# Mẫu bảng chấm công Excel: ký hiệu, công thức đếm công và tăng ca

Một bảng chấm công Excel dùng được cần ba thứ: bộ ký hiệu cố định (X, P, KL…), lưới mỗi người một dòng mỗi ngày một cột, và vài công thức COUNTIF đếm ra công hưởng lương, ngày phép, ngày không lương. Bài này hướng dẫn dựng từng phần, cách chọn công chuẩn, ghi giờ làm thêm với hệ số theo Bộ luật Lao động và các lỗi hay làm sai bảng lương phía sau.

Đăng 2026-10-10 · 9 phút đọc · Chấm công, Excel, Google Sheets, Tăng ca, Công thức

## Ký hiệu chấm công nên dùng

Luật không quy định ký hiệu, nên mỗi công ty tự đặt. Điều quan trọng là **mỗi ký hiệu chỉ có một nghĩa** và có ghi rõ nó tính bao nhiêu công hưởng lương, có trừ phép, có tính vào ngày không lương hay không. Bộ ký hiệu gọn dưới đây đủ cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ:

*Đặt bảng này ở một tab riêng và dùng làm danh sách thả xuống cho lưới chấm công — không ai gõ "x" thường hay "1/2" lung tung.*

| Ký hiệu | Nghĩa | Công hưởng lương | Ngày phép | Ngày không lương |
|---|---|---|---|---|
| X | Đi làm cả ngày | 1 |  |  |
| N | Đi làm nửa ngày, nửa còn lại không lương | 0,5 |  |  |
| P | Nghỉ phép năm | 1 | 1 |  |
| L | Nghỉ lễ, Tết, nghỉ bù | 1 |  |  |
| CT | Đi công tác | 1 |  |  |
| KL | Nghỉ không lương | 0 |  | 1 |
| Ô | Nghỉ ốm (BHXH trả, công ty không trả lương) | 0 |  | 1 |
| TS | Nghỉ thai sản | 0 |  | 1 |

Cột "ngày không lương" quan trọng hơn nhiều người nghĩ: nếu không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng BHXH (khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024). Chi tiết ở [cách tính BHXH 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-bhxh-2026).

## Cách dựng lưới chấm công theo tháng

Ô B1 là ngày đầu tháng (ví dụ 01/10/2026). Cột A là họ tên, cột D tới AH là ngày 1 tới 31, cuối dòng là các cột tổng. Đừng tạo tab mới mỗi tháng bằng cách chép tay — chỉ đổi B1, tiêu đề ngày và thứ tự động theo.

**Dòng ngày** (ô D3, kéo sang tới AH3): tháng ngắn thì các cột thừa để trống:

```
=IF(COLUMN()-3 > DAY(EOMONTH($B$1; 0)); ""; $B$1 + COLUMN() - 4)
```

**Dòng thứ** (ô D2): ra T2, T3… CN thay vì Mon, Tue theo cài đặt máy:

```
=IF(D3=""; ""; CHOOSE(WEEKDAY(D3); "CN"; "T2"; "T3"; "T4"; "T5"; "T6"; "T7"))
```

Tô xám cột Chủ nhật bằng định dạng có điều kiện, chọn vùng D3:AH60, quy tắc công thức `=WEEKDAY(D$3)=1`. Nếu công ty nghỉ cả thứ Bảy thì thêm `=WEEKDAY(D$3)=7`.

![Lưới chấm công tháng 10/2026: mỗi nhân viên một dòng, cột từ T5 ngày 1 tới T7 ngày 31, ký hiệu X, P, ½, KL, TS, CT, cột Chủ nhật tô xám, cuối dòng là công hưởng lương, ngày phép và ngày không lương](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bang-cham-cong-excel/luoi-cham-cong.webp)
*Lưới chấm công trong mẫu PRO: dòng nghỉ không lương 15 ngày và dòng thai sản cả tháng — hai người này tháng đó không đóng bảo hiểm.*

## Công thức COUNTIF đếm công

**Công hưởng lương** (ô AI5): đếm các ký hiệu tính 1 công, cộng nửa công:

```
=SUMPRODUCT(COUNTIF(D5:AH5; {"X";"P";"L";"CT"})) + COUNTIF(D5:AH5; "N")/2
```

**Ngày phép đã nghỉ** trong tháng:

```
=COUNTIF(D5:AH5; "P")
```

**Ngày không làm việc, không hưởng lương** — dùng để biết tháng này có đóng bảo hiểm không:

```
=SUMPRODUCT(COUNTIF(D5:AH5; {"KL";"Ô";"TS"}))
```

Thử với dòng ở hình đầu bài: 23 ô X, 1 ô P, 1 ô N, 2 ô KL → công hưởng lương = 23 + 1 + 0,5 = **24,5**, ngày không lương = 2. Dùng `/2` thay vì `*0,5` để công thức chạy được ở máy để dấu thập phân kiểu Việt Nam lẫn Hoa Kỳ.

