# Mẫu báo giá Excel, Google Sheets: nội dung cần có, công thức VAT, số tiền bằng chữ

Một mẫu báo giá Excel hay Google Sheets dùng được cần 6 phần: thông tin bên bán, số và ngày báo giá kèm hạn hiệu lực, bảng hàng, phần tổng có giảm giá và VAT, số tiền bằng chữ, và điều khoản. Bài này đi qua từng phần với một ví dụ số cụ thể, công thức chép được (số báo giá tự tăng, thành tiền, VAT), cách đọc số thành chữ trên Google Sheets, xuất PDF và theo dõi báo giá sau khi gửi.

Đăng 2026-10-30 · 12 phút đọc · Báo giá, Bán hàng, Google Sheets, Excel, Công thức

Video: https://youtu.be/cB7VShWZTR0

## Một báo giá cần có những gì

Báo giá không phải hoá đơn: nó là lời chào giá có thời hạn, để khách so sánh và duyệt. Nhưng khách doanh nghiệp thường chuyển thẳng báo giá cho kế toán hoặc sếp duyệt, nên thiếu một thông tin là bị hỏi lại — và chậm một vòng.

![Báo giá nội thất văn phòng đánh số 6 phần: bên bán có MST, số BG26-014 ngày 30/10/2026 hiệu lực đến 14/11/2026, bảng 4 dòng hàng, tổng 22.680.000đ sau giảm và VAT 8%, bằng chữ, điều khoản thanh toán giao hàng bảo hành](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bao-gia-excel-google-sheets/cau-truc-bao-gia.webp)
*Ví dụ dùng xuyên suốt bài: 4 dòng hàng, giảm thêm 530.000đ, VAT 8%.*

| Phần | Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|---|
| 1. Bên bán | Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, người phụ trách | Khách cần để xuất hoá đơn và liên hệ |
| 2. Số, ngày, hiệu lực, khách | Số báo giá, ngày lập, hiệu lực đến ngày, tên khách và người nhận | Hai bên nói cùng một báo giá; giá không bị giữ mãi |
| 3. Bảng hàng | STT, tên hàng/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, giảm, thành tiền | Khách kiểm được từng dòng |
| 4. Tổng | Cộng tiền hàng, giảm thêm, tiền VAT (ghi thuế suất), tổng thanh toán | Tránh hiểu nhầm giá đã gồm VAT hay chưa |
| 5. Bằng chữ | Tổng thanh toán đọc thành chữ | Thói quen của kế toán, khó sửa số |
| 6. Điều khoản | Thanh toán, thời gian giao, bảo hành, chi phí vận chuyển | Chỗ hay phát sinh tranh cãi sau khi chốt |

**Ghi rõ giá đã gồm VAT hay chưa:** "Giá 950.000đ" mà không ghi gì thì khách hiểu là giá cuối, bạn hiểu là chưa thuế — chênh 8–10% ngay từ đầu. Cách an toàn: đơn giá ghi "chưa gồm VAT", rồi có dòng tiền VAT riêng như ví dụ.

## Công thức đánh số báo giá tự động

Giữ một bảng **Danh sách báo giá**, mỗi báo giá một dòng: A Số báo giá, B Ngày, C Khách, D Tổng, E Trạng thái, F Hiệu lực đến. Số báo giá tự sinh từ ngày lập.

**Số đơn giản** — BG-0001, BG-0002… theo thứ tự dòng (A2, kéo xuống):

```
=IF(B2=""; ""; "BG-" & TEXT(ROW()-1; "0000"))
```

**Số đánh lại từ đầu mỗi năm** — BG26-001, BG26-002…, sang 2027 thành BG27-001. Hàm đếm số báo giá cùng năm tính tới dòng hiện tại:

```
=IF(B2=""; ""; "BG" & TEXT(B2; "yy") & "-" & TEXT(COUNTIFS(B$2:B2; ">=" & DATE(YEAR(B2); 1; 1); B$2:B2; "<" & DATE(YEAR(B2)+1; 1; 1)); "000"))
```

Thử: báo giá thứ 14 lập trong năm 2026, ngày 30/10/2026 → TEXT(B2;"yy") = "26", COUNTIFS đếm được 14 → **BG26-014**.

