# Cách tính lương nhân viên bằng Excel 2026: 9 bước từ chấm công tới thực nhận

Lương thực nhận = lương theo ngày công + tăng ca + phụ cấp − bảo hiểm 10,5% − thuế TNCN. Bài này đi qua 9 bước tính lương theo đúng quy định đang áp dụng cho kỳ lương 10/2026, mỗi bước một cột trong Excel kèm công thức chép được, một ví dụ số làm từ đầu tới cuối, và những bẫy làm bảng lương tự làm hay sai.

Đăng 2026-10-10 · 11 phút đọc · Tính lương, Excel, Google Sheets, BHXH, Thuế TNCN

Video: https://youtu.be/70d24YpDZww

## Lương thực nhận tính thế nào?

Một bảng lương đúng luôn đi theo cùng một chiều: từ **công** (ngày đi làm thực tế) ra **tiền lương**, cộng các khoản thêm, rồi mới trừ **bảo hiểm bắt buộc** và **thuế thu nhập cá nhân**. Lỗi phổ biến nhất của file tự làm là trộn thứ tự này — ví dụ tính bảo hiểm trên lương đã trừ ngày nghỉ, hoặc tính thuế trước khi trừ bảo hiểm.

Năm 2026 có bốn thay đổi làm file lương cũ tính sai: lương tối thiểu vùng mới từ 01/01/2026, giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu đồng, biểu thuế rút từ 7 bậc xuống 5 bậc, và trần đóng BHXH, BHYT tăng từ 01/07/2026. Các con số bên dưới đều có nguồn ở cuối bài.

- **Giảm trừ bản thân:** 15,5 triệu/tháng
- **Mỗi người phụ thuộc:** 6,2 triệu/tháng
- **Bảo hiểm người lao động:** 10,5% lương đóng BH
- **Trần BHXH, BHYT từ 01/07/2026:** 50.600.000đ

Video: [Lương 2026 đổi 4 thứ — file lương cũ còn tính đúng? (Short)](https://youtu.be/O1f3lTuVWLo)

## 9 bước tính lương, mỗi bước một cột

![Sơ đồ 9 bước tính lương: công hưởng lương, lương theo ngày công, làm thêm, tổng thu nhập, lương đóng bảo hiểm, bảo hiểm người lao động, thu nhập tính thuế, thuế TNCN, thực nhận, kèm số của ví dụ](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel/9-buoc.webp)
*Mỗi bước một cột: nhìn cột là biết con số cuối cùng từ đâu ra.*

*Bước 5 dùng lương HỢP ĐỒNG, không dùng lương theo công — đây là chỗ hay nhầm nhất.*

| Bước | Cột | Cách tính |
|---|---|---|
| 1 | Công hưởng lương | Đếm ký hiệu đi làm, phép, lễ, công tác trong bảng chấm công |
| 2 | Lương theo ngày công | Lương hợp đồng × công hưởng lương ÷ công chuẩn |
| 3 | Tiền làm thêm, làm đêm | Lương giờ × số giờ × 150% / 200% / 300% |
| 4 | Tổng thu nhập | Bước 2 + bước 3 + phụ cấp + thưởng |
| 5 | Lương đóng bảo hiểm | Lương hợp đồng + phụ cấp lương, không vượt trần |
| 6 | Bảo hiểm người lao động | BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1% |
| 7 | Thu nhập tính thuế | Bước 4 − khoản miễn thuế − bước 6 − giảm trừ gia cảnh |
| 8 | Thuế TNCN | Biểu luỹ tiến 5 bậc (cá nhân cư trú) |
| 9 | Thực nhận | Bước 4 − bước 6 − bước 8 − tạm ứng, khấu trừ khác |

Bước 1 lấy từ bảng chấm công — cách đặt ký hiệu và công thức đếm công có ở bài [mẫu bảng chấm công Excel](https://www.hitava.cloud/blog/mau-bang-cham-cong-excel). Bước 5–6 giải thích kỹ ở [cách tính BHXH 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-bhxh-2026), bước 7–8 ở [cách tính thuế TNCN 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-thue-tncn-2026).