**COUNTIF không phân biệt hoa thường, nhưng phân biệt dấu cách:** "x" vẫn được đếm như "X", nhưng "X " (có dấu cách) thì không. Dùng danh sách thả xuống (Dữ liệu › Xác thực dữ liệu) lấy từ bảng ký hiệu để chặn lỗi gõ.

## Công chuẩn: 26 ngày hay theo lịch?

Lương theo ngày công = lương tháng × công hưởng lương ÷ **công chuẩn**. Bộ luật Lao động không ấn định công chuẩn; công ty ghi trong quy chế lương. Hai cách phổ biến:

- **Cố định 26 ngày** (hoặc 24, 22): dễ hiểu, lương ngày không đổi giữa các tháng. Bẫy: tháng 10/2026 có 27 ngày làm việc nếu chỉ nghỉ Chủ nhật, người đi đủ có 27 công — quy chế cần nói trả 27/26 hay giới hạn bằng lương tháng.
- **Theo lịch**: số ngày làm việc thực của tháng, trừ ngày nghỉ tuần (ngày lễ có lương vẫn tính như ngày đi làm vì chấm L). Người đi đủ luôn nhận đúng lương tháng.

**Công chuẩn theo lịch**, công ty nghỉ Chủ nhật (mã 11). Nghỉ thứ Bảy và Chủ nhật thì đổi 11 thành 1:

```
=NETWORKDAYS.INTL($B$1; EOMONTH($B$1; 0); 11)
```

Ngày lễ 2026 theo Điều 112 Bộ luật Lao động: Tết Dương lịch 01/01, 5 ngày Tết Âm lịch, Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4, 1/5, Quốc khánh 2/9 và một ngày liền kề. Từ năm 2026 có thêm **Ngày Văn hoá Việt Nam 24/11** được nghỉ hưởng nguyên lương (Nghị quyết 28/2026/QH16, hiệu lực 01/07/2026). Ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần thì được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp. Lịch nghỉ cụ thể từng năm theo thông báo của cơ quan quản lý lao động — kiểm tra lại trước mỗi kỳ.

## Chấm công tăng ca: hệ số và giới hạn giờ

![Bảng hệ số làm thêm giờ: ngày thường 150%, ngày nghỉ hằng tuần 200%, ngày lễ 300%, ban đêm 210%, 270%, 390%; tiền mỗi giờ với lương 15 triệu, công chuẩn 26; giới hạn 40 giờ mỗi tháng](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bang-cham-cong-excel/he-so-tang-ca.webp)

Giờ làm thêm không nên ghi vào lưới công (một ô chỉ có một ký hiệu). Ghi ở một **bảng riêng**, mỗi lần làm thêm một dòng: ngày, từ giờ, đến giờ, họ tên, loại ngày. Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định mức trả ít nhất:

*Lương giờ = 15.000.000 ÷ 26 ÷ 8 = 72.115,38đ — giữ số lẻ, chỉ làm tròn số tiền cuối.*

| Làm thêm vào | Hệ số tối thiểu | Ví dụ 2 giờ, lương 15 triệu |
|---|---|---|
| Ngày thường | 150% | 72.115,38 × 2 × 150% = 216.346đ |
| Ngày nghỉ hằng tuần | 200% | 72.115,38 × 2 × 200% = 288.462đ |
| Ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương | 300% (chưa kể lương ngày lễ) | 72.115,38 × 2 × 300% = 432.692đ |

**Số giờ** của một dòng tăng ca (B = từ giờ, C = đến giờ), đúng cả khi làm qua nửa đêm:

```
=ROUND(MOD(C5 - B5; 1) * 24; 2)
```

**Luỹ kế giờ làm thêm trong tháng** của người ở dòng này, để cảnh báo khi vượt 40 giờ (A = ngày, D = họ tên, G = số giờ):

```
=SUMIFS(G:G; D:D; D5; A:A; ">="&EOMONTH(A5; -1)+1; A:A; "<="&A5)
```

Giới hạn theo Điều 107: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày, **40 giờ trong một tháng**, 200 giờ trong một năm (300 giờ với một số ngành, công việc luật cho phép). Làm thêm ban đêm (22:00–06:00) còn được cộng thêm theo Điều 98 khoản 3 và Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Tiền làm thêm giờ đúng giới hạn hiện thuộc nhóm thu nhập miễn thuế TNCN theo luật mới — cách hiểu chi tiết xem [cách tính thuế TNCN 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-thue-tncn-2026).

