# Cách lên kế hoạch du lịch nhóm bằng Google Sheets: lịch trình, checklist, dự trù và quỹ chung

Kế hoạch du lịch nhóm gọn nhất là một file Google Sheets chung có bốn trang: lịch trình theo ngày, checklist đồ, bảng dự trù chi phí kèm số tiền mỗi người góp trước, và bảng chia việc. Cả nhóm cùng mở một link nên không ai phải hỏi lại "mấy giờ xe chạy" hay "ai mang loa". Bài này đi qua từng trang với ví dụ 6 người đi Đà Lạt 3 ngày 2 đêm, có công thức tính dự trù mỗi người, số tiền góp quỹ trước và cách thống nhất ai trả khoản nào.

Đăng 2026-10-19 · 12 phút đọc · Du lịch, Đi chơi, Kế hoạch, Google Sheets

## Kế hoạch du lịch nhóm gồm những gì

Chuyến đi nhóm hay rối ở bốn chỗ: không ai nắm lịch, quên đồ chung, không biết mỗi người cần chuẩn bị bao nhiêu tiền, và việc dồn hết lên một người. Mỗi chỗ một trang tính:

| Trang | Trả lời câu hỏi | Cột chính |
|---|---|---|
| Lịch trình | Hôm nào đi đâu, mấy giờ, ai lo | Ngày, giờ, hoạt động, địa điểm, chi phí dự kiến, ai lo, link/mã đặt chỗ |
| Checklist | Ai mang gì, đã chuẩn bị chưa | Món đồ, chung hay cá nhân, ai mang, ô tích |
| Dự trù & quỹ | Mỗi người chuẩn bị bao nhiêu, góp trước bao nhiêu | Hạng mục, đơn giá, số lượng, số ngày, thành tiền, khi nào trả |
| Chia việc | Ai đặt xe, ai đặt phòng, hạn tới bao giờ | Việc, người phụ trách, hạn, ô tích xong |

- **Ví dụ trong bài:** 6 người, Đà Lạt 13–15/11/2026
- **Tổng dự trù + 10% dự phòng:** 14.850.000đ
- **Dự trù mỗi người:** 2.480.000đ
- **Góp trước mỗi người:** 1.200.000đ

Tạo file, chia sẻ quyền chỉnh sửa cho cả nhóm, ghim link lên nhóm chat. Một người làm "trưởng đoàn" giữ cấu trúc file; người khác chỉ điền vào cột của mình. Phần **chia tiền sau chuyến** (ai nợ ai, ít lần chuyển khoản nhất) là chuyện riêng, đã có ở bài [cách chia tiền đi chơi nhóm](https://www.hitava.cloud/blog/cach-chia-tien-di-choi-nhom) — bài này lo phần trước chuyến.

## Cách lập lịch trình du lịch theo ngày trên Google Sheets

Mỗi hoạt động một dòng, sắp theo ngày rồi theo giờ. Đừng gộp "Ngày 2: săn mây, ăn sáng, đi chợ" vào một ô — tách dòng thì mới ghi được giờ, người lo và chi phí của từng việc.

*Cột Ngày là ngày thật (kiểu Ngày), không gõ chữ "Ngày 2" — để còn sắp xếp và tính toán.*

| Ngày | Giờ | Hoạt động | Ai lo | Chi phí dự kiến | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 13/11 | 21:00 | Lên xe giường nằm ở bến | Minh | Trong vé xe | Mã vé gửi trong nhóm |
| 14/11 | 05:30 | Tới nơi, gửi đồ ở homestay | Lan | — | Nhận phòng 14:00 |
| 14/11 | 08:00 | Thuê 3 xe máy | An | 450.000 | Mang căn cước |
| 14/11 | 15:00 | Tham quan, chụp ảnh | Bình | 900.000 vé | Link bản đồ |
| 15/11 | 04:30 | Săn mây | Hùng | — | Dậy sớm, ai muốn đi |
| 15/11 | 22:00 | Xe về | Minh | Trong vé xe | Trả phòng 12:00, gửi đồ |

Ô J1 ghi ngày đi (13/11/2026). Hai công thức tiện dụng: nhãn "Ngày mấy của chuyến" cho từng dòng, và số ngày còn lại tới hôm đi để nhắc cả nhóm.

