, ghi chú | Phần quan trọng nhất; không có tình trạng thì không đòi được hư hỏng |
| 6. Tồn đọng, cam kết | Việc chưa xong, thiếu gì, hạn bổ sung, hỗ trợ sau bàn giao | Chốt những gì chưa giao đủ |
| 7. Số bản, chữ ký | Lập mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản; ký và ghi rõ họ tên | Không ký thì chỉ là danh sách |

Số biên bản nên đánh theo sổ văn bản của công ty. Theo cách viết tắt của văn bản hành chính, biên bản dùng ký hiệu **BB**, ví dụ 14/BB-HTV — cách ghép số và ký hiệu xem ở bài [cách đánh số và lưu trữ văn bản](https://www.hitava.cloud/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban).

![Mẫu biên bản bàn giao công việc số 14/BB-HTV ngày 16/10/2026: căn cứ quyết định chấm dứt hợp đồng, bên giao Nguyễn Thị Lan, bên nhận Trần Văn Hùng, chứng kiến Phạm Thu Hà, bảng 5 dòng laptop, sổ quỹ, chứng từ thuế quý III, việc đối chiếu công nợ, tài khoản phần mềm, mục tồn đọng và ba ô ký](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bien-ban-ban-giao/mau-bien-ban.webp)
*Một trang là đủ cho phần lớn cuộc bàn giao; danh mục dài thì đưa sang phụ lục và ký nháy từng trang.*

## Mẫu biên bản bàn giao tài sản, thiết bị

Dùng khi cấp phát laptop, điện thoại, thẻ ra vào, chìa khoá cho nhân viên mới, khi thu hồi lúc nghỉ việc, hoặc khi chuyển tài sản giữa hai bộ phận. Mấu chốt là **mã tài sản hoặc số serial** và **tình trạng lúc giao** — "laptop Dell" không đủ để phân biệt với chiếc laptop Dell khác.

Chép vào Google Tài liệu hoặc Word, thay phần trong ngoặc vuông:

```
[TÊN CÔNG TY]                      CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: [..]/BB-[viết tắt]                    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

              BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN
                 [Nơi lập], ngày .. tháng .. năm ....

Căn cứ: [Quyết định cấp phát / thu hồi số .., đề nghị của ..]
Hôm nay, tại [địa điểm], chúng tôi gồm:
Bên giao: [Họ tên] – [Chức danh] – [Bộ phận]
Bên nhận: [Họ tên] – [Chức danh] – [Bộ phận]
Người chứng kiến: [Họ tên] – [Chức danh]

Cùng tiến hành bàn giao các tài sản sau:
STT | Tên tài sản | Mã TS / Serial | SL | Tình trạng | Phụ kiện kèm theo
1   | Laptop Dell Latitude | TS-LT-018 / [serial] | 1 | Hoạt động tốt, trầy nhẹ nắp | Sạc, túi
2   | Thẻ ra vào | 0231 | 1 | Còn dùng được | 

Kể từ thời điểm ký, Bên nhận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản
theo nội quy công ty.
Biên bản lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

   BÊN GIAO              BÊN NHẬN             NGƯỜI CHỨNG KIẾN
(ký, ghi rõ họ tên)   (ký, ghi rõ họ tên)   (ký, ghi rõ họ tên)
```

- **Ghi tình trạng cụ thể**: "trầy nhẹ nắp, pin còn khoảng 3 giờ" tốt hơn "bình thường". Chụp 2–3 ảnh tài sản lúc giao và lưu cùng bản scan biên bản.
- **Thiết bị có dữ liệu** (laptop, điện thoại): ghi thêm đã sao lưu dữ liệu công việc chưa, đã đăng xuất tài khoản cá nhân, đã xoá dữ liệu cá nhân của người giao chưa.
- **Tài sản giao thiếu hoặc hư**: ghi rõ ở mục tồn đọng, không gạch bỏ khỏi danh mục. Việc bồi thường (nếu có) xử lý riêng theo nội quy và luật lao động — xem phần pháp lý bên dưới.

## Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Bàn giao công việc khó hơn bàn giao tài sản vì phần lớn thứ cần giao không cầm nắm được: việc đang dở, khách đang chăm sóc, mật khẩu, thư mục trên Drive. Danh mục nên chia theo nhóm:

| Nhóm | Ghi gì trong biên bản | Ví dụ |
|---|---|---|
| Việc đang làm | Tên việc, tiến độ, hạn, file ở đâu, ai cần báo | Đối chiếu công nợ 12 khách, hạn 31/10, file trên Drive |
| Việc định kỳ | Tần suất, các bước, mẫu dùng | Nộp báo cáo bán hàng thứ Hai hằng tuần |
| Đầu mối, khách hàng | Tên, số điện thoại, đang trao đổi gì | Đại lý Hồng Nhung chờ báo giá đợt 11 |
| Hồ sơ, tài liệu | Mã hồ sơ, số tờ, bản gốc/bản sao, nơi lưu | Chứng từ thuế quý III, hộp HS-KT-07, 214 tờ |
| Tài khoản, quyền truy cập | Tên hệ thống, đã chuyển quyền / khoá / đổi mật khẩu | Phần mềm kế toán: đã đổi mật khẩu, chuyển quyền quản trị |
| Tài sản | Như mẫu bàn giao tài sản | Laptop TS-LT-018, thẻ ra vào 0231 |

**Không ghi mật khẩu vào biên bản:** Biên bản được in, scan và lưu nhiều nơi. Chỉ ghi "đã đổi mật khẩu", "đã chuyển chủ sở hữu thư mục cho …". Mật khẩu mới giao trực tiếp hoặc qua trình quản lý mật khẩu của công ty, và người nhận đổi lại ngay sau khi nhận.

Nên bắt đầu bàn giao **ngay khi có quyết định nghỉ việc**, không đợi ngày làm việc cuối. Người nghỉ tự liệt kê danh mục trước, quản lý trực tiếp bổ sung, rồi giao từng nhóm trong vài ngày; ngày cuối chỉ còn ký. Biên bản bàn giao công việc thường ký ba bên: người nghỉ, người nhận việc và quản lý trực tiếp.

## Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu

Dùng khi văn thư nhận hồ sơ từ phòng ban để lưu kho, khi chuyển hồ sơ giữa hai người phụ trách, hoặc khi giao chứng từ cho kế toán. Danh mục cần thêm vài cột so với bàn giao tài sản:

| Cột | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mã hồ sơ | HN-HĐ-2026-0005 | Lấy theo sổ đăng ký hồ sơ, không tự đặt tên mới |
| Tên hồ sơ | Hồ sơ hợp đồng với Công ty A |  |
| Số tờ / số tập | 214 tờ, 1 hộp | Đếm trước khi ký, tránh thất lạc sau này |
| Bản gốc hay bản sao | Bản gốc | Bản gốc hợp đồng, chứng từ kế toán phải ghi rõ |
| Thời gian tài liệu | 01/2026 – 09/2026 | Giúp tìm lại khi hết hạn lưu |
| Nơi lưu sau bàn giao | Kho HN – Tầng 3, tủ 07 | Người sau tìm được ngay |

Hồ sơ đã có số đến, số đi trong sổ thì ghi đúng số đó vào biên bản — cách lập sổ ở bài [quản lý công văn đi đến bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel). Bản điện tử nên nằm cùng một chỗ với bản scan biên bản, theo cấu trúc thư mục ở bài [lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google Drive](https://www.hitava.cloud/blog/luu-tru-ho-so-dien-tu-google-drive).