![Bảng tăng ca: mỗi lần làm thêm một dòng với ngày, từ giờ, đến giờ, họ tên, loại ngày thường hoặc ngày nghỉ, hệ số 1,5 hoặc 2, tổng giờ, giờ đêm, luỹ kế tháng và cảnh báo vượt giờ làm thêm tối đa mỗi tháng](https://www.hitava.cloud/img/blog/mau-bang-cham-cong-excel/bang-tang-ca.webp)
*Từ lần làm thêm đẩy luỹ kế lên 41 giờ, cột Cảnh báo báo "vượt giờ làm thêm tối đa/tháng".*

## Từ bảng chấm công sang bảng lương

Công hưởng lương, ngày không lương và giờ làm thêm là ba con số đầu vào của bảng lương. Cách đi tiếp từ đây tới thực nhận — bảo hiểm, thuế, phiếu lương — ở bài [cách tính lương nhân viên bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel).

→ [Chấm công & Tính lương PRO có sẵn lưới chấm công bằng mã X, ½, P, L, KL, Ô, TS, CT, bảng Ngày lễ 2026 sửa được, bảng tăng ca tự nhận hệ số và giờ đêm, cảnh báo quá 40 giờ. Trên Google Sheets còn nhập được file máy chấm công ZKTeco và cho nhân viên bấm Vào ca / Ra ca trên điện thoại.](https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro)

Lưu ý bảng Ngày lễ trong mẫu là tab sửa được — với ngày 24/11/2026 mới được bổ sung, kiểm tra tab này có dòng đó trước khi chốt kỳ lương tháng 11. Danh sách nhân viên cho lưới chấm công lấy từ hồ sơ nhân sự, xem [quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets).

- [Cách tính lương nhân viên bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel): Từ công tới thực nhận trong 9 bước
- [Cách tính BHXH 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-bhxh-2026): Nghỉ không lương bao nhiêu ngày thì không đóng
- [Khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets): Chặn người chấm công gõ đè lên cột tổng
- [Hướng dẫn cài Chấm công & Tính lương PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/cham-cong-tinh-luong-pro)

Video: [Nhân viên gõ đè lên ô công thức — khoá lại trong 20 giây (Short)](https://youtu.be/OiI2dbOvLQw)

## Câu hỏi thường gặp

**Bảng chấm công nên làm trên Excel hay Google Sheets?**

Công thức trong bài chạy như nhau. Google Sheets hợp khi nhiều người cùng chấm (mỗi trưởng nhóm một vùng) và cần xem trên điện thoại; Excel hợp khi chỉ một người làm trên máy tính. So sánh chi tiết ở bài Google Sheets hay Excel.

**Đi muộn, về sớm thì chấm thế nào?**

Lưới công chỉ nên có ký hiệu ngày. Đi muộn, về sớm ghi ở bảng giờ vào – ra (mỗi lượt một dòng) rồi tính số phút; trừ tiền hay không theo nội quy công ty, và không được phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật (Điều 127 Bộ luật Lao động 2019).

**Ngày lễ rơi vào Chủ nhật thì chấm gì?**

Ngày Chủ nhật đó để trống như ngày nghỉ tuần, ngày làm việc kế tiếp (nghỉ bù) chấm L. Ví dụ Giỗ Tổ Hùng Vương 2026 rơi vào Chủ nhật 26/4, nghỉ bù thứ Hai 27/4.

**Nhân viên vào làm giữa tháng thì công chuẩn tính sao?**

Công chuẩn vẫn là của cả tháng; chỉ công hưởng lương ít hơn. Các ngày trước khi vào làm để trống, không chấm KL — nếu chấm KL, người đó có thể bị tính là không làm việc từ 14 ngày và mất tháng đóng bảo hiểm.

**Có cần ký xác nhận bảng chấm công không?**

Nên có: bảng chấm công là căn cứ trả lương và là chứng từ khi giải trình tiền làm thêm giờ được miễn thuế (Nghị định 253/2026 yêu cầu bảng kê thời gian làm thêm). In hoặc xuất PDF mỗi tháng, người quản lý và người lao động xác nhận.

## Nguồn

- [Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) — Điều 98, 107, 111, 112, 127](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx)
- [Nghị định 145/2020/NĐ-CP — Điều 55–57: tiền lương làm thêm giờ, làm đêm](https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=201967)
- [Nghị quyết 28/2026/QH16 — Ngày Văn hoá Việt Nam 24/11 được nghỉ hưởng lương](https://hatinh.gov.vn/vi/bai-viet/ngay-van-hoa-viet-nam---2411-nguoi-lao-dong-duoc-nghi-huong-nguyen-luong)
- [Luật Bảo hiểm xã hội 2024 — khoản 5 Điều 33](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bao-hiem/Luat-Bao-hiem-xa-hoi-2024-557190.aspx)
- [Nghị định 253/2026/NĐ-CP — Điều 26: miễn thuế tiền làm thêm giờ](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-699193.aspx)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/mau-bang-cham-cong-excel