**Số đã gửi khách thì phải đứng yên:** Hai công thức trên đếm theo vị trí dòng: xoá hay sắp xếp lại một dòng phía trên là số của các báo giá sau đổi theo — BG26-014 khách đang cầm bỗng thành BG26-013 trong file. Sau khi gửi, chép ô số báo giá rồi dán đặc biệt "chỉ giá trị" để khoá số lại, và đừng xoá dòng, chỉ đổi trạng thái thành "Huỷ".

**Hiệu lực đến** — 15 ngày kể từ ngày lập (30/10/2026 → 14/11/2026). Muốn tính theo ngày làm việc thì dùng WORKDAY(B2; 10):

```
=IF(B2=""; ""; B2 + 15)
```

## Công thức thành tiền và giảm giá

Đơn giá nên lấy từ một bảng **Sản phẩm** (A Mã, B Tên, C Đơn vị, D Đơn giá, E Giảm tối đa) thay vì gõ tay mỗi lần — vừa nhanh vừa tránh báo nhầm giá cũ. Trên tờ báo giá, bảng hàng có các cột: B Mã SP, C Tên, D ĐVT, E SL, F Đơn giá, G Giảm %, H Thành tiền, bắt đầu từ dòng 12.

**Tên và đơn giá** tự điền khi gõ mã sản phẩm (đổi cột B thành C, D để lấy tên, đơn giá):

```
=IF(B12=""; ""; XLOOKUP(B12; SanPham!A:A; SanPham!D:D; "Không có mã"))
```

**Thành tiền** = SL × Đơn giá × (1 − Giảm %), làm tròn đồng. Dòng ghế xoay: 6 × 950.000 × (1 − 10%) = 5.130.000:

```
=IF(E12=""; ""; ROUND(E12 * F12 * (1 - N(G12)); 0))
```

**Cảnh báo giảm quá mức** cho phép của sản phẩm — hữu ích khi nhiều nhân viên cùng làm báo giá:

```
=IF(N(G12) > XLOOKUP(B12; SanPham!A:A; SanPham!E:E; 0); "Giảm quá mức cho phép"; "")
```

Giảm giá có hai tầng: **giảm theo dòng** (cột G, như 10% cho ghế) và **giảm thêm trên cả báo giá** (một khoản tiền hoặc một %). Ví dụ giảm thêm 530.000đ để tiền trước thuế tròn 21.000.000đ. Dù dùng tầng nào, VAT luôn tính trên số tiền **sau** giảm.

**Đơn giá dán từ nơi khác ra tổng bằng 0?:** Bảng giá chép từ web hay file PDF thường thành chữ chứ không phải số ("1.850.000" nằm sát mép trái), nên thành tiền và tổng ra 0. Cách sửa ở bài [sửa lỗi SUM bằng 0 trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-sum-bang-0-trong-google-sheets).

## Tính VAT trên báo giá: 8% hay 10%?

Từ 01/7/2025, **Luật Thuế giá trị gia tăng 2024** (48/2024/QH15) có ba mức thuế suất 0%, 5% và 10%; 10% là mức phổ thông cho hàng hoá, dịch vụ không thuộc hai mức kia. Song song, **Nghị quyết 204/2025/QH15** giảm 2% thuế suất cho nhóm đang chịu 10% — **còn 8%** — từ 01/7/2025 đến **hết 31/12/2026**, trừ một số nhóm như viễn thông, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, sản phẩm kim loại, khai khoáng (trừ than), hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ xăng). Danh mục chi tiết nằm trong phụ lục Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

**Tổng phần cuối báo giá** (H27 cộng, H28 giảm thêm, G29 thuế suất, H29 tiền VAT, H30 tổng). Với ví dụ: (21.530.000 − 530.000) × 8% = 1.680.000; tổng 22.680.000:

```
H27: =SUM(H12:H25)
H29: =ROUND((H27 - H28) * G29; 0)
H30: =H27 - H28 + H29
```

