# Cách đánh số văn bản và lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp nhỏ: số, ký hiệu, sổ đăng ký, thời hạn lưu

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số văn bản là số thứ tự trong năm (bắt đầu từ 01 ngày 01/01, kết thúc 31/12), ký hiệu gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành, ví dụ 15/QĐ-HTV. Bài này đi qua từng phần của số và ký hiệu, bảng chữ viết tắt, danh mục hồ sơ và thời hạn lưu — chỗ nào bắt buộc với cơ quan nhà nước, chỗ nào chỉ là cách làm tốt cho công ty tư nhân.

Đăng 2026-10-20 · 12 phút đọc · Văn thư, Lưu trữ, Nghị định 30, Excel, Google Sheets

## Nghị định 30/2020 có bắt buộc với công ty tư nhân không?

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày ký 05/3/2020, áp dụng cho **cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước** (Điều 2). Tổ chức chính trị – xã hội, xã hội – nghề nghiệp căn cứ Nghị định để áp dụng cho phù hợp. Công ty tư nhân không nằm trong đối tượng bắt buộc.

Dù vậy, nhiều công ty vẫn đánh số theo kiểu của Nghị định vì đối tác quen đọc dạng "Số: 15/QĐ-HTV". Cách làm hợp lý là **chép những quy tắc cần dùng vào quy chế văn thư nội bộ** — khi đó nó thành quy định của chính công ty bạn.

- **Bắt buộc với:** Cơ quan nhà nước, DN nhà nước
- **Số văn bản bắt đầu:** 01 ngày 01/01
- **Số và ký hiệu:** Duy nhất trong một năm
- **Lưu tài liệu kế toán:** Bắt buộc mọi DN

## Số và ký hiệu văn bản gồm những gì

Phụ lục I Nghị định 30 quy định cách trình bày ô "Số, ký hiệu" đặt dưới tên cơ quan ban hành:

- **Số**: số thứ tự văn bản cơ quan ban hành trong một năm, đăng ký tại văn thư, ghi bằng chữ số Ả Rập. Số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 phía trước: 01, 02… 09, rồi 10, 11.
- **Ký hiệu**: chữ viết tắt tên loại văn bản + chữ viết tắt tên cơ quan ban hành. Chữ viết tắt tên cơ quan và các đơn vị do người đứng đầu quy định, ngắn gọn, dễ hiểu.
- **Công văn** là ngoại lệ: ký hiệu không có tên loại, mà gồm chữ viết tắt tên cơ quan + chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực giải quyết.
- Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối (-), không cách chữ. Từ "Số" viết thường, ký hiệu viết in hoa.

![Ba thẻ ví dụ: Số 03/QĐ-HTV cho văn bản có tên loại, Số 128/HTV-HCNS cho công văn không có viết tắt tên loại, Số đến 0234 cho văn bản đến kèm số ký hiệu của bên gửi ở cột riêng](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban/so-ky-hieu-vi-du.webp)
*Công văn là loại duy nhất không có viết tắt tên loại trong ký hiệu.*

**Không thêm "CV" vào ký hiệu công văn:** Nhiều công ty ghi "Số: 128/CV-HTV", nhưng bảng viết tắt của Nghị định 30 không có "CV"; dạng theo Nghị định là 128/HTV-HCNS. Công ty tư nhân ghi khác không vi phạm gì, chỉ là không nhất quán.

## Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính

Phụ lục III Nghị định 30 liệt kê 27 loại văn bản hành chính có chữ viết tắt (công văn không nằm trong bảng). Các loại doanh nghiệp hay dùng:

*Trích Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bảng còn có Nghị quyết (NQ), Chỉ thị (CT), Thông cáo (TC), Chương trình (CTr), Đề án (ĐA), Dự án (DA), Công điện (CĐ), Phiếu gửi (PG), Phiếu chuyển (PC), Phiếu báo (PB); bản sao y (SY), trích sao (TrS), sao lục (SL).*

| Loại văn bản | Viết tắt | Ví dụ số, ký hiệu |
|---|---|---|
| Quyết định (cá biệt) | QĐ | 03/QĐ-HTV |
| Quy chế | QC | 01/QC-HTV |
| Quy định | QyĐ | 02/QyĐ-HTV |
| Thông báo | TB | 12/TB-HTV |
| Hướng dẫn | HD | 04/HD-HTV |
| Kế hoạch | KH | 06/KH-HTV |
| Phương án | PA | 02/PA-HTV |
| Báo cáo | BC | 21/BC-HTV |
| Biên bản | BB | 09/BB-HTV |
| Tờ trình | TTr | 05/TTr-HTV |
| Hợp đồng | HĐ | 07/HĐ-HTV |
| Bản ghi nhớ | BGN | 01/BGN-HTV |
| Bản thoả thuận | BTT | 02/BTT-HTV |
| Giấy uỷ quyền | GUQ | 08/GUQ-HTV |
| Giấy mời | GM | 14/GM-HTV |
| Giấy giới thiệu | GGT | 30/GGT-HTV |
| Giấy nghỉ phép | GNP | 45/GNP-HTV |
| Công văn | (không có) | 128/HTV-HCNS |

## Đánh số văn bản theo năm: những quy tắc cần nhớ

Điều 15 Nghị định 30 đặt các quy tắc chính cho số văn bản đi:

1. **Liên tiếp trong năm**: bắt đầu từ số 01 ngày 01/01, kết thúc ngày 31/12. Sang năm mới lại từ 01.
2. **Duy nhất trong năm**: số và ký hiệu không được trùng, và thống nhất giữa bản giấy với bản điện tử — không có một dãy số riêng cho văn bản gửi qua email.
3. **Cấp số sau khi ký**: với văn bản giấy, cấp số và ngày ban hành sau khi người có thẩm quyền ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
4. **Văn bản mật có dãy số riêng.**
5. **Văn bản hành chính** do người đứng đầu quy định cách cấp số — nghĩa là bạn được chọn: một dãy số chung cho mọi loại, hoặc mỗi loại (QĐ, TB, BC…) một dãy riêng. Chọn một cách và ghi vào quy chế.

Văn bản đến cũng có số riêng do văn thư cấp khi vào sổ: **số đến**, lấy liên tiếp theo thứ tự tiếp nhận trong năm (Điều 22). Số, ký hiệu do bên gửi đặt thì ghi ở một cột khác. Cách lập sổ văn bản đến, sổ văn bản đi và công thức tự đếm số có ở bài [quản lý công văn đi đến bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel).

**Số kế tiếp** cho dãy số Quyết định năm nay, trên bảng tính (số ở cột A, ngày ban hành ở B, viết tắt tên loại ở D):

```
=MAXIFS(A2:A;B2:B;">="&DATE(YEAR(TODAY());1;1);D2:D;"QĐ")+1
```

**Ghép thành số, ký hiệu** — công văn (D để trống) dùng tên công ty + đơn vị soạn thảo ở cột E. TEXT(…;"00") lo phần thêm số 0:

```
=TEXT(A2;"00")&"/"&IF(D2="";"HTV-"&E2;D2&"-HTV")
```

Thử: A2 = 3, D2 = QĐ ra 03/QĐ-HTV; A2 = 128, D2 trống, E2 = HCNS ra 128/HTV-HCNS. Dùng một dãy chung thì bỏ điều kiện D2:D;"QĐ".

**Văn bản đã cấp số rồi bị huỷ:** Cách làm an toàn là giữ nguyên dòng trong sổ, ghi "Huỷ — lý do, ngày" vào ghi chú và không dùng lại số đó. Dùng lại số cũ cho văn bản khác là cách nhanh nhất để có hai văn bản cùng số.

