# Cách tính số bàn tiệc cưới: đếm khách theo hộ, tỷ lệ đến dự và 3 kịch bản

Số bàn tiệc cưới = số người dự kiến đến chia số ghế mỗi bàn, làm tròn lên, cộng vài bàn dự phòng. Cái khó là "số người dự kiến đến": bài này chỉ cách đếm khách theo hộ, chia khách theo trạng thái trả lời, tính ba kịch bản để thương lượng với nhà hàng, và cách xin khách trả lời tham dự cho đỡ phải đoán.

Đăng 2026-10-10 · 10 phút đọc · Đám cưới, Khách mời, Bàn tiệc, Google Sheets

## Công thức tính số bàn tiệc cưới

Phép tính thì đơn giản. Ví dụ 205 người, bàn 10 người: 205 ÷ 10 = 20,5 → làm tròn lên **21 bàn**, cộng 2 bàn dự phòng là **23 bàn**. Không bao giờ làm tròn xuống: 5 người lẻ ra vẫn cần một chỗ ngồi.

B2 là số người dự kiến, C2 là số ghế mỗi bàn, D2 là số bàn dự phòng:

```
=ROUNDUP(B2 / C2; 0) + D2
```

Nhiều nhà hàng tiệc cưới ở Việt Nam xếp **10 người một bàn**, nhưng đây là cách làm phổ biến chứ không phải quy định — có nơi bàn 8, có nơi bàn 12, bàn trẻ em lại khác. Hỏi nhà hàng sức chứa thật của bàn trong sảnh bạn đặt, và hỏi luôn trẻ em tính thế nào (ngồi ghép, tính nửa suất hay không tính).

- **Số ghế mỗi bàn hay gặp:** 10 người
- **Làm tròn:** Luôn làm tròn lên
- **Số kịch bản nên tính:** 3
- **Chốt với nhà hàng:** ~2 tuần trước cưới

## Bước 1: lập danh sách khách mời theo hộ

Người Việt mời theo **hộ**, không theo người: một thiệp gửi "Gia đình chú Lực", và cả nhà chú có thể đi 4 người. Nếu danh sách chỉ ghi "chú Lực", bạn sẽ đếm thiếu ba người. Nếu ghi từng người mà không gom hộ, bạn sẽ in thừa thiệp.

*Mỗi dòng một thiệp. "Số người mời" là người bạn sẵn sàng giữ chỗ, kể cả trẻ em ngồi ghế riêng.*

| Hộ (tên trên thiệp) | Phía | Ưu tiên | Số người mời | Trẻ em | Trả lời |
|---|---|---|---|---|---|
| Gia đình chú Lực | Nhà trai | A | 4 | 1 | Tham dự |
| Cô Hạnh | Nhà trai | A | 1 |  | Chưa chắc |
| Anh Khang (đồng nghiệp) | Chú rể | B | 2 |  | Chưa trả lời |
| Gia đình bác Bình | Nhà gái | A | 3 |  | Tham dự |
| Nhóm bạn đại học (5 người) | Cô dâu | C | 5 |  | Từ chối |

- **Phía** (nhà trai / nhà gái, hoặc bạn của cô dâu / chú rể) — để biết mỗi bên bao nhiêu bàn khi tổ chức tiệc riêng.
- **Ưu tiên A / B / C** — A là người nhất định phải mời, C là có thì tốt. Khi phải cắt bớt vì sảnh nhỏ hay ngân sách, cột này cho bạn câu trả lời mà không cần bàn lại từng tên.
- **Số người mời** và **trẻ em** — trẻ em ghi riêng vì nhà hàng có thể tính khác.
- **Trả lời** — một trong bốn giá trị cố định: Tham dự, Chưa chắc, Chưa trả lời, Từ chối. Đừng để ô trống hay gõ tự do ("chắc đi", "ok"), vì công thức không đếm được.

