# Cách quản lý phòng trọ bằng Google Sheets (và Excel): từ chốt số tới công nợ

Quản lý phòng trọ bằng bảng tính chỉ cần 6 bảng và khoảng chục công thức. Bài này đi từ cách chia bảng, công thức tính tiền từng khoản, tới vòng 6 bước lặp lại mỗi tháng — đủ để bạn tự dựng, hoặc biết chính xác mình cần gì trước khi mua một mẫu làm sẵn.

Đăng 2026-10-10 · 11 phút đọc · Phòng trọ, Google Sheets, Excel, Công thức

Video: https://youtu.be/aC06ZsRdPZU

## Vì sao sổ tay và file Excel tự làm hay rối sau vài tháng

Tháng đầu, một tờ giấy ghi số điện nước là đủ. Tới tháng thứ ba thì bắt đầu có chuyện: khách vào ở giữa tháng, một phòng trả thiếu 500 nghìn, giá điện tăng từ tháng 6, đồng hồ nước phòng A103 vừa thay. Mỗi chuyện nhỏ đó là một lần sửa tay — và sửa tay là chỗ sai.

Phần lớn file tự làm rối vì **trộn chỗ gõ tay với chỗ có công thức** trong cùng một bảng, và vì **mỗi tháng một tab mới** (Tháng 1, Tháng 2…). Khi đó muốn biết khách nợ bao nhiêu kỳ, bạn phải mở từng tab mà cộng. Cách bên dưới tránh cả hai lỗi này.

- **Số bảng cần có:** 6 bảng
- **Gõ tay mỗi tháng:** Chỉ số điện, nước
- **Thời gian chốt 50 phòng:** ~15 phút
- **Dùng được trên:** Google Sheets, Excel

## 6 bảng của một file quản lý phòng trọ

![Sơ đồ 6 bảng: bảng vàng là bảng gõ tay (Phòng & Hợp đồng, Bảng giá, Chốt số, Thu tiền), bảng xanh tự tính (Hoá đơn, Công nợ & Báo cáo)](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/cau-truc.webp)
*Bảng vàng gõ tay, bảng xanh chỉ có công thức.*

Nguyên tắc quan trọng nhất: **mọi tháng nằm chung một bảng**, mỗi tháng mỗi phòng là một dòng, có cột "Kỳ" (ví dụ 2026-10). Lọc theo kỳ là ra tháng đó; cộng theo phòng là ra cả lịch sử. Không bao giờ tạo tab "Tháng 11".

*Hoá đơn và Chốt số cùng thứ tự dòng: dòng 5 của Chốt số là hoá đơn dòng 5.*

| Bảng | Mỗi dòng là | Cột chính | Ai điền |
|---|---|---|---|
| Phòng & Hợp đồng | Một hợp đồng thuê | Phòng, khách, ngày vào, ngày trả, giá thuê, tiền cọc, số người | Bạn, một lần |
| Bảng giá | Một mức giá có hiệu lực | Áp dụng từ kỳ, giá điện, giá nước, rác, wifi, gửi xe | Bạn, khi đổi giá |
| Chốt số | Một phòng trong một kỳ | Kỳ, phòng, điện cũ, điện mới, nước cũ, nước mới | Bạn gõ số mới; số cũ tự lấy |
| Hoá đơn | Một phòng trong một kỳ | Tiền phòng, điện, nước, phí, nợ cũ, phải trả | Công thức |
| Thu tiền | Một lần nhận tiền | Ngày, phòng, kỳ, số tiền, hình thức | Bạn, khi nhận tiền |
| Công nợ & Báo cáo | Một phòng / một tháng | Đang nợ, số kỳ nợ, doanh thu, lấp đầy | Công thức |

**Vì sao Bảng giá có cột "áp dụng từ kỳ":** Nếu bạn sửa thẳng giá điện từ 3.500đ lên 3.800đ, mọi hoá đơn cũ cũng đổi theo — sổ sách tháng trước sai luôn. Thêm một DÒNG giá mới với "áp dụng từ 2026-06", công thức sẽ lấy giá mới nhất có hiệu lực tại kỳ của hoá đơn, tháng cũ giữ nguyên.

![Tab Bảng giá: mỗi dãy một dòng giá có cột Áp dụng từ kỳ, điện tính theo kWh hoặc bậc thang EVN, nước theo m³ hoặc theo người, phí rác, gửi xe, wifi](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/bang-gia.webp)
*Đổi giá = thêm dòng mới, không sửa dòng cũ.*

## Công thức tính tiền từng khoản

Các công thức dưới đây chạy trên cả Google Sheets lẫn Excel 2021/365. Tên cột là ví dụ — đổi cho khớp file của bạn.