**Nhãn ngày thứ mấy** — A2 là ngày của hoạt động:

```
=IF(A2=""; ""; "Ngày " & (A2 - $J$1 + 1))
```

**Còn bao nhiêu ngày nữa đi:**

```
=$J$1 - TODAY()
```

Thử lại: A2 = 14/11/2026, J1 = 13/11/2026 → 14/11 − 13/11 + 1 = 2 → "Ngày 2". Hôm nay 19/10/2026 thì ô đếm ngược ra 25. Nếu ô đếm ngược hiện thành ngày kiểu 25/01/1900 thì đổi định dạng ô sang Số. Ngày gõ bị hiểu thành tháng/ngày thì xem [sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

- Ghi **giờ cứng** (giờ xe chạy, giờ nhận/trả phòng) trước, các hoạt động khác xếp vào khoảng trống.
- Mỗi ngày chừa ít nhất một khoảng trống 2–3 tiếng: đi nhóm luôn chậm hơn dự tính.
- Cột Ghi chú dán link bản đồ, số điện thoại homestay, mã đặt chỗ — lúc cần là có, không phải lục tin nhắn.

## Checklist đồ đi du lịch nhóm: đồ chung và đồ cá nhân

Checklist nhóm khác checklist một người ở chỗ có **đồ chung** — loa, sạc dự phòng, thuốc, bộ sơ cứu, ổ cắm nhiều lỗ — mà nếu không ghi tên thì hoặc không ai mang, hoặc ba người cùng mang. Cột B chọn Chung hoặc Cá nhân bằng danh sách thả xuống (cách làm ở bài [tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-danh-sach-tha-xuong-google-sheets)), cột C ghi ai mang, cột D là ô tích (Chèn ▸ Hộp kiểm).

| Món đồ | Loại | Ai mang | Đã chuẩn bị |
|---|---|---|---|
| Căn cước / giấy tờ | Cá nhân | Từng người | ☐ |
| Thuốc say xe, thuốc đau bụng, băng cá nhân | Chung | Thu | ☑ |
| Sạc dự phòng, ổ cắm nhiều lỗ | Chung | An | ☑ |
| Loa bluetooth | Chung |  | ☐ |
| Áo ấm, áo mưa | Cá nhân | Từng người | ☐ |

**Tiến độ chuẩn bị** — đếm số ô đã tích trên tổng số món:

```
=COUNTIF(D2:D60; TRUE) & "/" & COUNTA(A2:A60) & " món"
```

**Đồ chung chưa ai nhận mang:**

```
=COUNTIFS(B2:B60; "Chung"; C2:C60; "")
```

Thử lại: danh sách 25 món, đã tích 18 → "18/25 món". Trong ví dụ trên, loa bluetooth là đồ chung chưa có tên → ô thứ hai ra 1. Hai ngày trước khi đi, trưởng đoàn chỉ cần nhìn ô này về 0.

## Dự trù chi phí du lịch nhóm và công thức tổng dự trù mỗi người

Mục tiêu của bảng dự trù là trả lời một câu: **mỗi người cần chuẩn bị bao nhiêu tiền**. Mỗi hạng mục ghi đơn giá, số lượng (người, phòng, xe) và số ngày; thành tiền tự nhân. Cột G ghi khoản đó **trả trước** (phải đặt cọc, mua vé) hay **dọc đường**.