![Bảng khách mời đám cưới: họ tên, phía nhà trai, quan hệ gia đình hoặc họ hàng, ưu tiên A, trả lời Tham dự tô xanh, Chưa chắc tô cam, Từ chối tô đỏ, số người mời, số người xác nhận, trẻ em, món chay, tên bàn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-so-ban-tiec-cuoi/khach-theo-ho.webp)
*Trả lời tô màu theo trạng thái; cột "Số người xác nhận" chỉ có số khi khách đã trả lời Tham dự.*

**Hai lỗi đếm khách hay gặp:** Một là **trùng tên** giữa hai bên: bố mẹ hai nhà cùng mời một người quen chung. Lọc theo tên + số điện thoại trước khi in thiệp. Hai là **khách đã từ chối nhưng vẫn được xếp bàn** — ghế trống mà vẫn trả tiền. Khi khách đổi trả lời, kiểm tra lại cột bàn.

## Bước 2: ước tỷ lệ khách đến dự

Không có tỷ lệ khách đến dự "chuẩn" dùng được cho mọi đám cưới — nó phụ thuộc khách ở gần hay xa, ngày thường hay cuối tuần, mời qua Zalo hay trao thiệp tận tay. Cách làm thực tế là **chia khách theo trạng thái trả lời** và chỉ đoán cho phần chưa rõ:

*Tỷ lệ 50% và 70% là mặc định trong mẫu đám cưới của HiTaVa, không phải số thống kê. Hỏi bố mẹ: lần trước nhà mình làm cỗ, khách "chưa trả lời" đến bao nhiêu?*

| Trạng thái | Tính vào số người | Gợi ý tỷ lệ |
|---|---|---|
| Tham dự (đã xác nhận) | Số người họ xác nhận | 100% |
| Chưa chắc | Một phần | Tự chọn, ví dụ 50% |
| Chưa trả lời | Một phần | Tự chọn, ví dụ 70% |
| Từ chối | Không tính | 0% |

Vì sao khách "chưa trả lời" lại có tỷ lệ cao hơn khách "chưa chắc"? Vì nhiều khách Việt **không trả lời mà vẫn đến**, nhất là họ hàng lớn tuổi được mời trực tiếp — họ coi việc nhận thiệp đã là nhận lời. Khách "chưa chắc" thì đã nói rõ là có thể không đến. Nếu khách của bạn chủ yếu là bạn bè trẻ, mời qua tin nhắn, tỷ lệ này có thể thấp hơn nhiều; hãy chỉnh theo khách của mình.

**Số người dự kiến** từ danh sách khách (cột D = số người, E = trả lời; ô G1, G2 chứa tỷ lệ 50% và 70%):

```
=SUMIFS(D:D; E:E; "Tham dự") + G1 * SUMIFS(D:D; E:E; "Chưa chắc") + G2 * SUMIFS(D:D; E:E; "Chưa trả lời")
```

Nếu ô kết quả ra 0 dù cột số người đầy số, rất có thể số đang nằm dưới dạng chữ (dán từ Zalo hoặc file khác) — xem [cách sửa lỗi SUM bằng 0 trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-sum-bang-0-trong-google-sheets).

## Bước 3: tính 3 kịch bản số bàn để chốt với nhà hàng

![Ba kịch bản số bàn cho 250 người được mời: 150 đã xác nhận, 40 chưa chắc, 50 chưa trả lời, 10 từ chối; tối thiểu 15 bàn, dự kiến 21 bàn, tối đa 24 bàn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-so-ban-tiec-cuoi/ba-kich-ban.webp)

Ví dụ: bạn mời 250 người. Hai tuần trước cưới, 150 người đã xác nhận, 40 người chưa chắc, 50 người chưa trả lời, 10 người từ chối. Bàn 10 người.