## Danh mục hồ sơ và cách đánh số hồ sơ

Gom văn bản theo **hồ sơ** (một việc, một dự án, một hợp đồng) mới tra lại được sau vài năm. Với cơ quan nhà nước, Điều 28 Nghị định 30 yêu cầu Danh mục hồ sơ được người đứng đầu phê duyệt, ban hành **vào đầu năm** để các phòng căn cứ lập hồ sơ. Người được giao việc mở hồ sơ, ghi tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập và thời gian bắt đầu.

Theo Phụ lục V, số và ký hiệu hồ sơ gồm số thứ tự cộng chữ viết tắt của đề mục lớn (đề mục theo phòng ban hoặc theo lĩnh vực). Số đánh liên tục trong toàn danh mục từ 01, hoặc liên tục trong từng đề mục từ 01. Thời hạn bảo quản ghi "Vĩnh viễn" hoặc số năm cụ thể.

Trên bảng tính, nhiều công ty dùng mã hồ sơ dài hơn để không trùng giữa chi nhánh và giữa các năm, ví dụ HN-HC-2026-0001 (chi nhánh – nhóm hồ sơ – năm – số thứ tự). Đó là **mã quản lý nội bộ**, không thay cho số, ký hiệu in trên văn bản.

![Mã hồ sơ HN-HC-2026-0001 tách thành 4 phần: đơn vị, nhóm hồ sơ, năm, số thứ tự; bên dưới là sổ đăng ký hồ sơ có trạng thái hạn Quá hạn, Sắp đến hạn, Đúng hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban/ma-ho-so.webp)
*Mã hồ sơ trong mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO: số thứ tự tăng theo đơn vị + nhóm + năm, sang năm mới về 0001.*

## Thời hạn lưu trữ văn bản, hồ sơ là bao lâu

Đây là chỗ hay bị hiểu sai nhất, vì có hai loại quy định rất khác nhau:

- **Tài liệu kế toán — bắt buộc với mọi doanh nghiệp.** Điều 41 Luật Kế toán 2015: tài liệu dùng cho quản lý, điều hành (kể cả chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ) lưu ít nhất 5 năm; chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu ít nhất 10 năm, trừ khi luật khác quy định khác; tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng lưu vĩnh viễn.
- **Hồ sơ hành chính, văn thư — bảng thời hạn của nhà nước.** Bảng thời hạn chung trước đây là Thông tư 10/2022/TT-BNV. Từ 01/7/2025, Thông tư 08/2025/TT-BNV (ban hành theo Luật Lưu trữ 2024) quy định thời hạn cho hồ sơ thuộc lĩnh vực Nội vụ, trong đó có văn thư, lưu trữ, và chấm dứt phần tương ứng của Thông tư 10/2022; các bộ khác ban hành thông tư riêng cho ngành mình. Thông tư 08/2025 áp dụng cho bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân các cấp — với công ty tư nhân, đây là mốc tham khảo tốt.

![Biểu đồ thanh thời hạn lưu trữ: hồ sơ hội nghị về văn thư 5 năm, tài liệu kế toán quản lý ít nhất 5 năm, sổ kế toán và báo cáo tài chính ít nhất 10 năm, tập công văn trao đổi 10 năm, sổ đăng ký văn bản đến 20 năm, văn bản đi hành chính thường 50 năm, quyết định quy chế báo cáo vĩnh viễn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban/thoi-han-luu-tru.webp)
*Nâu: Luật Kế toán (mọi doanh nghiệp). Xanh mực: Thông tư 08/2025/TT-BNV (cơ quan nhà nước).*

*Trích mục VII (hành chính, văn thư, lưu trữ) trong Phụ lục Thông tư 08/2025/TT-BNV, hiệu lực từ 01/7/2025.*

| Hồ sơ, tài liệu (Thông tư 08/2025/TT-BNV) | Thời hạn |
|---|---|
| Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi — quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, báo cáo, hướng dẫn | Vĩnh viễn |
| Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi — các văn bản hành chính khác | 50 năm |
| Sổ đăng ký văn bản đến (không mật) | 20 năm |
| Tập lưu bản sao văn bản, sổ đăng ký bản sao | 20 năm |
| Sổ giao nhận văn bản nội bộ, sổ gửi đi bưu điện (không mật) | 20 năm |
| Hồ sơ lập, ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm | 10 năm |
| Tập công văn trao đổi (mảng văn thư, lưu trữ) | 10 năm |