## Công thức Excel cho từng bước

Các công thức dưới đây chạy trên Excel 2019/365 và Google Sheets. Tên ô là ví dụ: C = lương hợp đồng, D = công hưởng lương, $B$1 = ngày đầu kỳ lương, các tham số (CongChuan, TranBHXH…) là ô có đặt tên. Đổi cho khớp file của bạn.

**Bước 2 — lương theo ngày công**, làm tròn tới đồng:

```
=ROUND(C5 / CongChuan * D5; 0)
```

**Bước 3 — tiền làm thêm**: lương giờ = lương tháng ÷ công chuẩn ÷ 8. Cột G, H, I là số giờ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ:

```
=ROUND(C5 / CongChuan / 8 * (G5*150% + H5*200% + I5*300%); 0)
```

**Bước 6 — bảo hiểm người lao động**: BHXH, BHYT chặn ở trần BHXH; BHTN có trần riêng (20 × lương tối thiểu vùng). K = lương đóng bảo hiểm:

```
=ROUND(MIN(K5; TranBHXH)*8%; 0) + ROUND(MIN(K5; TranBHXH)*1,5%; 0) + ROUND(MIN(K5; TranBHTN)*1%; 0)
```

**Bước 7 — thu nhập tính thuế**, không để âm. F = tổng thu nhập, M = khoản miễn thuế, L = bảo hiểm, N = số người phụ thuộc:

```
=MAX(0; F5 - M5 - L5 - 15500000 - N5*6200000)
```

**Bước 8 — thuế TNCN biểu 5 bậc** trong một ô. O = thu nhập tính thuế. Thử với O = 3.996.154 ra 199.808:

```
=ROUND(SUMPRODUCT((O5>{0;10;30;60;100}*10^6) * (O5-{0;10;30;60;100}*10^6) * {5;5;10;10;5}/100); 0)
```

**Dấu ; hay dấu , và 1,5% hay 1.5%:** Máy cài vùng Việt Nam dùng dấu chấm phẩy giữa các đối số và dấu phẩy thập phân (1,5%). Máy để vùng Hoa Kỳ thì đổi thành dấu phẩy và 1.5%. Công thức thuế ở trên cố ý chỉ dùng số nguyên để chạy được ở cả hai vùng.

Đừng gõ thẳng 15500000 hay 50600000 vào công thức nếu file dùng nhiều năm. Đặt một bảng **Tham số luật** (mã, giá trị, hiệu lực từ ngày) rồi lấy mức có hiệu lực tại kỳ lương — tính lại tháng 6/2026 sẽ tự ra trần cũ 46,8 triệu, tháng 10/2026 ra 50,6 triệu:

Lấy giá trị tham số "TRAN_BHXH" có hiệu lực mới nhất tính tới ngày đầu kỳ ($B$1). Cột A = mã, B = giá trị, C = hiệu lực từ:

```
=SUMIFS(ThamSo!$B:$B; ThamSo!$A:$A; "TRAN_BHXH"; ThamSo!$C:$C; MAXIFS(ThamSo!$C:$C; ThamSo!$A:$A; "TRAN_BHXH"; ThamSo!$C:$C; "<="&$B$1))
```

## Ví dụ tính lương từ đầu tới cuối

Nhân viên làm ở vùng I, lương hợp đồng 30.000.000đ (toàn bộ là lương đóng bảo hiểm), công chuẩn 26 ngày, tháng 10/2026 đi làm 25 ngày, nghỉ không lương 1 ngày, không làm thêm, có 1 người phụ thuộc đã đăng ký.