*Số bàn = ROUNDUP(số người ÷ 10; 0), chưa cộng bàn dự phòng.*

| Kịch bản | Cách tính | Số người | Số bàn | Dùng để |
|---|---|---|---|---|
| **Tối thiểu** | Chỉ người đã xác nhận | 150 | 15 | Số bàn cam kết chắc chắn |
| **Dự kiến** | 150 + 40 × 50% + 50 × 70% | 205 | 21 | Báo nhà hàng (cộng dự phòng) |
| **Tối đa** | Mọi khách chưa từ chối: 150 + 40 + 50 | 240 | 24 | Hỏi nhà hàng có kê thêm được không |

Con số dự kiến nhạy với tỷ lệ bạn chọn cho khách chưa trả lời. Cùng ví dụ trên (giữ 50% cho khách chưa chắc):

*Đổi 20 điểm phần trăm chỉ lệch 1 bàn vì nhóm chưa trả lời có 50 người. Nhóm này càng lớn, đoán càng rủi ro — nên gọi hỏi trước khi chốt.*

| Tỷ lệ khách chưa trả lời sẽ đến | Số người dự kiến | Số bàn |
|---|---|---|
| 50% | 150 + 20 + 25 = 195 | 20 |
| 70% | 150 + 20 + 35 = 205 | 21 |
| 90% | 150 + 20 + 45 = 215 | 22 |

Khi nói chuyện với nhà hàng, hỏi bốn điều: **hạn báo số bàn cuối cùng**, **số bàn tối thiểu phải trả** khi đã báo, **bàn dự phòng** được bày sẵn mà chưa dùng thì có tính tiền không, và **kê thêm bàn trong ngày** có được không. Mỗi nhà hàng một chính sách, ghi lại câu trả lời vào hợp đồng. Báo con số dự kiến, giữ con số tối đa làm trần.

![Phần Bàn tiệc trong file đám cưới: số bàn cần 14, ba kịch bản tối thiểu 14 bàn, dự kiến 24 bàn, tối đa 29 bàn kèm tiền tiệc; phần cắt danh sách giữ khách ưu tiên A+B; bảng từng bàn với sức chứa, đã xác nhận, suất chay, khách dị ứng](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-so-ban-tiec-cuoi/ban-tiec-3-kich-ban.webp)
*Ba kịch bản kèm tiền tiệc, và "cắt danh sách" cho biết giữ khách ưu tiên A+B thì tiết kiệm bao nhiêu.*

Khi số bàn tối đa vượt ngân sách hoặc sức chứa sảnh, đó là lúc cột **ưu tiên** phát huy: lọc chỉ giữ khách A và B, tính lại số bàn. Thường cắt nhóm C (bạn xa, đồng nghiệp cũ) đỡ khó xử hơn bỏ từng người một.

→ [Mẫu Quản lý đám cưới PRO làm sẵn đúng các bước này: khách theo hộ, ưu tiên A/B/C, 3 kịch bản tối thiểu / dự kiến / tối đa với tỷ lệ chỉnh được, cắt danh sách theo ưu tiên, tiền tiệc tự tính theo số bàn và bảng từng bàn có suất chay, khách dị ứng.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-dam-cuoi-pro)

## Cách xin khách trả lời tham dự (RSVP) để bớt phải đoán

Mỗi khách trả lời là một ô "chưa trả lời" biến thành con số chắc chắn. Vài cách làm cho khách dễ trả lời hơn:

1. **Ghi hạn trả lời cụ thể** trên thiệp hoặc trong tin nhắn ("trả lời giúp trước 20/11"), sớm hơn hạn nhà hàng cần số vài ngày.
2. **Cho một cách trả lời thật nhanh**: một link mở trên điện thoại, một mã QR in trên thiệp, hoặc đơn giản là nhắn lại "1 / 2 / 0 người".
3. **Hỏi theo từng lễ** nếu bạn có cả ăn hỏi, tiệc nhà gái, tiệc nhà trai — một khách có thể đi lễ này mà không đi lễ kia.
4. **Hỏi luôn số người và món ăn** (ăn chay, dị ứng) để không phải hỏi lần hai.
5. **Nhắc một lần** khoảng 1 tuần trước hạn cho hộ đã nhận thiệp mà chưa trả lời. Với họ hàng lớn tuổi, gọi điện vẫn nhanh hơn.