Công ty tư nhân nên lấy các mốc trên làm gợi ý, cộng thời hạn bắt buộc của luật chuyên ngành (kế toán, thuế, lao động…), ghi thành **bảng thời hạn lưu trong quy chế nội bộ** và hỏi kế toán, luật sư với loại giấy tờ chưa chắc.

**Đến hạn không có nghĩa là huỷ ngay:** Hết thời hạn lưu là lúc **xem xét** lại hồ sơ. Lập danh sách hồ sơ hết hạn, xin ý kiến người có thẩm quyền theo quy chế, lập biên bản rồi mới huỷ — và giữ lại biên bản đó.

## Lập sổ lưu trữ hồ sơ trên Excel, Google Sheets

Sổ lưu trữ mỗi dòng là một hồ sơ (hoặc một lần chuyển kho, bàn giao), với các cột: mã hồ sơ, tên hồ sơ, thời hạn lưu (số năm, 0 = vĩnh viễn), ngày bắt đầu lưu, nơi lưu, mã hộp / tủ / kệ, người quản lý kho, tình trạng bản gốc, ngày bàn giao, người nhận. Hai cột tự tính là **hạn lưu đến** và **trạng thái**.

**Hạn lưu đến** (thời hạn số năm ở C, ngày bắt đầu lưu ở D). Vĩnh viễn (0) thì để trống:

```
=IF(OR(D2="";C2=0);"";EDATE(D2;12*C2))
```

**Cảnh báo** khi đã đến hạn xem xét, hoặc còn dưới 90 ngày (hạn lưu đến ở cột K):

```
=IF(K2="";"";IF(K2<=TODAY();"Hết hạn lưu — xem xét";IF(K2-TODAY()<=90;"Sắp hết hạn lưu";"")))
```

Thử: hồ sơ bắt đầu lưu 12/12/2025, thời hạn 10 năm, EDATE cộng 120 tháng ra 12/12/2035. Ô ngày phải là ngày thật chứ không phải chữ — nếu công thức báo lỗi #VALUE!, xem [cách sửa lỗi ngày tháng trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/sua-loi-ngay-thang-google-sheets).

![Bảng Lưu trữ và bàn giao: mã hồ sơ, tên hồ sơ, thời hạn lưu trữ 2, 5, 10, 20 năm, ngày bắt đầu lưu, nơi lưu như Kho HN tầng 3, người quản lý kho, trạng thái đang lưu kho, hạn lưu đến, việc đến hạn và trạng thái hạn](https://www.hitava.cloud/img/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban/luu-tru-ban-giao.webp)
*Mỗi dòng là một lần lưu kho hoặc bàn giao; Hạn lưu đến và Việc đến hạn là công thức.*

Giấy tờ nhân sự có thông tin cá nhân nên nằm ở bảng riêng, chỉ ghi mã nhân viên, giới hạn người xem — xem [quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets).

→ [Mẫu Quản lý hồ sơ & văn bản PRO có sẵn Sổ đăng ký hồ sơ với mã ĐƠN VỊ-NHÓM-NĂM-0001, số đến và mã văn bản đi theo năm, cột Số / ký hiệu để ghi số chính thức, tab Lưu trữ & bàn giao tự tính hạn lưu đến và báo "Hết hạn lưu — xét tiêu huỷ". Danh sách thời hạn điền sẵn chỉ là gợi ý, sửa được theo quy chế của bạn.](https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro)

## Tóm tắt: việc cần làm cho một công ty nhỏ

1. Quy định chữ viết tắt tên công ty và từng phòng ban (HTV, HCNS, KD…).
2. Chọn một dãy số chung hay mỗi loại văn bản một dãy; bắt đầu từ 01 mỗi ngày 01/01.
3. Lập hai sổ: sổ văn bản đi (cấp số khi đã ký) và sổ văn bản đến (cấp số đến khi nhận).
4. Ghi bảng thời hạn lưu vào quy chế: tài liệu kế toán theo Luật Kế toán, phần còn lại tham khảo Thông tư 08/2025/TT-BNV.
5. Mỗi năm rà sổ lưu trữ một lần, hồ sơ hết hạn thì xét duyệt và lập biên bản trước khi huỷ.