*Bảo hiểm tính trên 30 triệu dù chỉ đi làm 25 ngày: nghỉ không lương dưới 14 ngày làm việc trong tháng vẫn đóng đủ.*

| Bước | Phép tính | Kết quả (đ) |
|---|---|---|
| 2. Lương theo ngày công | 30.000.000 × 25 ÷ 26 | 28.846.154 |
| 4. Tổng thu nhập | Không làm thêm, không phụ cấp | 28.846.154 |
| 5. Lương đóng BH | Lương hợp đồng, dưới trần 50,6 triệu | 30.000.000 |
| 6. Bảo hiểm NLĐ | 2.400.000 + 450.000 + 300.000 | 3.150.000 |
| 7. Thu nhập tính thuế | 28.846.154 − 3.150.000 − 15.500.000 − 6.200.000 | 3.996.154 |
| 8. Thuế TNCN | 3.996.154 × 5% (bậc 1) | 199.808 |
| 9. Thực nhận | 28.846.154 − 3.150.000 − 199.808 | **25.496.346** |

Phía doanh nghiệp còn đóng thêm 21,5% bảo hiểm (6.450.000đ) và 2% kinh phí công đoàn (600.000đ) trên 30 triệu, nên tổng chi cho người này tháng 10 là 28.846.154 + 7.050.000 = **35.896.154đ**. Bảng lương nên có cột chi phí doanh nghiệp để chủ biết quỹ lương thật.

![Bảng lương 9 cột B1 đến B9 của mẫu Chấm công & Tính lương PRO: công, lương theo ngày công, làm thêm, tổng thu nhập, lương đóng BHXH, bảo hiểm, thu nhập tính thuế, thuế, thực nhận của từng nhân viên](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel/bang-luong.webp)
*Bảng lương trong mẫu PRO: dòng Kenji Tanaka tính 20% (không cư trú), Bùi Văn Tú khấu trừ 10%.*

## Phiếu lương cần có những gì?

Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ. Một phiếu lương dễ đọc nên có ba khối:

- **Thu nhập** — lương tháng, lương theo ngày công, giờ và tiền làm thêm, phụ cấp chịu thuế và miễn thuế, thưởng.
- **Khấu trừ** — lương đóng bảo hiểm, từng khoản BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng.
- **Thuế** — thu nhập chịu thuế, giảm trừ gia cảnh, thu nhập tính thuế. Người lao động hỏi nhiều nhất ở khối này.

![Phiếu lương tháng 10/2026 của nhân viên mẫu: thu nhập 63.730.000đ, lương đóng BHXH 50.600.000đ, bảo hiểm, đoàn phí, thuế TNCN 2.469.300đ, thực nhận 55.600.700đ, cột căn cứ ghi điều luật](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel/phieu-luong.webp)
*Phiếu lương có cột "căn cứ": lương 60 triệu nhưng BHXH, BHYT chỉ tính trên trần 50,6 triệu.*

Phiếu lương là thông tin riêng tư: gửi riêng cho từng người, đừng gửi chung một file bảng lương cho cả phòng. Hồ sơ nhân viên (mã số thuế, số người phụ thuộc, số tài khoản) nên nằm ở một bảng riêng — xem [quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets).

## Những lỗi làm bảng lương tự làm tính sai

1. **Tính bảo hiểm trên lương theo công.** Bảo hiểm tính trên lương ghi trong hợp đồng (cộng phụ cấp lương). Chỉ khi không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng (khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024).
2. **Dùng một trần bảo hiểm cho cả năm.** Trần BHXH, BHYT là 46,8 triệu tới hết 30/06/2026 và 50,6 triệu từ 01/07/2026. BHTN có trần riêng theo vùng, vùng I là 106,2 triệu.
3. **Công chuẩn 26 nhưng tháng có 27 ngày làm việc.** Tháng 10/2026 có 27 ngày nếu chỉ nghỉ Chủ nhật. Người đi làm đủ có 27 công — quy chế lương phải nói rõ trả 27/26 hay giới hạn bằng lương tháng.
4. **Quên ngày lễ mới.** Từ năm 2026 có thêm Ngày Văn hoá Việt Nam 24/11, người lao động được nghỉ hưởng nguyên lương (Nghị quyết 28/2026/QH16). Bảng ngày lễ cũ không có dòng này.
5. **Làm tròn từng bước khác nhau.** Làm tròn mỗi khoản tiền tới đồng, nhưng giữ nguyên số lẻ của lương giờ; làm tròn lương giờ trước rồi nhân với giờ làm thêm sẽ lệch vài trăm đồng.