![Bảng dự trù chi phí Đà Lạt 3 ngày 2 đêm cho 6 người: xe giường nằm 3.600.000, homestay 2 phòng 2 đêm 3.600.000, thuê 3 xe máy 2 ngày 900.000, ăn uống 4.500.000, vé tham quan 900.000; tổng 13.500.000, dự phòng 10% 1.350.000, dự trù mỗi người 2.480.000, góp trước mỗi người 1.200.000](https://www.hitava.cloud/img/blog/ke-hoach-du-lich-nhom/du-tru-chi-phi.webp)
*Giá trong ví dụ là giả định để minh hoạ — thay bằng giá bạn hỏi được.*

Ô J1 là số người (6), J2 là tỷ lệ dự phòng (10%). Các hạng mục ở dòng 2–7, cột C chỉ ghi số (6, 2, 3), không ghi chữ "người".

**Thành tiền** (E2, kéo xuống) — để trống số ngày thì tính như 1:

```
=IF(B2=""; ""; B2 * C2 * MAX(1; D2))
```

**Tổng dự trù** (E8) và **dự phòng** (E9), làm tròn nghìn:

```
=SUM(E2:E7)
=ROUND(E8 * $J$2; -3)
```

**Dự trù mỗi người** (E10), làm tròn lên hàng chục nghìn:

```
=ROUNDUP((E8 + E9) / $J$1; -4)
```

**Góp trước mỗi người** (E11) — chỉ cộng các khoản ghi "Trả trước":

```
=ROUNDUP(SUMIFS(E2:E7; G2:G7; "Trả trước") / $J$1; -4)
```

Thử lại: homestay 900.000 × 2 phòng × 2 đêm = 3.600.000; xe 600.000 × 6 × MAX(1; ô trống) = 3.600.000. Tổng 5 hạng mục = 13.500.000, dự phòng 1.350.000. (13.500.000 + 1.350.000) ÷ 6 = 2.475.000 → làm tròn lên **2.480.000**. Khoản trả trước: 3.600.000 + 3.600.000 = 7.200.000 ÷ 6 = **1.200.000**.

**Vì sao cần dự phòng và làm tròn lên:** Ăn uống, taxi, gửi xe gần như luôn vượt dự tính. Dự phòng 10% và làm tròn lên giúp không phải góp thêm giữa chuyến. Thừa thì cuối chuyến trả lại — chuyện đó bảng chia tiền lo. Nếu SUM ra 0 dù cột có số, số tiền có thể đang là chữ: xem [sửa lỗi SUM bằng 0](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-sum-bang-0-trong-google-sheets).

Có người không tham gia một khoản (đi xe riêng, không đi tham quan)? Bảng dự trù chỉ cần con số gần đúng để chuẩn bị tiền; ghi chú lại khoản đó và để phần tính chính xác cho lúc chia tiền cuối chuyến, nơi mỗi khoản chỉ chia cho người tham gia.

## Góp tiền trước: góp bao nhiêu, ai giữ quỹ

Quy tắc dễ thống nhất nhất: **góp trước đúng phần phải trả trước** (vé xe, cọc phòng) — trong ví dụ là 1.200.000đ mỗi người — còn tiền ăn, vé tham quan thì dọc đường tính. Góp cả 2.480.000đ ngay từ đầu cũng được, nhưng thủ quỹ phải cầm nhiều tiền hơn và cuối chuyến trả lại nhiều hơn.

1. **Chọn một thủ quỹ** — thường là người đặt xe hoặc đặt phòng, vì họ là người phải chuyển tiền cọc.
2. **Đặt hạn góp trước ngày đặt cọc** ít nhất 2–3 ngày. Ví dụ phòng phải cọc ngày 25/10 thì hạn góp 22/10.
3. **Ghi nội dung chuyển khoản thống nhất**, ví dụ "DALAT TEN", để thủ quỹ đối chiếu sao kê. Gửi kèm mã QR đúng số tiền thì không ai chuyển nhầm — cách tạo ở bài [tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-ma-qr-chuyen-khoan-trong-google-sheets).
4. **Ghi mỗi lần góp một dòng**: ngày, người góp, số tiền. Tổng đã góp, đã chi từ quỹ và quỹ còn lại phải luôn nhìn thấy.