Video: [Quản lý hồ sơ, văn bản đến – đi, hợp đồng trên Google Sheets + duyệt trên điện thoại](https://youtu.be/T-bXwGvtEEM)

- [Quản lý công văn đi đến bằng Excel](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-cong-van-di-den-bang-excel): Sổ đến, sổ đi, công thức nhắc hạn và tìm nhanh
- [Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-google-sheets): Cột cần có, công thức và nhắc hạn
- [Cách khoá ô công thức trong Google Sheets](https://www.hitava.cloud/blog/khoa-o-cong-thuc-google-sheets): Giữ cột số, hạn lưu không bị gõ đè
- [Hướng dẫn cài đặt Quản lý hồ sơ & văn bản PRO](https://www.hitava.cloud/huong-dan/quan-ly-ho-so-van-ban-pro): Danh mục, mã tự động, lưu trữ & bàn giao

## Câu hỏi thường gặp

**Ký hiệu công văn viết thế nào cho đúng?**

Theo Nghị định 30, ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực giải quyết, ví dụ 128/HTV-HCNS. Công văn không có chữ viết tắt tên loại.

**Mỗi loại văn bản một dãy số hay chung một dãy?**

Nghị định 30 để người đứng đầu cơ quan quy định cách cấp số văn bản hành chính, nên cả hai cách đều được. Điều bắt buộc là số và ký hiệu không trùng trong năm. Chọn một cách và ghi vào quy chế văn thư.

**Công ty tư nhân phải giữ hợp đồng, hồ sơ bao lâu?**

Không có một bảng thời hạn chung bắt buộc cho mọi giấy tờ của công ty tư nhân. Tài liệu kế toán có thời hạn bắt buộc (ít nhất 5 hoặc 10 năm, có loại vĩnh viễn) theo Luật Kế toán; các loại khác nên đặt trong quy chế nội bộ, tham khảo bảng của Thông tư 08/2025/TT-BNV và hỏi kế toán, luật sư khi chưa chắc.

**Thông tư 10/2022/TT-BNV còn dùng được không?**

Từ 01/7/2025, thời hạn lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực Nội vụ trong Thông tư 10/2022 hết hiệu lực, thay bằng Thông tư 08/2025/TT-BNV; các ngành khác có thông tư riêng. Tài liệu đã chỉnh lý theo thông tư cũ thì không phải xác định lại thời hạn. Trước khi áp dụng cho loại hồ sơ cụ thể, kiểm tra văn bản đang có hiệu lực của ngành đó.

## Nguồn

- [Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (Cổng thông tin điện tử Chính phủ)](https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=199378)
- [Nghị định 30/2020/NĐ-CP — Công báo (kèm Phụ lục I, III, IV, V)](https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-30-2020-nd-cp-30858.htm)
- [Thông tư 08/2025/TT-BNV quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực Nội vụ](https://chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=214071&classid=1&orggroupid=4)
- [Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (Điều 41 — lưu trữ tài liệu kế toán)](https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=183198)
- [Luật Lưu trữ 2024 (hiệu lực 01/7/2025)](https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/luat-luu-tru-2024-360813-d1.html)

## Mẫu liên quan

- https://www.hitava.cloud/san-pham/quan-ly-ho-so-van-ban-pro

Trang bài viết: https://www.hitava.cloud/blog/cach-danh-so-va-luu-tru-van-ban