**Số điện cũ** tự lấy từ lần chốt gần nhất của cùng phòng (tìm từ dưới lên, trong các dòng phía trên):

```
=XLOOKUP(B5; B$1:B4; F$1:F4; ""; 0; -1)
```

**Tiền điện** = (số mới − số cũ) × giá. Số mới nhỏ hơn số cũ thì để trống thay vì ra tiền âm:

```
=IF(F5<E5; ""; (F5-E5)*GiaDien)
```

**Tiền phòng theo số ngày ở** (khách vào hoặc trả phòng giữa tháng), làm tròn nghìn:

```
=ROUND(GiaThue / DAY(EOMONTH(DauKy;0)) * (MIN(CuoiKy; NgayTra) - MAX(DauKy; NgayVao) + 1); -3)
```

Công thức tiền phòng theo ngày có vài bẫy (tháng 2, khách trả phòng không ghi ngày, ở trọn tháng nhưng tháng có 31 ngày) — xem riêng ở bài [cách tính tiền phòng theo ngày](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tien-phong-theo-ngay). Còn điện tính theo bậc thang hay theo giá cố định, và chủ trọ được thu tối đa bao nhiêu, xem [cách tính tiền điện nước phòng trọ](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tien-dien-nuoc-phong-tro).

**Còn nợ** của một phòng = tổng hoá đơn − tổng đã thu (nợ nhiều kỳ tự cộng dồn):

```
=SUMIFS(HoaDon!K:K; HoaDon!B:B; A5) - SUMIFS(ThuTien!D:D; ThuTien!B:B; A5)
```

**Dấu ; hay dấu ,:** Google Sheets và Excel cài tiếng Việt dùng dấu chấm phẩy (;) giữa các đối số. Nếu máy bạn để vùng Hoa Kỳ thì đổi thành dấu phẩy. Cài đặt vùng sai còn làm ngày 03/07 thành 7 tháng 3 — xem [cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

## Vòng 6 bước mỗi tháng

![Vòng 6 bước mỗi tháng: chốt số, tính tiền, gửi hoá đơn, thu tiền, công nợ, chốt tháng](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/vong-6-buoc.webp)

1. **Chốt số** — đầu kỳ tạo sẵn một dòng cho mỗi hợp đồng đang ở, rồi đi một vòng gõ số điện nước mới.
2. **Tính tiền** — Hoá đơn tự ra khi đủ số. Soát các ô báo đỏ: số mới nhỏ hơn số cũ, hoặc tăng gấp đôi tháng trước.
3. **Gửi hoá đơn** — chép tin nhắn Zalo hoặc gửi ảnh hoá đơn có mã QR để khách quét là chuyển đúng số tiền.
4. **Thu tiền** — mỗi lần nhận tiền ghi một dòng. Khách trả thiếu thì phần còn lại tự thành nợ.
5. **Công nợ** — cuối tuần mở bảng Công nợ, nhắc ai nợ lâu nhất trước.
6. **Chốt tháng** — xem doanh thu, chi phí (tiền điện trả EVN, sửa chữa), lợi nhuận và tỷ lệ lấp đầy.

![Bảng chốt số điện nước kỳ 08/2026: mỗi phòng một dòng, số cũ tự điền, ô đỏ báo số điện nhỏ hơn số cũ ở phòng A107](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/chot-so-dien-nuoc.webp)
*Chốt số: chỉ gõ cột "mới". Ô đỏ ở A107 — số điện nhỏ hơn số cũ, file không tính tiền âm.*

→ [Mẫu Quản lý phòng trọ PRO dựng sẵn đúng 6 bảng này (thực tế 25 tab), kèm hộp thoại chốt số, hoá đơn có mã QR, gửi Zalo và đối soát sao kê ngân hàng.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-phong-tro-pro)

## Gửi hoá đơn có mã QR: khách quét là chuyển đúng số tiền

Phần tốn thời gian nhất không phải tính tiền mà là **nhắn cho từng phòng** rồi **dò sao kê xem ai chuyển chưa**. Một mã QR VietQR có sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản (ví dụ "A101 202610") giải quyết cả hai: khách không gõ nhầm số, và bạn nhìn nội dung là biết tiền của phòng nào, kỳ nào.

![Hoá đơn tiền phòng tháng 06/2026 có mã QR chuyển khoản điền sẵn 1.901.000đ và nội dung B105 202606, bên cạnh là tin nhắn Zalo soạn sẵn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/hoa-don-ma-qr.webp)

Bạn có thể tự tạo mã QR ngay trong ô bằng hàm IMAGE — cách làm từng bước ở bài [tạo mã QR chuyển khoản trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/tao-ma-qr-chuyen-khoan-trong-google-sheets).

Video: [Tính tiền phòng trọ trong 5 giây — file tự tính điện nước (Short)](https://youtu.be/ZoXAv5knqfw)

## Công nợ và báo cáo: biết ngay ai nợ, dãy nào lời

Khi Thu tiền ghi từng lần nhận, bảng Công nợ chỉ còn là một phép trừ theo phòng. Sắp theo số tiền nợ giảm dần, thêm cột "quá hạn lâu nhất" là đủ để biết nên nhắc ai trước.

![Tab Công nợ: tổng 59.145.000đ đang nợ, 14 hợp đồng nợ, 16 hoá đơn quá hạn, danh sách xếp theo số tiền nợ giảm dần với số kỳ nợ và số ngày quá hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/cong-no.webp)

Báo cáo tháng cộng theo kỳ: doanh thu từng khoản (phòng, điện, nước, phí), thực thu, chi phí và tỷ lệ lấp đầy. Nhìn 12 tháng liền nhau mới thấy được mùa vắng khách và dãy nào kéo lợi nhuận xuống.