![Trang Quỹ chung trong mẫu Quản lý đi chơi: tổng đã góp 9.000.000, đã chi từ quỹ 8.950.000, quỹ còn lại 50.000; các dòng góp ngày 01/10/2026 của Minh 3.000.000 ghi chú góp trước để đặt phòng, Lan, Hùng, Thu mỗi người 2.000.000](https://www.hitava.cloud/img/blog/ke-hoach-du-lich-nhom/quy-chung.webp)
*Tab Quỹ chung của mẫu Quản lý đi chơi (file DEMO chuyến Đà Lạt).*

## Chia việc và thống nhất ai trả gì

Bảng chia việc giống một bảng công việc nhỏ: việc, người phụ trách, hạn, ô tích xong. Cách đặt việc theo tuần, hạn chót và ưu tiên ở bài [mẫu kế hoạch công việc tuần](https://www.hitava.cloud/blog/mau-ke-hoach-cong-viec-tuan); với chuyến đi thì chừng này là đủ:

| Việc | Người phụ trách | Hạn | Xong |
|---|---|---|---|
| Đặt xe giường nằm khứ hồi | Minh | 24/10 | ☑ |
| Đặt homestay, chuyển cọc | Lan | 25/10 | ☐ |
| Thu quỹ, ghi chi tiêu trong chuyến | Hùng | 22/10 | ☐ |
| Lên danh sách quán ăn, đặt bàn tối thứ Bảy | Thu | 10/11 | ☐ |
| Hỏi chỗ thuê xe máy | An | 10/11 | ☐ |
| Mua vé tham quan | Bình | 13/11 | ☐ |

Tô đỏ việc quá hạn chưa xong: chọn vùng A2:D20, Định dạng ▸ Định dạng có điều kiện, chọn "Công thức tuỳ chỉnh" và dán công thức dưới. Cột D là ô tích, C là hạn.

Công thức tô đỏ dòng quá hạn:

```
=AND($D2 = FALSE; $C2 <> ""; $C2 < TODAY())
```

**Ai trả gì** nên chốt trước khi đi, ghi luôn vào trang dự trù (cột Ai lo và Khi nào trả):

- Khoản **trả trước** (xe, phòng): thủ quỹ hoặc người phụ trách trả từ tiền quỹ.
- Khoản **dọc đường**: một người cầm quỹ trả, hoặc ai tiện trả nấy — miễn là ghi lại ngay lúc trả: ngày, nội dung, số tiền, ai trả, ai tham gia.
- Khoản **riêng** (quà mang về, đồ uống riêng): ai dùng người đó trả, không đưa vào quỹ.
- Thống nhất trước chuyện trẻ em, người không uống bia, người đi muộn một ngày — sau chuyến mới bàn là dễ mất vui.

## Trong chuyến: ghi chi tiêu và so với dự trù

Dự trù chỉ có ích nếu trong chuyến có người ghi thực chi. Dùng cùng tên hạng mục với bảng dự trù (Di chuyển, Phòng, Ăn uống, Vé & vui chơi…) thì cuối chuyến so được ngay hạng mục nào vượt. Ở trang dự trù, thêm cột thực chi cộng từ trang chi tiêu:

**Thực chi theo hạng mục** — trang ChiTieu có cột C hạng mục, D số tiền:

```
=SUMIFS(ChiTieu!$D$2:$D$200; ChiTieu!$C$2:$C$200; A2)
```