![So sánh cùng báo giá tiền trước thuế 21.000.000đ: VAT 8% là 1.680.000, tổng 22.680.000; VAT 10% là 2.100.000, tổng 23.100.000, chênh 420.000đ](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bao-gia-excel-google-sheets/vat-8-10.webp)
*Cùng 21.000.000đ trước thuế, hai thuế suất chênh nhau 420.000đ trên tổng.*

- **Giả định trong ví dụ:** cả 4 dòng thuộc diện được giảm còn 8%. Hàng của bạn có thuộc diện hay không, đối chiếu phụ lục Nghị định 174/2025/NĐ-CP hoặc hỏi kế toán.
- **Một báo giá nhiều thuế suất:** thêm cột thuế suất cho từng dòng và cộng tiền VAT theo từng mức, thay vì một ô G29 chung.
- **Báo giá lập cuối năm 2026, còn hiệu lực sang 2027:** thuế suất áp theo thời điểm xuất hoá đơn. Nếu không có chính sách giảm tiếp, hoá đơn từ 01/01/2027 về lại 10% — ghi rõ "giá chưa gồm VAT, VAT theo thuế suất tại thời điểm xuất hoá đơn".
- **Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu:** không tách dòng VAT 8%/10% như doanh nghiệp khấu trừ; hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế cách ghi giá cho đúng.

## Số tiền bằng chữ trong Excel và Google Sheets

Đây là phần khó nhất, nói thẳng: **cả Excel lẫn Google Sheets đều không có hàm đọc số thành chữ tiếng Việt**. Công thức lồng thuần tuý thì dài hàng trăm ký tự và hay sai ở các chỗ như "linh", "mốt", "lăm", "không trăm". Có ba cách thực tế:

1. **Google Sheets:** thêm một hàm tự viết bằng Apps Script (đoạn mã dưới đây), rồi dùng như hàm thường.
2. **Excel:** dùng macro VBA hoặc một add-in đọc số tiền; file phải lưu dạng .xlsm và người nhận phải bật macro.
3. **Gõ tay** ô bằng chữ sau khi chốt tổng — chậm nhưng không cần cài gì; nhớ đọc lại khi sửa số.

Cách cài trên Google Sheets: mở file → **Tiện ích mở rộng → Apps Script** → xoá nội dung có sẵn, dán đoạn mã → bấm Lưu. Quay lại trang tính, gõ =DOCSO(H30). Với tổng 22.680.000 kết quả là "Hai mươi hai triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng".

Hàm DOCSO cho Google Sheets — đã thử với 1.005 (một nghìn không trăm linh năm), 21 (hai mươi mốt), 115 (một trăm mười lăm), 1.001.000, 502.000.200:

```
/**
 * Đọc số tiền (dưới 1.000 tỷ) thành chữ. Dùng trong ô: =DOCSO(H30)
 * @customfunction
 */
function DOCSO(n) {
  n = Math.round(Number(n));
  if (!isFinite(n) || Math.abs(n) >= 1e12) return '';
  if (n === 0) return 'Không đồng';
  var so = ['không','một','hai','ba','bốn','năm','sáu','bảy','tám','chín'];
  var donVi = ['', ' nghìn', ' triệu', ' tỷ'];
  function ba(x, du) {               // đọc 3 chữ số; du = có nhóm đứng trước
    var t = Math.floor(x / 100), c = Math.floor(x % 100 / 10), d = x % 10, s = [];
    if (du || t) s.push(so[t] + ' trăm');
    if (c > 1) s.push(so[c] + ' mươi');
    else if (c === 1) s.push('mười');
    else if (d && (du || t)) s.push('linh');
    if (d === 1 && c > 1) s.push('mốt');
    else if (d === 5 && c > 0) s.push('lăm');
    else if (d) s.push(so[d]);
    return s.join(' ');
  }
  var am = n < 0, nhom = [], kq = [];
  n = Math.abs(n);
  while (n > 0) { nhom.push(n % 1000); n = Math.floor(n / 1000); }
  for (var i = nhom.length - 1; i >= 0; i--) {
    if (nhom[i] === 0) continue;
    kq.push(ba(nhom[i], i < nhom.length - 1) + donVi[i]);
  }
  var s = (am ? 'âm ' : '') + kq.join(' ') + ' đồng';
  return s.charAt(0).toUpperCase() + s.slice(1);
}
```

Hàm tự viết chỉ chạy trong file đã cài; tải file về dạng .xlsx thì ô đó thành giá trị tĩnh. Đọc lại một hai báo giá đầu tiên trước khi gửi khách.