![Trang Tổng quan: tỷ lệ lấp đầy, doanh thu, công nợ, lợi nhuận, biểu đồ 12 kỳ gần nhất và lấp đầy theo từng dãy](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets/tong-quan.webp)

Video: [Chủ trọ 20 phòng lời bao nhiêu một tháng? (Short)](https://youtu.be/OP779JxLRvU)

## Tự dựng hay dùng mẫu làm sẵn?

|  | Tự dựng theo bài này | Mẫu Quản lý phòng trọ PRO |
|---|---|---|
| Thời gian bắt đầu | 1–3 buổi tối, tuỳ số trường hợp đặc biệt | Tạo bản sao, nhập phòng và hợp đồng |
| Tiền phòng theo ngày, đổi giá giữa năm | Tự viết công thức | Có sẵn |
| Mã QR, Zalo, PDF, email | Làm được phần QR bằng hàm IMAGE | Có sẵn trên Google Sheets |
| Đối soát sao kê ngân hàng | Dò tay | Dán sao kê, tự khớp nội dung |
| Hợp đồng, biên bản bàn giao | Soạn riêng | 3 mẫu Word tự điền |
| Chi phí | Miễn phí | Mua một lần |

Dưới 10 phòng, ít khi có khách đổi giữa tháng: một file tự dựng như trên là đủ dùng. Từ vài chục phòng, nhiều dãy, hoặc bạn không muốn tối nào cũng ngồi dò sao kê thì mẫu làm sẵn tiết kiệm nhiều giờ hơn số tiền bỏ ra. Nếu đang phân vân giữa bảng tính và phần mềm quản lý nhà trọ thu phí hằng tháng, xem [quản lý phòng trọ bằng Google Sheets hay app](https://www.hitava.cloud/so-sanh/quan-ly-phong-tro-google-sheets-hay-app), hoặc so sánh riêng với [iTro](https://www.hitava.cloud/so-sanh/phong-tro-pro-va-itro) và [Lozido](https://www.hitava.cloud/so-sanh/phong-tro-pro-va-lozido).

- [Cách tính tiền điện nước phòng trọ](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tien-dien-nuoc-phong-tro): Giá cố định hay bậc thang, công thức và mức chủ trọ được thu
- [Cách tính tiền phòng theo ngày](https://www.hitava.cloud/blog/cach-tinh-tien-phong-theo-ngay): Khách vào, trả phòng giữa tháng — công thức không sai tháng 2
- [Mẫu hợp đồng thuê phòng trọ](https://www.hitava.cloud/blog/mau-hop-dong-thue-phong-tro): Điều khoản nên có về cọc, điện nước, trả phòng
- [Hướng dẫn cài đặt Quản lý phòng trọ PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-phong-tro-pro): Cài Apps Script, cấp quyền, thử mã QR

## Câu hỏi thường gặp

**Quản lý phòng trọ bằng Excel hay Google Sheets tốt hơn?**

Phần tính tiền chạy như nhau. Google Sheets hơn ở chỗ mở được trên điện thoại, nhiều người cùng xem, và có Apps Script để tạo mã QR, gửi email, tạo PDF. Excel hợp nếu bạn quen làm trên máy tính và không cần chia sẻ. Xem thêm [Google Sheets hay Excel](https://www.hitava.cloud/blog/google-sheets-hay-excel).

**Bao nhiêu phòng thì nên chuyển từ sổ tay sang bảng tính?**

Từ khoảng 5 phòng, hoặc ngay khi bạn bắt đầu có khách trả thiếu hay vào ở giữa tháng. Đó là lúc sổ tay bắt đầu sai mà khó phát hiện.

**Khách trả thiếu thì ghi thế nào?**

Ghi đúng số tiền khách đưa vào bảng Thu tiền. Công thức Còn nợ = tổng hoá đơn − tổng đã thu nên phần thiếu tự chuyển sang tháng sau, không cần sửa hoá đơn.

**Thay đồng hồ điện thì số mới nhỏ hơn số cũ, xử lý sao?**

Thêm cột "số cũ thay thế": khi thay đồng hồ, ghi số của đồng hồ mới lúc lắp vào cột này, công thức ưu tiên cột đó thay cho số cũ tự lấy. Mẫu PRO có sẵn cột này và báo đỏ khi số mới nhỏ hơn số cũ.

**File có dùng được cho nhiều dãy trọ không?**

Được — thêm cột Dãy vào bảng Phòng và Bảng giá, mỗi dãy một mức giá riêng. Báo cáo cộng theo dãy để so sánh dãy nào lời hơn.

Video: [10 câu hỏi chủ trọ hay gặp khi tính tiền phòng trên Google Sheets](https://youtu.be/6mQ3BwAY1J4)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-phong-tro-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/cach-quan-ly-phong-tro-bang-google-sheets