![Tổng kết chuyến trong mẫu Quản lý đi chơi: tổng chi cả chuyến 14.090.000, bình quân mỗi người 2.348.333, quỹ còn lại 50.000, dòng kiểm tra Khớp; bảng chi theo hạng mục Ăn uống 3.500.000, Di chuyển 4.250.000, Phòng 3.600.000, Vé và vui chơi 1.500.000, Mua sắm 740.000, Khác 500.000 kèm biểu đồ thanh](https://www.hitava.cloud/img/blog/ke-hoach-du-lich-nhom/chi-theo-hang-muc.webp)
*Tổng kết và chi theo hạng mục trong mẫu Quản lý đi chơi, chuyến DEMO 6 người.*

Cuối chuyến, mỗi người có một con số: đã góp + đã tự trả − phần phải chịu. Cách tính, cách ghép để ít lần chuyển khoản nhất và công thức đầy đủ ở bài [cách chia tiền đi chơi nhóm](https://www.hitava.cloud/blog/cach-chia-tien-di-choi-nhom).

→ [Mẫu Quản lý đi chơi lo phần tiền: Quỹ chung (ai góp, quỹ còn lại), Chi tiêu theo hạng mục với ai trả và người tham gia, Chia tiền mỗi người một dòng kèm mã QR VietQR (chỉ hiện trên Google Sheets). Mẫu không có trang lịch trình, checklist hay chia việc — bạn tự thêm vào bản sao. Không dùng Apps Script; một bản cho một chuyến, tối đa 12 người.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-di-choi)

Video: [Đi chơi về chia tiền: mỗi người một mã QR chuyển đúng số](https://youtu.be/zLON0Ty4F4s)

## Đọc tiếp

- [Cách chia tiền đi chơi nhóm](https://www.hitava.cloud/blog/cach-chia-tien-di-choi-nhom): Số dư mỗi người, quỹ chung, ít lần chuyển khoản nhất
- [Tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-ma-qr-chuyen-khoan-trong-google-sheets): Mã VietQR đúng số tiền, đúng nội dung
- [Mẫu kế hoạch công việc tuần](https://www.hitava.cloud/blog/mau-ke-hoach-cong-viec-tuan): Chia việc, hạn chót, theo dõi tiến độ
- [Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-danh-sach-tha-xuong-google-sheets): Chọn hạng mục, loại đồ thay vì gõ tay

## Câu hỏi thường gặp

**Nên góp quỹ trước bao nhiêu mỗi người?**

Cách dễ thống nhất là góp đúng phần phải trả trước (vé xe, cọc phòng) chia đều số người, làm tròn lên. Ví dụ trong bài là 7.200.000 ÷ 6 = 1.200.000đ. Phần còn lại dọc đường tính, cuối chuyến bù trừ.

**Dự phòng bao nhiêu phần trăm là đủ?**

Không có con số chuẩn. 10% là mức nhiều nhóm dùng cho chuyến trong nước ngắn ngày; đi xa, đi mùa cao điểm hoặc nhiều khoản chưa có giá thì tăng lên 15–20%. Thừa thì cuối chuyến trả lại.

**Cả nhóm cùng sửa một file có bị loạn không?**

Có thể, nếu ai cũng sửa công thức. Cho mọi người quyền chỉnh sửa nhưng khoá các ô công thức (Dữ liệu ▸ Bảo vệ trang tính và dải ô), chỉ để trống các ô cần điền. Cách làm ở bài [khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets).

**Mẫu Quản lý đi chơi có trang lịch trình không?**

Không. Mẫu tập trung vào tiền: quỹ chung, chi tiêu, chia tiền kèm mã QR và tổng kết theo hạng mục. Lịch trình, checklist và chia việc bạn tự thêm trang theo bài này, trong bản sao Google Sheets của mình.

**Có người không đi một khoản thì dự trù thế nào?**

Lúc dự trù chỉ cần con số gần đúng để mỗi người chuẩn bị tiền, nên vẫn có thể chia đều. Khi chia tiền thật cuối chuyến, mỗi khoản chỉ chia cho người tham gia khoản đó, nên không ai bị tính oan.

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-di-choi

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/ke-hoach-du-lich-nhom