## Xuất báo giá ra PDF và gửi khách

1. Đặt tờ báo giá ở một tab riêng, chỉ phần cần in; bỏ đường lưới (Xem → Hiện → bỏ Đường lưới).
2. **Google Sheets:** Tệp → Tải xuống → PDF. Chọn "Trang tính hiện tại" hoặc "Các ô đã chọn", khổ A4 dọc, tỷ lệ "Vừa với chiều rộng", lề Bình thường.
3. **Excel:** chọn vùng in (Bố trí trang → Vùng in → Đặt vùng in), Thu nhỏ vừa 1 trang rộng, rồi Tệp → Xuất → Tạo PDF/XPS.
4. Đặt tên tệp có số báo giá và khách: BG26-014_MinhPhat.pdf — sau này tìm lại chỉ cần gõ số.
5. Gửi qua email hoặc Zalo, rồi đổi trạng thái thành "Đã gửi" và ghi ngày gửi.

![Báo giá in A4 số BG-0001 ngày 08/07/2026 hiệu lực đến 23/07/2026: 12 dòng sản phẩm dịch vụ có giảm 5–10%, cộng tiền hàng 464.815.000đ, VAT 37.185.200đ, tổng 502.000.200đ, bằng chữ, điều khoản thanh toán, chữ ký đại diện bên bán](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bao-gia-excel-google-sheets/bao-gia-pdf.webp)
*Báo giá PDF tạo từ mẫu Quản lý Lead & Bán hàng PRO (dữ liệu mẫu): VAT 8% trên 464.815.000đ = 37.185.200đ, kèm bằng chữ.*

→ [Quản lý Lead & Bán hàng PRO có sẵn tab Sản phẩm (đơn giá, giảm tối đa), Báo giá và Chi tiết báo giá với số BG-xxxx, cảnh báo giảm quá mức, VAT mặc định và hiệu lực mặc định đặt ở Cài đặt, trang In báo giá A4. Trên Google Sheets, hộp thoại báo giá tạo PDF có số tiền bằng chữ, lưu vào Drive và gửi email cho khách đã đồng ý nhận liên lạc.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-lead-ban-hang-pro)

## Theo dõi báo giá sau khi gửi

Phần lớn báo giá không bị từ chối — chúng bị **quên**. Khách nhận báo giá, nói "để chị xem", rồi không ai gọi lại cho tới khi hết hiệu lực. Bảng Danh sách báo giá có cột Trạng thái (Nháp, Đã gửi, Chấp nhận, Từ chối) và Hiệu lực đến là đủ để biết hôm nay cần gọi ai.

**Cần gọi lại:** báo giá đã gửi, còn hiệu lực và sắp hết hạn trong 2 ngày (E Trạng thái, F Hiệu lực đến):

```
=IF(AND(E2="Đã gửi"; F2 >= TODAY(); F2 - TODAY() <= 2); "Gọi lại"; "")
```

- **Sau 2–3 ngày:** hỏi khách đã xem chưa, có dòng nào cần chỉnh.
- **Trước hạn 1–2 ngày:** nhắc hạn hiệu lực — lý do chính đáng để gọi mà không bị coi là ép.
- **Khi thua:** ghi lý do (giá, thời gian giao, chọn bên khác). Sau vài chục báo giá, cột này cho biết bạn thua vì đâu.