## Ai ký biên bản bàn giao và lưu ở đâu

| Loại bàn giao | Ai ký | Số bản | Lưu ở đâu |
|---|---|---|---|
| Tài sản cấp phát / thu hồi | Người giao, người nhận; hành chính hoặc kế toán tài sản chứng kiến | 02 | Hồ sơ tài sản + bản của nhân viên |
| Công việc khi nghỉ việc | Người nghỉ, người nhận việc, quản lý trực tiếp | 03 | Hồ sơ nhân sự của người nghỉ, bộ phận, người nghỉ giữ 01 |
| Hồ sơ, tài liệu | Người giao, người nhận (văn thư, lưu trữ) | 02 | Hồ sơ lưu trữ + bộ phận giao |
| Chuyển việc giữa hai bộ phận | Hai người, hai trưởng bộ phận | 02–03 | Mỗi bộ phận một bản |

- **Ký đủ, ghi rõ họ tên, ký nháy từng trang** nếu biên bản dài hơn một trang hoặc có phụ lục.
- **Scan ngay sau khi ký**, đặt tên tệp theo số biên bản (14-BB-HTV_ban-giao-cong-viec_NguyenThiLan.pdf) và để link trong file theo dõi.
- **Thời gian giữ**: biên bản liên quan tới người lao động nên giữ cùng hồ sơ nhân sự; biên bản giao chứng từ kế toán giữ theo thời hạn của chứng từ đó. Cách xác định thời hạn lưu ở bài [cách đánh số và lưu trữ văn bản](https://www.hitava.cloud/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban).

## Bàn giao khi nghỉ việc: luật quy định gì

Bộ luật Lao động 2019 không có điều nào bắt buộc phải lập "biên bản bàn giao công việc". Nghĩa vụ bàn giao thường nằm trong hợp đồng lao động, nội quy hoặc quy chế công ty. Những điều luật liên quan trực tiếp tới cuộc bàn giao khi nghỉ việc:

*Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021. Điều khoản dẫn theo bản gốc; kiểm tra lại văn bản hợp nhất mới nhất trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.*

| Nội dung | Quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thanh toán khi chấm dứt hợp đồng | Hai bên thanh toán đủ các khoản trong **14 ngày làm việc**; kéo dài tối đa 30 ngày trong một số trường hợp (công ty chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, sáp nhập, thiên tai, dịch bệnh…) | Điều 48 khoản 1 |
| Sổ BHXH và giấy tờ | Công ty hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng bản chính giấy tờ khác đang giữ của người lao động; cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc khi người lao động yêu cầu | Điều 48 khoản 3 |
| Giữ giấy tờ gốc | Công ty không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động | Điều 17 |
| Làm hư, mất tài sản | Người lao động làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản có thể phải bồi thường theo quy định; mức tuỳ lỗi, giá trị thiệt hại và nội quy | Điều 129 |
| Khấu trừ lương để bồi thường | Không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng (sau BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN); người lao động được biết lý do | Điều 102 |

**Không lấy bàn giao làm lý do giữ sổ BHXH, giữ lương:** Điều 48 không đặt điều kiện "bàn giao xong mới trả". Người nghỉ chưa bàn giao đủ thì công ty ghi vào biên bản phần còn thiếu và xử lý theo nội quy, bồi thường nếu có thiệt hại — nhưng vẫn phải trả các khoản và sổ BHXH đúng hạn. Khoản trợ cấp thôi việc và cách tính xem ở bài [cách tính trợ cấp thôi việc](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tro-cap-thoi-viec).

Ngày nghỉ việc, lý do nghỉ và bản scan biên bản bàn giao nên được ghi vào hồ sơ nhân sự ngay trong tuần — xem [quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets).

## Cách theo dõi bàn giao trên Google Sheets

Biên bản giấy cho biết đã ký gì; file theo dõi cho biết **còn gì chưa giao**. Khi một người nghỉ có 8–15 hạng mục rải ra nhiều người nhận, bảng tính giúp không sót. Tab Bàn giao, mỗi hạng mục một dòng: A Số biên bản, B Loại, C Hạng mục, D Số lượng, E Tình trạng, F Bên giao, G Bên nhận, H Hạn, I Đã nhận (ô đánh dấu), J Trạng thái, K Link bản scan.