**Tiền làm thêm giờ có bị tính thuế không?:** Luật Thuế TNCN 2025 đưa tiền lương làm thêm giờ, làm đêm vào nhóm thu nhập được miễn thuế; Nghị định 253/2026/NĐ-CP thêm điều kiện: giờ làm thêm phải đúng điều kiện và giới hạn của pháp luật lao động, doanh nghiệp lập bảng kê. Cách hiểu "miễn toàn bộ" hay "chỉ miễn phần trả cao hơn giờ bình thường" vẫn có nơi hướng dẫn khác nhau — hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi chọn.

## Dùng mẫu tính lương làm sẵn

Tự dựng đủ 9 bước cộng bảng tham số có ngày hiệu lực, bảng ngày lễ, tăng ca tách giờ đêm và phiếu lương mất vài buổi tối — và mỗi lần luật đổi lại phải soát từng công thức. Nếu bạn chỉ có 3–5 người, lương cố định, không tăng ca, một bảng 9 cột như trên là đủ.

→ [Chấm công & Tính lương PRO dựng sẵn đúng 9 bước này thành 18 tab: tham số luật 2026 có ngày hiệu lực và văn bản nguồn, chấm công, tăng ca 150/200/300% có giờ đêm, bảo hiểm có trần đổi giữa năm, thuế 5 bậc, phép năm, phiếu lương. Trên Google Sheets có thêm gửi phiếu PDF qua email và file chuyển khoản ngân hàng.](https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro)

|  | Tự làm theo bài này | Chấm công & Tính lương PRO |
|---|---|---|
| Thời gian bắt đầu | Vài buổi tối dựng cột và công thức | Tạo bản sao, nhập nhân viên |
| Tham số luật có ngày hiệu lực | Tự dựng bảng và công thức tra | Có sẵn mức 2026, kèm nguồn |
| Tăng ca, giờ đêm, cảnh báo quá 40 giờ | Tự viết | Có sẵn |
| Phiếu lương | Tự làm mẫu, gửi tay | Phiếu A4 in được; gửi PDF qua email trên Google Sheets |
| Lấy danh sách nhân viên | Gõ lại | Đồng bộ từ Quản lý nhân sự PRO (Google Sheets) |
| Chi phí | Miễn phí | Mua một lần |

Đang cân nhắc giữa bảng tính và phần mềm nhân sự thuê bao hằng tháng? Xem so sánh thẳng với [MISA AMIS HRM](https://www.hitava.cloud/so-sanh/hitava-va-misa-amis-hrm) và [1Office](https://www.hitava.cloud/so-sanh/hitava-va-1office), hoặc bài [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel) nếu bạn còn phân vân nên làm lương trên công cụ nào.

- [Cách tính BHXH 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-bhxh-2026): Tỷ lệ đóng, trần đổi từ 01/07, ví dụ 15 và 60 triệu
- [Cách tính thuế TNCN 2026](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-thue-tncn-2026): Biểu 5 bậc, giảm trừ 15,5 + 6,2 triệu, công thức một ô
- [Mẫu bảng chấm công Excel](https://www.hitava.cloud/blog/mau-bang-cham-cong-excel): Ký hiệu, đếm công, hệ số tăng ca
- [Hướng dẫn cài Chấm công & Tính lương PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/cham-cong-tinh-luong-pro): Cài Apps Script, tham số luật, cổng nhân viên

## Câu hỏi thường gặp

**Lương 15 triệu thực nhận bao nhiêu năm 2026?**

Nếu cả 15 triệu là lương đóng bảo hiểm và đi làm đủ công: trừ bảo hiểm 10,5% = 1.575.000đ. Thu nhập sau bảo hiểm 13.425.000đ thấp hơn mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu nên thuế bằng 0. Thực nhận 13.425.000đ.