![Hộp thoại báo giá trên Google Sheets: danh sách BG-0001 tới BG-0020 kèm tổng tiền, báo giá BG-0001 của lead L-0001 trạng thái Chấp nhận, ngày, hiệu lực đến, giảm thêm, VAT 8, các dòng hàng có cảnh báo Giảm quá mức](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bao-gia-excel-google-sheets/hop-thoai-bao-gia.webp)
*Hộp thoại báo giá trong mẫu PRO (Apps Script): mỗi báo giá gắn với một lead, có trạng thái và cảnh báo giảm quá mức.*

Báo giá là một bước trong phễu bán hàng — cách dựng danh sách khách, chấm điểm và nhắc gọi lại có ở bài [quản lý khách hàng tiềm năng bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-khach-hang-tiem-nang-bang-google-sheets). Khi chia file cho nhân viên, nên [khoá các ô công thức](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets) để không ai gõ đè lên thành tiền hay VAT. Đang cân nhắc giữa bảng tính và phần mềm CRM thuê bao, xem [so sánh HiTaVa và Getfly CRM](https://www.hitava.cloud/so-sanh/hitava-va-getfly-crm).

Video: [Khách hỏi giá rồi im 5 ngày — file tự nhắc gọi lại (Short)](https://youtu.be/FpuWDX0ajjU)

- [Quản lý khách hàng tiềm năng bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-khach-hang-tiem-nang-bang-google-sheets): Phễu, chấm điểm, nhắc gọi lại
- [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel): Chọn công cụ cho văn phòng nhỏ
- [Cách khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets): Chừa ô nhập, chặn ô công thức
- [Hướng dẫn cài đặt Quản lý Lead & Bán hàng PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-lead-ban-hang-pro): Cài Apps Script, báo giá PDF

## Câu hỏi thường gặp

**Báo giá có cần đóng dấu không?**

Không bắt buộc. Báo giá là lời chào giá; nhiều khách doanh nghiệp vẫn muốn có chữ ký và dấu để trình duyệt nội bộ. Hoá đơn và hợp đồng mới là chứng từ có giá trị thanh toán.

**Năm 2026 báo giá ghi VAT 8% hay 10%?**

Hàng hoá, dịch vụ thuộc diện giảm theo Nghị quyết 204/2025/QH15 ghi 8% tới hết 31/12/2026; nhóm bị loại trừ vẫn 10%. Báo giá có hiệu lực sang năm 2027 nên ghi "VAT theo thuế suất tại thời điểm xuất hoá đơn".

**Có hàm đọc số thành chữ trong Excel không?**

Không có hàm sẵn. Excel cần macro VBA hoặc add-in; Google Sheets dùng một hàm tự viết bằng Apps Script như hàm DOCSO trong bài.

**Báo giá nên có hiệu lực bao lâu?**

Thường 7–30 ngày tuỳ ngành; hàng có giá đầu vào biến động (vật liệu, linh kiện) nên ngắn. Ví dụ trong bài dùng 15 ngày. Ngày hết hiệu lực cũng là mốc tự nhiên để gọi lại khách.

**Làm báo giá trên Excel có được không, hay phải Google Sheets?**

Mọi công thức trong bài chạy trên cả hai (Excel cần bản có XLOOKUP, tức Excel 2021 hoặc Microsoft 365). Khác biệt ở hàm bằng chữ, gửi email và chia sẻ cho cả đội — xem [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel).

## Nguồn

- [Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (48/2024/QH15) — Điều 9 thuế suất, hiệu lực 01/7/2025](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Luat-Thue-gia-tri-gia-tang-2024-so-48-2024-QH15-556390.aspx)
- [Nghị quyết 204/2025/QH15 giảm thuế giá trị gia tăng (01/7/2025 – 31/12/2026)](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-quyet-204-2025-QH15-giam-thue-gia-tri-gia-tang-662685.aspx)
- [Toàn văn Nghị quyết 204/2025/QH15 — Cổng thông tin Chính phủ](https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-nghi-quyet-so-204-2025-qh15-ve-giam-thue-gia-tri-gia-tang-119250628082120511.htm)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-lead-ban-hang-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/mau-bao-gia-excel-google-sheets