![Bảng theo dõi biên bản 14/BB-HTV trên Google Sheets: 8 hạng mục gồm laptop, thẻ ra vào, chìa khoá tủ, sổ quỹ, chứng từ thuế, việc đối chiếu công nợ, thư mục Drive, phần mềm kế toán; 6 dòng Đã nhận, thư mục Drive hạn 19/10 Quá hạn, phần mềm kế toán hạn 23/10 Chờ nhận; tiến độ 6/8 bằng 75%](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bien-ban-ban-giao/theo-doi.webp)
*Cột A (số biên bản), D, E, F, K được ẩn khỏi hình. Ô đánh dấu: chọn cột I › Chèn › Hộp kiểm.*

**Trạng thái từng hạng mục** (J2, kéo xuống) — đã đánh dấu thì Đã nhận, quá hạn mà chưa đánh dấu thì Quá hạn:

```
=IF(I2=TRUE; "Đã nhận"; IF(TODAY()>H2; "Quá hạn"; "Chờ nhận"))
```

**Tiến độ một biên bản** (ô nào cũng được, định dạng phần trăm):

```
=COUNTIFS($A$2:$A$500; "14/BB-HTV"; $I$2:$I$500; TRUE) / COUNTIF($A$2:$A$500; "14/BB-HTV")
```

**Thử lại**: biên bản 14/BB-HTV có 8 dòng, 6 dòng ô I đã đánh dấu → 6 ÷ 8 = **75%**. Dòng thư mục Drive hạn 19/10, hôm nay 20/10, chưa đánh dấu → TODAY() > H2 đúng → **Quá hạn**. Dòng phần mềm kế toán hạn 23/10 → **Chờ nhận**.

**Danh sách mọi hạng mục còn quá hạn** của mọi biên bản, để gửi nhắc mỗi sáng:

```
=FILTER(A2:H500; J2:J500 = "Quá hạn")
```

- Thêm định dạng có điều kiện: J = "Quá hạn" tô đỏ, "Chờ nhận" tô vàng.
- Chỉ cho người nhận sửa cột I của dòng mình, khoá các cột công thức — cách làm ở bài [khoá ô công thức Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets).
- Ngày hạn phải là ngày thật, không phải chữ, nếu không TODAY()>H2 sẽ sai — xem [sửa lỗi ngày tháng](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

![Ảnh giới thiệu cổng xử lý trên điện thoại của Quản lý hồ sơ và văn bản PRO: màn nhập PIN, danh sách Chờ tôi duyệt và màn Bàn giao cho tôi có hồ sơ HN-DA-2026-0005 trạng thái Chờ bàn giao, kèm ghi chú link riêng và PIN, mỗi lần bàn giao một dòng ở tab Lưu trữ và bàn giao](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bien-ban-ban-giao/duyet-ban-giao.webp)
*Với bàn giao hồ sơ: người nhận bấm xác nhận đã nhận trên điện thoại, giờ xác nhận ghi theo máy chủ (dữ liệu demo).*

→ [Nếu phần bạn cần theo dõi chủ yếu là hồ sơ, văn bản: Quản lý hồ sơ & văn bản PRO có tab Lưu trữ & bàn giao ghi nơi lưu, mã hộp/tủ, thời hạn lưu, lịch sử bàn giao; trên Google Sheets người nhận xác nhận đã nhận qua link riêng + PIN trên điện thoại, email 7:00 nhắc hồ sơ chờ nhận bàn giao, nhật ký ghi mọi thay đổi. Mẫu theo dõi hồ sơ, không phải sổ tài sản.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro)

## Đọc tiếp

Bàn giao khi nghỉ việc đi cùng việc chốt hồ sơ nhân sự và tính các khoản cuối cùng. Nếu công ty dùng Quản lý nhân sự PRO, ngày nghỉ việc và lý do nghỉ ghi ở dòng của nhân viên trong tab Danh sách NV, cùng chỗ với hợp đồng và thâm niên.