![Ba màn hình điện thoại trang trả lời tham dự đám cưới: chọn Tham dự, Chưa chắc hoặc Không đến được cho từng lễ ăn hỏi, rước dâu, tiệc nhà trai; chọn số người lớn, trẻ em; màn hình cảm ơn đã trả lời](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-so-ban-tiec-cuoi/rsvp-dien-thoai.webp)
*Mỗi hộ một link riêng: trả lời từng lễ, số người lớn, trẻ em. Phần này cần Google Sheets và Apps Script.*

Nếu tự làm, một Google Form gắn mã hộ là đủ cho phần lớn đám cưới; câu trả lời đổ về một trang tính, bạn dùng XLOOKUP để kéo trả lời vào danh sách khách theo mã hộ. Cách in mã QR vào thiệp hoặc vào bảng tính bằng hàm IMAGE thì giống với cách làm ở bài [tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-ma-qr-chuyen-khoan-trong-google-sheets) — chỉ thay nội dung mã bằng link.

Số bàn chỉ là một mốc trong cả checklist đám cưới — các lễ, việc theo từng tháng và ngân sách hai nhà nằm ở bài [checklist chuẩn bị đám cưới](https://www.hitava.cloud/blog/checklist-chuan-bi-dam-cuoi).

Video: [Đám cưới gọn trong 1 file: khách theo hộ, link trả lời tham dự, chốt số bàn (Short)](https://youtu.be/gFdlDJ4vpeM)

- [Checklist chuẩn bị đám cưới](https://www.hitava.cloud/blog/checklist-chuan-bi-dam-cuoi): Các lễ, mốc thời gian, ngân sách nhà trai nhà gái
- [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel): Khi hai nhà cùng sửa một danh sách khách
- [Sửa lỗi SUM bằng 0 trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-sum-bang-0-trong-google-sheets): Số người dán từ Zalo không cộng được
- [Hướng dẫn cài đặt Quản lý đám cưới PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-dam-cuoi-pro): Triển khai link trả lời tham dự cho từng hộ

## Câu hỏi thường gặp

**Mời 300 khách thì đặt bao nhiêu bàn?**

Phụ thuộc bao nhiêu người đã xác nhận. Nếu chưa ai trả lời và bạn đoán 70% sẽ đến: 300 × 70% = 210 người, bàn 10 người là 21 bàn, cộng 2 bàn dự phòng là 23. Càng gần ngày cưới càng nên thay phần đoán bằng số đã xác nhận.

**Có nên đặt thêm bàn dự phòng không?**

Nên có 1–2 bàn dự phòng cho khách đến không báo trước, nhưng hỏi nhà hàng trước: bàn dự phòng chưa dùng có bị tính tiền không, và có thể kê thêm trong ngày hay không.

**Trẻ em có tính vào số bàn không?**

Trẻ ngồi ghế riêng thì tính như một chỗ. Trẻ nhỏ ngồi lòng bố mẹ thường không. Nhà hàng có thể tính suất trẻ em khác người lớn, nên ghi trẻ em ở cột riêng để báo đúng.

**Khách không trả lời thì xử lý sao?**

Nhắc một lần khoảng một tuần trước hạn, gọi điện cho họ hàng lớn tuổi. Ai vẫn im lặng thì tính theo tỷ lệ bạn chọn cho nhóm "chưa trả lời" trong kịch bản dự kiến, và để họ trong kịch bản tối đa.

**Hai nhà tổ chức tiệc riêng thì tính thế nào?**

Tính riêng từng tiệc: lọc khách theo phía và theo lễ họ được mời, rồi áp ba kịch bản cho từng tiệc. Một khách có thể được mời cả hai tiệc, nên đếm theo lễ chứ không đếm theo người.

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-dam-cuoi-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-so-ban-tiec-cuoi