**Công chuẩn nên để 26 ngày hay theo lịch?**

Luật không bắt buộc một con số; công ty quy định trong quy chế lương. 26 ngày dễ hiểu và ổn định; theo lịch (số ngày làm việc thực của tháng) công bằng hơn khi tháng có 27 ngày hoặc nhiều ngày lễ. Chọn một cách và giữ nguyên cả năm.

**Phụ cấp ăn trưa, xăng xe có phải đóng bảo hiểm không?**

Luật BHXH 2024 tính lương đóng gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung được thoả thuận trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ. Khoản nào thuộc diện này phụ thuộc cách ghi trong hợp đồng và quy chế — nên hỏi kế toán hoặc cơ quan BHXH với từng khoản.

**Trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng có được không?**

Không, với người làm đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng. Từ 01/01/2026 mức thấp nhất là 5.310.000đ (vùng I), 4.730.000đ (vùng II), 4.140.000đ (vùng III), 3.700.000đ (vùng IV) theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Vùng tính theo nơi doanh nghiệp, chi nhánh hoạt động.

**Có cần phần mềm kế toán để làm lương không?**

Không bắt buộc. Doanh nghiệp nhỏ làm lương bằng Excel hoặc Google Sheets được, miễn số liệu đúng và lưu lại. Tờ khai thuế, BHXH vẫn nộp qua cổng điện tử của cơ quan thuế và BHXH.

**Đối chiếu với kế toán:** Bài viết giải thích cách tính phổ biến theo văn bản đã dẫn, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Lương khoán, người nước ngoài, nhiều nơi trả thu nhập, phụ cấp đặc thù… nên nhờ kế toán đối chiếu kỳ lương đầu tiên và mỗi khi luật đổi.

## Nguồn

- [Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) — Điều 95, 98, 107](https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=198540)
- [Nghị định 293/2025/NĐ-CP — lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-293-2025-ND-CP-quy-dinh-muc-luong-toi-thieu-lao-dong-lam-viec-theo-hop-dong-lao-dong-665866.aspx)
- [Nghị định 161/2026/NĐ-CP — lương cơ sở 2.530.000đ từ 01/07/2026](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-161-2026-ND-CP-muc-luong-co-so-doi-voi-can-bo-cong-chuc-vien-chuc-luc-luong-vu-trang-705681.aspx)
- [Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (41/2024/QH15) — Công báo](https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2024/9/41-2024-qh15.pdf)
- [Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (109/2025/QH15)](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-2025-so-109-2025-QH15-665870.aspx)
- [Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 — giảm trừ gia cảnh từ kỳ tính thuế 2026](https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-quyet-110-2025-UBTVQH15-muc-giam-tru-gia-canh-thue-thu-nhap-ca-nhan-665865.aspx)
- [Nghị định 253/2026/NĐ-CP — hướng dẫn Luật Thuế TNCN (Cổng Chính phủ)](https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nghi-dinh-253-2026-nd-cp-huong-dan-thi-hanh-luat-thue-thu-nhap-ca-nhan-119260713171348107.htm)
- [Nghị quyết 28/2026/QH16 — Ngày Văn hoá Việt Nam 24/11 nghỉ hưởng lương](https://hatinh.gov.vn/vi/bai-viet/ngay-van-hoa-viet-nam---2411-nguoi-lao-dong-duoc-nghi-huong-nguyen-luong)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/cham-cong-tinh-luong-pro
- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-nhan-su-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-luong-nhan-vien-bang-excel