- [Cách tính trợ cấp thôi việc](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tro-cap-thoi-viec): Thời gian tính, lương bình quân, công thức
- [Cách đánh số và lưu trữ văn bản](https://www.hitava.cloud/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban): Số, ký hiệu, thời hạn lưu
- [Lưu trữ hồ sơ điện tử trên Google Drive](https://www.hitava.cloud/blog/luu-tru-ho-so-dien-tu-google-drive): Thư mục, tên tệp, phân quyền
- [Quản lý công văn đi đến bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel): Sổ văn bản đến, đi và nhắc hạn

## Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao

**Biên bản bàn giao có cần đóng dấu không?**

Không bắt buộc. Biên bản bàn giao nội bộ chỉ cần chữ ký và họ tên của các bên. Đóng dấu khi biên bản giao giữa hai công ty (giao hàng, giao tài sản thuê) hoặc khi nội quy công ty yêu cầu.

**Nhân viên nghỉ ngang không bàn giao thì làm sao?**

Lập biên bản ghi nhận việc không bàn giao, có quản lý và một người chứng kiến ký, liệt kê tài sản, hồ sơ chưa thu hồi. Gửi văn bản yêu cầu bàn giao kèm hạn. Thiệt hại thực tế (nếu có) xử lý theo nội quy và Điều 129 Bộ luật Lao động; các khoản phải trả và sổ BHXH vẫn theo Điều 48.

**Biên bản bàn giao làm mấy bản?**

Thường 02 bản, mỗi bên giữ một. Bàn giao công việc khi nghỉ việc nên làm 03 bản: người nghỉ, bộ phận nhận việc, hồ sơ nhân sự. Ghi rõ số bản ở cuối biên bản.

**Bàn giao bằng file điện tử có được không?**

Được, miễn là xác định được ai đã giao, ai đã nhận và vào lúc nào — ví dụ biên bản PDF ký số, hoặc xác nhận đã nhận trong hệ thống có lưu thời gian. Với tài sản giá trị lớn hoặc hồ sơ gốc, nhiều công ty vẫn giữ thêm bản giấy có chữ ký tay.

**Có được giữ lương tháng cuối cho tới khi bàn giao xong không?**

Luật không cho phép lấy việc bàn giao làm điều kiện để chậm thanh toán: các khoản phải trả trong 14 ngày làm việc (tối đa 30 ngày trong một số trường hợp) theo Điều 48. Nếu có thiệt hại, công ty chỉ được khấu trừ lương trong giới hạn của Điều 102.

**Mẫu biên bản bàn giao tài sản và công việc có gộp chung được không?**

Được. Với người nghỉ việc, một biên bản chia nhóm (việc đang làm, hồ sơ, tài khoản, tài sản) như mẫu trong bài là gọn nhất. Chỉ tách riêng khi tài sản do bộ phận khác quản lý và cần ký với người khác.

## Nguồn

- [Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) — Điều 17, 48, 102, 129](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx)
- [Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH năm 2026 — Bộ luật Lao động](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Integrated-document-18-VBHN-VPQH-2026-The-Labor-Code-699248.aspx)
- [LuatVietnam — Tự ý nghỉ việc có lấy lại được sổ BHXH (khoản 3 Điều 48)](https://luatvietnam.vn/bao-hiem/tu-y-nghi-viec-co-lay-lai-duoc-so-bao-hiem-xa-hoi-563-21681-article.html)
- [LuatVietnam — Gây thiệt hại cho công ty, người lao động bồi thường thế nào (Điều 129)](https://luatvietnam.vn/lao-dong-tien-luong/boi-thuong-thiet-hai-cho-cong-ty-562-19194-article.html)
- [Thư viện Pháp luật — Điều kiện khấu trừ lương của người lao động (Điều 102)](https://thuvienphapluat.vn/lao-dong-tien-luong/dieu-kien-khau-tru-luong-cua-nguoi-lao-dong-la-gi-55580.html)
- [Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư — Phụ lục III chữ viết tắt (Biên bản: BB)](https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-30-2020-nd-cp-30858.htm)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro
- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-nhan-su-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/mau-bien-ban-ban-giao